- Công tác bảo quản tài liệu
2.3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC VÀ
ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hiện nay, việc ứng dụng CNTT đã và đang làm biến đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội trong đó có lĩnh vực thư viện. Chính việc ứng dụng CNTT và truyền thông trong công tác thư viện đã làm biến đổi sâu sắc công tác tổ chức và hoạt động của thư viện. Hiện nay, nhiều thư viện đầu tư ngày càng mạnh mẽ vào hệ thống tự động hoá, vào nguồn lực thông tin điện tử và tổ chức dịch vụ trực tuyến cho bạn đọc. Các thư viện ngày càng trở nên phụ thuộc vào CNTT, hệ thống mục lục truyền thống đã và đang dần được thay thế bằng mục lục trực tuyến, nguồn lực thông tin ở dạng số ngày càng nhiều
Năm 2004, Thư viện trường Đại học Tây Nguyên bắt đầu ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện, đó là áp dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 vào hoạt động thư viện, điều này đã giúp cho hiệu quả hoạt động của thư viện được nâng lên rõ rệt.
Ilib với phiên bản 3.6 lúc đó là phần mềm dành cho các Thư viện lớn tại Việt Nam do tập đoàn CMC nghiên cứu, triển khai và phát triển. Với phiên bản này đã đáp ứng được các chuẩn nghiệp vụ và đảm bảo cho việc tự động hoá công tác nghiệp vụ, liên thông, trao đổi nguồn lực thông tin.
Với phiên bản phần mềm Ilib 3.6 có các Module cơ bản sau: - Module tra cứu trực tuyến OPAC
- Module bổ sung - Module biên mục
50
- Module Quản lý kho
- Module Mượn/trả tài liệu (lưu thông) - Module xuất/nhập dữ liệu
- Module quản trị hệ thông
Với phiên bản Ilib bản 3.6 chưa có Module mượn liên thư viện, kiểm kê dữ liệu. Thực tế tại thư viện trường Đại học Tây Nguyên cũng mới chỉ sử dụng một số các Module cơ bản như:
- Module bổ sung, Module biên mục, Module lưu thông. Những Module khác rất ít khi sử dụng.
Module bổ sung. Thực hiện đặt và nhận tài liệu; theo dõi quá trình đặt và nhận tài
liệu. Phát hiện trùng bản và xử lý trùng bản khi bổ sung. Đăng kí cá biệt tài liệu và được phân bổ về các kho trong hệ thống thư viện. Lập các loại báo cáo và thống kê hỗ trợ cho quá trình quản lý và ra quyết định. Quản lý danh sách các nhà xuất bản, các nhà cung cấp sách như: Địa chỉ, số tài khoản, ngân hàng chuyển khoản, số điện thoại, Email, người liên hệ,…Tra cứu thông tin bổ sung theo các tiêu chí lựa chọn và tạo ra các báo cáo như: in đơn đặt, đơn nhận, thống kê theo môn loại được bổ sung, danh mục sách mới bổ sung, các báo cáo trao đổi,…
Module biên mục. Dùng để thực hiện việc xây dựng CSDL đúng chuẩn và đúng
quy tắc nghiệp vụ
- Biên mục mọi loại hình tài liệu theo MARC21.
- Biên mục đa ngôn ngữ, dựa trên bảng tiêu chuẩn Unicode TCVN. - Hỗ trợ việc nhập liệu.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục.
- Hỗ trợ nhiều khung phân loại như: DDC, UDC, BBK,…
- Hỗ trợ việc kiểm soát từ khoá (từ khoá kiểm soát và từ khoá tự do). - Xuất dữ liệu.
- Các từ điển danh mục MARC 21: ngôn ngữ, tên nước, địa lý,…
- Hỗ trợ đầy đủ danh mục nhãn trường MARC 21 như: nhãn trường, tên trường, chỉ thị, thuộc tính, hiệu đính, sửa chữa biểu ghi, kiểm soát biên mục,…
51
- Tạo, chỉnh sửa, sao chép biểu ghi và xoá biểu ghi nếu cần,…
- Hỗ trợ in phích mục lục và danh mục tài liệu; in báo cáo thống kê sách mới, danh mục sách, thư mục,…
- …
Với các tính năng của phân hệ nêu trên phần mềm Ilib 3.6 đã giúp thư viện xây dựng được hệ thống các CSDL theo đúng chuẩn nghiệp vụ.
Module quản lý lưu thông. Thực hiện những nhiệm vụ:
- Quản lý người dùng tin.
- Quản lý phục vụ mượn/trả tài liệu, gửi/trả tài liệu. - Hệ thống báo cáo lưu thông đầy đủ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cung cấp thông tin về tình trạng mượn trả tài liệu; số lượng hiện có, số lượng đã mượn, người dùng tin đang mượn sách.
- Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc: số thẻ, thông tin cá nhân, địa chỉ, điện thoại, ảnh,…
- Cho phép đăng kí NDT mới, sửa đổi, xoá, cập nhật thông tin về bạn đọc,… -…
Module tra cứu trực tuyến OPAC. Người dùng tin tìm kiếm, khai thác và sử dụng
các dịch vụ của thư viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, chính xác và dễ thao thác.
Nhìn chung việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của Thư viện, giúp cho Thư viện thoả mãn ngày càng cao NCT của NDT ở trường Đại học Tây Nguyên.