Sau khi nhận chứng từ từ giao dịch viên ( đối với giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên ), các kiểm soát viên trong hạn mức của mình, tiến hành kiểm soát chứng từ
Nội dung kiểm soát:
- Kiểm tra sự khớp đúng về số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tài khoản, tên tài khoản của người nhận tiền và trả tiền giữa chứng từ gốc và dữ liệu mà giao dịch viên đã hạch toán trên máy vi tính.
- Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng
- Kiểm tra mẫu chữ ký , mẫu dấu chứng từ gốc và dữ liệu trên máy tính - Kiểm soát sự liên kết giữa tài khoản tiền gửi và các tài khoản đảm bảo khác. - Tình trạng tài khoản : ngủ hay hoạt động
- Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm các yếu tố như: việc tạo tài khoản mới của giao dịch viên có phù hợp, đúng theo yêu cầu của khách hàng về loại sản phẩm, loại tiền. Việc kết nối thông tin của chủ tài khoản đã có sẵn trong hệ thống với yêu cầu của chứng từ có đúng hay không, đồng thời kiểm soát các giao dịch điều chỉnh lãi , chiết khấu lãi, thoát chi lãi.
- Đối với các giao dịch khác ( phong tỏa, giải tỏa tài khoản tiền gửi, chuyển đổi tình trạng tài khoản…) cần phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nội bộ trong ngân hàng ( chứng từ này được lập chứng từ các phòng ban, chi nhánh của khách hàng phải đúng quy định như giấy đề nghị phong tỏa, giải tỏa tài khoản…)
- Kiểm tra việc hạch toán kế toán
- Kiểm tra việc tính phí, tính lãi theo đúng quy định - Sau khi kiểm soát
- Nội dung kiểm soát không phù hợp hoặc không chính xác thì phải trả chứng từ cho giao dịch viên trả lại cho các bộ phận liên quan thực hiện lại cho phù hợp, chính xác. Trong trường hợp nếu phát hiện hoặc nghi ngờ khách hàng có dấu hiệu lừa đảo hoặc gian dối thì phải báo ngay cho trưởng đơn vị để kịp thời xử lý.
- Các nội dung kiểm tra phù hợp, chính xác thì cặp nhật giao dịch vào hệ thống, ký tên vào nơi kiểm soát trên chứng từ và chuyển lại chứng từ cho giao dịchviên để giao dịch vên hoàn tất giao dịch với khách hàng.