Chi nhánh phải tuân thủ triệt để các loại sổ sách tại quỹ như quy định. Sổ phải đóng dấu giáp lai, đánh số thứ tự từng trang. Sổ tồn quỹ cuối ngày phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc ( người được uỷ quyền ), phụ trách kế toán, phụ trách quỹ. Phiếu điều chuyển tiền mặt nội bộ hoặc Bảng kê các loại tiền giao - nhận nội bộ kèm theo sổ giao nhận nội bộ phải ghi rõ số lượng, giá trị từng loại tiền, tổng cộng, bằng chữ, người giao, người nhận, ngày tháng…
Các loại sổ quỹ , nhật ký quỹ … in từ máy vi tính ( sổ tờ rời) phải được in và đóng theo thứ tự trang các ngày trong tháng .Có đầy đủ chữ ký của giám đốc, phụ trách kế toán, phụ trách quỹ . Đóng dấu giáp lai từng ngày và lưu trong cặp file. Các loại sổ sách tại quỹ phản ánh thu chi và quản lý tiền mặt bao gồm:
+ Sổ quỹ: tiền mặt VNĐ , ngoại tệ, giấy tờ có giá + Sổ theo dõi giao nhận tiền trong nội bộ
+ Sổ kiểm kê quỹ tiền mặt hang ngày + Sổ theo dõi trả tiền thừa cho khách hàng + Sổ theo dõi thửa, thiếu mất tiền
+ Sổ theo dõi các loại tiền giả
+ Sổ thu nhận tiền mặt theo túi niêm phong + Sổ bàn giao chìa khoá cửa kho tiền + Sổ đăng ký ra vào kho tiền
3.8 Cá loại báo cáo
+ Báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày + Báo cáo thu chi tiền mặt hàng tháng
+ Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả hàng tháng + Báo cáo công tác an toàn kho quỹ hàng năm
3.9 Quy trình thu- chi tiền mặt
a) Quy trình thu tiền mặt
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
Khách hàng/ Teller/ Thủ quỹ/ Kế toán Khách hàng/ Teller/ Thủ quỹ Thủ quỹ / Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/Teller Thủ quỹ/ Teller/ Khách hàng/ Kế toán
Nhận chứng từKiểm lại tiềnGhi sổ quỹKiểm đếmNhận tiềnCất tiền Ký tên, đóng dấu Luân chuyển và
b) Quy trình chi tiền mặt
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
Thủ quỹ/ Teller/Khách hàng/ Kế toán Thủ quỹ/ Teller/ khách hang Thủ quỹ / Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/ Teller Thủ quỹ/Teller Thủ quỹ/ Teller/ Khách hàng/ Kế toán
3.10 Diễn giải quy trình
3.10.1 Diễn giải quy trình thu tiền mặt
a) Nhận chứng từ : Thủ quỹ hoặc Teller nhận giấy nộp tiền , phiếu thu … của khách hàng phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm các nội dung sau:
- Ngày,tháng, năm
- Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ phải khớp đúng
- Địa chỉ , tên khách hang/ , chữ ký của người nộp tiền phải đầy đủ , rõ ràng. Nhận chứng từ
Kiểm tra khách hàng lĩnh tiền Lập bảng kê các loại tiền lĩnhKý tên, đóng dấuChuẩn bị tiềnGhi sổ quỹChi tiền
Luân chuyển và lưu chứng từ
- Thủ quỹ kiểm tra chữ ký của kế toán ngân hàng . Teller kiểm tra phải kiểm tra số hiệu tải khoản , tên chủ tài khoản , nội dung nộp, Ngân hàng người hưởng….
- Nếu có gì nghi vấn phải kiểm tra , đối chiếu lại vơi kế toán và thông báo với khách hàng.
b) Nhận tiền: Căn cứ vào giấy nộp tiền họăc phiếu thu của khách hàng, Thủ quỹ hoặc Teller nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc , gồm đủ các loại tiền được sắp xếp theo từng loại mệnh giá, theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ và tiến hành lập bảng kê các loại tiền nộp hoặc do khách hàng tự lập bảng kê các loại tiền nộp .Bảng kê các loại tiền nộp phải có đầy đủ chữ ký của người nhận và người nộp tiền và kê tiền theo từng lọại mệnh giá.
Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt theo túi niêm phong , được ghi Có ngay trong ngày chỉ áp dụng trong trường hợp:
- Khách hàng là các công ty có mở tài khoản tiền gửi tại Techcombank - Thường xuyên giao dịch nộp tiền vào Techcombank
- Nộp tiền vào cuối gìơ giao dịch
- Có “ Giấy đề nghị thu tiền theo túi niêm phong” và “Giấy giao nhận tiền mặt theo hình thức túi niêm phong “ của khách hàng theo mẫu biểu số MB- TCTTM/04 và mẫu biểu số MB-TCTM/05 .
c) Kiểm đếm
- Kiểm đếm theo tờ đối với tiền giấy, theo từng đơn vị đới với tiền kim loại. Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê các loại tiền nộp, theo phương thức đếm bó chẵn, thếp chắn trước, rồi đếm tờ lẻ sau. Không để lẫn lộn tiền đã đếm với tiền chưa đếm.
- Khi cắt dây từng bó tiền ra đếm tờ , phải giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ của khách hàng nộp để làm căn cứ khi phát hiện thừa thiếu.
- Khi kiểm đếm tiền theo tờ phải có sự chứng kiến của khách hàng , nếu phát sinh thừa thì phải trả lại khách hàng ,nếu thiếu khách hang phải bù tiền cho đủ, nếu không đủ thì khách hàng phải viết lại giấy nôp tiền theo số tiền thực tế Techcombank đã nhận .
- Khi kiểm đếm phải chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thông báo mất, tiền hết hạn lưu hành, tiền lẫn loại, tiền mẫu , tiền bị phá hoại. Nếu phát hiện tiền giả, tiền nghi
giả phải lập biên bản thu giữ ghi đầy đủ các yếu tố loại tiền, số bản in, năm phát hành , họ và tên, địa chỉ người có tiền giả và có đầy đủ chữ ký của
các bên liên quan. Biên bản lập thành 03 liên: 01 liên khách hàng giữ, 01 liên chuyển sang kế toán để hạch toán ngoại bảng, 01 liên lưu tại quỹ.
- Khi thu nhận ngoại tệ chỉ thu những loại ngoại tệ Ngân hàng quy định mua vào, phải thu đứng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và không thực hiện thu theo bó, thềp mà phải đếm tờ ngay.
- Trường hợp thu tiền theo túi niêm phong , thủ quỹ phải thực hiện:
+ Tiền lẻ không chẵn bó phải kiểm đếm ngay. Các loại tiền chẵn bó đủ 10 thếp thực hiện kiểm đếm bó và đếm đủ tổng số bó tiền.
+ Chứng kiến khách hàng xếp tiền chẵn vào túi, thùng, buộc chặt miệng túi hoặc đậy nắp khoá thùng , niêm phong miệng túi, thùng chặc chẽ. Niêm phong ghi rõ họ tên , địa chỉ khách hàng , loại tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, thùng và ngày, tháng, năm niêm phong và ký tên.
+ Hai bên cùng xác nhận : Số tiền đã kiểm đếm tờ , số tiền chưa kiểm đếm tờ nhưng đã kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi, thùng niêm phong.
+ Túi niêm phong đã thu được bảo quản trong kho tiền theo chế độ hiện hành. Trưởng quỹ phải mở “ Sổ theo dõi giao nhận tiền mặt thu theo túi niêm phong” giữa khách hàng và Techcombank theo mãu biểu số MB-TCTM/06
d) Kiểm lại tiền
Thủ quỹ hoặc Teller sau khi đếm xong, kiểm lại toàn bộ số tiền đã khớp đúng với Giấy nộp tiền hoặc Phiếu thu và bảng kê các loại tiền nộp theo từng loại và tổng số đảm bảo đạ nhận đủ.
e) Cất tiền
Thủ quỹ hoặc Teller cất toàn bộ số tiền đã đếm và đóng gói xong vào thùng tôn, két sắt riêng của mình.
f) Ghi sổ quỹ
Thủ quỹ hoặc Teller thực hiện ghi sổ quỹ hoặc nhập máy theo mẫu QT- TCTMNT/01 theo đúng số tiền đã nhận, họ tên người nộp tiền và nội dung nộp. g) Ký tên và đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên chứng từ thu và bảng kê các loại tiền nộp.
h) Luân chuyển và lưu chứng từ : Thủ quỹ hoặc Teller giao 2 liên chứng từ thu tiền cho khách hang và lưu bảng kê các loại tiền nộp theo quy định (06 tháng)
- Thủ quỹ chuyển liên 1 chứng từ thu tiền cho kế toán để hạch toán. - Teller trực tiếp hạch toán sau đó chuyển chứng từ liên 1 cho kiểm soát.
i) Kiểm đếm tiền trong túi niêm phong : Ngày làm việc tiếp theo, Thủ quỹ phải thực hiện kiểm đếm số tờ tiền đã thu theo túi miêm phong của ngày hôm trước.
- Nếu khách hàng chứng kiến kiểm đếm : khách hàng phải tự kiểm tra niêm phong trước khi cắt niêm phong.
- Nếu khách hàng uỷ nhiệm băng văn bản cho Techcombank kiểm đếm không cần có sự chứng kiến của khách hàng thì thủ quỹ Techcombank sẽ tự kiểm đếm. Trườgn hợp thừa tiền Techcombank sẽ thông báo trả lại khách hàng tiền thừa . Trường hợp thiếu tiền Techcombank thực hiện ghi nợ cho khách hang nộp ngay số
tiền còn thiếu cho Techcombank nếu tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư ( nếu để quá 02 ngày khách hàng phải chịu phạt lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền thiếu)
3.10.2 Diễn giải quy trình chi tiền mặt
a) Nhận chứng từ
- Thủ quỹ nhận các chứgn từ chi của người nhận tiền như: Séc lĩnh tiền mặt , giấy lĩnh tiền mặt, phiếu chi, hoá đơn POS …. Do kế toán chuyển sang bằng đường dây nội bộ phải thực hiện kiểm soát đầy đủ các yếu tố sau:
+ Số chứng từ, ngày, tháng, năm, họ và tên, địa chỉ người lĩnh và số chứng minh nhân dân hoạc quân nhân, hộ chiếu còn thời hạn
+ Số tiền bằng số, bằn chữ trên chứng từ phải khớp đúng. + Chứng từ cóchữ ký và dấu( nếu có) của chủ tài khoản
+ Có chữ ký của cán bộ Techcombank có trách nhiệm cho lĩnh tiền mặt: kê toán viên, kiểm soát, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
- Teller nhận các chứng từ chi từ khách hàng , ngoài việc kiểm soát đầy đủ các yếu tô như Thủ quỹ còn phải thực hiện thêm việc kiểm soát các yếu tố khác của chứng từ và hạch toán như kế toán gồm:
+ Chứng từ phải được lập đúng mẫu, đầy đủ các liên và theo loại mực theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký và dấu ( nếu có ) của chủ tài khoản và kế toán trưởng ( nếu có ) đúng với mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng .
+ Kiểm tra số hiệu tài khoản, tên chủ tài khoản, số dư tài khoản, hạn mức thấu chi … của khách hàng, đảm bảo đúng và đủ số dư thanh toán
+ Thưc hiện hạch toán ghi Nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp. Chuyển chứng từ cho kiểm soát viên nếu số tiền chi vượt hạn mức của Teller hoặc thực hiện các bước tiếp theo nếu số tiền chi trong hạn mức của Teller. b) Kiểm tra khách hàng lĩnh tiền : Thủ quỹ hoặc Teller mời khách hàng có tên trên
giấy lĩnh tiền đến để kiểm tra khách hàng nhận tiền , yêu cầu khách hàng
- Xuất trình chứng minh thư nhân dân , quân nhân hoặc hộ chiếu đã ghi trên Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền mặt, Phiếu chi , hoá đơn POS …. Và kiểm tra đúng họ tên người lĩnh, số chứng minh nhân dân, quân nhân hoặc hộ chiếu.
- Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh
c)Lập bảng kê các loại tiền cần lĩnh: Thủ quỹ hoặc Teller căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và cơ cấu các loại tiền hiện có tại quỹ để lập bảng kê các loại tiền lĩnh, phân loại tiền chi trả. Tự kiểm soát tổng số tiền chi ra tên chứgn từ phải khớp đúng với tổng số tiền của các loại tiền trên bảng kê các laọi tiền lĩnh.
d) Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê các loại tiền lĩnh đã lập theo nguyên bó, thếp lẻ, tờ lẻ và kiểm đếm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi tiền.
e) Ghi sổ quỹ
Thủ uỹ hoặc Teller thực hiện ghi sổ quỹ hoặc nhập máy theo mẫu QT- TCTMNT/01 theo đúng số tiền đã chi trên chứng từ, họ tên người lĩnh tiền và nội dung chi
f) Chi tiền
- Thủ quỹ hoặc Teller chi tiền cho khách hàng , yêu cầu và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền trước khi ra khỏi quầy.
- Chi ngoại tệ phải thực hiện chi đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và không thực hiện chi theo bó, thếp mà phải đếm tờ ngay.
- Khách hàng phải viết họ tên và ký trên chứng từ chi tiền và bảng kê các loại tiền lĩnh trước sự chứng kiến của Thủ quỹ hoặc Teller .
g) Ký tên và đóng dấu : “ĐÃ CHI TIỀN” lên chứng từ chi , bảng kê các loại tiền lĩnh
h) Luân chuyển và lưu chứng từ: Thủ quỹ hoặc Teller chuyển chứng từ chi cho kế toán và lưu bảng kê các loại tiền lĩnh theo quy định( 01 tháng ).
3.11 An toàn hộc tủ đựng tiền và thu hồi, quy đổi tiền giấy không đủ tiêu chuẩn lưu thông lưu thông
3.11.1 An toàn hộc tủ đựng tiền
Yêu cầu tất cả các giao dịch viên tại quầy tuân thủ các quy định bảo quản an toàn tài sản sau đây:
- Tủ đựng tiền phải có khoá đầy đủ, nếu hư hỏng phải dược báo với người phụ trách trực tiếp để sửa chữa, thay thế kịp thời.
- Giao dịch viên khi rời khỏi quầy giao dịch phải thực hiện khoá các tủ đựng tiền của mình
- Cuối giờ, giao dịch viên ( giữa ngày làm việc ) phải thực hiện giao nộp tiền chẵn bó về bộ phận quỹ để chuyển nộp vào kho an toàn. Số tiền không chẵn bó được phép để tủ đựng tiền của mình. Tối đa không quá 10 triệu đồng.
- Giờ nghỉ trưa, yêu cầu các giao dịch viên khoá tủ và dán dấu niêm phong trên mặt của ổ khoá, nếu phát hiện mất dấu thì báo cho người phụ trách trực tiếp cùng kiểm lại tiền trong tủ đối chiếu với “ cash- box “ trên máy để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với nhân viên không có nhiệm vụ tại quầy giao dịch, đề nghị không vãng lai rại quầy.
3.11.2 Thu hồi và đổi tiền giấy không đủ tiêu chuẩn lưu thông: gồm tiền cotton và polymer
* Tiền giấy cotton
- Được thu đổi và không thu phí: tờ tiền thay đổi màu sắc, mờ nhạt, bẩn, nhàu nát, củ rách.
- Được thu đổi và thu phí:
+ Tờ tiền bị cháy, thủng, rách mất một phần thì diện tích còn lại bằng hoặc lớn hơn 60% diện tích tờ tiền cùng loại.
+ Hai mảnh tở tiền có cùng mệnh giá cùng loại nhưgn khác số seri được can dán lại phải có diện tích lớn hơn 90% diện tích tờ tiền cùng loại.
+ Tờ tiền bị cháy, mục hoặc bị hoá chất xà phòng, axit, xăng, dầu.
Mức phí thu đổi bằng 40% tổng tiền nhận thu đổi, với số tiền nhỏ hơn 500.000đ, nhưng mức tối thiểu cho mỗi lần đổi là 2000đ.
Mức phí thu đổi bằng 3% tổng tiền nhận đổi, với số tiền lớn hơn 500.000đ - Không đủ điều kiện thu đổi:
+ Viết, vẽ ( thêm râu, kính ) vào chân dung chủ tịch Hồ Chí Minh là hành động cố ý
+ Tờ tiền nhiều mảnh khác số seri. *Tiền polymer và kim loại
+ Tiền biến dạng, hư hỏng do quá trình bảo quản.
+ Tiền Polymer mất một phần, cháy hoặc biến dạng do tiếp xúc với nguồn nhiệt cao; giấy in, màu sắc, đặc điểm kỹ thuật bảo an của đồng tiền bị biến dạng do tác động của hoá chất ( như chất tẩy rửa,axít, chất ăn mòn…): viết, vẽ trên đồng tiền, đồngb tiền bị mục hoặc bị biến dạng bởi các lý do khác.
3.12 Rủi ro trong quá trình thu- chi tiền mặt
Tiền mặt là tài sản rất “ nhạy cảm “năng nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thườgn rất cao. Các thủ thuật gian lận rất đa dạng và thường được che giấu tinh vi để hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm toán không ngăn chặn hay phát hiện được. Qúa trình thu chi tiền mặt tại ngân hàng có liên quan trực tiếp đến tiền mặt. Vì thế, nó chứa đựng rất nhiều rủi ro, trong đó phải kể đến những rủi ro sau đây:
- Hiện tượng thừa, thiếu trong quá trình thu chi tiền mặt do gian lận, biển thủ. - Sự không khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ gốc và các
giao dịch đã được ghi chép vào sổ kế toán.
- Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, không chính xác.
- Các nghiệp vụ giao dịch không được ghi nhận không đúng thời điểm, không có