Yêu cầu tất cả các giao dịch viên tại quầy tuân thủ các quy định bảo quản an toàn tài sản sau đây:
- Tủ đựng tiền phải có khoá đầy đủ, nếu hư hỏng phải dược báo với người phụ trách trực tiếp để sửa chữa, thay thế kịp thời.
- Giao dịch viên khi rời khỏi quầy giao dịch phải thực hiện khoá các tủ đựng tiền của mình
- Cuối giờ, giao dịch viên ( giữa ngày làm việc ) phải thực hiện giao nộp tiền chẵn bó về bộ phận quỹ để chuyển nộp vào kho an toàn. Số tiền không chẵn bó được phép để tủ đựng tiền của mình. Tối đa không quá 10 triệu đồng.
- Giờ nghỉ trưa, yêu cầu các giao dịch viên khoá tủ và dán dấu niêm phong trên mặt của ổ khoá, nếu phát hiện mất dấu thì báo cho người phụ trách trực tiếp cùng kiểm lại tiền trong tủ đối chiếu với “ cash- box “ trên máy để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với nhân viên không có nhiệm vụ tại quầy giao dịch, đề nghị không vãng lai rại quầy.
3.11.2 Thu hồi và đổi tiền giấy không đủ tiêu chuẩn lưu thông: gồm tiền cotton và polymer
* Tiền giấy cotton
- Được thu đổi và không thu phí: tờ tiền thay đổi màu sắc, mờ nhạt, bẩn, nhàu nát, củ rách.
- Được thu đổi và thu phí:
+ Tờ tiền bị cháy, thủng, rách mất một phần thì diện tích còn lại bằng hoặc lớn hơn 60% diện tích tờ tiền cùng loại.
+ Hai mảnh tở tiền có cùng mệnh giá cùng loại nhưgn khác số seri được can dán lại phải có diện tích lớn hơn 90% diện tích tờ tiền cùng loại.
+ Tờ tiền bị cháy, mục hoặc bị hoá chất xà phòng, axit, xăng, dầu.
Mức phí thu đổi bằng 40% tổng tiền nhận thu đổi, với số tiền nhỏ hơn 500.000đ, nhưng mức tối thiểu cho mỗi lần đổi là 2000đ.
Mức phí thu đổi bằng 3% tổng tiền nhận đổi, với số tiền lớn hơn 500.000đ - Không đủ điều kiện thu đổi:
+ Viết, vẽ ( thêm râu, kính ) vào chân dung chủ tịch Hồ Chí Minh là hành động cố ý
+ Tờ tiền nhiều mảnh khác số seri. *Tiền polymer và kim loại
+ Tiền biến dạng, hư hỏng do quá trình bảo quản.
+ Tiền Polymer mất một phần, cháy hoặc biến dạng do tiếp xúc với nguồn nhiệt cao; giấy in, màu sắc, đặc điểm kỹ thuật bảo an của đồng tiền bị biến dạng do tác động của hoá chất ( như chất tẩy rửa,axít, chất ăn mòn…): viết, vẽ trên đồng tiền, đồngb tiền bị mục hoặc bị biến dạng bởi các lý do khác.
3.12 Rủi ro trong quá trình thu- chi tiền mặt
Tiền mặt là tài sản rất “ nhạy cảm “năng nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thườgn rất cao. Các thủ thuật gian lận rất đa dạng và thường được che giấu tinh vi để hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm toán không ngăn chặn hay phát hiện được. Qúa trình thu chi tiền mặt tại ngân hàng có liên quan trực tiếp đến tiền mặt. Vì thế, nó chứa đựng rất nhiều rủi ro, trong đó phải kể đến những rủi ro sau đây:
- Hiện tượng thừa, thiếu trong quá trình thu chi tiền mặt do gian lận, biển thủ. - Sự không khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ gốc và các
giao dịch đã được ghi chép vào sổ kế toán.
- Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, không chính xác.
- Các nghiệp vụ giao dịch không được ghi nhận không đúng thời điểm, không có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính toán không đúng.
- Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền, tiền giả…
Chính vì vậy , việc htiết lập một hệ htống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, với các thủ tục kiểm soát hợp lý là rất cần thiết để duy trì hoạt động thu chi tiền mặt, và giảm rủi ro tới mức tối thiểu.
Phân công, phân nhiệm: các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một người nên đảm nhiệm nhiều công việc liên quan:
Hoạt động Cấp phép Quản lý tài sản Hạch toán Thủ tục -Đóng mở tài khoản ký gửi của khách hàng X -Thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền gửi
X
-Phê duyệt việc gửi và rút các khoản tiền ( bao gồm xem xét những yêu cầu cần báo cáo đối với những khoản giao dịch lớn về tiền ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Hạch toán chi tiết các giao dịch
x -Xử lý những giao dịch
chưa được thực hiện , bị trả lại, hoặc những khoản bất thường
X
-Kiểm tra những báo cáo về những khoản bất thường để cập nhật thông tin vào hồ sơ và vào thông tin giao dịch
x
-Phê duyệt việc truy cập các chương trình và xem hồ sơ dữ liệu về tiền gửi khách hang
X
-Kiểm soát việc thay đổi tên, điều chỉnh và những thay đổi khác trên hồ sơ chủ
x
gửi các bảng kê tài khoản
-Giải quyết thắc mắt và khiếu nại của khách hang
x
-Đối chiếu sổ chiiết tiền gửi và lãi giao dịch với số liệu trên sổ cái
x
-Kiểm soát việc truy cập vào những tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài và những tài khoản không địa chỉ
X
Uỷ quyền: các giao dịch được thực hiện phải tuân theo sự ủy quyền chung và riêng của cấp quản lý cho từng trường hợp cụ thể.
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Phê duyệt đóng, mở tài khoản và lập
chứng từ chi tiết các điều khoản, trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía khách hang
Đại diện bộ phận dịch vụ khách hàng tại mỗi chi nhánh chịu trách nhiệm đối việc mở tài khoản và lập các chứng từ dựa trên quy trình mở tài khoản được ban giám đốc phê duyệt và triển khai
Phê duyệt các giao dịch trong phạm vi hướng dẫn cụ thể như là điều chỉnh tài khoản, lãi phạt, và khoản phí phụ
Các giám đốc và nhân viên kế toán thuộc mỗi chi nhánh sẽ phê duyệt việc ngưng tính lãi phạt, phí dịch vụ
Phê duyệt những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Bên quản lý có thể kiểm tra tất cả các hồ sơ lưu trữ thông qua một hệ thống Giám sát đối với những tài khoản
ngưng hoạt động trong thời gian dài
Việc gửi và rút tiền từ tài khoản ngưng hoạt động trong thời gian dài cần phê duyệt bời trưởng bộ phận. Những khoản này sẽ cần được xem xét bởi cán bộ điều hành trước khi hạch toán
và những tài khoản không kỳ hạn hạn và những tài khoản không kỳ hạn đồi hỏi phải có sự phê duyệt của phó chủ tịch điều hành
Sử dụng tài sản: sử dụng tài sản và thông tin được thực hiện trong phạm vi cho phép và được ủy quyền của cán bộ cấp trên
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Chỉ có cán bộ thu ngân được ủy quyền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mới được phép vào quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân
Tiền quỹ được khóa kín trong các tủ bảo hiểm trong hầm an toàn vào buổi tối. Trong giờ hành chính, nhân viên thu ngân phải khóa tủ. Khi rời quầy, bộ chìa khóa dự phòng được đặt dưới kiểm soát kép
Chỉ một số cá nhân được ủy quyền mới đầy đủ chứng từ được phê duyệt mới được phép ra vào quỹ tiền mặt để bổ sung quỹ tiền mặt tại quầy thu ngân
Tại quỹ ngân hàng được giữ trong hầm an toàn chính là được khóa tổng. Chỉ thủ quỹ chính chịu trách nhiệm về tiền trong kho mới được phép mở
Nhằm ngăn chặn việc sử dụng không đúng mục đích các tài khoản tiền gửi, các cá nhân nhận tiền phải là người không đảm nhiệm công việc đối chiếu tổng tiền thu và sổ chi tiết
Việc đối chiếu sổ sách và quỹ thực tế do phòng kế toán thực hiện
Việc truy cập vào các hồ sơ thu chi tiền chỉ giới hạn cho những cá nhân được ủy quyền ghi nhận các nhiệm vụ đó căn cứ trên chứng từ phê duyệt
Hệ thống thu ngân được giới hạn cho những thu ngân và ban giám đốc ( BGĐ )
BGĐ phê duyệt hoặc giới hạn quyền truy cập vào các chứng từ và hồ sơ tiền gửi, kiểm soát và phê chuẩn những thay đổi trong các chu trình gửi tiền
Các mức độ bảo mật khác nhau được đưa ra theo cấp bậc và yêu cầu công việc được phân công
Các tài khoản không giao dịch được xác định và kiểm soát riêng theo định kỳ. Chỉ có cá nhân được ủy quyền có thể phê duyệt giao dịch trên tài khoản này
Các tài khoản không hoạt động được tách riêng và liệt kê trên báo cáo tài khoản không hoạt động hàng tháng. Giao dịch trên các tài khoản này được phê duyệt bởi cán bộ trong phòng giao
dịch
Đối chiếu tài sản: các giá trị tài sản ghi trên sổ được so sánh với tài sản thực tế theo định kỳ. Tất cả các chênh lệch phát sinh sẽ được xử lý.
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Tiền tại quầy thu ngân được cân đối
hằng ngày bằng cách đối chiếu với bảng tổng hợp các nghiệp vụ thu chi tiền mặt
Quỹ tại quầy thu ngân được cân đối hằng ngày bởi bộ phận kế toán
Quỹ tiền mặt trung tâm được cân đối hằng ngày với sổ chi tiết
Quỹ tiền mặt trung tâm được cân đối hằng ngày bởi bộ phận kế toán
Các tài khoản được ngân hàng kiểm soát, được đối chiếu và kiểm tra định kỳ bởi những cán bộ độc lập với chức năng bảo quản tiền gửi
Các tài khoản này được xác định và cân đối hằng ngày. Tất cả các hồ sơ được kiểm tra hằng năm theo luật định
Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi được đối chiếu định kỳ với sổ cái và các điểm chênh lệch sẽ được kiểm tra và xử lý một cách độc lập
Các Giấy nộp tiền được cân đối hằng ngày với sổ cái bởi phòng giao dịch
Tất cả các tài khoản ngân hàng được đối chiếu định kỳ với sổ cái bởi cán bộ độc lập với chức năng thu chi tiền mặt
Các Giấy nộp tiền được cân đối hằng ngày bởi cán bộ ngân hàng không có chức năng thu chi tiền mặt
Các bảng kê định kỳ được gửi đến cho những người gửi tiền để xác nhận số dư tiền gửi, lãi suất, kỳ đáo hạn. Việc gửi bảng kê, việc kiểm tra các tài khoản không gửi bảng kê hoặc bảng kê bị trả lại do không gửi được và giải quyết những thắc mắt của khách hàng sẽ được thực hiện bởi một nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền
Các bảng kê được gửi hàng tháng, các bảng kê tài khoản tiền gửi tiết kiệm hàng quý bởi các nhân viên độc lập với việc nhận tiền gửi và cho rút tiền. Tổng đài sẽ giải quyết các thắc mắt của khách hàng và họ không có khả năng nhận tiền gửi hoặc cho rút tiền. Các thư được trả lại sẽ được xử lý bởi phòng giao dịch
Hạch toán : các nghiệp vụ được hạch toán để lập báo cáo tài chính theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận là cho việc duy trì, đối chiêu, giải trình tài sản.
Mục tiêu/ Sai sót có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát ngăn chặn và phát hiện sai sót
Tất cả các nghiệp vụ được ghi nhận Các nghiệp vụ gửi và rút tiền, phí dịch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phần mềm chuyên dùng của ngân hàng có nhiều công cụ kiểm soát để ngăn
vụ và các khoản phí khác có liên quan đến các tài khoản gửi tiền, hoặc những tahy đổi đối với hồ sơ chính có liên quan đến các tài khoản tiền gửi có thể không được ghi nhận
chặn những vấn đề liên quan đến việc hạch toán đúng các nghiệp vụ phát sinh. Chỉ một số nhân viên quản trị chuyên biệt mới được phép truy cập, sửa đồi các đặt tính này.
Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận là có thật + Các nghiệp vụ thu chi có thể là ảo. + Phí dịch vụ hoặc các khoản phí khác có liên quan các tài khoản tiền gửi được ghi nhận nhưng có thể không phát sinh
+ Sự gia tăng số lượng nghiệp vụ không được kết số có thể là một biểu hiện của vấn đề này. Nhân viên bảo vệ và giám đốc chi nhánh thanh tra hằng ngày những báo cáo khả nghi để phát hiện các khoản tiền gửi ảo
+ Mức thu nhập sẽ giảm xuống và báo cáo tài sản và nợ phải trả phải được kiểm tra để phát hiện các yếu tố không đồng nhất
Được định giá đúng
Số tiền gửi hoặc rút và các khoản phí dịch vụ gửi hoặc các khoản phí khác có liên quan đến tài sản tiền gửi ghi trên sổ là không đúng.
Các bảng kê được gửi cho khách hàng để kiểm tra tính chính xác của tài khoản. Tổng các giấy nộp tiền sẽ không khớp với sổ cái nếu các khoản phí không được hạch toán đúng.
Ghi nhận đúng thời điểm
+ Các giao dịch gửi rút tiền ghi nhận không đúng thời kỳ
+ Phí dịch vụ và các loại phí liên quan đến tiền gửi ghi nhận không đúng thời điểm
Tình trạng không cân đối tiền quỹ sẽ xuất hiện nếu giao dịch liên quan đến tiền
Các đặc tính về phần mềm giúp hạch toán tự động các chi phí. Các mức bảo mật truy cập được thiết lập để hạn chế khả năng sửa chữa thông tin. Việc thay đổi cấp tài khoản có thể dẫn đền việc phải sửa chữa và phí dịch vụ phát sinh ngoài dự tính.
Phân loại hợp lý
Các giao dịch gửi, rút tiền, phí dịch vụ hoặc các loại phí liên quang đến tiền gửi khác không được vào đúng hồ sơ
Toàn bộ phần hành được hợp nhất trực tiếp lên nhật ký chung và ra báo cáo các thông báo về tình trạng không cân đối.
lưu trữ hay hồ sơ chi tiết giao dịch Cộng đúng
Các giao dịch gửi/ rút tiền phí dịch vụ và các loại phí liên quang đến tiền gửi khác không được kết chuyển lên nhật ký chung một cách chính xác.
Các đặc tính của phần mềm được thiết lập đối hầu hết các giao dịch nhằm kết chuyển tự động thông qua các giao diện. Nếu các đặc tính hợp nhất được thiết kế chính xác, tất cả các bút toán đều được kết chuyển chính xác.
Xem xét thêm các kiểm soát bằng hệ thống vi tính: các thủ tục kiểm soát của quản lý ngân hàng nhằm bảo đảm tính hiệu quả của các kiểm soát thực hiện bởi máy tính và phần mềm máy tính.
Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát được thực hiện Để đảm bảo tính phân quyền , chạy thử
và phê duyệt những thay đổi trong chương trình vi tính
Chương trình thay đổi được thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm
Đảm bảo việc phân quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu và nghiệp vụ
Chỉ các nghiệp vụ được ủy quyền , được phê duyệt nghiệp vụ nhập vào cơ sở dữ liệu
Các thủ tục khác được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả liên tục của các thủ tục kiểm soát hoặc tính chính xác của các số liệu sử dụng trong các thủ tục kiểm soát
Các thay đổi dối với các tài khoản ứng dụng hoặc các đặt tính của phần mềm bảo trì bởi bên thứ ba cần được phê duyệt bằng văn bản từ lãnh đạo ngân hàng .
3.14.Quy trình kiểm soát chứng từ tại phòng giao dịch
3.14.1Mục đích của việc kiểm soát chứng từ tại phòng giao dịch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kế toán phát sinh , đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng(NH)và khách hàng.
-Đảm bảo sự phù hợp với những quy định của nhà nước, củ ngân hàng Kỹ Thương Việt Nam.
-Cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận. -Đảm bảo an toàn số liệu .
-Đánh giá được khả năng, năng lực công việc của từng nhân viên thực hiện các