c. Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành
2.3.Cung cấp thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi đƣợc thu thập, xử lý phải đƣợc cung cấp phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các đối tƣợng cần thiết thông qua các hình thức thích hợp.
Việc cán bộ, công chức cơ quan bộ có nhận đƣợc những chỉ thị, mệnh lệnh, các quyết định quản lý của lãnh đạo kịp thời hay không? Hoặc lãnh đạo có nhận đƣợc những thông tin phản hồi, thông tin cần thiết, thông tin kịp thời, đúng đắn hay không? Tất cả đều này phụ thuộc vào quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên.
Xét về mặt bản chất, cung cấp thông tin là cách thức mà chuyên viên tổng hợp đƣa thông tin đến với ngƣời sử dụng. Vấn đề quan trọng là chuyên viên phải lựa chọn những hình thức cung cấp thông tin sao cho những ngƣời sử dụng thông tin có thể đạt đƣợc hiệu quả cao trong công việc.
Đây là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ nên đây là một hoạt động thƣờng xuyên của các chuyên viên.
Việc cung cấp thông tin của chuyên viên có thể đƣợc tiến hành qua hai hình thức phổ biến là cung cấp bằng văn bản và cung cấp thông tin bằng lời. Mỗi một hình thức cung cấp thông tin có ƣu điểm, hạn chế riêng nên tuỳ theo yêu cầu của ngƣời cần tin mà chuyên viên tổng hợp lựa chọn các hình thức cung cấp thông tin khác nhau. Đồng thời, ở mỗi một hình thức cung cấp thông tin cũng đòi hỏi về thời gian, thời điểm, cách thức khác nhau.
Qua khảo sát trực tiếp tại Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Bộ Công nghiệp và một số Văn phòng của cơ quan Bộ khác, chúng tôi thấy hai hình thức cung cấp thông tin trên đƣợc tiến hành nhƣ sau: