c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.2.1. Phƣơng pháp phân loại và tổng hợp thông tin 1) Phân loại thông tin
1). Phân loại thông tin
Thông tin trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phong phú, đƣợc thu nhận từ nhiều nguồn tin khác nhau. Để làm tốt quá trình xử lý thông tin, bƣớc đầu tiên chuyên viên phải thực hiện phân loại thông tin.
Phân loại thông tin là chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau. Qua kết quả điều tra khảo sát, phân loại tin là phương pháp quan trọng có vị trí thứ 3 trong các phương pháp xử lý thông tin
của chuyên viên (70% chuyên viên có sử dụng phƣơng pháp này).
Để phân loại thông tin, chuyên viên cần xác định các tiêu chí phân loại. Trong thực tế, chuyên viên thƣờng căn cứ vào các tiêu chí sau để phân loại thông tin:
a). Phân loại thông tin theo nội dung
Phân loại theo nội dung xuất phát từ mục đích cung cấp thông tin và nhiệm vụ quyền hạn của chuyên viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Nhƣ chúng tôi đã trình bày ở chƣơng 1, trong VPB mỗi chuyên viên có trách nhiệm - quyền hạn riêng: có chuyên viên làm thƣ ký riêng giúp việc cho bộ trƣởng, thứ trƣởng; có chuyên viên có trách nhiệm tổng hợp cung cấp thông tin một lĩnh vực công tác cụ thể; có chuyên viên phải tổng hợp cung cấp thông tin nhiều lĩnh vực công tác… Vì vậy, mỗi chuyên viên trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của mình sẽ phân loại thông tin thành các nội dung lĩnh vực khác nhau để tiến hành xử lý thông tin.
* Đối với các chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ làm thƣ ký riêng cho Bộ trƣởng:
Bộ trƣởng là ngƣời đứng đầu chịu trách nhiệm chung về các lĩnh vực công tác của bộ. Các chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ làm thƣ ký cho Bộ trƣởng khi phân loại tin cần phân chia thông tin theo các lĩnh vực công tác của bộ. Ví dụ: Trong quá trình xử lý thông tin, Thƣ ký của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ phân loại thông tin đã thu thập theo các lĩnh vực công tác của bộ nhƣ:
- Thông tin về tổ chức bộ máy Nhà nƣớc
- Thông tin về tổ chức bộ máy chính quyền địa phƣơng - Thông tin về công tác cán bộ, công chức, viên chức
- Thông tin về tổ chức Hội và tổ chức phi Chính phủ - Thông tin về công tác văn thƣ - lƣu trữ
- Thông tin về công tác cải cách hành chính - Thông tin về công tác tiền lƣơng
- Thông tin về công tác địa giới hành chính - Thông tin về hoạt động hợp tác quốc tế
* Đối với các chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ làm thƣ ký cho thứ trƣởng:
Mỗi thứ trƣởng đƣợc phân công phụ trách trực tiếp một số lĩnh vực công tác của bộ.
Vì vậy, chuyên viên làm thƣ ký của thứ trƣởng khi phân loại tin cũng chia theo mảng công việc của thứ trƣởng phụ trách. Ví dụ:
Chuyên viên là Thƣ ký của Thứ trƣởng Bộ Công nghiệp (phụ trách trực tiếp lĩnh vực Tổ chức cán bộ và ngành Công nghiệp Cơ khí, Luyện kim, Hoá chất) sẽ phân loại tin theo nội dung:
- Thông tin về lĩnh vực tổ chức cán bộ của bộ - Thông tin về ngành công nghiệp cơ khí - Thông tin về ngành công nghiệp luyện kim - Thông tin về ngành công nghiệp hoá chất - Thông tin về vật liệu nổ công nghiệp
- Thông tin về ngành công nghiệp khai thác khoáng sản
- Thông tin về hoạt động của các doanh nghiệp điện tử, đầu tƣ, xây lắp công nghiệp.
* Đối với chuyên viên có nhiệm vụ tổng hợp cung cấp thông tin ở một hoặc nhiều lĩnh vực công tác:
Để phân loại tin, chuyên viên chia thông tin theo các nội dung công tác mà chuyên viên đƣợc giao phụ trách. Ví dụ:
Chuyên viên có nhiệm vụ cung cấp thông tin trong lĩnh vực công nghiệp Tiêu dùng và Thực phẩm - Bộ Công nghiệp trong quá trình xử lý thông tin đã phân loại tin thành các vấn đề:
- Thông tin về ngành công nghiệp giấy
- Thông tin về ngành công nghiệp sành sứ – thuỷ tinh - Thông tin về ngành công nghiệp nhựa
- Thông tin về ngành công nghiệp rƣợu, bia, nƣớc giải khát v.v
Nhƣ vậy, trong quá trình xử lý thông tin, chuyên viên có thể phân loại tin theo nội dung thông tin mà chuyên viên cần cung cấp. Đây đƣợc coi là phƣơng pháp phân loại tin quan trọng nhất, là cơ sở để thực hiện các phƣơng pháp xử lý thông tin về sau.
b). Phân loại thông tin theo hệ thống
Cách phân loại thông tin này cũng đƣợc chuyên viên sử dụng trong quá trình phân loại tin. Nếu căn cứ vào các cấp quản lý trong hệ thống thì thông tin bao gồm:
* Thông tin từ trên xuống dƣới:
Về lý thuyết, đây là loại thông tin từ cấp quản lý trên xuống các cấp thấp trong hệ thống thứ bậc quản lý. Những thông tin này có tính chất thông báo, lãnh đạo, hƣớng dẫn phối hợp và đánh giá cấp dƣới. Các nhà quản lý cấp trên sử dụng hình thức này để truyền đạt các mục tiêu của tổ chức cho cấp dƣới, mô tả công việc, thông báo các chính sách, thủ tục, các vấn đề cần tập trung chú ý.
Trong thực tế, thông tin từ trên xuống chính là các văn bản quản lý nhà nƣớc nhƣ: Nghị định, Quyết định, Chỉ thị…của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ.
Ví dụ:
- Chỉ thị số 32/2005/CT-TTg ngày 10/10/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ Về việc tăng cƣờng công tác kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Chỉ thị số 14/2006/CT-TTg ngày 10/4/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ Về việc triển khai thực hiện Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005
của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật”.
* Thông tin từ dƣới lên:
Về lý thuyết, các nhà quản lý cấp trên cũng đòi hỏi các nhà quản lý cấp dƣới phải gửi các thông tin cần thiết để báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu của đơn vị. Ngoài ra có thể báo cáo lên cấp trên về điều kiện làm việc, sản xuất, môi trƣờng cạnh tranh, chính sách hỗ trợ, những kiến nghị để hoàn thành công việc theo kế hoạch đƣợc giao.
Trong thực tế, đây là các thông tin báo cáo lên cấp trên về điều kiện làm việc, chính sách hỗ trợ, những kiến nghị để hoàn thành công việc theo kế hoạch đƣợc giao của các đơn vị thuộc bộ. Ví dụ:
Báo cáo của Vụ Công chức – Viên chức gửi lãnh đạo Bộ Nội vụ về công tác đào tạo công chức, viên chức trong ngành Tổ chức năm 2005.
* Thông tin ngang:
Thông tin ngang là thông tin trao đổi giữa các đơn vị trong cơ quan Bộ. Ví dụ: Văn bản của Vụ Hợp tác Quốc tế gửi Văn phòng Bộ Công nghiệp về việc phối hợp tổ chức Hội nghị trao đổi hạn ngạch May sang thị trƣờng các nƣớc Đông Âu.
Thông tin ngang còn là thông tin trao đổi giữa bộ với các cơ quan bộ khác để thực hiện công việc chung. Ví dụ:
Công văn của Bộ Nội vụ gửi Bộ Công nghiệp về việc phối hợp soạn thảo Thông tƣ liên tịch hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý Nhà nƣớc về Công nghiệp ở địa phƣơng.
* Thông tin chéo:
Về lý thuyết, đây là dòng thông tin chéo với những ngƣời ở cấp khác nhau mà họ không có các mối quan hệ báo cáo trực tiếp. Trong thực tế, thông tin này đƣợc sử dụng nhằm phối hợp thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của bộ
và các cơ quan. Ví dụ: Thông tin của Vụ Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức Nhà nƣớc- Bộ
&NV về việc phối hợp mở lớp đào tạo ngắn hạn Văn thƣ- Lƣu trữ- Soạn thảo văn bản.
c). Phân loại thông tin theo hình thức truyền đạt thông tin
Nếu căn cứ vào hình thức truyền đạt có thể chia thông tin thành các loại:
* Thông tin bằng văn bản:
Thông tin bằng văn bản cung cấp các cơ sở pháp lý cho việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc hoặc giải quyết công việc cụ thể của cơ quan bộ. Văn bản là tài liệu có độ chính xác cao, có khả năng tạo sự thống nhất trong việc ban hành chính sách và duy trì hoạt động thƣờng xuyên. Ví dụ:
Quyết định số 11/2005/QĐ-BCN ngày 15/3/2005 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ V/v phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trƣờng Cao đẳng Cơ khí - Luyện kim.
* Thông tin bằng lời:
Thông tin sử dụng bằng lời nói đƣợc thực hiện thông qua các cuộc họp, trao đổi trực tiếp, qua điện thoại… Ví dụ:
Trong cuộc họp giao ban tháng 2/2006 của Bộ Công nghiệp, lãnh đạo các đơn vị có ý kiến đề nghị ngành điện lực nên trƣng cầu dân ý trƣớc khi tăng giá điện.
* Thông tin phi ngôn ngữ:
Trong thực tế, thông tin phi ngôn ngữ rất phong phú và đƣợc thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau nhƣ qua hình ảnh, nét mặt, cử chỉ…Ví dụ:
Thông tin từ thái độ, cử chỉ của ngƣời dân và các nhà báo trong cuộc họp báo thông báo kết luận về mức tăng giá điện của ngành Điện lực.
* Thông tin trên các phƣơng tiện hiện đại:
Thông tin trên các phƣơng tiện hiện đại là thông tin mới đƣợc hình thành qua việc ứng dụng các công nghệ truyền tin hiện đại nhƣ Email, Fax, CD- ROOM. Ví dụ: thông tin về cơ sở dữ liệu Luật Quốc gia Việt Nam trong các CD- ROOM.
Nhƣ vậy, phân loại thông tin là bƣớc đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin của chuyên viên. Ngay sau khi phân loại thông tin, chuyên viên phải tiến hành tổng hợp thông tin.
2). Tổng hợp thông tin
Tổng hợp thông tin cũng là phƣơng pháp quan trọng trong quá trình xử lý thông tin của chuyên viên. Theo kết quả khảo sát, tổng hợp thông tin là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất trong các phương pháp xử lý thông tin (95% chuyên viên sử dụng).
Tổng hợp thông tin nghĩa là tập hợp đầy đủ toàn bộ những thông tin liên quan đến một vấn đề, sự kiện từ các nguồn tin khác nhau để nhập chung lại làm một vấn đề, sự kiện lớn khái quát bao trùm những thông tin nhỏ hơn
[3;45].
Qua khảo sát thực tế, để thực hiện phƣơng pháp này, chuyên viên thƣờng tiến hành các phƣơng pháp nghiệp vụ nhƣ: bổ túc lại thông tin, sắp xếp thông tin và tái hiện, giải thích thông tin theo quy luật.
- Một là, trong quá trình tổng hợp thông tin, nếu phát hiện còn thiếu thông tin thì chuyên viên tổng hợp tiến hành bổ túc lại thông tin:
Bổ túc lại thông tin là việc chuyên viên tổng hợp tiến hành bổ sung thêm thông tin để đảm bảo tính đầy đủ, tính toàn vẹn, tính hoàn chỉnh của thông tin cung cấp. Ví dụ:
Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp khi tổng hợp để cung cấp Báo cáo tháng 9 năm 2005 cho lãnh đạo Văn phòng Bộ đã phát hiện còn thiếu thông tin về tiến độ thực hiện quy trình ISO của Bộ. Do đó đã tiếp tục bổ sung thêm thông tin này vào Báo cáo.
- Hai là, tiến hành sắp xếp, hệ thống lại thông tin:
Sắp xếp và hệ thống lại thông tin cũng là phƣơng pháp nghiệp vụ rất quan trọng để đảm bảo tính hệ thống và tính thống nhất của thông tin. Chuyên viên có thể sắp xếp và hệ thống thông tin theo nhiều cách:
- Sắp xếp và hệ thống lại các thông tin theo tiến trình xuất hiện của sự vật, hiện tƣợng để đối tƣợng sử dụng tin tiện theo dõi vấn đề.
- Sắp xếp và hệ thống lại các thông tin trong cùng một thời điểm tiến hành giải quyết công việc để nhận dạng và hệ thống mối quan hệ tƣơng quan.
- Sắp xếp và hệ thống lại các thông tin theo nguyên nhân - kết quả hay còn gọi là lí do - kết quả để nhận dạng quá trình tƣơng tác của thông tin.
Quá trình sắp xếp và hệ thống lại thông tin sẽ giúp ngƣời sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lôgic nhất định. Ví dụ:
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo thông tin bằng văn bản những quy định của Nhà nƣớc về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật nói chung và tình hình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Toà án nhân dân Tối cao, chuyên viên tổng hợp của Bộ Nội vụ đã tiến hành sắp xếp theo tiến trình xuất hiện của sự vật, hiện tƣợng nhƣ sau:
(1) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996;
(2) Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010;
(3) Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi, bổ sung năm 2002);
(4) Quyết định số 909/2003/QĐ-TTg ngày 14/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình đổi mới công tác xây dựng, ban hành và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật;
(5) Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật;
(6) Nghị định số 104/2004/NĐ-CP ngày 23/3/2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
(7) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
(8) Quyết định số 933/QĐ-TTg ngày 27/8/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án nâng cao chất lượng công tác xây dựng pháp luật của Chính phủ;
(9) Chỉ thị số 32/2005/CT-TTg ngày 10/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ Về việc tăng cường công tác kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
(10) Báo cáo số 106/VKSTC-V8 ngày 14/9/2005 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về tình hình ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân tối cao từ đầu nhiệm kỳ Quốc hội khoá XI đến ngày 30/4/2005.
(11) Báo cáo số 214/2005/KHXX ngày 26/9/2005 của Toà án nhân dân tối cao về tình hình ban hành văn bản quy phạm pháp luật từ đầu nhiệm kỳ Quốc hội khoá XI đến 30/4/2005.
(12) Báo cáo số: 164/CP-XDPL ngày 10/11/2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ để hướng dẫn
thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội (Từ đầu nhiệm kỳ Quốc hội khoá XI đến ngày 30/4/2005).
(13) Báo cáo số 404/UBTVQH11 ngày 06/10/2005 của UBTVQH về kết quả giám sát của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội đối với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
(14) Biên bản tập hợp ý kiến thảo luận tại Hội trường của Đoàn Thư ký kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá 11 ngày 25/11/2005;