khoản thanh toán. Nếu vượt quá hạn mức quy định của Doanh nghiệp thì ai phê duyệt, những chứng từ về việc phê duyệt này được lưu trữ như thế nào, bởi ai, lưu trong thời gian bao lâu?
Những báo cáo chi tiết về những khoản bán chịu có được báo cáo định kỳ lên cấp quản lý cấp trên hay không? Định kỳ bao nhiêu ngày báo cáo 1 lần, ai kiểm tra, ai đọc báo cáo này?
Hạn mức tín dụng
Ai được ủy quyền trong việc phê duyệt hạn mức tín dụng? Ai đề nghị, đề nghị bằng tài liệu nào, người được ủy quyền phê duyệt hạn mức tín dụng phê duyệt lên chứng từ nào? Làm cách nào để biết được hạn mức dư nợ vào số tiền nợ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt? bằng chứng này ai lưu trữ, lưu ở đâu, bao lâu?
Hóa đơn bán hàng, hàng bán bị trả lại và những điều chỉnh khác
1.Thực hiện đơn hàng
• Đơn hàng sau khi được nhận thì tiếp tục được xử lý bằng phương tiện nào: Phần mềm, tay,.. ai kiểm soát, chuyển cho ai?
• Điều khoản về vận chuyển hàng được xử lý như thế nào, ghi vào chứng từ nào, bao nhiêu bản?
• Khách hàng chọn lọc đơn hàng như thế nào? Ghi chép như thế nào, sử dụng tài liệu này như thế nào?
• Quá trình bán hàng của khách hàng diễn ra như thế nào từ khâu xuất hàng ghi chép số lượng hàng xuất bán, đối chiếu số liệu giữa bộ phận kho và kế toán?
2.Phát hành hóa đơn
• Hóa đơn được phát hành bằng phương tiện nào: Tay hay chương trình, ai kiểm soát, ai được quyền phát hành hóa đơn?
• Quy trình phát hành hóa đơn như thế nào: dựa vào chứng từ nào? Khi nào sẽ phát hành hóa đơn: định kỳ hay ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ mua bán..
• Hóa đơn sau khi phát hành được chuyển cho ai ký, bao nhiêu liên, lưu trữ các liên như thế nào?
• Từ hóa đơn đã phát hành thì khi nào chuyển cho kế toán chi tiết doanh thu để hạch toán, ai hạch toán, khi nào sẽ hạch toán, ai kiểm tra lại việc hạch toán vào sổ?
• Ai đối chiếu việc hạch toán giữa sổ chi tiết và tổng hợp, làm bằng cách nào, định kỳ hay thường xuyên?
3. Quản lý hàng bán bị trả lại
• Những tình huống hay khách hàng nào thường xảy ra tình trạng hàng bán bị trả lại? quá trình hàng bán bị trả lại diển ra như thế nào? Những chứng từ nào được xử dụng để ghi chép lại số lượng hàng bị trả lại, ai tổng hợp những chứng từ này?
• Ai soạn thư đòi tiền cho những lô hàng bán bị trả lại
• Sổ chi tiết doanh thu, công nợ phải thu được ai theo dõi chi tiết, cập nhật số liệu như thế nào từ bộ chứng từ hàng bán bị trả lại phát sinh vào sổ sách?
Xử lý quá trình thu tiền, xử lý, xác nhận công nợ
1. Phiếu thu
• Ai được phân quyền đi thu tiền bán hàng?, phương thức nhận tiền: Tiền mặt hay chuyển khoản? quy định của Công ty về việc hạn mức tối đa số tiền nhân viên, chi nhánh được giữ?, quy định thời hạn nộp về công ty?
• Phiếu thu tiền được phát hành bằng chương trình hay bằng tay, ai viết phiếu, ai kiểm soát quá trình này, phiếu thu có đánh số thứ tự hay không?
• Ai ghi chép những phiếu thu tiền vào chương trình? Việc ghi chép này diễn ra khi nào: thường xuyên hay định kỳ?
• Ai đối chiếu giữa sổ chi tiết vào tổng hợp công nợ phải thu, ai kiểm tra sự chênh lệch nếu có?
• Những nghiệp vụ làm số dư nợ phải thu: chi phí ngân hàng, phí chuyển tiền, hàng lỗi... được ai phê duyệt trước khi hạch toán
• Việc xác nhận công nợ phải thu được giao cho ai, việc xác nhận có được thực hiện định kỳ hay thường xuyên? MÔ TẢ CÁC CHÍNH SÁCH HOẶC THỦ TỤC ĐÃ ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ TRÁNH RỦI RO:
Trong chu trình doanh thu, những công việc sau đây được thực hiện bởi những người nào, ai kiểm soát lại quá trình thao tác của họ:
(1) Theo dõi lại quá trình xuất hàng: (Khi nào hàng được xuất kho, ghi chép lại số lượng hàng xuất từ Phiếu xuất, cập nhật vào chương trình hàng tồn kho..)
(2) Phê duyệt các điều khoản bán hàng (3) Theo dõi hàng tồn kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(4) Phát hành hóa đơn GTGT,
(5) Lưu trữ những bằng chứng về việc phê duyệt hạn mức tín dụng (6) Xử lý, ghi chép những Phiếu thu tiền, Giấy báo có của Ngân hàng, (7) Phê duyệt việc ghi giảm nợ phải thu (8)Việc soạn thu xác nhận nợ phải thu
Các phương pháp để kiểm toán viên tại ATAX hoàn thành nội dung các câu hỏi được thiết kế sẵn nhằm đạt được sự hiểu biết về cơ cấu KSNB của khách hàng là thông qua phỏng vấn các cá nhân có liên quan hoặc phát phiếu phỏng vấn và thu lại các phiếu này sau khi người trả lời đã trả lời xong các câu hỏi. Thông thường các kiểm toán viên tại ATAX chọn hình thức hỏi đáp trực tiếp vì với hình thức này, bằng trực quan của mình, kiểm toán viên có thể suy đoán những câu trả lời không đúng sự thật hoặc trả lời chệch mục tiêu, lãng tránh hoặc hiểu nhầm câu hỏi và tiếp tục đặt ra những câu hỏi bổ sung nếu thấy cần thiết. Tuy nhiên trong mọi trường hợp kiểm toán viên cũng đều thận trọng, luôn có thái độ hoài nghi nghề nghiệp. Do đó từ các câu trả lời của người được phỏng đến kết luận của kiểm toán viên cần phải có sự suy nghĩ, phân tích, dự báo độc lập của kiểm toán viên và kết hợp với các phương pháp để kiểm nghiệm lại.
Trên đây là những điểm khái quát hoá về công tác tìm hiểu chu trình kinh doanh của khách hàng tại ATAX. Sau đây người viết sẽ đi vào trình bày nội dung chi tiết của việc tìm hiểu một cách chi tiết mỗi chu trình.
b.2.1 Tìm hiểu về hệ thống vi tính
Ngày nay trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, tin học len lách vào tận những lĩnh vực nhỏ của đời sống thì tin học hoá kế toán là một xu hướng tất yếu. Chính vì vậy mà kiểm toán ngày càng phải đối mặt với nhiều khách hàng áp dụng tin học vào kế toán và công tác quản lý. Hiểu rõ điều này, trong chương trình kiểm toán của mình ATAX đã chú ý xây dựng chương trình tìm hiểu về hệ thống vi tính áp dụng tại công ty khách hàng..
Tại ATAX nhiệm vụ khảo sát và tìm hiểu hệ thống vi tính được sử dụng tại đơn vị khách hàng thường được các trưởng đoàn, là người am hiểu về tin học và có nhiều kinh nghiệm đảm nhiệm. Các trưởng đoàn sử dụng các phương pháp thích hợp như việc quan sát, đọc các văn bản quan trọng như chính sách phát triển hệ thống thông tin, bảng danh mục những người được phân quyền sử dụng hệ thống,..., phỏng vấn các cá nhân có liên quan để đạt sự hiểu biết về môi trường tin học của khách hàng .
Sau khi hiểu biết về hệ thống máy tính ứng dụng trong doanh nghiệp, kiểm toán viên trình bày sự hiểu biết của mình trên mẫu giấy tờ làm việc A5020. Tiếp theo, trưởng nhóm tiến hành đánh giá hệ thống máy tính của khách hàng. Tại ATAX, đánh giá về môi trường tin học của khách hàng được chia làm 3 mức: “rất quan trọng”, “quan trọng” và “không quan trọng”.
Theo cách đánh giá tại ATAX, vai trò của hệ thống máy tính được đánh giá là “rất quan trọng” khi máy tính được sử dụng rộng khắp, môi trường xử lý máy tính phức tạp và hệ thống máy tính là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Ví dụ: Máy tính được sử dụng trong tất cả các chu trình kinh doanh quan trọng và khả năng hoạt động của khách hàng phụ thuộc rất lớn vào hệ thống máy tính, ban quản trị phụ thuộc vào thông tin cung cấp bởi máy tính (các doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP).
Vai trò của hệ thống máy tính được đánh giá là “quan trọng” khi có một vài hệ thống máy tính được sử dụng rộng rãi và có vai trò quan trọng nhưng xét một cách tổng thể vẫn chưa được đánh giá là quan trọng. Ví dụ: phòng kế toán sử dụng 1 phần mềm, phòng nhân sự 1 phần mềm, kho 1 phần mềm. nhưng các phần mềm này là riêng lẻ, không liên kết được với nhau.
Vai trò của hệ thống máy tính là không quan trọng khi máy tính được sử dụng một cách hạn chế và trong vài chu trình đơn giản, không quan trọng lắm với đơn vị.
Phần câu hỏi về hệ thống vi tính của khách hàng trích từ form D1010 được kiểm toán viên sử dụng được trình bày bảng 2.5 dưới đây.
Bảng 2.5
Nội dung Yes/No Giải thích / Comments
... … …
2. Môi trường công nghệ thông tin / IT Environment 2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận cho lắp 2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận cho lắp
đặt phần cứng và phần mềm bao gồm việc chỉ định Ban quản lý dự án để giám sát các dự án về công nghệ thông tin, hoạt động thử và đánh giá các kẽ hở, kiểm tra và chấp nhận người sử dụng và các vấn đề này có được lưu hồ sơ không?
2.2 Tất cả các thay đổi chương trình được lưu hồ sơ và ký chấp thuận không? ký chấp thuận không?
2.3 Các nhân viên trong nhóm IT của đơn vị có được huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề chính (các vấn đề có thể tồn tại nếu kiến thức tập trung vào một người) không?
2.4 Trong môi trường vi tính hóa, nó rất quan trọng để hiểu: hiểu:
Làm thế nào sổ chi tiết được duy trì và sự kết nối với sổ cái.
Làm thế nào các tham số được thiết lập ở file chủ / dữ liệu như là giá bán, cơ cấu chiết khấu, giá thành, lương … và các sửa đổi được phê duyệt như thế nào?
Các tài liệu gốc được ghi vào sổ chi tiết và sổ cái như thế nào?
Thủ tục đối chiếu giữa tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết.
2.5 Kiểm soát về việc tiếp cận trực tiếp và từ xa có đầy đủ không? đủ không?
2.6 Có kiểm soát về việc tiếp cận dữ liệu, cập nhật dữ liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng bằng tài liệu khi có thể thực hiện được và mức độ tiếp cận liên quan).
2.7 Các số liệu có được kiểm tra trước khi cập nhật vào sổ cái không? (đối chiếu với chứng từ gốc của các sổ cái không? (đối chiếu với chứng từ gốc của các nghiệp vụ và có dấu vết kiểm tra rõ ràng).
2.8 Các bút toán có thể bị xoá mà không có bút toán nhật ký được phê duyệt không? nhật ký được phê duyệt không?
2.9 Các bản copy dự phòng có được thực hiện thường xuyên và lưu giữ trong tủ có khóa tại nơi an toàn xuyên và lưu giữ trong tủ có khóa tại nơi an toàn không?
2.10 ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b.2.2 Hiểu biết về chu trình kế toán tài chính
Kiểm toán viên tìm hiểu chu trình này nhằm mục đích hiểu rõ cách vận hành của hệ thống kế toán thông qua việc tìm hiểu các hoạt động chính của chu trình:
Ghi vào sổ cái các thông tin từ sổ chi tiết, nhật ký.
Ghi chép các nghiệp vụ điều chỉnh.
Lập các báo cáo khác.
Tại ATAX những hiểu biết về chu trình kế toán tài chính của kiểm toán viên được tài liệu hoá trong mẫu giấy tờ làm việc A5030.
b.2.3 Hiểu biết về chu trình kinh doanh chủ yếu
Hiểu biết về xử lý kế toán trong các chu trình kinh doanh gồm: • Hiểu biết về chu trình Chi phí
• Hiểu biết về chu trình TSCĐ
• Hiểu biết về chu trình Hàng tồn kho
• Hiểu biết về chu trình Tiền lương
• Hiểu biết về chu trình Doanh thu
• Hiểu biết về chu trình Ngân quỹ
Các bước tìm hiểu về xử lý kế toán trong các chu trình cũng tuân theo nguyên tắc đã được trình bày phần trên. Tức là trước tiên kiểm toán viên tìm hiểu sơ bộ chu trình hàng tồn kho thông qua cách phỏng vấn, quan sát các hoạt động có liên quan đến chu trình. Sau khi đạt được sự hiểu biết về chu trình, kiểm toán viên tiến hành tài liệu hóa các thông tin thu được trên mẫu giấy tờ làm việc liên quan. Nội dung của thông tin kiểm toán viên phải trình bày trên mẫu giấy tờ này bao gồm:
Mô tả chi tiết về chu trình (Flow of transactions)
Mô tả chi tiết hoạt động kiểm soát của mỗi hoạt động chính trong chu trình Để hoàn thành phần này kiểm toán viên trong quá trình tìm hiểu chu trình chú ý đến các câu hỏi được thiết kế trong file giấy tờ làm việc A50 như đã trình bày ở phần trên và các câu hỏi có liên quan trong D1010.
Mô tả các chính sách hoặc thủ tục hoặc đã được thiết lập để tránh rủi ro do kiêm nhiệm:
Tiếp theo là những phần khác như:
oMô tả các rủi ro đã xảy ra trong niên độ trước
oHệ thống máy tính và phần mềm sử dụng trong chu trình
oXác định rủi ro (rủi ro cụ thể phát hiện được trong quá trình tìm hiểu).
Cuối cùng là phần kết luận về độ tin cậy của việc xử lý thông tin tài chính liên quan đến chu trình
Những nội dung tìm hiểu của kiểm toán viên đến các chu trình còn lại được tóm tắt trong bảng 2.6 sau:
Bảng 2.6
TÊN CÁC CHU TRÌNH
Chi phí TSCĐ Hàng tồn kho Tiền lương Doanh thu Ngân quỹ
1 Mua hàng Mua sắm, đầu tư TSCĐ Quản lý hàng tồn kho Tuyển dụng Nhân lực Quản lý và xửlý ĐĐH Vay2 2 Xử lý khoản phải trả Trích khấu hao TSCĐ Nhận và bảo quản NVL Sa thải lao động Phát hành HĐ, xử lý hàng bán bị trả lại & các đ/c Quản lý tiền & các khoản đầu tư 3 Xử lý việc thanh toán Thanh lý, nhượng bán TSCĐ Xử lý nhu cầuhàng tồn kho Chấm công Thu tiền bán Hàng Quản lý các NV phái sinh 4 Quản lý danh mục người bán Quản lý TSCĐ Tính giá thành SP &CP HTK Tính lương Quản lý sổ theo dõi KH
5 Quản lý hồ sơ tài sản cố định Bảo quản TP Trả lương
2.1.2 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, đánh giá lại rủi ro kiểm soát và điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản đã dự kiến soát và điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản đã dự kiến
Việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát thường được thực hiện ngay sau khi hoàn thành bước đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát cho từng khoản mục, tức là sau khi KTV đã thấy được các điểm yếu điểm mạnh của hệ thống KSNB. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông qua việc khảo sát một số hồ sơ kiểm toán và tìm hiểu qua các kiểm toán viên trong quá trình thực tập, có thể rút ra một số phương pháp tìm hiểu HT KSNB của công ty như sau:
- Trực tiếp phỏng vấn nhà quản lý, và các kế toán viên phụ trách theo từng phần hành của đơn vị được kiểm toán .
- Quan sát thực tế việc phát sinh và quá trình thực hiện, ghi nhận nghiệp vụ tại doanh nghiệp.
- Thu thập các tài liệu liên quan đến HT KSNB của chu trình nghiệp vụ đang tìm hiểu.
Thông thường trong giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đang áp dụng tại doanh nghiệp. Nhưng trong thực tế, để đỡ tốn thời gian các kiểm toán viên tại ATAX thực hiện đồng thời hai loại thử nghiệm trên khi thực hiện một với một công việc cụ thể . Nếu như vậy thì cách lưu các giấy tờ làm việc vào hồ sơ kiểm toán được tiến hành như sau:
Một giấy tờ làm việc đồng thời đáp ứng mục tiêu của thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm chi tiết thì giấy tờ làm việc đó phải được lưu trong phần kiểm tra chi tiết.