c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.2.3. Phƣơng pháp xác định độ tin cậy của thông tin
Về lý thuyết, khi có quá nhiều thông tin, nhà quản lý có thể bị “chìm trong biển thông tin” và nếu không biết phân tích có thể bị rơi vào “khu rừng rậm” của thông tin mà không tìm đƣợc "đường ra". Các thông tin không mang tính độc lập tuyệt đối mà luôn có sự phụ thuộc lẫn nhau. Điều này khiến cho các nhà quản lý rất khó khăn khi đánh giá về mối liên hệ của chúng và độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, nhà quản lý cần “chất lượng” và “giá trị”
của thông tin chứ không phải là số lƣợng thông tin. Bởi vì nếu có quá nhiều thông tin cũng có thể làm cho việc triển khai thực hiện của các quyết định khó khăn.
Đảm bảo chất lƣợng thông tin là mục tiêu quan trọng mà chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phải đáp ứng trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Theo chúng tôi, các chuyên viên phải tiến hành phƣơng pháp xác định độ tin cậy của thông tin để lựa chọn thông tin đáp ứng đƣợc các yêu cầu tin và đây phải đƣợc coi là yêu cầu quan trọng nhất (nhƣ đã trình bày ở chƣơng 1, yêu cầu đối với thông tin đƣợc cung cấp bao gồm yêu cầu về nội dung, yêu cầu về hình thức và yêu cầu về thời gian).
Qua khảo sát thực tiễn, chúng tôi thấy rằng phƣơng pháp này ít đƣợc các chuyên viên lựa chọn, sử dụng vì theo đãnh giá chủ quan của các chuyên viên “hầu như thông tin của các đơn vị gửi cho VPB đều chính xác"?. Đây là phƣơng pháp đƣợc đánh giá thấp nhất trong các phƣơng pháp xử lý thông tin: chỉ có 55% chuyên viên có sử dụng phƣơng pháp này. (Vấn đề này chúng tôi sẽ phân tích kỹ hơn ở phần 2.4)
Xác định độ tin cậy của thông tin là quá trình sử dụng các phƣơng pháp khác nhau nhƣ cân, đo, ƣớc lƣợng, tính toán, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Chuyên viên phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ, phải xác định tin có giá trị, ít giá trị hoặc không có giá trị, phải loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học.
Qua phỏng vấn và khảo sát thực tế, chúng tôi thấy chuyên viên thƣờng thực hiện các phƣơng pháp sau:
1). Phƣơng pháp xác định độ tin cậy của thông tin qua so sánh với các thông tin, số liệu có liên quan
Đây cũng là phƣơng pháp giúp chuyên viên kiểm định đƣợc độ tin cậy của thông tin. Phƣơng pháp so sánh với các thông tin, số liệu có liên quan để nhằm mục đích xác định rõ những thông tin nào đáng tin và thông tin nào không đáng tin. Đồng thời qua đó để phát hiện những điều bất hợp lý, mâu thuẫn, phi logic trong nội dung văn bản. Có nhiều phƣơng pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin hiện đang đƣợc các chuyên viên tổng hợp sử dụng một cách có hiệu quả nhƣ sau:
- Trƣớc hết, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ thƣờng so sánh thông tin với chƣơng trình công tác của cơ quan bộ và chƣơng trình công tác của các đơn vị thuộc bộ (chƣơng trình công tác năm, chƣơng trình công tác 6 tháng, chƣơng trình công tác quý, tháng…)
Đây là cơ sở đầu tiên để chuyên viên kiểm định thông tin. Cụ thể là kiểm tra tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt đƣợc so với chỉ tiêu kế hoạch giao. Ví dụ:
Trong Báo cáo quý 1/2006 của Bộ Thuỷ sản đã đƣa ra những đánh giá về sản lƣợng khai thác thuỷ sản và sản lƣợng nuôi trồng thuỷ sản nhƣ sau:
"ước sản lượng khai thác tháng 3 năm 2006 đạt 162.000 tấn, nâng sản lượng khai thác 3 tháng đạt 446.000 tấn. So với kế hoạch năm 2006 đạt 23,87% và tăng 0,65% so với cùng kỳ. …ước sản lượng nuôi trồng thuỷ sản tháng 3 năm 2006 đạt 130.000 tấn, nâng sản lượng nuôi trồng 3 tháng đạt 309.000 tấn. So với kế hoạch năm 2006 đạt 20,77% và tăng 6,92 % so với cùng kỳ…". Để đánh giá độ tin cậy của thông tin trên, chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Thuỷ sản đã so sánh thông tin trên với chỉ tiêu kế hoạch đề ra trong chƣơng
trình công tác năm của Bộ và so với những kết quả đạt đƣợc so với cùng kỳ năm 2005 để có sự so sánh, đánh giá và nhận định chính xác.
- Hai là, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ so sánh thông tin về kết quả tình hình thực hiện với sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ
Để xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin do các đơn vị báo cáo, chuyên viên tổng hợp phải tiến hành so sánh kết quả báo cáo của đơn vị với những yêu cầu, chỉ đạo của lãnh đạo bộ (qua trao đổi trực tiếp hoặc tại các cuộc họp giao ban) có khớp nhau không? Tình hình thực hiện có đúng nhƣ yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo không. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Nội vụ tiến hành kiểm tra thông tin về tình hình triển khai xây dựng đề án ISO của đơn vị có liên quan theo yêu cầu của lãnh đạo bộ. Trong đó kiểm tra tình hình thực hiện và tiến độ thực hiện của các đơn vị nhƣ VPB, Vụ Cải cách hành chính, Vụ Tiền lƣơng, Vụ Công chức- Viên chức có thực hiện đúng yêu cầu, chỉ đạo, lãnh đạo của lãnh đạo Bộ không.
- Ba là, so sánh các thông tin có liên quan với nhau để thấy đƣợc thông tin đã thu thập có phù hợp với các thông tin khác, với điều kiện, hoàn cảnh, số liệu thực tế không. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp so sánh tổng giá trị sản xuất ngành điện năm 2005 là (1) với tổng giá trị sản suất toàn ngành công nghiệp năm 2005 là (2) để xem số liệu (1) và (2) có phù hợp với nhau không?
- Ngoài ra, chuyên viên còn so sánh sự tăng, giảm với các nguyên nhân thực tế. Ví dụ:
Tổng Công ty Điện lực Việt Nam báo cáo “giá than – khí đốt quý 2 năm 2005 tăng do sản lượng khai thác ít + biến động thế giới”. Để kiểm tra thông tin này, chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ tiến hành so sánh với Báo cáo của Tổng Công ty Than Việt Nam để kiểm tra độ chính xác của thông tin.
Nhƣ vậy, sử dụng các phƣơng pháp so sánh thông tin đã thu đƣợc với thông tin, số liệu có liên quan là phƣơng pháp chủ yếu và quan trọng mà chuyên viên xác định độ tin cậy của thông tin.
Cần phân biệt phƣơng pháp kiểm tra này với phƣơng pháp điều tra – khảo sát trong thu thập thông tin. Phƣơng pháp điều tra – khảo sát là phƣơng pháp tìm kiếm thông tin ban đầu còn phƣơng pháp kiểm tra thực tế này là phƣơng pháp kiểm tra, đối chiếu và đánh giá lại độ chính xác của số liệu, nguồn thông tin.
Tuy nhiên, phƣơng pháp này không đƣợc tiến hành thƣờng xuyên do phạm vi xác định rộng cả về số liệu và thông tin báo cáo. Mặt khác, phƣơng pháp này ít đƣợc sử dụng còn do điều kiện tiến hành thực tế không cho phép.
Kiểm tra thực tế đƣợc thực hiện ở hai hình thức trực tiếp và gián tiếp:
- Kiểm tra trực tiếp:
Kiểm tra trực tiếp là tiến hành kiểm tra định lƣợng, khảo sát, ghi chép tính toán thực tế so với thông tin thu nhận. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là thông tin thu đƣợc có độ chính xác cao. Tuy nhiên phƣơng pháp ít đƣợc chuyên viên sử dụng vì điều kiện thời gian và các điều kiện khác không thể kiểm tra trực tiếp toàn bộ thông tin.
Ví dụ: Năm 2004, Vụ Tổ chức Cán bộ báo cáo thống kê ngạch, bậc công chức nhƣ sau:
+ Chuyên viên cao cấp và tƣơng đƣơng: 33 ngƣời chiếm 3,67% + Chuyên viên chính và tƣơng đƣơng: 197 ngƣời chiếm 21,93% + Chuyên viên và tƣơng đƣơng: 135 ngƣời chiếm 37,3%
+ Cán sự và nhân viên: 55 ngƣời chiếm 17,26% [3; 28]
Chuyên viên sau khi đƣợc cung cấp thông tin phải tiến hành kiểm tra lại các thông tin đó. (Có thể tra cứu trực tiếp và thống kê từ các hồ sơ cán bộ, công chức hoặc kiểm tra qua các báo cáo thống kê khác...). Tuy nhiên nếu kiểm tra toàn bộ các thông tin đó sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian, có thể không cần kiểm tra toàn bộ mà chỉ kiểm tra xác xuất về một số thông tin trong đó. Nếu phát hiện những sai sót hoặc mâu thuẫn thì phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
- Kiểm tra gián tiếp:
Kiểm tra gián tiếp là quá trình trao đổi lại của chuyên viên tổng hợp với các đơn vị, cá nhân cung cấp thông tin để tìm hiểu độ chênh lệch của các thông tin, sau đó lựa chọn thông tin chính xác nhất.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là tiết kiệm thời gian, công sức cho chuyên viên. Tuy nhiên, hạn chế của nó là độ chính xác của thông tin không đƣợc đảm bảo tuyệt đối. Vì nó chủ yếu phụ thuộc vào độ trung thực của ngƣời cung cấp thông tin. Phƣơng pháp hiện đƣợc sử dụng khá phổ biến để kiểm tra lại thông tin đã cung cấp. Vì vậy để kiểm tra độ tin cậy của thông tin theo phƣơng pháp này thì chuyên viên tổng hợp cần xác định ngƣời trao đổi và cung cấp thông tin đó có phải là ngƣời có chức trách, thẩm quyền và trách nhiệm không. Bởi vì chỉ những ngƣời có chức trách, thẩm quyền và trách nhiệm mới có thể cung cấp thông tin đầy đủ, có độ tin cậy cao. Ngƣợc lại, nếu trao đổi với những ngƣời không có chức trách, thẩm quyền và trách nhiệm để kiểm tra độ tin cậy thông tin thì hiệu quả và độ chính xác không cao.
3). Phƣơng pháp kiểm tra các số liệu bằng công thức toán học
áp dụng phƣơng pháp này mục đích là chuyên viên sử dụng các phép tính toán học để tính toán độ chính xác của các con số, các định lƣợng nhằm đƣa ra các số liệu tăng giảm, tỷ lệ %... Chuyên viên sử dụng phƣơng pháp này để xác định độ chính xác của các thông tin đƣợc cung cấp hoặc thông tin đã thu thập là các số liệu. Ví dụ:
Vụ Kế hoạch Bộ Công nghiệp cung cấp: "sản xuất toàn ngành tháng 3 năm 2006 ước đạt 331 nghìn tấn thép, tăng 29,3% so với tháng 2 năm 2006 và tăng 10,4% so với tháng 3 năm 2005, cộng chung quý I/2006 đạt 824 nghìn tấn tăng 5,8% so với cùng kỳ ". Chuyên viên phải thử lại cách tính % xem có chính xác không?. Để tính đƣợc phần trăm cần có những số liệu đầy đủ của tháng 2/2006 và số liệu của năm trƣớc, số liệu chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Hoặc Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ báo cáo trình độ đào tạo của cán bộ, công chức trên tổng số cán bộ, công chức, viên chức Bộ Nội vụ :
- Cán bộ công chức thuộc Bộ có học hàm Giáo sƣ: 4 (chiếm 0,44%). - Cán bộ công chức thuộc Bộ có học hàm Phó Giáo sƣ: 6 (chiếm 1,78%).
- Cán bộ công chức thuộc Bộ có học vị Tiến sĩ: 79 (chiếm 8,79%). - Cán bộ công chức thuộc Bộ có học vị Thạc sĩ: 500 (chiếm 55,67%). Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phải thử lại bằng cách tính % so với tổng số cán bộ công chức viên chức của bộ về độ chính xác của thông tin
[3; 29]
Tuy nhiên phƣơng pháp thử bằng công thức toán học ít đƣợc sử dụng vì đa số số liệu, % báo cáo theo các chuyên viên đã chính xác, chuyên viên chỉ kiểm tra lại khi có nghi ngờ.
Nhƣ vậy, chuyên viên đã sử dụng các biện pháp khác nhau để xác định độ tin cậy của thông tin.( Mặc dù việc sử dụng các phƣơng pháp không đồng đều). Để phƣơng pháp xác định độ tin cậy của thông tin đƣợc tiến hành hiệu quả cần có sự kết hợp linh hoạt với phƣơng pháp phân loại thông tin và phân tích tin.