Bảng 8: tỷ lệ giao dịch/giao dịch thành công/tháng tại sàn GDBĐS EZ VN
Nội dung Tổng số giao dịch/tháng(BĐS) thành công (%)Tỷ lệ giao dịch Phân phối dự án BĐS (1) (2) 40 – 6050 – 70 60 – 7070 – 80
Môi giới mua - bán BĐS 10 – 15 70 – 80
Môi giới thuê - cho thuê BĐS 15 – 20 60 - 70
Nguồn: số liệu điều tra.
(1):dự án Hado Park View (2): dự án tổ 34 Cầu Diễn
2.3.5. Tổ chức, hoạt động và các loại hình của một số sàn giao dịch bất động sản 2.3.5.1. Sàn GDBĐS do công ty kinh doanh đầu tư BĐS thành lập (Mô hình sàn GDBĐS Contana Group)
Trong lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản, COTANA GROUP là cổ đông sáng lập của VIHAJICO hiện là chủ đầu tư của thành phố ECOPARK có diện tích gần 500ha. Hợp tác với các đối tác lớn của ngành xây dựng để được tham gia đầu tư như: Tổng công ty HUD thành lập Công ty HUDLAND đang đầu tư xây dựng nhiều khu đô thị tại Hà Nội, Bắc Ninh; hợp tác với Tổng công ty COMA hiện đang thực hiện dự án BT đường Hà Nội - HưngYên.
Để có một thương hiệu lớn sau nhiều năm xây dựng và phát triển, COTANA GROUP có được như ngày hôm nay ngoài việc áp dụng phong cách làm việc mới, công nghệ tiên tiến, thường xuyên duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO: 9001 - 2008 không thể không nhắc đến triết lý và định hướng quan trọng đó là chiến lược về con người.
Sàn giao dịch bất động sản Contana Group là đơn vị chức năng trực thuộc Tập đoàn Contana Group. Tham gia là thành viên Mạng các sàn giao dịch bất động sản Việt Nam. Sàn giao dịch bất động sản được đặt tại lô CC5A, bán đảo Linh Đàm, p.Hoàng Liệt, q.Hoàng Mai, Hà Nội với tổng diện tích là 280m2. Địa điểm đặt sàn phù hợp với các giao dịch của khách hàng, với đầy đủ diện tích cho các bộ phận chức năng và có thể thực hiện giao dịch khi có lượng khách hàng lớn. Cơ sở vật chất hiện tại của các sàn giao dịch bất động sản đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoạt động của sàn.
Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa sàn GDBĐS EZ và sàn GDBĐS Contana Group.
- Tổ chức bộ máy của sàn GDBĐS Contana Group
Hình 4: Sơ đồ tổ chức Sàn GDBĐS Contana Group
-Sơ đồ tổ chức của sàn giạo dịch bất động sản Contana Group có khác đôi chút so với sàn GDBĐS EZ đó là sàn GDBĐS Contana Group không có bộ phận tìm kiếm khách hàng. Điều này cho thấy bộ máy tổ chức của sàn GDBĐS Contana Group gọn nhẹ hơn, bộ phận kinh doanh sẽ làm công tác của bộ phận tìm kiếm khách hàng, điều này sẽ giúp sàn gọn nhẹ hơn trong công tác quản lý và tổ chức hoạt động của sàn, sàn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khi không có bộ phận tìm kiếm khách hàng, nhất là trong thời buổi khó khăn này. Tuy nhiên cũng có một số hạn chế khi không có bộ phận này đó là sẽ hạn chế hơn trong khâu tìm kiếm khách hàng và chăm sóc khách hàng khi bộ phận kinh doanh không thể đảm bảo tốt và chu đáo cùng lúc cả hai công việc kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, khi thời gian này lượng khách hàng rất là khan hiếm.
- Trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên sàn giao dịch bất động sản Contana Group về cơ bản là khá giống so với sàn GDBĐS EZ, nhưng chỉ khác một số điểm đó là về số lượng nhân viên hoạt động ở mỗi bộ phận, do sàn Contana Group không có bộ phận khai thác tìm kiếm khách hàng nên quyền hạn và nhiệm vụ của bộ phận này được chuyển giao cho bộ phận kinh doanh. Ngoài ra còn chứng chỉ hành nghề của nhân viên và chất lượng tuyển dụng là khác nhau.
Tập đoàn Contana Group
Giám đốc Sàn GDBĐS
Phó giám đốc Sàn GD
Bộ phận Tư vấn BP Hành chính - Kế toán
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của sàn BĐS Contana Group:
Bảng 9: Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sàn GDBĐS Contana Group
Đơn vị Diện tích PC kết nối Internet Máy in Laze Photo Copy Máy Fax Điện thoại Khác SGDBĐS 280 m2 23 4 4 3 19 Giám đốc 25 1 1 1 1 1 Phó GĐ 15 1 1 Kinh doanh 210 8 1 1 8 Tư vấn 5 1 1 1 5 Hành chính & Kế toán 30 8 1 1 1 4
Nguồn: Số liệu điều tra -Về cơ sở vật chất có khác nhau đôi chút. Sàn Contana Group có diện tích sàn lớn hơn rất nhiều so với sàn EZ. Mặc dù số lượng nhân viên tại sàn là ít hơn so với sàn EZ nhưng số lượng trang thiết bị máy móc làm việc tại sàn là khá đầy đủ và tốt, điều này đảm bảo không gian làm việc tại sàn Contana Group là thoải mái và chất lượng dịch vụ tại sàn là tương đối cao, luôn luôn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng và hoạt động của nhân viên tại sàn.
Quy trình giao dịch tại sàn BĐS Contana Group khác một số điểm cụ thể ở đây quy trình như sau:
Hình 5 : Sơ đồ quy trình giao dịch tại sàn BĐS Contana Group
LỄ TÂN TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ BẤT ĐỘNG SẢN KHÁCH HÀNG ĐƯA YÊU CẦU TẠI QUẦY LỄ TÂN LỄ TÂN CHUYỂN CHO BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN THỰC HIỆN YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN TRẢ KẾT QUẢ CHO KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN TRẢ KẾT QUẢ CHO KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG NHẬN KẾT QUẢ VÀ GÓP Ý KIẾN
-Sơ đồ quy trình giao dịch tại sàn Contana Group có khác đôi chút so với sàn EZ, nhưng nhìn chung về nội dung là giống nhau.
- Tình hình hoạt động của sàn BĐS Contana Group là kém hơn so với sàn GDBĐS EZ, cụ thể
+ Số lượng giao dịch bất động sản tại sàn thời gian qua có sự không đồng đều, do nguồn cung phụ thuộc vào tiến độ dự án và kế hoạch mở các đợt bán hàng của Tập đoàn. Bên cạnh đó, do ảnh hưởng của thị trường bất động sản bắt đầu đi xuống từ cuối năm 2010 và đầu năm 2011 dẫn đến tình trạng có tháng lượng giao dịch bất động sản tương đối lớn, nhưng chủ yếu những tháng từ giữa và cuối năm 2011 thì số lượng giao dịch thưa thớt và ảm đạm, khách hàng chủ yếu đến xem, tham khảo thông tin. Một lượng lớn khách hàng đến sàn với mục đích ký gửi bán bất động sản. Cụ thể như sau:
+ Tòa nhà văn phòng cho thuê ContanaGroup Building - lô CC5A bán đảo Linh Đàm. 2 - 3 giao dịch/tháng, trong đó giao dịch thành công chiếm trung bình 50 - 70%.
+ Tòa CT3 A1 - KĐT mới Văn Quán. Số lượng giao dịch trung bình 30 - 40 giao dịch/tháng, trong đó giao dịch thành công chiếm 40 - 60%.
+ Quảng cáo bất động sản tại sàn. Số lượng giao dịch trung bình từ 15 - 20 giao dịch/tháng, tỷ lệ thành công chiếm 60 - 70%
2.3.5.2. Sàn GDBĐS do tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ BĐS thành lập (Mô hình sàn GDBĐS Vạn Xuân)
Giới thiệu:
Tọa lạc tại địa chỉ Nhà B5 - Khu đô thị mới Đại Kim - Định Công, quận Hoàng Mai, Tp Hà Nội. Diện tích sàn 150m2 với đầy đủ các trang thiết bị, sàn GD BĐS Vạn Xuân là đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong kinh doanh dịch vụ BĐS. Vạn Xuân là một trong những đơn vị nhạy bén và năng động trong việc cung cấp các dịch vụ bất động sản và đã nhanh chóng tạo dựng được thương hiệu trên thị trường đối cho khách hàng có nhu cầu liên quan đến BĐS trong những năm qua.
Về cơ bản sàn GDBĐS Vạn Xuân cũng khác sàn GDBĐS EZ về một số điểm chính sau:
- Tổ chức bộ máy của sàn GDBĐS Vạn Xuân
Hình 6: Sơ đồ tổ chức Sàn GDBĐS Vạn Xuân
-Sơ đồ tổ chức của sàn giao dịch bất động sản Vạn Xuân là gọn nhẹ nhất trong
số những sàn kể trên. Đứng cao nhất là Giám đốc sàn, trong khi ở các bộ phận, sàn không có bộ phận tìm kiếm khách hàng và bộ phận tư vấn khách hàng khi so sánh với sàn EZ. Đây cũng là một nét đặc trưng của sàn do tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản thành lập. Họ không hoàn toàn chú trọng vào kinh doanh chất lượng dịch vụ tại sàn, đây chỉ là một mảng nhỏ trong nhiều mảng kinh doanh của họ. Ưu điểm của sàn là tổ chức bộ máy gọn nhẹ dễ quản lý, tuy nhiên có vẻ nhược điểm nhiều hơn, họ không giống một sàn đúng nghĩa khi cung cấp chất lượng dịch vụ sơ sài, cho nên khách hàng tại sàn là khá thưa thớt và rất yếu.
- Trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên sàn giao dịch bất động sản Vạn Xuân nhìn chung là khá tương đồng so với một số sàn kể trên, tuy nhiên do hoạt động nhỏ lẻ, không được mạnh nên trách nhiệm quyền hạn và nhiệm vụ của các bộ phận nhân viên tại sàn bị bó hẹp lại, và chồng chéo chức năng các bộ phận lẫn nhau.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của sàn BĐS Vạn Xuân
Bảng 10: Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sàn GDBĐS Vạn Xuân
Đơn vị Diện tích PC kết nối Internet Máy in Laze Photo Copy Máy Fax Điện thoại Khác SGDBĐS 150 m2 11 2 2 2 8 Giám đốc 30 1 1 1 1 Phó GĐ 1 1 Kinh doanh 90 6 1 1 4 Hành chính Kế toán 30 3 1 1 2
Nguồn: Số liệu điều tra Giám đốc Sàn GDBĐS
Phó giám đốc Sàn GD
-Cơ sở vật chất của sàn Vạn Xuân tỉ lệ với hoạt động của sàn, cơ sở vật chất hạn chế về số lượng và chất lượng khi so sánh với hai sàn trên. Diện tích sử dụng hợp lý so với cơ cấu tổ chức và hoạt động tại sàn.
-Tổ chức hoạt động của sàn BĐS Vạn Xuân hạn chế hơn rất nhiều so với sàn GDBĐS EZ cụ thể hoạt động của sàn BĐS Vạn Xuân như sau:
Nội dung hoạt động dịch vụ:
+ Môi giới bất động sản; + Định giá bất động sản; + Tư vấn bất động sản;
Loại hình bất động sản giao dịch tại sàn BĐS Vạn Xuân
+ Đất đai, đất dự án;
+ Biệt thự, căn hộ chung cư và nhà ở đơn lẻ; + Văn phòng, căn hộ cho thuê;
- Quy trình giao dịch tại Sàn sàn BĐS Vạn Xuân
Hình 7: Sơ đồ quy trình giao dịch tại sàn sàn BĐS Vạn Xuân
-Cũng vậy quy trình giao dịch tại sàn Vạn Xuân cũng bị cắt giảm gọn nhẹ đi rất nhiều khi so sánh với quy trình hai sàn ở trên. Điều này càng chứng tỏ rằng chất lượng dịch vụ của sàn là hạn chế và không thực sự tốt.
-Tình hình hoạt động của sàn BĐS Vạn Xuân
Số lượng giao dịch bất động sản tại sàn thấp, thời gian qua có sự không đồng đều, do nguồn cung chủ yếu phụ thuộc vào các chủ đầu tư và các sàn GDBĐS đối tác khác. Bên cạnh đó, tình hình thị trường đi xuống ảnh hưởng không nhỏ đến số lượng giao dịch diễn ra tại sàn và có chiều hướng giảm dần. Ngoài ra, hầu hết các sàn GDBĐS do tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ BĐS thường không chủ động được nguồn khách hàng, hoạt động quảng cáo, quảng bá thương hiệu cũng không
LỄ TÂN TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ BẤT ĐỘNG SẢN CHUYỂN VỀ BỘ PHẬN KINH DOANH NVKD TIẾP NHẬN NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG THỰC HIỆN CÁC
YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG
được chú trọng nhiều, do đó số lượng giao dịch tại sàn phản ánh thực tế tình hình thị trường. Cụ thể như sau:
Bảng 12: Tỷ lệ giao dịch/giao dịch thành công/tháng SGDBĐS Vạn Xuân:
Nội dung Tổng số giao dịch/tháng (BĐS) Số lượng giao dịch thành công (BĐS) Tỷ lệ giao dịch thành công (%) Phân phối dự án BĐS 50 – 60 25 – 30 50 Môi giới mua - bán BĐS 30 – 50 20 – 25 50 - 65 Môi giới
thuê - cho thuê BĐS 15 – 20 5 – 10 30 - 50
Nguồn: số liệu điều tra - Phí và định mức thu phí khi thực hiện giao dịch BĐS thông qua sàn
Đối với lĩnh vực phân phối các sản phẩm BĐS từ chủ đầu tư đến với người sử dụng, định mức phí giao động từ 20 đến 30 triệu VNĐ. Số tiền này thường được tính vào giá bán của bất động sản.
Đối với lĩnh vực dịch vụ môi giới bất động sản, sàn có mức hoa hồng từ 0,5%(với BĐS trên 3tỷ) và 1%(với BĐS dưới 3tỷ) nếu như giao dịch thành công. Trên thực tế thì mức hoa hồng này chủ yếu là một con số cố định tùy thuộc vào thỏa thuận với bên bán BĐS. Có thể thu phí môi giới đối với bên mua BĐS tùy từng trường hợp cụ thể.
Đối với mỗi hợp đồng giao dịch thuê - cho thuê BĐS giao dịch thành công tại sàn, mức hoa hồng môi giới là 1/2 giá trị tiền thuê trong 1 tháng với hợp đồng có thời hạn 1 năm hoặc giá trị tiền thuê trong 1 tháng với hợp đồng có thời hạn 3 năm.
2.4. Đánh giá thực trạng hoạt động của sàn giao dịch bất động sản EZ trên địa bàn quận Cầu Giấy – tp Hà Nội
2.4.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của từng bộ phận.
Có 3 loại hình sàn GDBĐS phổ biến bao gồm: (1) Sàn giao dịch bất động sản do công ty đầu tư kinh doanh bất động sản thành lập; (2) Sàn giao dịch bất động sản do công ty kinh doanh dịch vụ bất động sản thành lập; (3) Sàn giao dịch bất động sản do tổ chức cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản thành lập.Thì ở đây
sàn GDBĐS EZ do công ty kinh doanh dịch vụ bất động sản thành lập có yếu tố nước ngoài.
Qua kết quả điều tra cho thấy sàn đã đáp ứng được những yêu cầu về điều kiện để thành lập và hoạt động của sàn giao dịch bất động sản theo tiêu chuẩn quy định của nhà nước.
Sàn có đầy đủ tư cách pháp nhân có chức năng kinh doanh dịch vụ bất động sản; Tên giao dịch của sàn là tên tiếng việt, biểu hiện rõ ràng và có địa chỉ giao dịch ổn định ít nhất là 1 năm theo quy định; Có cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động phù hợp với nội dung hoạt động của sàn.
Sàn giao dịch bất động sản EZ là một trong số những sàn kiểu mẫu về cơ cấu tổ chức.Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng của sàn được phân định rõ ràng giữa các phòng ban chức năng mà cụ thể ở đây là:
Khối quản trị điều hành: + Tổng giám đốc công ty + Giám đốc sàn
+ Phó giám đốc sàn Khối sản xuất kinh doanh
+ Bộ phận khai thác khách hàng + Bộ phận kinh doanh
+ Bộ phận tư vấn khách hàng + Bộ phận tài chính kế toán
Tại sàn giao dịch bất động sản EZ thì mỗi cá nhân bộ phận có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng và tránh sự chồng chéo,giẫm chân nhau trong công việc.Cụ thể là
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm tìm kiếm các dự án chung cư, kí hợp đồng với các chủ đầu tư về các dự án, tạo mối quan hệ với chủ đầu tư,các tổ chức tín dụng, để qua đó có thể dễ dàng hơn trong khâu thanh toán, hỗ trợ tín dụng vay vốn đối với người mua sản phẩm của sàn,và bàn giao thông tin về các dự án các căn hộ cho các giám đốc,các giám đốc sẽ cung cấp thông tin cho các nhân viên kinh doanh để các nhân viên kinh doanh tại sàn sẽ trực tiếp phân phối sản phẩm tới những người sử dụng.Tổng giám đốc thường không trực tiếp có mặt tại sàn,ông thường đi gặp các chủ đầu tư để kí hợp đồng, hay đến các công trình xây dựng để khảo sát thực tế ,tạo mối quan hệ với các tổ chức tín dụng…khi có mặt tại sàn,thì tổng giám đốc cũng hỗ trợ các nhân viên, giúp giải quyết các vấn đề khó khăn trong đàm phán