2.2.1 Sơ đồ tổ chức của SGDBĐS EZ
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA EZ PROPERTY Hình 2: Sơ đồ tổ chức sàn GDBĐS EZ Tổng Giám đốc công ty Giám đốc Sàn GDBĐS Phó giám đốc Sàn GD Bộ phận khai thác KH BP Hành chính - Kế toán
2.2.2. Trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên sàn giao dịch bất động sản
Bảng 6 : Trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên sàn giao dịch bất động sản EZ
STT Chức danh Nhiệm vụ
1 Giám đốc SGDBĐS
- Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của SGDBĐS.
- Quyền hạn: Trình Tổng giám đốc quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, tiêu chuẩn chức danh cán bộ; Trực tiếp quản lý, bố trí sử dụng cán bộ, nhân viên và lao động hợp đồng của sàn giao dịch;
- Năng lực: Có chứng chỉ Quản lý và điều hành SGDBĐS, chứng chỉ hành nghề môi giới và định giá BĐS;
2
Phó Giám đốc SGDBĐS
- Trách nhiệm: Giúp việc giám đốc sàn giao dịch quản lý, điều hành một số mặt công tác do giám đốc sàn giao dịch phân công và ủy quyền.
- Quyền hạn: Trực tiếp quản lý, điều hành các lĩnh vực hoạt động của SGDBĐS được ủy quyền.
- Năng lực: Có chứng chỉ Quản lý và điều hành SGDBĐS, chứng chỉ hành nghề môi giới và định giá BĐS;
3 Bộ phận khai thác KH
- Nhiệm vụ
+ Nghiên cứu xác định thị trường cho sản phẩm; + Xây dựng hệ thống thông tin khách hàng;
+ Tổ chức thăm dò thị trường, tìm nguồn khách hàng;
+ Đề xuất, triển khai nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, theo dõi và hỗ trợ việc bảo hành, bảo trì sản phẩm;
- Nhân lực:
+ Số lao động: 04 người; trình độ: Đại học và Cao đẳng 4 Bộ phận
Kinh doanh
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng chiến lược hoạt động kinh doanh dịch vụ của SGDBĐS;
+ Tổ chức quảng cáo, giới thiệu khuyến mại thúc đẩy việc bán hàng của Tập đoàn theo chiến lược chung;
trình Giám đốc sàn phê duyệt;
+ Triển khai ký hợp đồng mua bán, cho thuê các sản phẩm bất động sản;
+ Tổng hợp và báo cáo tình hình kinh doanh; - Nhân lực:
+ Số lao động: 05 người trình độ: Đại học chuyên ngành Kinh tế,chưa kể cộng tác viên kinh doanh.
+ Chứng chỉ hành nghề (CCHN): 05 CCHN môi giới bất động sản; 01 CCHN định giá bất động sản;
5 Bộ phận Tư vấn
- Nhiệm vụ:
+ Tiếp nhận, xử lý và phân tích nhu cầu của khách hàng;
+ Tư vấn nghiệp vụ liên quan đến nội dung hoạt động SGDBBĐS; + Thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất cho khách hàng.
- Nhân lực:
+ Số lao động 06 người, trình độ: Đại học;
+ Chứng chỉ hành nghề (CCHN): 03 CCHN môi giới bất động sản;
6
Bộ phận Hành chính và Kế toán
- Lập kế hoạch nhân sự, trả lương, thưởng, nộp bảo hiểm;
- Soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của SGDBĐS; Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của SGDBĐS;
- Giải đáp thông tin và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng; Vệ sinh giữ cho sàn giao dịch luôn ở điều kiện sạch đẹp cao nhất;
- Tài chính kế toán: đảm bảo việc thu chi đủ, lập báo cáo kế toán tài chính định kỳ;
- Nhân lực: số lao động 04 người, trình độ: từ Cao đẳng trở lên; có chuyên môn phù hợp.
Bảng 7: Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sàn GDBĐS EZ
Đơn vị Diện tích PC kết nối Internet Máy in Laze Photo Copy Máy Fax Điện thoại Khác SGDBĐS 160 m2 18 5 3 2 16 Giám đốc 30 1 1 1 1 Phó GĐ 1 1 Khai thác 40 4 1 4 Kinh doanh 65 5 1 1 5 Tư vấn 3 1 1 3 Hành chính Kế toán 25 4 1 1 1 2
Nguồn: Số liệu công ty
Tổ chức hoạt động của sàn BĐS EZ
Nội dung hoạt động dịch vụ:
-Môi giới bất động sản; -Quảng cáo bất động sản; -Tư vấn bất động sản; -Quản lý bất động sản. -Định giá bất động sản.
Loại hình bất động sản giao dịch tại sàn BĐS:
+Đất đai, đất dự án;
+Biệt thự, căn hộ chung cư và nhà ở đơn lẻ; +Văn phòng, căn hộ cho thuê;
+Hình thức quảng cáo bất động sản tại sàn BĐS EZ: +Quảng cáo tại trụ sở làm việc;
+Quảng cáo trên trang Web của công ty; +Quảng cáo trên báo, tạp chí và bản tin; +Quảng cáo trên truyền hình.
2.2.3. Quy trình giao dịch tại sàn GDBĐS EZ
HÌNH 3: Quy trình giao dịch tại sàn BĐS EZ
2.3. Một số dự án đã giao dịch tại sàn bất động sản EZ
2.3.1. Dự án Hado Parkview
Thông tin tổng quan về dự án:
• Địa điểm : Lô đất N10 KĐTM Dịch Vọng, Cầu Giấy, HN • Diện tích khu đất : 5,265 m2
• Diện tích xây dựng : 1,632 m2 • Tổng diện tích sàn : 52.224 m2
• Chức năng tòa nhà : TT thương mại, Căn hộ cao cấp • Dự kiến hoàn thành : Q4/ 2014
• Số tầng : 32 tầng + 02 tầng hầm • Tầng hầm 1,2 : Bãi đậu xe
• Tầng 1 - 2 : TT thương mại, khu văn phòng • Tầng 3 : Trung tâm TDTT, vườn trẻ, bể bơi… • Tầng 4 – 30 : Căn hộ cao cấp • Tầng 31 – 32 : Penthouse LỄ TÂN TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ BẤT ĐỘNG SẢN KHÁCH HÀNG ĐƯA YÊU CẦU VỀ BỘ PHẬN TƯ VẤN CHUYỂN CHO BỘ PHẬN KINH DOANH NVKD TIẾP NHẬN NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG THỰC HIỆN CÁC
YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN TRẢ KẾT QUẢ CHO KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG NHẬN KẾT QUẢ VÀ GÓP Ý KIẾN
2.3.2. Dự án chung cư tổ 34 cầu diễn –VINACONEX 7
Tên dự án: Công trình hỗn hợp dịch vụ công cộng văn phòng và nhà ở Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng số 7 – Vinaconex 7
Mô tả vị trí dự án: Đường K2 Tổ 34 Thị trấn Cầu Diễn – Từ Liêm – Hà Nội • Phía Tây giáp sông Nhuệ
• Phía Bắc giáp Đường 32.
• Phía Nam giáp chung cư An Sinh, đường Trần Hữu Dực • Phía Đông tiếp giáp với khu đô thị Mỹ Đình I…
Quy mô dự án:
• Tòa nhà gồm có : 02 tầng hầm, 27 tầng nổi • Tầng 1 – 3 : Trung tâm thương mại • Tầng 4 – 27 : Căn hộ chung cư • Diện tích đất xây dựng : 1.385,5m2
• Diện tích sàn xây dựng : 37.000 m2 • Tổng mức đầu tư : 446,2 tỷ đồng • Thời gian khởi công dự án: Tháng 04/2010 • Dự kiến bàn giao : Quý 2 năm 2014
• Tiến độ dự án : Đang xây tầng 23/27 tầng
2.3.3. Dự án chung cư Trung Yên Plaza
Chủ Đầu Tư: Tổng Công Ty Đầu Tư Phát Triển Hạ Tầng Đô Thị UDIC Tổng diện tích lô đất: 6.708,5m2 mật độ xây dựng 25%
Chiều cao công trình: gồm 2 tầng hầm ( diện tích 8.478m2 chứa 210 xe ô tô) 25 tầng nổi ( trong đó 5 tầng thương mại, gồm 210 căn hộ)
Tư vấn thiết kế kiến trúc dự án: Công ty Archetype - Pháp
Tư vấn thiết kế nội thất căn hộ: Công ty Toms & Design Asocciatess Hồng Kông Tư vấn giám sát: Tập đoàn Apave – Pháp
2.3.4. Tỷ lệ giao dịch,giao dịch thành công/tháng tại sàn GDBĐS EZ VN
Bảng 8: tỷ lệ giao dịch/giao dịch thành công/tháng tại sàn GDBĐS EZ VN
Nội dung Tổng số giao dịch/tháng(BĐS) thành công (%)Tỷ lệ giao dịch Phân phối dự án BĐS (1) (2) 40 – 6050 – 70 60 – 7070 – 80
Môi giới mua - bán BĐS 10 – 15 70 – 80
Môi giới thuê - cho thuê BĐS 15 – 20 60 - 70
Nguồn: số liệu điều tra.
(1):dự án Hado Park View (2): dự án tổ 34 Cầu Diễn
2.3.5. Tổ chức, hoạt động và các loại hình của một số sàn giao dịch bất động sản 2.3.5.1. Sàn GDBĐS do công ty kinh doanh đầu tư BĐS thành lập (Mô hình sàn GDBĐS Contana Group)
Trong lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản, COTANA GROUP là cổ đông sáng lập của VIHAJICO hiện là chủ đầu tư của thành phố ECOPARK có diện tích gần 500ha. Hợp tác với các đối tác lớn của ngành xây dựng để được tham gia đầu tư như: Tổng công ty HUD thành lập Công ty HUDLAND đang đầu tư xây dựng nhiều khu đô thị tại Hà Nội, Bắc Ninh; hợp tác với Tổng công ty COMA hiện đang thực hiện dự án BT đường Hà Nội - HưngYên.
Để có một thương hiệu lớn sau nhiều năm xây dựng và phát triển, COTANA GROUP có được như ngày hôm nay ngoài việc áp dụng phong cách làm việc mới, công nghệ tiên tiến, thường xuyên duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO: 9001 - 2008 không thể không nhắc đến triết lý và định hướng quan trọng đó là chiến lược về con người.
Sàn giao dịch bất động sản Contana Group là đơn vị chức năng trực thuộc Tập đoàn Contana Group. Tham gia là thành viên Mạng các sàn giao dịch bất động sản Việt Nam. Sàn giao dịch bất động sản được đặt tại lô CC5A, bán đảo Linh Đàm, p.Hoàng Liệt, q.Hoàng Mai, Hà Nội với tổng diện tích là 280m2. Địa điểm đặt sàn phù hợp với các giao dịch của khách hàng, với đầy đủ diện tích cho các bộ phận chức năng và có thể thực hiện giao dịch khi có lượng khách hàng lớn. Cơ sở vật chất hiện tại của các sàn giao dịch bất động sản đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoạt động của sàn.
Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa sàn GDBĐS EZ và sàn GDBĐS Contana Group.
- Tổ chức bộ máy của sàn GDBĐS Contana Group
Hình 4: Sơ đồ tổ chức Sàn GDBĐS Contana Group
-Sơ đồ tổ chức của sàn giạo dịch bất động sản Contana Group có khác đôi chút so với sàn GDBĐS EZ đó là sàn GDBĐS Contana Group không có bộ phận tìm kiếm khách hàng. Điều này cho thấy bộ máy tổ chức của sàn GDBĐS Contana Group gọn nhẹ hơn, bộ phận kinh doanh sẽ làm công tác của bộ phận tìm kiếm khách hàng, điều này sẽ giúp sàn gọn nhẹ hơn trong công tác quản lý và tổ chức hoạt động của sàn, sàn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khi không có bộ phận tìm kiếm khách hàng, nhất là trong thời buổi khó khăn này. Tuy nhiên cũng có một số hạn chế khi không có bộ phận này đó là sẽ hạn chế hơn trong khâu tìm kiếm khách hàng và chăm sóc khách hàng khi bộ phận kinh doanh không thể đảm bảo tốt và chu đáo cùng lúc cả hai công việc kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, khi thời gian này lượng khách hàng rất là khan hiếm.
- Trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên sàn giao dịch bất động sản Contana Group về cơ bản là khá giống so với sàn GDBĐS EZ, nhưng chỉ khác một số điểm đó là về số lượng nhân viên hoạt động ở mỗi bộ phận, do sàn Contana Group không có bộ phận khai thác tìm kiếm khách hàng nên quyền hạn và nhiệm vụ của bộ phận này được chuyển giao cho bộ phận kinh doanh. Ngoài ra còn chứng chỉ hành nghề của nhân viên và chất lượng tuyển dụng là khác nhau.
Tập đoàn Contana Group
Giám đốc Sàn GDBĐS
Phó giám đốc Sàn GD
Bộ phận Tư vấn BP Hành chính - Kế toán
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của sàn BĐS Contana Group:
Bảng 9: Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sàn GDBĐS Contana Group
Đơn vị Diện tích PC kết nối Internet Máy in Laze Photo Copy Máy Fax Điện thoại Khác SGDBĐS 280 m2 23 4 4 3 19 Giám đốc 25 1 1 1 1 1 Phó GĐ 15 1 1 Kinh doanh 210 8 1 1 8 Tư vấn 5 1 1 1 5 Hành chính & Kế toán 30 8 1 1 1 4
Nguồn: Số liệu điều tra -Về cơ sở vật chất có khác nhau đôi chút. Sàn Contana Group có diện tích sàn lớn hơn rất nhiều so với sàn EZ. Mặc dù số lượng nhân viên tại sàn là ít hơn so với sàn EZ nhưng số lượng trang thiết bị máy móc làm việc tại sàn là khá đầy đủ và tốt, điều này đảm bảo không gian làm việc tại sàn Contana Group là thoải mái và chất lượng dịch vụ tại sàn là tương đối cao, luôn luôn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng và hoạt động của nhân viên tại sàn.
Quy trình giao dịch tại sàn BĐS Contana Group khác một số điểm cụ thể ở đây quy trình như sau:
Hình 5 : Sơ đồ quy trình giao dịch tại sàn BĐS Contana Group
LỄ TÂN TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG TÌM HIỂU THÔNG TIN VỀ BẤT ĐỘNG SẢN KHÁCH HÀNG ĐƯA YÊU CẦU TẠI QUẦY LỄ TÂN LỄ TÂN CHUYỂN CHO BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN THỰC HIỆN YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN TRẢ KẾT QUẢ CHO KHÁCH HÀNG CHUYÊN VIÊN TRẢ KẾT QUẢ CHO KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG NHẬN KẾT QUẢ VÀ GÓP Ý KIẾN
-Sơ đồ quy trình giao dịch tại sàn Contana Group có khác đôi chút so với sàn EZ, nhưng nhìn chung về nội dung là giống nhau.
- Tình hình hoạt động của sàn BĐS Contana Group là kém hơn so với sàn GDBĐS EZ, cụ thể
+ Số lượng giao dịch bất động sản tại sàn thời gian qua có sự không đồng đều, do nguồn cung phụ thuộc vào tiến độ dự án và kế hoạch mở các đợt bán hàng của Tập đoàn. Bên cạnh đó, do ảnh hưởng của thị trường bất động sản bắt đầu đi xuống từ cuối năm 2010 và đầu năm 2011 dẫn đến tình trạng có tháng lượng giao dịch bất động sản tương đối lớn, nhưng chủ yếu những tháng từ giữa và cuối năm 2011 thì số lượng giao dịch thưa thớt và ảm đạm, khách hàng chủ yếu đến xem, tham khảo thông tin. Một lượng lớn khách hàng đến sàn với mục đích ký gửi bán bất động sản. Cụ thể như sau:
+ Tòa nhà văn phòng cho thuê ContanaGroup Building - lô CC5A bán đảo Linh Đàm. 2 - 3 giao dịch/tháng, trong đó giao dịch thành công chiếm trung bình 50 - 70%.
+ Tòa CT3 A1 - KĐT mới Văn Quán. Số lượng giao dịch trung bình 30 - 40 giao dịch/tháng, trong đó giao dịch thành công chiếm 40 - 60%.
+ Quảng cáo bất động sản tại sàn. Số lượng giao dịch trung bình từ 15 - 20 giao dịch/tháng, tỷ lệ thành công chiếm 60 - 70%
2.3.5.2. Sàn GDBĐS do tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ BĐS thành lập (Mô hình sàn GDBĐS Vạn Xuân)
Giới thiệu:
Tọa lạc tại địa chỉ Nhà B5 - Khu đô thị mới Đại Kim - Định Công, quận Hoàng Mai, Tp Hà Nội. Diện tích sàn 150m2 với đầy đủ các trang thiết bị, sàn GD BĐS Vạn Xuân là đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong kinh doanh dịch vụ BĐS. Vạn Xuân là một trong những đơn vị nhạy bén và năng động trong việc cung cấp các dịch vụ bất động sản và đã nhanh chóng tạo dựng được thương hiệu trên thị trường đối cho khách hàng có nhu cầu liên quan đến BĐS trong những năm qua.
Về cơ bản sàn GDBĐS Vạn Xuân cũng khác sàn GDBĐS EZ về một số điểm chính sau:
- Tổ chức bộ máy của sàn GDBĐS Vạn Xuân
Hình 6: Sơ đồ tổ chức Sàn GDBĐS Vạn Xuân
-Sơ đồ tổ chức của sàn giao dịch bất động sản Vạn Xuân là gọn nhẹ nhất trong
số những sàn kể trên. Đứng cao nhất là Giám đốc sàn, trong khi ở các bộ phận, sàn không có bộ phận tìm kiếm khách hàng và bộ phận tư vấn khách hàng khi so sánh với sàn EZ. Đây cũng là một nét đặc trưng của sàn do tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản thành lập. Họ không hoàn toàn chú trọng vào kinh doanh chất lượng dịch vụ tại sàn, đây chỉ là một mảng nhỏ trong nhiều mảng kinh doanh của họ. Ưu điểm của sàn là tổ chức bộ máy gọn nhẹ dễ quản lý, tuy nhiên có vẻ nhược