PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG MỞ RỘNG THỊ TRƯỜNG XUẤT KHẨU CÀ PHấ CỦA CễNG TY TNHH TM&D
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban
Bộ mỏy của Cụng ty bao gồm những phũng ban và bộ phận như sau:
• Ban giỏm đốc
Đứng đầu là giỏm đốc Cụng ty, chịu trỏch nhiệm toàn bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty trước phỏp luật. Giỏm đốc là người lập kế hoạch chớnh sỏch kinh doanh, đồng thời cũng là người trực tiếp điều hành
mọi hoạt động của Cụng ty. Giỏm đốc là người luụn đứng đầu trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh.
Bờn cạnh đú, giỏm đốc được hỗ trợ đắc lực bởi một phú giỏm đốc. Phú giỏm đốc là người đúng vai trũ tham mưu cho giỏm đốc trong cỏc cụng tỏc hàng ngày, đồng thời cú trỏch nhiệm thay mặt giỏm đốc lỳc cần thiết.
•Cỏc bộ phận kinh doanh:
Gồm cỏc phũng nghiệp vụ chức năng.
+ Phũng nghiệp vụ 1: Kinh doanh hàng cà phờ Robusta. + Phũng nghiệp vụ 2: Kinh doanh hàng cà phờ Arabica. + Phũng nghiệp vụ 3: Kinh doanh hàng nhập khẩu. + Phũng nghiệp vụ 4: Kinh doanh tổng hợp.
* Chức năng:
- Tổ chức tốt khõu KD-XNK, phương tiện vận tải kho bói theo giấy phộp kinh doanh của cụng ty phự hợp quy chế hiện hành của nhà nước.
- Tổ chức tiờu thụ hàng hoỏ nhập khẩu trong nước.
- Tổ chức tham gia cỏc hội chợ triển lóm quốc tế và trong nước.
- Quản lý phũng mẫu, trực tiếp chỉ đạo tổ mẫu thực hiện và triển khai mẫu mó, đỏp ứng kịp thời với khỏch hàng.
* Nhiệm vụ:
- Triển khai cụng tỏc xỳc tiến thương mại, quảng cỏo thương hiệu của cụng ty trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng.
- Trực tiếp làm cỏc thủ tục xuất, nhập khẩu của cụng ty, xuất nhập khẩu uỷ thỏc. Trực tiếp ký kết, khai thỏc hàng XNK và phải chịu hoàn toàn trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty về hiệu quả cụng việc.
- Đàm phỏn và dự thảo hợp đồng thương mại trong nước, quốc tế, trỡnh Giỏm đốc duyệt.
- Xõy dựng bảng giỏ bỏn hàng trong nước, hàng xuất khẩu, xõy dựng Catologue cho hàng hoỏ, xõy dựng chương trỡnh quảng bỏ thương hiệu của cụng ty.
- Lập kế hoạch sản xuất hàng hoỏ nội địa, lập cỏc đơn hàng hợp đồng xuất khẩu.
- Giao kế hoạch sản xuất và hợp đồng xuất khẩu cho phũng KHSX thực hiện, giỏm sỏt, kiểm tra phũng KHSX thực hiện từng hợp đồng, đơn hàng (đảm bảo đỳng chất lượng, chủng loại, số lượng, thời gian).
- Trực tiếp giao nhận hàng hoỏ với khỏch hàng (được biểu hiện bằng cỏc bảng kờ chi tiết hàng hoỏ cú ký nhận của khỏch hàng).
- Theo dừi, quản lý cỏc điểm bỏn hàng, cỏc khỏch hàng và trực tiếp thu hồi cụng nợ
- Được phộp khai thỏc kinh doanh hàng hoỏ xuất khẩu và hàng hoỏ bỏn trong nước (nhưng phải lập phương ỏn trỡnh Giỏm đốc duyệt trước khi thực hiện).
- Nắm bắt thụng tin kinh tế, cỏc văn bản chớnh sỏch của nhà nước về cụng tỏc xuất nhập khẩu.
•Phũng tổ chức hành chớnh
* Chức năng:
- Tổ chức tốt bộ mỏy quản lý điều hành cụng ty cú hiệu quả.
- Cụng tỏc tổ chức lao động, chế độ tiền lương, Bảo hiểm xó hội và thường trực hội đồng thi đua
* Nhiệm vụ:
* Về cụng tỏc tổ chức lao động, chế độ, tiền lương:
- Quản lý hồ sơ của CBCNV từ cấp trưởng phũng trở xuống, quản lý và theo dừi diễn biến nhõn sự của toàn cụng ty.
- Xột tuyển lao động, tiếp nhận lao động, làm thủ tục ký hợp đồng lao động ngắn hạn, dài hạn, thử việc, lao động thời vụ, đề nghị sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động đối với cỏn bộ CNV khụng thực hiện đỳng theo hợp đồng lao động, khi cụng ty khụng cú nhu cầu sử dụng hoặc đối tượng lao động vi phạm cỏc quy chế, quy định của cụng ty.
- Thực hiện giải quyết cỏc chế độ cú liờn quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động, cỏc chớnh sỏch về lao động, tiền lương, tiền thưởng theo quy định của cụng ty và cỏc văn bản quy định khỏc của nhà nước.
- Bỏo cỏo định kỳ 6 thỏng/lần về lao động, tiền lương và cỏc hỡnh thức bảo hiểm với cỏc cơ quan quản lý khỏc.
- Kết hợp với cỏc phũng và Hội đồng thi đua kiểm tra, giỏm sỏt, đụn đốc CBCNV thực hiện tốt quy chế, quy định về giờ giấc làm việc và cụng tỏc thực hành tiết kiệm.
* Về cụng tỏc quản trị hành chớnh, văn thư, phục vụ:
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định, tài sản văn phũng cụng ty (trang thiết bị văn phũng, xe cộ, điện nước...)
- Sắp xếp bố trớ xe cộ, phương tiện phục vụ cỏn bộ cụng ty đi cụng tỏc. - Tổ chức cuộc họp, hội thảo, Đại hội của cụng ty.
- Phục vụ lễ tõn, tiếp khỏch, phục vụ lónh đạo
- Quản lý dấu theo quy định của bộ Cụng an và quy định sử dụng của Giỏm đốc, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu cỏc văn bản phỏp quy của nhà
nước, cỏc quyết định, cụng văn đến, đi cú liờn quan đến mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức của cụng ty.
- Quan hệ đối ngoại với cỏc cơ quan quản lý hành chớnh, chớnh quyền địa phương, cỏc đơn vị trong địa bàn và với cơ quan quản lý cấp trờn.
- Kết hợp với cụng đoàn, đoàn thanh niờn chăm la tới đời sống, văn hoỏ xó hội, thăm nom ốm đau, hiếu hỉ của cỏ nhõn, gia đỡnh CBCNV cụng ty.
- Bớ mật mọi cụng tỏc tổ chức lao động, tổ chức cỏn bộ, khụng phỏt tỏn số liệu, tài liệu khi chưa cú ý kiến của lónh đạo.
•Phũng tài chớnh kế toỏn:
* Chức năng:
- Quản lý toàn bộ tài sản ( vụ hỡnh và hữu hỡnh của cụng ty ): hàng hoỏ, tiền tệ, vốn, cỏc khoản thu, chi, tiền lương cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Quản lý mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và tài chớnh của cụng ty.
- Định hướng xõy dựng kế hoạch về cụng tỏc tài chớnh ngắn hạn, dài hạn, tỡm cỏc biện phỏp tạo nguồn vốn và thu hỳt nguồn vốn.
- Quản lý chặt chẽ cỏc nguồn vốn đầu tư của cụng ty. Cõn đối và sử dụng cỏc nguồn vốn hợp lý, cú hiệu quả.
* Nhiệm vụ:
- Bỏo cỏo định kỳ quyết toỏn tài chớnh, bỏo cỏo nhanh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh để Giỏm đốc kịp thời điều chỉnh.
- Tham gia thẩm định cỏc dự ỏn đầu tư dài hạn, đầu tư bổ xung mở rộng sản xuất kinh doanh .
- Kiểm tra chứng từ thanh quyết toỏn của cụng ty ( kể cả của cỏc đơn vị thành viờn) đảm bảo đỳng nguyờn tắc quản lý tài chớnh của nhà nước trước khi trỡnh Giỏm đốc duyệt.
- Hướng dẫn chỉ đạo cỏc đơn vị thành viờn đang được hạch toỏn kinh tế nội bộ trong cụng ty thực hiện đỳng quy định về tài chớnh kế toỏn của nhà nước, của cụng ty.
- Được phộp đề nghị duyệt cỏc phương ỏn kinh doanh, đề nghị cấp vốn, cho vay vốn đối với cỏc phương ỏn của từng đơn vị lờn cụng ty đỳng thời hạn và theo chỉ số quy định.
- Chỉ đạo cỏc kế toỏn viờn của cỏc đơn vị trong việc hạch toỏn, lập bảng biểu, ghi chộp sổ sỏch chứng từ...theo đỳng quy định của nhà nước, của cụng ty.
- Được phộp đề nghị thay đổi kế toỏn của cỏc đơn bị thành viờn khi khụng làm đỳng chức năng, làm sai nguyờn tắc, làm sai quy định và hướng dẫn của cụng ty.
- Chủ động quan hệ với cỏc cơ quan quản lý cấp trờn, cỏc cơ quan nghiệp vụ (tài chớnh, thuế, ngõn hàng).
- Trỡnh duyệt lương hàng thỏng của CBCNV đảm bảo chớnh xỏc và đỳng kỳ hạn.
•Phũng tài chớnh kế hoạch: Cú nhiệm vụ tổ chức, thực hiện cỏc nghiệp vụ hạch toỏn quản lý vốn, thu thập, xử lý và cung cấp cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh sử dụng vốn, tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty cho cỏc bộ phận quản lý cấp trờn và cỏc bộ phận cú liờn quan.
•Phũng thị trường: Tiến hành cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, thực hiện cỏc hoạt động đún tiếp khỏch trong và ngoài nước, bố trớ tham gia cỏc hội trợ thương mại.