Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử
Lập tờ khai hải quan trên phần mềm. DN có thể sự dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buộc doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép (nếu có),…vv.
Thực hiện gửi khai báo điện tử. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử
Chờ 1 thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, doanh nghiệp tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.
- Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh doanh nghiệp gừi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới;
- Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào cơ quan Hải Quan yêu cầu doanh nghiệp scan kèm theo thì doanh nghiệp mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb).
- Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai.
Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai
Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : xanh, vàng, đỏ:
- Nếu tờ khai được phân luồng xanh: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa . Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thông quan hàng hóa.
o Luồng vàng điện tử: thì hình thức giống như luồng xanh;
o Luồng vàng giấy : thì doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dầu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không.
- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký- tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.
Bước 5: Nhận hàng
Sau khi nhận lại tờ khai đã được cán bộ hải quan xử lý, DN cầm 1 bản và làm các thủ tục nhận hàng như bình thường.
BẢNG 2.3: BẢNG SO SÁNH GIỮA HẢI QUAN TRUYỀN THỐNG VÀ HẢI ĐIỆN TỬ
Sự khác nhau giữa HQ truyền thống và HQĐT
HQ truyền thống HQĐT
Thông tin khai báo
Yêu cầu khai báo trên các mẫu văn bản cố định
Yêu cầu khai báo dạng mã hóa vào hệ thống máy tính
Hồ sơ HQ Tập hợp các loại chứng từ
Tệp dữ liệu ĐT gồm các chỉ tiêu thông tin khai báo và chứng từ hỗ trợ được ĐT hóa. Pháp luật chấp nhận hồ sơ HQĐT có giá trị như hồ sơ thông thường nếu đáp ứng các điều kiện nhất định
Phương thức tiếp nhận khai báo
Người khai HQ trực tiếp đến trụ sở HQ để nộp hồ sơ
Người khai có thể gửi các chỉ tiêu thông tin qua mạng đến hệ thống thông tin ĐT của cơ quan HQ
Cách thức xử lý thông tin
Trực tiếp xử lý từng chứng từ kèm theo tờ khai HQ, so sánh, đối chiếu, kiểm tra tính chính xác, thống nhất của nội dung khai báo
Hệ thống thủ tục HQĐT trực tiếp kiểm tra, đối chiếu một cách tự động hoặc bán tự động đối với các chỉ tiêu thông tin
Cách thức phản hồi thông tin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Yêu cầu sự hiện diện của cả người khai HQ và công chức HQ.
Công chức HQ thông báo cho người khai HQ về kết quả xử lý và hướng dẫn thực hiện các bước đi tiếp theo của quy trình thủ tục HQ
Xử lý thông tin ĐT, phản hồi trực tiếp vào hệ thống CNTT của người khai HQ các thông điệp ĐT