a) Nhận chứng từ
- Thủ quỹ nhận các chứgn từ chi của người nhận tiền như: Séc lĩnh tiền mặt , giấy lĩnh tiền mặt, phiếu chi, hoá đơn POS …. Do kế toán chuyển sang bằng đường dây nội bộ phải thực hiện kiểm soát đầy đủ các yếu tố sau:
+ Số chứng từ, ngày, tháng, năm, họ và tên, địa chỉ người lĩnh và số chứng minh nhân dân hoạc quân nhân, hộ chiếu còn thời hạn
+ Số tiền bằng số, bằn chữ trên chứng từ phải khớp đúng. + Chứng từ cóchữ ký và dấu( nếu có) của chủ tài khoản
+ Có chữ ký của cán bộ Techcombank có trách nhiệm cho lĩnh tiền mặt: kê toán viên, kiểm soát, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền.
- Teller nhận các chứng từ chi từ khách hàng , ngoài việc kiểm soát đầy đủ các yếu tô như Thủ quỹ còn phải thực hiện thêm việc kiểm soát các yếu tố khác của chứng từ và hạch toán như kế toán gồm:
+ Chứng từ phải được lập đúng mẫu, đầy đủ các liên và theo loại mực theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký và dấu ( nếu có ) của chủ tài khoản và kế toán trưởng ( nếu có ) đúng với mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng .
+ Kiểm tra số hiệu tài khoản, tên chủ tài khoản, số dư tài khoản, hạn mức thấu chi … của khách hàng, đảm bảo đúng và đủ số dư thanh toán
+ Thưc hiện hạch toán ghi Nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp. Chuyển chứng từ cho kiểm soát viên nếu số tiền chi vượt hạn mức của Teller hoặc thực hiện các bước tiếp theo nếu số tiền chi trong hạn mức của Teller. b) Kiểm tra khách hàng lĩnh tiền : Thủ quỹ hoặc Teller mời khách hàng có tên trên
giấy lĩnh tiền đến để kiểm tra khách hàng nhận tiền , yêu cầu khách hàng
- Xuất trình chứng minh thư nhân dân , quân nhân hoặc hộ chiếu đã ghi trên Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền mặt, Phiếu chi , hoá đơn POS …. Và kiểm tra đúng họ tên người lĩnh, số chứng minh nhân dân, quân nhân hoặc hộ chiếu.
- Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh
c)Lập bảng kê các loại tiền cần lĩnh: Thủ quỹ hoặc Teller căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và cơ cấu các loại tiền hiện có tại quỹ để lập bảng kê các loại tiền lĩnh, phân loại tiền chi trả. Tự kiểm soát tổng số tiền chi ra tên chứgn từ phải khớp đúng với tổng số tiền của các loại tiền trên bảng kê các laọi tiền lĩnh.
d) Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê các loại tiền lĩnh đã lập theo nguyên bó, thếp lẻ, tờ lẻ và kiểm đếm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi tiền.
e) Ghi sổ quỹ
Thủ uỹ hoặc Teller thực hiện ghi sổ quỹ hoặc nhập máy theo mẫu QT- TCTMNT/01 theo đúng số tiền đã chi trên chứng từ, họ tên người lĩnh tiền và nội dung chi
f) Chi tiền
- Thủ quỹ hoặc Teller chi tiền cho khách hàng , yêu cầu và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền trước khi ra khỏi quầy.
- Chi ngoại tệ phải thực hiện chi đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và không thực hiện chi theo bó, thếp mà phải đếm tờ ngay.
- Khách hàng phải viết họ tên và ký trên chứng từ chi tiền và bảng kê các loại tiền lĩnh trước sự chứng kiến của Thủ quỹ hoặc Teller .
g) Ký tên và đóng dấu : “ĐÃ CHI TIỀN” lên chứng từ chi , bảng kê các loại tiền lĩnh
h) Luân chuyển và lưu chứng từ: Thủ quỹ hoặc Teller chuyển chứng từ chi cho kế toán và lưu bảng kê các loại tiền lĩnh theo quy định( 01 tháng ).