III. Thực trạng công tác kế hoạch tại công ty cổ phần xây dựng số
1. Quy trình kế hoạch tại công ty
1.1. Thực trạng quy trình kế hoạch kinh doanh.
Quy trình kế hoạch hóa tại công ty Cổ Phần xây dựng số 2 Thăng Long
Xác định các căn cứ lập kế hoạch Lập kế hoạch sản xuất chung( kế hoạch tạm giao) Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch
Phê duyệt Các cấp lãnh đạo
Các phòng ban trong công ty
Triển khai thực hiện
Các phòng ban Theo dõi, đánh giá và
điều chỉnh
Phòng kế hoạch Lập kế hoạch cuối
cùng
Phê duyệt Các cấp lãnh đạo
Triển khai tổ chức thực hiện Báo cáo tổng kết Các phòng ban trong công ty Phòng kinh doanh
Bước 1: Xác định các căn cứ lập kế hoạch.
Căn cứ vào sự chỉ đạo của Tổng công ty xây dựng Thăng Long.
Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần Nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long hoạt động trực tiếp dưới sự chỉ đạo của tổng công ty và chịu sự tác động với các thành viên khác trong tập đoàn. Kế hoạch công ty xây dựng phải dựa vào kế hoạch và chiến lược phát triển dài hạn của tổng công ty.
Tình hình kinh tế vĩ mô.
Kinh tế Việt Nam trong thời gian qua đã có những bước khởi sắc và tiến bộ đáng kể với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm xấp xỉ 7%. Năm 2010 Việt Nam đã đạt ngưỡng thu nhập bình quân thu nhập thấp (1020$/năm). Kinh tế phát triển là điều kiện để người dân cải thiện vật chất cơ sở hạ tầng phục vụ đời sống, ngược lại cơ sở hạ tầng góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế.
Ngoài những bước phát triển đáng ghi nhận của kinh tế Việt Nam ngày càng chuyên nghiệp hóa theo cơ chế thị trường, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp thì khi tham gia sân chơi kinh tế thế giới các doanh nghiệp Việt Nam cũng gặp nhiều khó khăn từ sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Căn cứ vào định hướng phát triển của công ty.
Dựa vào chiến lược và định hướng phát triển của công ty mà công ty lập nên các kế hoạch nhằm đạt được chiến lược phát triển dài hạn.
Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh năm trước.
Tất cả các phòng ban gửu báo cáo kết quả hoạt động năm trước lên công ty trên cơ sở đó để dự báo khả năng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới và đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch phù hợp.
Căn cứ vào nguồn lực hiện có của công ty như nguồn nhân lực, vốn cố định, vốn tài chính.
Bước 2 : Xây dựng kế hoạch tổng thể của Công ty và chỉ tiêu cho các phòng ban.
các dữ liệu, phân tích bằng các phương pháp. Phòng kế hoạch xây dựng bản kế hoạch tổng thể cho toàn công ty.
Thông thường trong quy trình kế hoạch của công ty bản kế hoạch ở bước này đã được xây dựng một cách hoàn chỉnh nhưng mới là kế hoạch tạm giao cho các đơn vị trong 9 tháng đầu năm. Bởi sau 9 tháng thực hiện bản kế hoạch vẫn có thể bị điều chỉnh tổng thể cho phù hợp với tình hình thực hiện thực tế. Tuy nhiên điều này có thể có thể có gây ra một số chậm trễ trong thời gian kế hoạch được điều chỉnh.
Bước 3 : Phê duyệt kế hoạch.
Bản kế hoạch lúc này được gửu lên giám đốc và ban lãnh lãnh đạo, so sánh các mục tiêu với yêu cầu của Tổng công ty cũng như tình hình của công ty để thông qua kế hoạch tạm giao.
Bước 4 : Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch.
Hoạt động triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch là hoạt động thứ 2 rất quan trọng trong quy trình kế hoạch của doanh nghiệp. Hoạt động này là sự cụ thể hóa các mục tiêu từ ý tưởng và lý thuyết trên giấy tờ thành những hành động cụ thể.
Sau khi được giám đốc công ty phê duyệt, Công ty sẽ cùng với các phòng ban tổ chức thực hiện kế hoạch đã được duyệt, giao cho các phòng ban công việc đã được chỉ đạo trong bản kế hoạch.
Giám đốc công ty sẽ là người tổ chức bộ máy làm công tác kế hoạch.
Phó giám đốc: Phụ trách công tác kế hoạch và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban.
Các phòng ban lập kế hoạch tác nghiệp, tổ chức thực hiện để đạt được các chỉ tiêu công ty giao cho.
Bước 5: Theo dõi đánh giá và điều chỉnh kế hoạch.
Công tác theo dõi là tìm hiểu những hoạt động, sự việc tồn tại, đang thực sự diễn ra trong doanh nghiệp. Đây là một quy trình nội bộ của hoạt động quản lý được tiến hành để theo dõi tình hình triển khai thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp.Với chức năng thu thập số liệu một cách có hệ thống về chỉ số cụ thể liên quan đến hoạt động phát triển đang được thực hiện để ban giám đốc, các phòng ban và các đối tượng liên quan của công ty có được thông tin về tiến độ thực hiện các mục tiêu đặt
ra và sử dụng các nguồn lực được phân bổ.
Công tác đánh giá là quá trình xem xét, phản ánh kết quả của những hoạt động đã được thực hiện và giá trị của nó. Qúa trình này góp phần thúc đẩy thực hiện các nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch và theo dõi phát hiện những vấn đề tồn tại cần khắc phục. Từ đó công ty có thể nghiên cứu, tìm hiểu nguyên nhân về vấn đề đó.
Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá của công ty:
Định kỳ một tháng một lần trưởng phòng kế hoạch hoặc phụ trách công tác kế hoạch làm việc với các phòng ban để nắm tình hình triển khai công tác kế hoạch của các phòng ban.
Định kỳ hai tháng một lần, lãnh đạo ban điều hành công ty làm việc với các bộ phận, phòng ban.
Sau 9 tháng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm. Phó tổng giám đốc cùng trưởng phòng của các phòng ban phối hợp, tổ chức tổng rà soát việc thực hiện kế hoạch của từng đơn vị và của công ty từ đó cân đối và đề xuất số liệu điều chỉnh.
Sau khi kế hoạch được triển khai, thông qua việc theo dõi đánh giá để tìm ra những vấn đề phát sinh còn tồn tại của bản kế hoạch. Ban lãnh đạo cùng phòng kế hoạch tiến hành điểu chỉnh kế hoạch để có được bản kế hoạch cuối cùng.
Bước 6 : Tương tự bước 3, phê duyệt kế hoạch cuối cùng sau khi đã tiến hành điều chỉnh các mục tiêu kế hoạch trong năm.
Bước 7 : Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch (tương tự bước 4) sau khi đã tiến hành các điều chỉnh.
Bước 8 : Thực hiện các báo cáo tổng kết hàng năm về thực hiện kế hoạch trong năm qua.
Phòng kế hoạch là phòng cuối cùng có nhiệm vụ tổng hợp các kết quả và viết báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch của công ty trong năm kế hoạch.
Báo cáo tổng kết này được thông báo với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty tại buổi họp tổng kết được tổ chức vào tháng 1 hàng năm.
kế hoạch đặt ra mà còn là căn cứ để xây dựng kế hoạch trong năm tiếp theo.
1.2. Kết quả đạt được những hạn chế của quy trình kế hoạch.
1.2.1. Nhận xét về quy trình tổng thế.
- Kết quả đạt được
Công ty tiến hành đầy đủ các bước trong quy trình kế hoạch hóa doanh nghiệp bao gồm: soạn lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi đánh giá, điều chỉnh kế hoạch. Tất cả các bước này đan xen lẫn nhau, tác động hỗ trợ lẫn nhau rất nhịp nhàng giúp cho hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được nâng lên một cách đáng kể.
Quy trình kế hoạch tuân thủ đúng đắn các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch hóa tạo điều kiện cho việc nâng cao hiệu quả và giảm thiểu các tiêu cực xảy ra trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Hạn chế của quy trình tổng thể.
Quy trình soạn lập kế hoạch của công ty là khá hợp lý và có căn cứ rõ ràng. Tuy nhiên quy trình của công ty thực hiện phân cấp từ trên xuống tới các phòng ban. Mặc dù cũng có tổng hợp số liệu qua bảng kết quả sản xuất kinh doanh từ các đơn vị trực thuộc, nhưng các đơn vị hầu hết ở thế bị động. Sau khi nhận được các mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch của công ty các đơn vị này mới tiếp tục triển khai ra các chỉ tiêu là làm các kế hoạch tỉ mỉ.
Mặc dù công tác kế hoạch có sự xây dựng, tham gia hầu hết của các phòng ban nhưng việc kết hợp thực hiện của các phòng ban chưa thực sự nhịp nhàng, trơn tru vẫn còn những sự không trùng khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung.
Khâu theo dõi, kiểm tra mặc dù được tiến hành định kỳ theo tháng hoặc quý nhưng chỉ đưa ra sự đánh giá về mức độ hoàn thành kế hoạch so với định mức, không chỉ ra cụ thể hoạt động kinh doanh nào chưa thực hiện hiệu quả ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch hoặc hoạt động nào góp phần tích cực vào việc hoàn thành kế hoạch.
Tiến hành điều chỉnh kế hoạch sau 9 tháng là khá muộn và khó có thể điều chỉnh được kế hoạch kinh doanh.
- Kết quả đạt được.
Công tác soạn lập kế hoạch kinh doanh của công ty đã được xây dựng dựa vào một số căn cứ cần thiết. Từ đó có cơ sở để xây dựng mục tiêu chỉ tiêu kế hoạch sát với điều kiện thực tế và mang tính khả thi hơn. Công ty đã xem xét tổng quan tình hình kinh tế vĩ mô, phương hướng chỉ đạo của tổng công ty, kế hoạch phát triển của công ty, căn cứ nguồn lực thực tế của công ty.
- Hạn chế.
Công tác nghiên cứu thị trường chưa đồng bộ. Các quá trình phân tích môi trường, phân tích khách hàng, phân tích cạnh tranh và thẩm tra nội bộ để xem xét kỹ năng, năng lực của Công Ty chưa hiệu quả. Công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu khách hàng, xu thế thị trường.
Công tác lập kế hoạch cũng như phần nội dung kế hoạch chưa được xây dựng toàn diện kỹ càng. Công ty không xây dựng nhiều trường hợp nguồn lực được sử dụng hiệu quả, tối đa, trung bình hoặc thấp. Đặc biệt là các biện pháp thực hiện những rủi ro, các phương án giải quyết và thời gian thực hiện là chưa nêu ra, gây ra sự khó khăn cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch khi có biến động lớn xảy ra trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt, không còn sự yêu đãi cho các tập đoàn và các doanh nghiệp nhà nước cũng như tính bất ổn của thị trường và sự thay đổi liên tục của nhu cầu khách hàng. Do vậy việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện và đúng đắn là vô cùng quan trọng.