c. Chuyên viên đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động quản lý
3.2.1. Quy định chế độ thông tin báo cáo
Để thuận tiện cho chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, cơ quan Bộ cần phải ban hành quy định về chế độ thông tin báo cáo.
Chế độ thông tin báo cáo là toàn bộ những điều, những quy định cần tuân theo trong qúa trình thu thập, xử lý, cung cấp, lƣu trữ và sử dụng thông tin chính thức trong hoạt động quản lý. Thông tin báo cáo nhằm phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo bộ và hoạt động của các đơn vị, nhƣ quyết định chủ trƣơng, chính sách; kiểm tra việc thực hiện văn bản và chƣơng trình - nhiệm vụ công tác đã đề ra; giải quyết công việc cơ quan đơn vị…
Vì vậy, quy định chế độ thông tin báo cáo không chỉ thuận tiện cho việc tổng hợp thông tin cho lãnh đạo của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ mà còn tạo ra tác phong lao động khoa học.
Quy định chế dộ thông tin báo cáo phải đƣợc ban hành trên cơ sở Quyết định quy phạm pháp luật của bộ. Theo chúng tôi, quy định về chế độ thông tin báo cáo nên bố cục thành các chƣơng, điều, khoản mục nhƣ sau:
Chƣơng I: những quy định chung
Trong chƣơng I cần quy định một số vấn đề sau: - Phạm vi, đối tƣợng điều chỉnh
- Mục đích của chế độ thông tin báo cáo
- Các loại tài liệu báo cáo: báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo thống kê tổng hợp.
- Yêu cầu đối với thông tin báo cáo - Nguyên tắc, thẩm quyền báo cáo
Chƣơng II : những quy định cụ thể .
Chƣơng II là chƣơng quy định chi tiết về chế độ báo cáo cụ thể là quy định về nội dung của các loại báo cáo, trách nhiệm xây dựng báo cáo và thời gian nộp báo cáo của các đơn vị thuộc bộ:
a. Báo cáo tuần b. Báo cáo tháng c. Báo cáo quý
d. Báo cáo sáu tháng đầu năm e. Báo cáo năm
Đối với các báo cáo này, cần quy định các vấn đề sau: - Nội dung báo cáo
- Trách nhiệm xây dựng báo cáo tuần của đơn vị: Lãnh đạo đơn vị. - Thời gian nộp báo cáo
- Trách nhiệm tổng hợp xây dựng báo cáo của bộ: Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ.
2. Báo cáo đột xuất:
Đối với các báo cáo này, cần quy định các vấn đề sau: - Những trƣờng hợp cần báo cáo đột xuất.
- Nội dung của báo cáo: tóm tắt tình hình diễn biến sự việc, nguyên nhân phát sinh, kết quả xử lý, kiến nghị.
- Thời gian nộp báo cáo và trách nhiệm xây dựng: sau khi sự việc xảy ra, vấn đề xảy ra đến đâu, lãnh đạo đơn vị phải báo cáo ngay tình hình.
3. Báo cáo chuyên đề:
- Nội dung của báo cáo: theo yêu cầu của lãnh đạo bộ.
- Thời gian nộp báo cáo và trách nhiệm xây dựng: theo yêu cầu của lãnh đạo bộ.
4. Báo cáo thống kê tổng hợp:
- Các loại báo cáo thống kê tổng hợp
- Nội dung báo cáo: theo quy định của cơ quan và yêu cầu phục vụ hoạt động quản lý.
- Thời gian nộp và trách nhiệm xây dựng báo cáo: theo quy định của cơ quan.
1. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị thuộc bộ:
Quy định trách nhiệm của thủ trƣởng các đơn vị về thực hiện chế độ thông tin báo cáo nhƣ : làm tốt công tác thông tin báo cáo, tổ chức cập nhật vào mạng nội bộ, thƣờng xuyên cung cấp thông tin cho lãnh đạo bộ và các đơn vị trong Bộ để phối hợp giải quyết công việc.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng bộ:
Ngoài các nhiệm vụ nhƣ lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ, Chánh văn phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác nhƣ: chỉ đạo phòng Tổng hợp VPB xây dựng chƣơng trình công tác chung của toàn bộ, cung cấp thông tin hàng ngày cho lãnh đạo bộ, thông báo kết luận của lãnh đạo bộ…
3. Trách nhiệm của chuyên viên làm công tác tổng hợp thông tin của văn phòng bộ và các đơn vị:
Có trách nhiệm giúp lãnh đạo văn phòng bộ và lãnh đạo các đơn vị giải quyết các nhiệm vụ nhƣ theo dõi tình hình thông tin báo cáo của các đơn vị, tổ chức cập nhật vào mạng nội bộ, xây dựng chƣơng trình công tác chung của toàn bộ, thông báo kết luận của lãnh đạo bộ, thƣờng xuyên cung cấp thông tin cho lãnh đạo bộ và các đơn vị trong Bộ để phối hợp giải quyết công việc.
Chƣơng IV : Quản lý, khai thác sử dụng thông tin
1. Quản lý thông tin báo cáo:
Văn phòng bộ có trách nhiệm quản lý tập trung thống nhất cơ sở dữ liệu do các đơn vị cung cấp.
2. Khai thác sử dụng và bảo mật thông tin:
- Đối với cá nhân, đơn vị thuộc bộ
- Đối với tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan.
- Giao trách nhiệm cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc tổ chức khai thác sử dụng và bảo mật thông tin .
- Trung tâm Tin học : ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị, bảo mật và truyền dữ liệu thông tin phục vụ lãnh đạo bộ.
- Cán bộ công chức làm công tác tổng hợp thông tin: có trách nhiệm lƣu trữ, bảo quản, bảo mật và cung cấp thông tin theo quy định.
1. Kết quả thực hiện các quy định này là căn cứ để xét khen thưởng hàng năm.
2. Cá nhân, đơn vị không thực hiện các quy định này sẽ bị xử lý kỷ luật theo các mức độ:
- Khiển trách - Cảnh cáo - Kỷ luật
- Buộc thôi việc…
* Lƣu ý: quyết định này phải ban hành kèm theo các mẫu báo cáo.
[ Có phụ lục kèm theo].
Nhƣ vậy, quy định về chế độ thông tin báo cáo đƣợc ban hành bởi một Quyết định quy phạm pháp luật sẽ là cơ sở để các cá nhân, đơn vị thuộc bộ