c. Chuyên viên đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động quản lý
3.1. Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc
lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc
ở Việt Nam hiện nay hầu nhƣ chƣa hình thành hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan nói chung và trong các cơ quan nhà nƣớc nói riêng (mặc dù trong thực tiễn đây là hoạt động nghiệp vụ thƣờng xuyên, phổ biến). Các sách, tài liệu viết về nghiệp vụ văn phòng chỉ đề cập tới công tác thông tin một cách khái quát. Trong chƣơng trình đào tạo cán bộ hành chính của một số trƣờng chƣa có môn học về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin mà chỉ đƣợc giới thiệu sơ lƣợc trong một số môn học bổ trợ khác. Vì vậy, yêu cầu cấp thiết là cần nghiên cứu và xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Theo chúng tôi, để nghiên cứu và xây dựng hệ thống lý luận cần triển khai ở các hình thức sau đây:
Một là, các trƣờng đào tạo cán bộ hành chính, các văn phòng cơ quan cần tổ chức các hội thảo khoa học với các chủ đề về thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin hoặc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Đây có thể coi là một diễn đàn để các nhà khoa học, các nhà quản lý có thể trao đổi, thảo luận những vấn đề lý luận, thực tiễn trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ở Việt Nam và trên thế giới. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để các nhà khoa học đóng góp, trao đổi, chia sẻ những phƣơng pháp, kinh nghiệm trong việc đào tạo nguồn nhân lực về lĩnh vực này.
Hai là, các trƣờng học, các khoa đào tạo cán bộ văn phòng cần biên soạn giáo trình và đƣa nội dung về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin vào các môn học liên quan nhƣ “Quản trị văn phòng”, “Nghiệp vụ thư ký văn phòng”, “Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý”, “Quản trị kinh doanh”... Để biên soạn giáo trình, cần tham khảo các tài liệu lý luận trong và ngoài nƣớc, đồng thời nghiên cứu khái quát từ hoạt động thực tiễn vì thực tiễn là điểm đầu hình thành lí luận và cũng là thƣớc đo của lí luận.
Ba là, trong các cơ quan đặc biệt là trong các cơ quan Nhà nƣớc cần triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về đảm bảo thông tin nhằm nâng cao năng lực thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin của công chức, viên chức cơ quan. Đây là những đề tài có hiệu quả thực tiễn cao giúp công chức, viên chức trong các cơ quan sử dụng nhƣ những cuốn cẩm nang để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Có thể lựa chọn nghiên cứu các đề tài nhƣ :
- Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thông tin, xử lý và cung cấp thông tin trong cơ quan ….
Hoặc - Vấn đề nâng cao trình độ đội ngũ công chức, viên chức làm nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong cơ quan …
Hoặc – ứng dụng CNTT trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong cơ quan ….v.v.
Bốn là, các nhà nghiên cứu về thông tin học, các cán bộ làm công tác liên quan đến đảm bảo thông tin…cần quan tâm nghiên cứu, dịch thuật và xuất bản các sách chuyên khảo về thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Đây là tài liệu tham khảo quan trọng để chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng và công chức, viên chức nói chung sử dụng trong quá trình giải quyết công việc.
Về mặt nội dung, các giáo trình giảng dạy, các đề án - đề tài nghiên cứu khoa học, các sách chuyên khảo cần tập trung nghiên cứu giải quyết các vấn đề cơ bản sau đây:
1). Lý luận chung về thông tin và hoạt động đảm bảo thông tin trong quản lý
2). Nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của công chức, viên chức trong các cơ quan, bao gồm các vấn đề:
+ Nắm vững nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin .
+ Nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh đạo và công chức, viên chức trong cơ quan.
+ Nắm vững yêu cầu của việc cung cấp thông tin.
3). Vai trò của công chức, viên chức trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
4). Các phương pháp thu thập thông tin của công chức, viên chức
+ Đọc và ghi chép thông tin + Sao chụp tài liệu
+ Tra cứu qua mạng
+ Nghe báo cáo
+ Các phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế ( phỏng vấn, quan sát, điều tra xã hội học, nhật ký công việc…)
5). Các phương pháp xử lý thông tin của công chức, viên chức
+ Phân loại tin + Phân tích tin
+ Xác định độ tin cậy của thông tin + Lựa chọn thông tin
+ Tổng hợp thông tin
6). Phương pháp cung cấp thông tin
+ Cung cấp bằng văn bản + Cung cấp qua mạng
+ Cung cấp qua điện thoại, fax + Cung cấp thông tin trực tiếp v.v.
Nhƣ vậy, nghiên cứu và xây dựng hệ thống lý luận là cơ sở đầu tiên cho các giải pháp nâng cao hiệu quả thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng và cán bộ công chức, viên chức nói chung. Giải pháp này cần có sự phối hợp tham gia của các cán bộ làm công tác thông tin, các cơ quan đơn vị làm nhiệm vụ đào tạo cán bộ và sự quan tâm của các nhà khoa học, các nhà quản lý.