Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, tƣờng trình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình, sơ kết tổng kết công tác [22; 105].
Báo cáo thƣờng đƣợc tƣờng trình, xin ý kiến về một vấn đề, sự việc hoặc để sơ kết, tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến công việc sắp tới của cơ quan, đơn vị. Qua thực tế chúng tôi thấy các chuyên viên thƣờng cung cấp thông tin qua các loại báo cáo sau: báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất và báo cáo chuyên đề.
Sau khi các đơn vị gửi về văn phòng bộ, các chuyên viên tiến hành tóm tắt thông tin cơ bản, hệ thống theo vấn đề, tóm tắt những thông tin mới, các thông tin khác biệt với những thông tin trƣớc đó, các yêu cầu, kiến nghị đề xuất để xây dựng báo cáo công tác của bộ.
Trong trƣờng hợp có sự việc quan trọng đột xuất xảy ra trong một đơn vị hoặc ngành, lĩnh vực do bộ quản lý, ngoài lãnh đạo đơn vị báo cáo thì chuyên viên phải có trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo bộ. Báo cáo phải tóm tắt tình hình diễn biến sự việc, nguyên nhân phát sinh, những biện pháp khắc phục, phòng ngừa, kết quả của việc xử lý; những kiến nghị. Vì vậy sự việc xảy ra đột xuất nên không quy định thời gian cụ thể báo cáo, sự việc xảy ra đến đâu phải báo cáo ngay đến đó, không đợi kết thúc hoặc giải quyết xong mới báo cáo.
Ví dụ: Vụ sập hầm lò khai thác than tại mỏ than Mông Dƣơng ngày 31/3/2006, chuyên viên tổng hợp thông tin của đơn vị báo cáo diễn biến sự việc vì thời gian khắc phục cứu ngƣời diễn ra 72 giờ.
Qua khảo sát, các báo cáo này thƣờng đƣợc trình bày theo bố cục riêng, trình bày theo ý kiến chủ quan của các chuyên viên, không theo một mẫu quy định chung (duy nhất chỉ có Bộ Nội vụ có quy định). Tuy vậy, qua nghiên cứu báo cáo của chuyên viên một số cơ quan bộ, chúng tôi thấy báo cáo đáp ứng đƣợc những yêu cầu sau :
- Thứ nhất, báo cáo đảm bảo tính khách quan, trung thực, về nội dung thông tin và việc nhận xét, đánh giá những ƣu điểm, nhƣợc điểm, thuận lợi, khó khăn, những việc đã làm, những việc chƣa làm.
- Thứ hai, nội dung báo cáo đều đảm bảo trọng tâm, trọng điểm. Đó là căn cứ và mục đích, yêu cầu của mỗi loại báo cáo để xác định những vấn đề quan trọng, chủ yếu, những mặt công tác chính để đƣa vào nội dung thông tin. - Thứ ba, báo cáo đảm bảo tính kịp thời. Bởi vì những báo cáo đều phản ánh thông tin mang tính thời sự trong một khoảng thời gian ( tuần,
tháng, quý, năm) vì vậy đòi hỏi chuyên viên phải soạn thảo nhanh chóng để phản ánh thông tin kịp thời.