pháp để thu thập thông tin
Qua khảo sát, chúng tôi thấy, các chuyên viên sử dụng nhiều phƣơng pháp thu thập thông tin nhƣ đọc và ghi chép thông tin, sao chụp tài liệu, nghe báo cáo, tra cứu qua mạng và các phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế. Đồng thời, chúng tôi cũng đã thống kê đƣợc ý kiến của các chuyên viên về mức độ quan trọng và mức độ sử dụng phổ biến các phƣơng pháp thu thập thông tin.
Trong đó mức độ quan trọng là đánh giá của chuyên viên về vị trí của các phƣơng pháp thu thập thông tin và mức độ sử dụng phổ biến là tổng hợp ý kiến của các chuyên viên có sử dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin. Cụ thể nhƣ sau: stt PHƢƠNG PHáP Đánh giá mức độ quan trọng Đánh giá mức độ sử dụng phổ biến
01 Đọc và ghi chép thông tin 1 80%
03 Sao chụp tài liệu 2 75%
02 Nghe báo cáo 3 70%
05 Điều tra khảo sát thực tế 5 35%
Tuỳ vào từng điều kiện, hoàn cảnh, mục đích thu thập thông tin, yêu cầu nội dung thông tin…mà chuyên viên lựa chọn sử dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin khác nhau. Với việc sử dụng tốt và phối hợp sử dụng linh hoạt các phƣơng pháp thu thập thông tin, chuyên viên đã thu thập đƣợc những thông tin có giá trị, có chất lƣợng.
+ Đối với phương pháp đọc và ghi chép thông tin: là phƣơng pháp đựơc sử dụng phổ biến nhất xuất phát từ nhiệm vụ tổng hợp thông tin của các đơn vị để chuyên viên báo cáo lãnh đạo. Đây còn là phƣơng pháp thu thập thông tin truyền thống nên rất dễ dàng cho chuyên viên sử dụng. Trong quá trình thu thập thông tin qua đọc, ghi chép, các chuyên viên đã thực hiện tốt các kỹ năng nhƣ đọc lƣớt hoặc đọc kỹ, có ghi chép nhận xét, đánh giá kèm theo. Trong quá trình đọc thông tin, chuyên viên đã có những kỹ năng cụ thể nhƣ đặt câu hỏi, tìm bố cục lớn, đọc theo phần, tìm ý lớn qua gạch đầu dòng, hoa thị, tìm từ khóa…Phƣơng pháp này đã giúp cho chuyên viên có khả năng tóm tắt, tổng hợp thông tin tốt cung cấp cho lãnh đạo. Đồng thời, chuyên viên cũng đã sử dụng mạng nhƣ một công cụ hữu ích để tra tìm tin. Các đơn vị thuộc bộ đã có ý thức cung cấp các báo cáo tuần, tháng, quý của các đơn vị qua mạng để thuận tiện cho chuyên viên đọc và tổng hợp thông tin nhanh chóng.
+ Đối với phương pháp sao chụp tài liệu: mặc dù không đòi hỏi năng lực, kỹ năng nghề nghiệp cao nhƣng đây là phƣơng pháp đƣợc chuyên viên sử dụng phổ biến thứ hai sau phƣơng pháp đọc, ghi chép thông tin .Trách nhiệm quan trọng của chuyên viên là lựa chọn tài liệu có giá trị để phục vụ lãnh đạo. Các chuyên viên đã sử dụng tốt các tài liệu sao chụp nhƣ tài liệu lƣu trữ, báo cáo của các đơn vị… nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo.
+ Đối với phương pháp nghe báo cáo: chuyên viên đã sử dụng phƣơng pháp nghe báo cáo và kết hợp ghi chép, ghi âm để thu thập thông tin. Bằng phƣơng pháp này, thông tin thu đƣợc có năng suất, hiệu quả cao rút ngắn đƣợc thời gian truyền tin và giúp chuyên viên dễ nắm bắt thông tin .
+ Đối với các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: là phƣơng pháp giúp chuyên viên thu đƣợc những thông tin có độ chính xác cao. Chuyên viên
cũng đã sử dụng các phƣơng pháp điều tra, khảo sát thực tế nhƣ phỏng vấn, quan sát…để kết hợp với các phƣơng pháp trên trong quá trình thu thập thông tin.
Chuyên viên đã có ý thức chủ động, tự giác thu thập thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Không chỉ đựa trên những quy định về yêu cầu cung cấp thông tin, chuyên viên còn chủ động khai thác những nguồn tin có tính chất hỗ trợ, bổ sung. Đặc biệt, một số chuyên viên đã nghiên cứu và xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin của các đơn vị thuộc bộ để kịp thời thu thập, sử dụng khi cần thiết. Ví dụ ở Bộ Nội vụ, một số chuyên viên đã có các cơ sở dữ liệu sau:
+ Dữ liệu thông tin về tổ chức bộ máy nhà nƣớc do Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng và cung cấp.
+ Dữ liệu về quản lý tiền lƣơng và công tác tiền lƣơng do Vụ tiền lƣơng cung cấp.
+ Dữ liệu về cải cách hành chính trong nƣớc do Vụ Cải cách hành chính cung cấp v.v.
Nhƣ vậy, trên cơ sở quy định của cơ quan về phƣơng pháp thu thập thông tin và ý thức chủ động tự giác, sử dụng hiệu quả các phƣơng pháp thu thập thông tin, chuyên viên đã thu thập những thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.