- Quy trình xử lý thông tin thường xuyên: yêu cầu phải có quy trình chặt chẽ, được quyền tự động hóa và vi tính hóa . Ví dụ như hoạt động cho vay, theo dõi và thu hồi nợ, hạch toán các khoản vay, ghi nhận doanh thu, gửi tiền...
- Quy trình xử lý thông tin không thường xuyên: phải có cách quản lý riêng vào những ngày cuối tháng. VD: tính khấu hao tài sản cố định, nộp thuế...
- Quy trình xử lý thông tin mang tính ước lượng: trích lập dự phòng... 2.2.5.2 Phân tích, đánh giá các quy trình
- Phân công, phân nhiệm: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một cán bộ không nên đảm nhận nhiều công việc liên quan.
- Ủy quyền: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các nghiệp vụ được thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên.
- Sử dụng tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng tài sản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên.
- Đối chiếu tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng tài sản ghi chép trên sổ có thể được đối chiếu, kiểm tra chéo với tài sản thực tế. Các sai lệch cần được điều tra và xử lý.
- Hạch toán: Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận trên cơ sở có thật, được định giá đúng, kịp thời, phân loại đúng, tổng kết và kết sổ chính xác.
CHƯƠNG 3
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU- CHI TIỀN MẶT TẠI NHTMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
3.1 Định nghĩa
Tiền mặt VNĐ gồm tiền mặt VNĐ và tiền mặt ngoại tệ
- Tiền mặt VNĐ : Tiền giấy, tiền Polymer, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành.
- Tiền mặt ngoại tệ : Tiền giấy, tiền Polymer, tiền kim loại của một quốc gia khác hoặc đồng tiền chung
- Các đơn vị thành viên Techcombank gồm : Trung tâm kinh doanh, các chi nhánh, các phòng giao dịch của Techcombank.
- Head Teller: là Trưởng phòng kế toán giao dịch kho quỹ
- Teller : là giao dịch viên tại các quầy giao dịch… trực tiếp thực hiện các giao dịch với khách hàng từ khâu xử lý chứng từ, hạch toán và khâu thu –chi tiền mặt… cho khách hàng trong hạn mức được phép tự thu chi của mình.
- Trưởng quỹ: Trưởng quỹ tại kho tiền của các đơn vị thành viên Techcombank kiêm nhiệm vụ thủ kho là người được giao nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo hoạt động giao dịch tại quỹ đơn vị và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền và tài sản tại quỹ.
- Thủ quỹ: là cán bộ chính thức được Techcombank tuyển dụng và ký hợp đồng lao động, làm việc tại các quỹ nghiệp vụ của techcombank, trực tiếp kiểm đếm, thu nhận và chi trả tiền mặt, tài sàn quý, giấy tờ có giá… theo đúng chế độ quy định.
- Kiểm ngân : là người làm việc tại các quỹ nghiệp vụ của Techcombank, thực hiện nhiệm vụ chính là kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá…
3.2 Mô hình tổ chức
3.2.1 Đối với các đơn vị chưa áp dụng mô hình teller một cửa
- Dây giao dịch chính do Trưởng quỹ hoặc Thủ quỹ- người được giao trách nhiệm phụ trách quỹ đối với đơn vị nhỏ không có trưởng quỹ- trực trực tiếp thực hiện
- Dây giao dịch phụ do các thủ quỹ thực hiện: Căn cứ theo quy mô, tính chất hoạt động của đơn vị, quỹ của đơn vị có thể tổ chức thêm các dây giao dịch phụ. Các dây giao dịch phụ có thể được phân chia theo một hoặc một số tiêu chí về loại nghiệp vụ , tính chất thu chi, loại tiền… ví dụ như: dây thu, dây chi ; dây giao dịch nội tệ , dây giao dịch ngoại tệ; dây giao dịch tiết kiệm, dây giao dịch tài khoản cá nhân, dây giao dịch tài khoản doanh nghiệp
3.2.2 Đối với các đơn vị áp dụng mô hình Teller một cửa gồm
-Trưởng phòng- Head Teller ( một người) và các phó phòng hoặc các kiểm soát viên
-Quỹ chính : chỉ thực hiện các giao dịch thu chi vượt quá hạn mức thu chi của Teller gồm Trưởng quỹ và các thủ quỹ. Nếu đơn vị nhỏ không có trưởng quỹ thì thủ quỹ chịu trách nhiệm các khoản thu chi tại quỹ chính.
Quỹ chính cũng có thể được chia tách thành nhiều dây giao dịch như đối với đơn vị chưa áp dụng mô hình Teller một cửa.
-Các giao dịch viên Teller: được phân chia theo từng loại nghiệp vụ như Teller tiết kiệm, Teller tài khoản cá nhân, Teller tài khoản doanh nghiệp, Teller chuyển tiền, Teller thu đổi ngoại tệ, Teller hỗ trợ kinh doanh … hoặc phân chia theo số lượng khách hàng trên cơ sở quy mô, đặc thù hoạt động và trình độ cán bộ của từng đơn vị đảm bảo phân chia khối lượng công việc hợp lý và phục vụ khách hàng tốt.
3.3 Trách nhiệm
- Quyền hạn và trách nhiệm của Teller, của Head Teller theo quy định tại mục 5.5 và 5.6 Quy trình giao dịch Teller một cửa ban hành theo quyết định số 00782/2005/QĐ-TGĐ ngày 11/04/2005 của Tồng giám đốc.
- Trách nhiệm của giám đốc đơn vị
Tổ chức quản lý, tổ chức mô hình kho quỹ tại đơn vị theo đúng quy định của Techcombank, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động của kho tiền tại đơn vị mình.
Quản lý và giữ chìa khoá ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khoá cửa để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền.
Trực tiếp tham gia kiểm quỹ cuối ngày.
-Trách nhiệm của phòng kế toán giao dịch và kho quỹ
Tổ chức hạch toán tiển mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kiểm toán thống kê và chế độ kế toán của Techcombank. Hướng dẫn và kiểm tra mở và ghi chép sổ sách của thủ quỹ, trưởng quỹ kiêm thủ kho tiền.
Phân chia nhiệm vụ cho từng cán bộ tại phòng giao dịch kho quỹ từng thời kỳ bằng văn bản trên cơ sở đề xuất của Trưởng quỹ. Quy định định mức tồn quỹ trong ngày và cuối ngày cho từng dây giao dịch phụ trên cơ sở định mức tồn quỹ của đơn vị.
Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh cửa ngoài kho tiền, trực tiếp mở, khoá cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền.
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách thủ quỹ, thủ kho tiền đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và khớp đúng số liệu.
Trực tiếp tham gia kiểm quỹ cuối ngày, kiểm tra tài sản định kỳ hoạc đột xuất. -Trách nhiệm của trưởng quỹ
Thực hiện việc xuất- nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác , kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền phê duyệt, khớp với đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.
Mở sổ quỹ , thẻ kho theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản, các loại sổ sách cần thiết khác , ghi chép và bảo quản các loại sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ rang, chính xác.
Chịu trách nhiệm thực hiện bảo quản an toàn tài sản trong kho. Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho gọn gang, khoa học đảm bảo vệ sinh kho tiền.
Thực hiện đầy đủ các chế dộ kiểm kê kho, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụ thống kê và phân tích đánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho.
Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khoá cửa gian kho., chìa khoá két ô tô chờ tiền và các phương tiện bảo quản trong kho tiền như két, tủ sắt.
Trực tiếp chỉ đạo hoạt động giao dịch tiền mặt tại quỹ đơn vị
Thực hiện việc kiểm quỹ cuối ngày, đối chiếu với số liệu sổ quỹ, số liệu kế toán đảm bảo khớp đúng, đảm bảo an toàn tuyệt đối kho quỹ cho đơn vị mình.
-Trách nhiệm của Thủ quỹ
Thực hiện việc thu chi tiền mặt , giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng chứng từ kế toàn hợp lệ, hợp pháp từ đường dây nội bộ chuyển sang.
Trực tiếp kiểm đếm, thu nhận và chi trả tiền mặt với khách hàng chính xác, giám định phân biệt tiền thật, tiền giả, lựa chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông.
Quản lý, đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản mà mình được giao.
Ghi chép sổ sách cập nhật đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh qua quỹ Ngân hàng
Tham gia chọn lọc tiền theo quy định của NHNN. Đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sàn quý, giấy tờ có giá.
Trách nhiệm của kiểm ngân
Thực hiện kiểm đếm, chọn lọc, đòng gói, bốc xép tài sản quý, giấy tờ có giá. Đóng bó niêm phong tiền đúng quy định
Chứng kiến việc kiểm đếm nhận tiền của khách hàng Chịu trách nhiệm về tài sản trong phạm vi được giao
3.4 Đóng gói, niêm phong tiền mặt
a) Đóng gói tiền giấy
Một thếp tiền giấy gồm 100 tờ tiền giấy cùng mệnh giá đóng thành một thếp, dùng dây đay, gai , cói nhỏ buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền
Một bó tiền giấy gồm 10 thếp tiền giấy cùng mệnh giá đóng thành một bó, dung dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ. Các bó tiền buộc 3 ngang 1 dọc, tại các điểm giao nhau giữa dây ngang và dây dọc phải quấn vòng qua nhau để giữ cho bó tiền chắc chắn, nút buộc thắt hai đầu dây đặt trên bề mặt tờ lót niêm phóng bó tiền.
Một bao tiền giấy gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xép các bó thành hình khối hộp chữ nhật , chiều ngang 04 bó, chiều dọc 05 bó, miệng bao buộc thắt nút chặt.
b) Đóng gói tiền Polymer
Một thếp tiền Polymer gồm 100 tờ tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành một thếp, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2.5-3cm, loại giấy dai ,bền, dán hai đầu băng giấy bằng băng dính hoặc dung băng giấy chuyên dung có sẵn keo dán. Khi đóng thếp tiền phải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 của tờ bạc và ở phía đối diện với mệnh giá tiền in bằng số.
Một bó tiền Polymer gồm 10 thếp tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành bó như đối với tiền giấy nhưng:
+ Dùng hai miếng bìa cứng ( dầy khoảng 0.5mm ) , kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền.
+ Ở mặt dán niêm phong : đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng , dán giấy niêm phong lên trên nút buộc bó tiền
+ Ở mặt trước bó bạc( mặt không dánniêm phong ) , đặt miếng bìa cứng có ô trống định vị ( khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằngsố) để nhìn rõ mệnh giá bó tiền.
+ Bằng dây sợi buộc 3 ngang 1 dọc như đối với tiền giấy, nhưng không đóng bó tiền quá chặt ( không dung máy, ép tiền quá chặt để đóng bó tiền).
c) Đóng gói tiền kim loại
Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá đóng thành một thỏi
Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi tiền kim loại, bó niêm phong bằng giấy niêm phong tiền giấy cùng mệnh giá.
Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền kim loại cùng mệnh giá. d) Đóng gói tiền thu vào để chi ra trong ngày
Một thếp tiền giấy, Polymer gồm 100 tờ tiền cùng mệnh giá đóng thành một thếp, dung dây chung buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền,
Một bó tiền giấy, Polymer gồm 10 thếp tiền cùng mệnh giá đóng thành một bó, dung dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ.
e) Niêm phong tiền
Giấy niêm phong bó tiền; là giấy mỏng, nền màu trắng, có kích thước phù hợp vời từng loại tiền, chữ in mực xanh lá cây, có chữ Techcombank hoặc lôgô Techcombank góc trên bên trái và đóng dấu đỏ của Techcombank góc trên bên phải.
Trên niêm phóng bó, bao, túi, thùng tiền ghi dầy đủ, rõ rang các yếu tố sau: + Tên Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam
+ Tên nơi nộp tiền + Loại tiền
+ Số lượng tờ, miếng, bó tiền + Số tiền
+ Ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong - Cách niêm phong:
+ Đối với bó tiền: Giấy niêm phong phải được dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút bó tiền
+ Đối với bao tiền: Dùng dây sợi không nối buộc thắt nút miệng bao, dán tờ niêm phong sát nút buộc miệng bao , khi dán phải tách riêng cho hai dầu day cách nhau. Đối với thùng tôn : Đóng chặt nắp thùng, cài chốt, bấm khoá và niêm phong giữa than thùng và nắp thùng.
- Người kiểm đếm, đóng bó phải ghi rõ họ tên , ký trên tờ giấy niêm phong và phải chịu trách nhiệm tài sản trong bó, bao, túi, thùng tiền đã niêm phong.
3.5 Giao nhận tiền mặt trong nội bộ quỹ
Việc giao nhận tiền mặt trong nội bộ quỹ giữa các Thủ quỹ của các dây giao dịch phụ, kiểm ngân kiểm đếm phân loại tiền, các Teller chỉ được thực hiện với dây giao dịch chính do trưởng quỹ trực tiếp quản lý trên cơ sở phiếu điều chuyển tiền mặt nội bộ ( giao nhận với Teller ) hoặc bảng kê các loại tiền giao nhận ( giao nhận với thủ quỹ , kiểm ngân ) và có đầy đủ chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm kiểm đếm giao nhận.
Trưởng quỹ phải mở sổ theo dõi việc giao nhận tiền với các Teller, dây giao dịch phụ, kiểm ngân theo mẫu biểu MB-TCTM/02.
3.6 Kiểm quỹ và xử lý thừa thiếu
Việc kiểm quỹ định kỳ, đột xuất thực hiện theo Quy trình giao dịch Teller một cửa tại Techcombank ban hành theo quyết định số 00782/2005/QĐ-TGĐ ngày 11/04/2005 của Tổng giám đốc Techcombank.
Việc xử lý thừa thiếu tiền mặt , tài sản, giấy tờ có giá thực hiện theo quy định tại điều 40 Quy định thực hiện giao nhận , bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của Techcombank ban hành theo Quyết định số 00233/QĐ-TGĐ ngày 14/03/2003.
-Phân loại tiền giả, tiền thật: *50.000 Polymer
+ Tiền giả: làm trên chất liệu cotton thông thường, chứ không phải polymer, do đó dễ xé rách mang số seri OM. Tại vị trí hai ô cửa sổ tiền giả khoét hai lỗ tương tự, dùng một dây polymer bong dán xuyên qua, mép dán bị chườm ra xung quanh và rất dễ phát hiện. Màu của tờ tiền giả sẫm hơn, trông thô sơ và không sắc nét.
+ Tiền thật: làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trong suốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và được xem là 2 yếu tố bảo an dẽ phân biệt nhất.
*100.000 polymer
+ Tiền giả: tương tự như tờ 50.000đ. Màu sắc tờ tiền nhìn tổng thể đậm hơn, trên tờ tiền giả không có yếu tố phát quang cụm số 100.000 khi soi dưới ánh
sáng đèn cực tím, dòng seri dọc ngsng không phát quang màu xanh lơ, yếu tố in nét nổi tiền giả vuốt nhẹ lên dòng chữ “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam “ , “
Ngân hàng nhà nước Việt Nam “, chân dung chủ tịch Hồ Chí Minh chữ số mệnh giá, hình quốc huy.
+ Tiền thật : làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trong suốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và rờ bằng tay không cộm được xem là 2 yếu tố bảo an dễ phân biệt nhất.
-Phân loại tiền giả, tiền thật: *50.000 Polymer
+ Tiền giả: làm trên chất liệu cotton thông thường, chứ không phải polymer, do đó dễ xé rách mang số seri OM. Tại vị trí hai ô cửa sổ tiền giả khoét hai lỗ tương tự, dùng một dây polymer bong dán xuyên qua, mép dán bị chườm ra xung quanh và rất dễ phát hiện. Màu của tờ tiền giả sẫm hơn, trông thô sơ và không sắc nét.
+ Tiền thật: làm bằng chất liệu Polymer nên xé không rách, có 2 ô cửa sổ trong suốt ( 1 to, 1 nhỏ ) và được xem là 2 yếu tố bảo an dẽ phân biệt nhất.