lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng yêu cầu cung cấp trực tiếp
Ví dụ : Chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ Công nghiệp báo cáo tình hình xử lý vụ việc liên quan đến điện kế điện tử tại thành phố Hồ Chí Minh.
Việc ứng phó với các vấn đề đột xuất thƣờng xuyên xẩy ra trong hoạt động quản lý, chuyên viên thƣờng báo cáo trực tiếp liên tục hàng ngày, thậm chí hàng giờ các vấn đề phát sinh.
Qua tìm hiểu thực tế, nghiệp vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ công tác của văn phòng và cả cơ quan nói chung. Chuyên viên đã cung cấp thông tin đầy đủ là các báo cáo thƣờng kỳ cũng nhƣ đột xuất phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo. Với nhiều hình thức cung cấp tin đa dạng, có sự kết hợp giữa các hình thức cung cấp tin khác nhau nhƣ: bằng văn bản và bằng lời trực tiếp, sao chụp tài liệu và báo cáo trực tiếp…
Tuy nhiên, đôi khi thông tin đƣợc cung cấp chƣa kịp thời đã làm tiến độ công việc bị trì hoãn, nhiều nội dung thông tin chƣa đảm bảo đƣợc yêu cầu tin làm cho lãnh đạo và ra các quyết định quản lý chƣa kịp thời, chuẩn xác và phù hợp với tình hình thực tế và còn phải ban hành nhiều quyết định bổ sung.
Có thể nói, làm tốt công tác thu thập và xử lý, phân tích, xác định độ chính xác của thông tin sẽ quyết định đến chất lƣợng của thông tin đƣợc cung cấp. Đến lƣợt nó, cung cấp thông tin khoa học, có tổ chức sẽ làm tăng hiệu quả, giá trị của thông tin đƣợc xử lý và tạo điều kiện thận lợi cho việc sử dụng thông tin trong quản lý, mà tần xuất của sử dụng thông tin là một điều kiện để đánh giá thông tin.
Cuối cùng, cần lƣu ý rằng sau khi cung cấp tin cho ngƣời lãnh đạo hoặc cho các cán bộ quản lý khác, nếu xét thấy cần thiết các chuyên viên phải lƣu lại các văn bản, các số liệu trong máy tính hoặc để vào một cặp tài liệu riêng. Việc lƣu trữ các thông tin đã cung cấp (đặc biệt là các thông tin phải mất nhiều công sƣu tầm, tổng hợp hoặc các số liệu quan trọng) giúp cho ngƣời chuyên viên có thông tin để cung cấp cho lãnh đạo trong các lần sau, hoặc làm bằng chứng nếu các thông tin do chuyên viên cung cấp gặp phải sự phản bác hoặc bị xuyên tạc và bóp méo. [36; 54]
2.4. Nhận xét
Nhƣ trên đã trình bày, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin là một nhiệm vụ rất quan trọng của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ. Thực hiện tốt nhiệm vụ này tức là chuyên viên đã thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin và tham mƣu cho lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng để điều hành hoạt động chung.
Giữa thu thập thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thu thập đầy đủ thông tin là cơ sở, nền tảng để chuyên viên lựa chọn, phân tích, xác định giá trị, tổng hợp những thông tin chính xác; tất cả hƣớng tới việc cung cấp thông tin kịp thời, cập nhật để lãnh đạo ra quyết định quản lý. Nói cách khác, hiệu quả của quyết định quản lý phụ thuộc rất nhiều vào việc sử dụng đúng đắn, khoa học các phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Trong quá trình thực hiện đề tài, để đánh giá về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế chủ yếu tại Văn phòng Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ Nội vụ và khảo sát bổ sung ở Văn phòng Bộ Tƣ pháp, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Văn phòng Bộ Thuỷ sản… Phƣơng pháp mà chúng tôi áp dụng là trực tiếp khảo cứu tài liệu, sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn,
phƣơng pháp quan sát và phát phiếu điều tra - khảo sát. Dƣới đây là kết quả khảo sát và ý kiến đánh giá của các chuyên viên về vấn đề này:
* Về phƣơng pháp thu thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin hiện nay, ý kiến đánh giá của các chuyên viên nhƣ sau:
stt Mức độ Tỷ lệ % ý kiến ghi chú 0 1 Rất tốt 5% 0 2 Tốt 50% 0 3 Khá 20% 0 4 Bình thƣờng 25% 0 5 Chƣa tốt 0
* Về những thuận lợi và khó khăn trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, chúng tôi cũng tổng hợp đƣợc ý kiến đánh giá của các chuyên viên nhƣ sau:
s stt
vấn đề đánh giá thuận lợi đánh giá khó khăn
0
1 Sự quan tâm của lãnh đạo 75% 20%
0
2 Trình độ chuyên môn của bản thân 60% 0 3 Quy chế làm việc 45% 35% 0 4 Trang thiết bị 65% 15% 0 5 Phƣơng pháp TT, XL và CCTT 20% 10% 0 6 Các vấn đề khác 15%
Qua khảo sát thực tế và phỏng vấn sâu một số chuyên viên, lãnh đạo văn phòng các bộ về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi rút ra một số nhận xét sau đây:
2.4.1. Những ƣu điểm cơ bản
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy về cơ bản các chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đã sử dụng khá tốt các phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Sở dĩ có kết quả trên là nhờ những nguyên nhân sau:
1). Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đã đƣợc lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng quan tâm, chỉ đạo thƣờng xuyên
Nhìn chung, lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng đã có những nhận thức đúng đắn về vai trò, tầm quan trọng của công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Từ đó các cấp lãnh đạo đã quan tâm, chỉ đạo, nâng cao trách nhiệm của các chuyên viên trong công tác tổng hợp thông tin, báo cáo, cụ thể:
Một là, hầu hết các bộ đã ban hành Quy chế làm việc của bộ trên cơ sở
Quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
(Ban hành theo Quyết định số 337/2005/ QĐ- TTg ngày 19/12/2005 của Thủ tƣớng Chính phủ ). Quy chế làm việc của Bộ là cơ sở pháp lý quan trọng cho chuyên viên trong quá trình thu thập thông tin. Trong đó quy định rõ nội dung của thông tin cung cấp, thời gian cung cấp thông tin, đối tƣợng cung cấp thông tin ... Quy chế làm việc của các bộ tuy chƣa quy định một cách hệ thống chế độ thông tin báo cáo và trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan thành một phần riêng biệt; song quy chế đã chỉ rõ vai trò của từng đơn vị, cá nhân trong công tác này.
Ngoài ra, ở một số văn phòng bộ nhƣ Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Bộ Công nghiệp, đã có quy định về trách nhiệm của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp còn ban hành quy chế làm việc của Văn phòng Bộ hoặc ở Bộ Nội vụ có Quy định về chế độ thông tin báo cáo. Đây chính là cơ sở quan trọng cho chuyên viên hoàn thành tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
Hai là, qua khảo sát có 15/20 ý kiến (chiếm 75%) cho rằng sự quan tâm của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng là yếu tố thuận lợi cho chuyên viên. Sự quan tâm của lãnh đạo bộ đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ của chuyên viên, đặc biệt là nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Sự quan tâm ở đây đƣợc hiểu là việc ban hành các quy chế, quy định có liên quan, sự ủng hộ với chuyên viên, chia sẻ trách nhiệm với chuyên viên, từ đó tạo những điều kiện thuận lợi để chuyên viên có thể phát huy năng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lực cá nhân. Đó là niềm động viên khích lệ, có tính chất cổ vũ to lớn đối với chuyên viên.
Ba là, lãnh đạo của các cơ quan bộ nói chung và văn phòng bộ nói riêng đã chú trọng tới công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ chuyên viên làm công tác tổng hợp. Các cơ quan bộ đã lựa chọn chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là những cán bộ có trình độ, có nhiều năm kinh nghiệm làm công tác tổng hợp thông tin báo cáo từ các đơn vị.
Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp cũng đƣợc quan tâm, chú ý. Lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng đã cử các chuyên viên tổng hợp tham gia các khoá học tập huấn ngắn hạn nhƣ “Nghiệp vụ - phƣơng pháp soạn thảo văn bản”, “ Quản lý nhà nƣớc”, “Nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ” vv. Tuy không đƣợc đào tạo cơ bản nhƣng những khoá học ngắn hạn này đã giúp chuyên viên bổ sung thêm lí luận, vận dụng vào công tác chuyên môn, giúp chuyên viên nâng cao nghiệp vụ về công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ nói chung. Bên cạnh đó lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng thƣờng xuyên kiểm tra, biểu dƣơng, nhắc nhở chuyên viên hoàn thành nhiệm vụ. Chính vì vậy, công tác chỉ đạo, lãnh đạo của các cơ quan Bộ đã tạo ra các điều kiện thuận lợi cho chuyên viên thực hiện tốt nhiệm vụ- quyền hạn đƣợc giao.
2). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đã ý thức đƣợc vai trò cá nhân và nắm vững nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Hầu hết các chuyên viên đã ý thức đƣợc vai trò, trách nhiệm của cá nhân trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đóng vai trò trợ giúp lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng “sàng lọc” thông tin, các chuyên viên đã thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập thông tin, xử lý thông tin chính xác và cung cấp những thông tin có giá trị cho lãnh đạo.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, mặc dù chƣa đƣợc đào tạo cơ bản qua trƣờng, lớp nhƣng các chuyên viên đã tự học, tự nghiên cứu về phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Bên cạnh đó, chuyên viên cũng tự rút kinh nghiệm qua hoạt động thực tế. Các chuyên viên luôn nắm vững nhu cầu thông tin nhƣ: nắm vững các đối tƣợng cần cung cấp thông tin, nắm vững các nguồn tin và nắm vững nhu cầu tin. Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 1, các đối tƣợng cần cung cấp thông tin là lãnh
đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cán bộ nhân viên các đơn vị thuộc bộ. Có nhiều cách phân loại nguồn tin nhƣng chuyên viên nắm vững ba nguồn cơ bản là nguồn tin từ văn bản, nguồn tin qua sách, tạp chí, báo, internet và nguồn tin từ thực tế. Tuỳ theo yêu cầu công việc mà nhu cầu tin của các đối tƣợng cũng khác nhau.
ý thức đƣợc trách nhiệm của cá nhân trong việc cung cấp thông tin hoạt động quản lý, chuyên viên đã chủ động cung cấp kịp thời những thông tin có giá trị, là cơ sở quan trọng để lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý.
3). Các chuyên viên đã tìm hiểu và sử dụng khá tốt các phƣơng pháp thu thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin, phƣơng pháp cung cấp thông tin