II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch của công ty cổ phần
1. Nhóm giải pháp chung
1.1. Tăng cường sự tham gia đóng góp của cán bộ công nhân viên vào côngtác kế hoạch. tác kế hoạch.
Theo nguyên tắc tham gia quy trình kế hoạch phải đảm bảo tham gia của tất cả các thành viên trong công ty nhưng hiện nay công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long chỉ chủ yếu tập trung ở các phòng ban chức năng chính có liên quan vì vậy nó làm cho các chỉ tiêu kế hoạch chưa được sát với thực tế và chưa tập trung được sức mạnh, sự nỗ lực chung của tất cả cán bộ công nhân viên.
Vì vậy, để thực hiện được tốt công tác kế hoạch thì phải có sự phối hợp giữa các phòng ban theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. Kế hoạch kinh doanh cho Công ty phải đảm bảo việc huy động đông đảo các cán bộ công nhân viên, các phòng ban của Công ty cùng tham gia từ đó các phòng ban sẽ được chủ động hơn trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. Lúc đó bản kế hoạch sẽ đảm bảo được sự đồng tình cao của toàn Công ty, đồng thời khích lệ được tiềm lực của các cán bộ công nhân viên trong
công ty trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, phát huy năng lực, tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên Công ty.
1.2. Tổ chức phân công lao động hợp lý, đồng thời phối hợp chặt chẽ giữacác bộ phận trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của các bộ phận trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Việc lập kế hoạch không chỉ là công việc của phòng kế hoạch mà nó liên quan đến toàn bộ các phòng ban trong công ty, phòng kế hoạch dựa vào tình hình hoạt động, báo cáo của các phòng ban về tình hình hoạt động trong các lĩnh vực cụ thể như marketing, tài chính, nhân sự, công nghệ - kỹ thuật để có thể cung cấp thông tin và số liệu chính xác hơn cho phòng kế hoạch, phòng kế hoạch tổng hợp số liệu chính xác và sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn hơn, sát thực hơn. Đồng thời tạo nên một sự thống nhất chung toàn Công ty trong việc thực hiện mục tiêu chung.
Công ty cũng cần phải xây dựng một quy chế làm việc phân biệt rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của các bộ phận trong công tác xây dựng KH, cụ thể:
+ Giao nhiệm vụ chỉ tiêu cụ thể đến các phòng ban, giám sát kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của các phòng ban.
+ Các cán bộ nhân viên trong phòng kế hoạch được phân trách nhiệm cụ thể và mỗi người chịu trách nhiệm trước nhiệm vụ của mình một cách tuyệt đối. Người đứng đầu có trách nhiệm bao quát toàn bộ công việc, nắm chắc các con số về nguồn lực của Công ty ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng tổ chức, phòng kỹ thuật, các chi nhánh, các đơn vị thi công.
1.3. Thực hiện tốt các công tác thị trường .
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải thực hiện nghiên cứu thị trường một cách kỹ lưỡng và lấy thị trường làm trọng tâm.
Những lợi ích từ việc nghiên cứu thị trường một cách hiệu quả là không thể phủ nhận
Thứ nhất: Nắm rõ về tình hình diễn biến chung trên thị trường, các xu hướng đang xảy ra.
Thứ hai: Xác định rõ các đối thủ cạnh tranh trực tiếp với mình, phân tích đánh giá tiềm lực của các đối thủ cạnh tranh để lên các phương án cạnh tranh hữu hiệu.
Thứ ba: phát hiện ra những cơ hội và khó khăn tiềm ẩn trong thị trường từ đó tìm ra hướng đi và thị trường mục tiêu cho mình. Xây dựng các chiến lược thích ứng với thị trường và các kế hoạch kinh doanh phù hợp với các chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Thứ tư: Có được sự hiểu biết sâu sắc về thị trường sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch của công ty sát thực, phù hợp, linh hoạt để có thể ứng phó với những thay đổi nhanh chóng của thị trường.
Công tác thị trường có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế hoạch của công ty. Đối với Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long nghiên cứu thị trường đóng vai trò quyết định tới việc lập ra những bản kế hoạch và những phương án thực hiện hiệu quả. Tuy vậy, hiện nay công ty vẫn còn nhiều hạn chế ở khâu này, công tác thị trường chưa được quan tâm đúng với tầm quan trọng của nó.
Có thể nói rằng, Công ty muốn xây dựng và tổ chức thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh thì Công ty phải nắm bắt được thị trường và cần thực hiện được một số biện pháp về thị trường như sau:
+ Nắm vững được chiến lược phát triển chung của toàn ngành.
+ Việc nghiên cứu thị trường không chỉ thực hiện ở những cán bộ lập kế hoạch. Mà các phòng ban khác trong công ty phải thực hiện tìm hiểu thông tin trên thị trường trong phạm vi nhiệm vụ chức năng của mình để cán bộ chuyên trách có thể tổng hợp, phân tích.
1.4. Đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ kế hoạch Công ty.
Để thực hiện tốt công việc của một cán bộ kế hoạch người cán bộ phải có kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức về quản lý kinh tế vững vàng. Công ty cần thực hiên các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ một cách cơ bản nhằm nâng cao trình độ của cán bộ kế hoạch, tạo cho người cán bộ có kiến thức toàn diện vừa là một kỹ sư lại vừa là một nhà quản lý kinh tế giỏi.
Nâng cao trách nhiệm và quyền lợi của người làm kế hoạch. Lòng nhiệt tình, trách nhiệm của các cán bộ, công nhân tham gia thực hiện kế hoạch dù là trực tiếp hay gián tiếp quyết định rất lớn đến thực hiện kế hoạch kinh doanh thành công. Vì vậy, đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên tham gia tổ chức thực hiện kế hoạch là rất quan trọng bởi nó tác động trực tiếp đến tính tự giác, tính trách nhiệm,
nghiêm túc trong công việc của cán bộ công nhân viên. Để làm được điều này thì chế độ thưởng phạt tác động không nhỏ đến quá trình thực hiện kế hoạch của Công ty. Khi triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nếu Công ty không có chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng như không có các hình thức khuyến khích họ thực hiện phần trách nhiệm của mình thì sẽ dẫn đến tình trạng các phòng ban, bộ phận, từng thành viên không nghiêm túc, thờ ơ với công việc, không hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của mình làm cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch không đạt được mục tiêu đề ra. Công ty nên có những hình thức thưởng phạt cụ thể, khuyến khích vật chất cho những người có tinh thần trách nhiệm cao và thi hành kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm gây ảnh hưởng đến công tác kế hoạch của Công ty.
Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước nhằm thu thập thông tin, kinh nghiệm quản lý kỹ thuật cũng như gửi cán bộ tham gia khảo sát, học tập ở các nước có trình độ công nghiệp, khoa học kỹ thuật phát triển để mở rộng tầm nhìn, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
1.5. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá và điều chỉnh kếhoạch kinh doanh của Công ty. hoạch kinh doanh của Công ty.
Để có thể hoàn thành thậm chí vượt mức mục tiêu kế hoạch đề ra thì việc kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch là rất cần thiết. Hoạt động kiểm tra kế hoạch cần thiết phải đề cập đến mọi hoạt động nối liền từ khâu xây dựng kế hoạch đến khâu triển khai thực hiện kế hoạch.
Một nguyên tắc cần đặt ra đối với mỗi mục tiêu hay chỉ tiêu phải xác định các tiêu chuẩn kiểm tra rõ ràng. Sau khi xác định được các tiêu chuẩn kiểm tra đối với các mục tiêu và chỉ tiêu tiến hành đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thông qua các tiêu chuẩn đã xây dựng, đồng thời tìm ra những nguyên nhân gây ra sự sai lệnh trong quá trình thực hiện để có biện pháp điều chỉnh thích hợp và kịp thời.
Việc điều chỉnh kế hoạch phải được tiến hành theo các nguyên tắc, phương pháp và sử dụng các phương tiện như trong công tác xây dựng kế hoạch. Điều chỉnh các kế hoạch bao gồm điều chỉnh mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch và điều chỉnh các giải pháp thực hiện kế hoạch. Một số nguyên tắc điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cao như sau:
+ Cần phải nắm vững tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong từng tháng, từng quý từ đó Công ty sẽ tổ chức thực hiện cũng như việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc thực hiện được tốt hơn. Đồng thời đưa ra được các điều chỉnh kịp thời và chính xác với những thiếu sót trong kế hoạch.
+ Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh mà Công ty đã giao cho các phòng ban, các đội thi công, để từ đó tổ chức giám sát tìm ra những nguyên nhân dẫn đến kế hoạch không hoàn thành, kịp thời đưa ra các giải pháp sát thực khắc phục những tồn tại đó đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng công trình.