a) Nhận chứng từ : Thủ quỹ hoặc Teller nhận giấy nộp tiền , phiếu thu … của khách hàng phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm các nội dung sau:
- Ngày,tháng, năm
- Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ phải khớp đúng
- Địa chỉ , tên khách hang/ , chữ ký của người nộp tiền phải đầy đủ , rõ ràng. Nhận chứng từ
Kiểm tra khách hàng lĩnh tiền Lập bảng kê các loại tiền lĩnhKý tên, đóng dấuChuẩn bị tiềnGhi sổ quỹChi tiền
Luân chuyển và lưu chứng từ
- Thủ quỹ kiểm tra chữ ký của kế toán ngân hàng . Teller kiểm tra phải kiểm tra số hiệu tải khoản , tên chủ tài khoản , nội dung nộp, Ngân hàng người hưởng….
- Nếu có gì nghi vấn phải kiểm tra , đối chiếu lại vơi kế toán và thông báo với khách hàng.
b) Nhận tiền: Căn cứ vào giấy nộp tiền họăc phiếu thu của khách hàng, Thủ quỹ hoặc Teller nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc , gồm đủ các loại tiền được sắp xếp theo từng loại mệnh giá, theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ và tiến hành lập bảng kê các loại tiền nộp hoặc do khách hàng tự lập bảng kê các loại tiền nộp .Bảng kê các loại tiền nộp phải có đầy đủ chữ ký của người nhận và người nộp tiền và kê tiền theo từng lọại mệnh giá.
Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt theo túi niêm phong , được ghi Có ngay trong ngày chỉ áp dụng trong trường hợp:
- Khách hàng là các công ty có mở tài khoản tiền gửi tại Techcombank - Thường xuyên giao dịch nộp tiền vào Techcombank
- Nộp tiền vào cuối gìơ giao dịch
- Có “ Giấy đề nghị thu tiền theo túi niêm phong” và “Giấy giao nhận tiền mặt theo hình thức túi niêm phong “ của khách hàng theo mẫu biểu số MB- TCTTM/04 và mẫu biểu số MB-TCTM/05 .
c) Kiểm đếm
- Kiểm đếm theo tờ đối với tiền giấy, theo từng đơn vị đới với tiền kim loại. Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê các loại tiền nộp, theo phương thức đếm bó chẵn, thếp chắn trước, rồi đếm tờ lẻ sau. Không để lẫn lộn tiền đã đếm với tiền chưa đếm.
- Khi cắt dây từng bó tiền ra đếm tờ , phải giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ của khách hàng nộp để làm căn cứ khi phát hiện thừa thiếu.
- Khi kiểm đếm tiền theo tờ phải có sự chứng kiến của khách hàng , nếu phát sinh thừa thì phải trả lại khách hàng ,nếu thiếu khách hang phải bù tiền cho đủ, nếu không đủ thì khách hàng phải viết lại giấy nôp tiền theo số tiền thực tế Techcombank đã nhận .
- Khi kiểm đếm phải chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thông báo mất, tiền hết hạn lưu hành, tiền lẫn loại, tiền mẫu , tiền bị phá hoại. Nếu phát hiện tiền giả, tiền nghi
giả phải lập biên bản thu giữ ghi đầy đủ các yếu tố loại tiền, số bản in, năm phát hành , họ và tên, địa chỉ người có tiền giả và có đầy đủ chữ ký của
các bên liên quan. Biên bản lập thành 03 liên: 01 liên khách hàng giữ, 01 liên chuyển sang kế toán để hạch toán ngoại bảng, 01 liên lưu tại quỹ.
- Khi thu nhận ngoại tệ chỉ thu những loại ngoại tệ Ngân hàng quy định mua vào, phải thu đứng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và không thực hiện thu theo bó, thềp mà phải đếm tờ ngay.
- Trường hợp thu tiền theo túi niêm phong , thủ quỹ phải thực hiện:
+ Tiền lẻ không chẵn bó phải kiểm đếm ngay. Các loại tiền chẵn bó đủ 10 thếp thực hiện kiểm đếm bó và đếm đủ tổng số bó tiền.
+ Chứng kiến khách hàng xếp tiền chẵn vào túi, thùng, buộc chặt miệng túi hoặc đậy nắp khoá thùng , niêm phong miệng túi, thùng chặc chẽ. Niêm phong ghi rõ họ tên , địa chỉ khách hàng , loại tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, thùng và ngày, tháng, năm niêm phong và ký tên.
+ Hai bên cùng xác nhận : Số tiền đã kiểm đếm tờ , số tiền chưa kiểm đếm tờ nhưng đã kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi, thùng niêm phong.
+ Túi niêm phong đã thu được bảo quản trong kho tiền theo chế độ hiện hành. Trưởng quỹ phải mở “ Sổ theo dõi giao nhận tiền mặt thu theo túi niêm phong” giữa khách hàng và Techcombank theo mãu biểu số MB-TCTM/06
d) Kiểm lại tiền
Thủ quỹ hoặc Teller sau khi đếm xong, kiểm lại toàn bộ số tiền đã khớp đúng với Giấy nộp tiền hoặc Phiếu thu và bảng kê các loại tiền nộp theo từng loại và tổng số đảm bảo đạ nhận đủ.
e) Cất tiền
Thủ quỹ hoặc Teller cất toàn bộ số tiền đã đếm và đóng gói xong vào thùng tôn, két sắt riêng của mình.
f) Ghi sổ quỹ
Thủ quỹ hoặc Teller thực hiện ghi sổ quỹ hoặc nhập máy theo mẫu QT- TCTMNT/01 theo đúng số tiền đã nhận, họ tên người nộp tiền và nội dung nộp. g) Ký tên và đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” lên chứng từ thu và bảng kê các loại tiền nộp.
h) Luân chuyển và lưu chứng từ : Thủ quỹ hoặc Teller giao 2 liên chứng từ thu tiền cho khách hang và lưu bảng kê các loại tiền nộp theo quy định (06 tháng)
- Thủ quỹ chuyển liên 1 chứng từ thu tiền cho kế toán để hạch toán. - Teller trực tiếp hạch toán sau đó chuyển chứng từ liên 1 cho kiểm soát.
i) Kiểm đếm tiền trong túi niêm phong : Ngày làm việc tiếp theo, Thủ quỹ phải thực hiện kiểm đếm số tờ tiền đã thu theo túi miêm phong của ngày hôm trước.
- Nếu khách hàng chứng kiến kiểm đếm : khách hàng phải tự kiểm tra niêm phong trước khi cắt niêm phong.
- Nếu khách hàng uỷ nhiệm băng văn bản cho Techcombank kiểm đếm không cần có sự chứng kiến của khách hàng thì thủ quỹ Techcombank sẽ tự kiểm đếm. Trườgn hợp thừa tiền Techcombank sẽ thông báo trả lại khách hàng tiền thừa . Trường hợp thiếu tiền Techcombank thực hiện ghi nợ cho khách hang nộp ngay số
tiền còn thiếu cho Techcombank nếu tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư ( nếu để quá 02 ngày khách hàng phải chịu phạt lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền thiếu)