2 Ban quản lý dự án khu đô thị Mỹ Đình Máy điều hòa Funiki 18.000 BTU ( chiều) 63 178,000,
2.4.3 Kế toỏn chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp
• Kế toỏn chi phớ bỏn hàng
Chi phớ bỏn hàng ở Cụng Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phỏt bao gồm những khoản chủ yếu sau:
- Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng: Tiền lương trả cho nhõn viờn bỏn hàng, cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn bỏn hàng như: BHYT, BHXH, KPCĐ…
- Chi phớ cho việc quảng cỏo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm
- Chi phớ cho cỏn bộ đi cụng tỏc phục vụ bỏn hàng
- Chi phớ hàng húa xuất dựng cho bỏn hàng
- Chi phớ dụng cụ, đồ dựng như: giấy viết, bỳt bi, giấy than…
- Cỏc khoản chi phớ bỏn hàng khỏc.
Cỏc chứng từ sử dụng
- Hoỏ đơn GTGT của người bỏn
- Phiếu chi
- Giấy bỏo Nợ
- Phiếu xuất kho
- Bảng thanh toỏn lương và cỏc khoản trớch theo lương
Tài khoản kế toỏn sử dụng
Để tập hợp và phản ỏnh khoản chi phớ này, kế toỏn sử dụng TK 641 “Chi phớ bỏn hàng”. Tài khoản này được mở chi tiết thành cỏc TK cấp 2, cấp 3. Cụ thể:
- TK 6411 “Chi phớ nhõn viờn”
- TK 6412 “Chi phớ vật liệu, bao bỡ”
- TK 6413 “Chi phớ dụng cụ, đồ dựng”
- TK 6414 “Chi phớ khấu hao TSCĐ”
- TK 6415 “Chi phớ bảo hành”
- TK 6417 “Chi phớ dịch vụ mua ngoài”
- TK 6418 “Chi phớ bằng tiền khỏc”.
Việc hạch toỏn cỏc khoản chi phớ vào cỏc khoản trờn được thực hiện như sau:
- Đối với cỏc khoản chi phớ nhõn viờn bỏn hàng: Cuối thỏng, căn cứ vào bảng thanh toỏn lương do kế toỏn tiền lương cung cấp, kế toỏn tổng hợp tiến hành nhập liệu vào phần mềm để phản ỏnh tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của bộ phận bỏn hàng theo định khoản:
Nợ TK 641
Cú TK 334
Cú TK 3382
Cú TK 3383
Cú TK 3384
Sau khi lưu phần nhập liệu trờn, mỏy sẽ tự động xử lý và phản ỏnh số liệu vào sổ cỏc tài khoản liờn quan.
- Đối với khoản chi phớ khấu hao TSCĐ dựng cho bộ phận bỏn hàng: - Đối với TSCĐ đó được theo dừi trờn phõn hệ riờng “ tài sản CĐ”. Kế toỏn chỉ cần khai bỏo tài sản cố định một lần duy nhất khi bắt đầu đưa vào kế toỏn TSCĐ, mỏy sẽ tự động tớnh khấu hao, định khoản
Nợ TK 6414
Cú TK 2141
- Đối với khoản chi phớ dịch vụ mua ngoài và chi phớ bằng tiền khỏc: Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ liờn quan đến việc vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phớ thuờ bến bói, chi hoa hồng mụi giới, chi phớ quảng cỏo, giới thiệu sản phẩm ... nếu thanh toỏn tiền ngay, kế toỏn lập phiếu chi và căn cứ vào phiếu chi tiến hành nhập liệu cho phiếu chi tiền mặt theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418) Nợ TK 1331
Cú TK 1111
Nếu thanh toỏn chậm, căn cứ vào hoỏ đơn của người bỏn, kế toỏn nhập liệu cho phiếu kế toỏn theo định khoản sau:
Nợ TK 1331 Cú TK 331
Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ liờn quan đến bỏn hàng, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy. Mỏy sẽ tự động vào cỏc sổ cỏi liờn quan.
• Kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp
Chi phớ quản lý doanh nghiệp ở Cụng Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phỏt gồm những khoản sau:
- Chi phớ về tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương (KPCĐ, BHXH, BHYT) cho nhõn viờn quản lý.
- Chi phớ về vật liệu quản lý như: Chi phớ về xăng dầu cho xe đưa cỏn bộ đi cụng tỏc…
- Chi phớ đồ dựng văn phũng như: Giấy A4, giấy than, bỳt bi, kẹp giấy…
- Chi phớ khấu hao văn phũng làm việc, mỏy vi tớnh…
- Chi phớ về tiền điện, nước, điện thoại phục vụ chung toàn Nhà mỏy, tiền tiếp khỏch…
- Và cỏc khoản chi phớ quản lý doanh nghiệp khỏc.
Chứng từ sử dụng
- Hoỏ đơn GTGT của người bỏn
- Phiếu chi
- Giấy bỏo Nợ
- Phiếu xuất kho
- Bảng thanh toỏn lương và cỏc khoản trớch theo lương
- Cỏc chứng từ liờn quan khỏc.
Tài khoản kế toỏn sử dụng
Để tập hợp và phản ỏnh khoản chi phớ này, kế toỏn sử dụng TK 642 “Chi phớ quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này được mở chi tiết thành cỏc TK cấp 2, cấp 3. Cụ thể:
- TK 6421 “Chi phớ nhõn viờn”
- TK 6422 “Chi phớ vật liệu quản lý”
- TK 6423 “Chi phớ đồ dựng văn phũng”
- TK 6424 “Chi phớ khấu hao TSCĐ”
- TK 6425 “Thuế, phớ và lệ phớ”
- TK 6426 “Chi phớ dự phũng”
- TK 6427 “Chi phớ dịch vụ mua ngoài”
Trỡnh tự hạch toỏn
Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ liờn quan đến bỏn hàng, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy. Mỏy sẽ tự động vào cỏc sổ cỏi liờn quan.
Vớ dụ: Phiếu chi tiền mặt ngày 02/01/2013, chi phớ mua ngoài văn phũng phẩm (giấy in, mực in, bỳt, kẹp gim…) tổng số tiền là 2.630.000đ. Trong đú dựng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 680.000đ, dựng cho phũng kinh doanh (bộ phận bỏn hàng) là 1.950.000đ.
- Chọn “Phiếu chi” tại phõn hệ “Quỹ”
- “Loại đối tượng” chọn “Nhõn viờn”
- Nhập cỏc thụng tin tương ứng ở mục “thụng tin chung” . Trường hợp này, kế toỏn Cụng ty chỉ ghi phần “lý do chi” là “mua ngoài văn phũng phẩm”, kốm t42heo húa đơn bỏn lẻ.
- “Loại tiền” VNĐ, “số tiển” 2,630,000đ, “NV nhận tiền” Hồng Thỏi
- Phần “Diễn giải” kế toỏn ghi “VPP bộ phận quản lý”, TK Nợ là TK 6423 “Chi phớ đồ dựng văn phũng”, Số tiền là 680.000
- Nhấn vào dũng “Bấm vào đõy để thờm mới” để nhập liệu cho chi phớ mua ngoài bộ phận bỏn hàng, với số tiền là 1.950.000đ, TK Nợ là TK 6413 “Chi phớ dụng cụ, đồ dựng”.
- Nhấn “Cất” để lưu.
Để xem bỏo cỏo, kế toỏn vào Bỏo cỏo/Sổ kế toỏn/Sổ cỏi tài khoản. Sau đú, kế toỏn chọn kỳ bỏo cỏo, chọn TK 641, hoặc TK641 để xem Sổ Cỏi TK641,642 từ ngày 01/01-31/01/2013
CễNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HỢP PHÁT SỔ CÁI TÀI KHOẢN : TK 641 Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 SỐ DƯ ĐẦU KỲ PHÁT SINH TRONG KỲ 232,189,000 232,189,000 SỐ DƯ CUỐI KỲ 01/01/20 13 PC 02/ 01 00082 9
Thanh toỏn tiền mua hồ sơ dự thầu gúi 012/HTED 1111 1,000,000
01/01/20 13 PC 013 /01 00083 0
Thanh toỏn tiền bốc dỡ hàng Việt Kim 1111 2,400,000
01/01/20 13 PC 17/ 01 00083 1
Thanh toỏn tiền phụ cấp cụng tỏc Huỳnh Văn Thụng
1111 820,000
01/01/20 13 PC 24/ 01 00083 2
Thanh toỏn tiền sửa chữa mỏy photo phũng kinh doanh 1111 1,200,000 … … … … 16/01/20 13 PC 39/ 01 00089 7
Thanh toỏn tiền xăng dầu xe tải vận chuyển của Cụng ty 1111 2,000,000 … … … … 31/01/20 13 Kết chuyển sang TK911 911 232,189,000
CễNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HỢP PHÁT