- Công tác bảo quản tài liệu
3.2. GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN
3.2.1. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin hay còn gọi là vốn tài liệu của thư viện là yếu tố căn bản để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu của bất kì cơ quan thông tin – thư viện nào. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là một văn bản xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin của cơ quan, đơn vị cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu tổ chức của từng thư viện. Khẳng định phương châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề mà thư viện quan tâm thu thập cũng như thủ tục thanh lý tài liệu.
Chính sách phát triển nguồn lực thông tin còn là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung.
Trên thực tế, Thư viện trường Đại học Tây Nguyên cần xây dựng một chính sách phát triển nguồn lực thông tin khoa học, nhằm phát triển chúng một cách có định hướng và phù hợp với yêu cầu đổi mới giáo dục của Nhà trường.
Khi xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin, Thư viện Trường cần tiến hành các công việc sau:
- Nghiên cứu thực trạng công tác phát triển nguồn lực thông tin, nghiên cứu điểm mạnh, điểm yếu và chỉ rõ đâu là nguyên dân dẫn đến những điểm mạnh, điểm yếu đó. Đặc biệt, cần quan tâm đến việc phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan TTTV khác trên toàn quốc có cùng nhóm ngành đào tạo.
- Nghiên cứu kỹ nhu cầu tin của NDT trong toàn trường, rà soát lại cơ sở dữ liệu trong Thư viện, để từ đó có những định hướng rõ là ngành nào tài liệu còn thiếu thì tập trung bổ sung.
- Phối hợp chặt chẽ với các Khoa, Phòng, Ban trong Trường để họ có sự trợ giúp khi lựa chọn tài liệu cần bổ sung.
66
Đó là xác định những chủ đề, số lượng đầu sách, bản sách, báo, tạp chí,…Phát triển nguồn lực thông tin phải bám sát với chương trình đào tạo của Nhà trường, sát với đề cương môn học theo tín chỉ của giảng viên đã được Trường thông qua.
Xác định chuyên ngành tài liệu còn thiếu cần bổ sung trước, mảng nào cần bổ sung sau,…Cụ thể tại trường Đại học Tây Nguyên: Các tài liệu có nhu cầu cao nhưng nguồn vốn tài liệu còn thấp như: Quản lý đất đai, Quản lý tài nguyên rừng và môi trường, chăn nuôi thú y, bảo vệ thực vật, công nghệ sinh học. Đồng thời Thư viện cần phối hợp chặt chẽ với các Khoa, Bộ môn, vì đây là nơi tập trung những người làm công tác nghiên cứu và giảng dạy họ có nhiều kinh nghiệm trong từng lĩnh vực chuyên sâu, có khả năng dự đoán và xác định chính xác những thông tin/tài liệu thật sự cần thiết cho NDT.
Đối với các khoa chưa có phòng tư liệu, Thư viện cần lập kế hoạch với khoa, với Trường phối hợp cùng thư viện để xây dựng các giá sách tư liệu để phục vụ cho giáo viên và sinh viên của chính khoa đó, sau đó là tận dụng nguồn tài liệu xám này bao gồm: bài giảng, kết quả nghiên cứu, các tài liệu thu thập qua các cuộc khảo sát, nghiên cứu, học tập ở trong và ngoài nước của cán bộ giảng viên trong khoa. Qua việc phối hợp này thư viện cũng sẽ tận dụng những ý kiến định hướng cho công tác bổ sung của mình.
Nghiên cứu và xem xét số phiếu yêu cầu của bạn đọc bị từ chối do không có nguồn tài liệu này để có chính sách bổ sung cho kịp thời.
Xác định loại hình tài liệu cần bổ sung
Đó là các ngành mà Nhà trường mới mở như: Công nghệ kỹ thuật và Môi trường, Công nghệ sinh học,…ngoài ra thư viện cũng cần chú ý đến nhu cầu tìm hiểu về khoa học thường thức và nhu cầu giải trí của NDT.
+ Xác định lĩnh vực ưu tiên bổ sung
Thư viện cần quan tâm đến thứ tự ưu tiên theo quy trình sau:
1. Phát triển nguồn lực thông tin gần nhất những hoạt động giảng dạy, học tập của mỗi chuyên ngành đào tạo.
67
3. Bổ sung, phát triển tài liệu tra cứu chuyên ngành, tài liệu chuyên khảo nhằm mở rộng phạm vi nghiên cứu và tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực, chuyên ngành bạn đọc quan tâm như: Từ điển chuyên ngành, bách khoa toàn thư,…
4. Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức
+ Loại hình tài liệu cần bổ sung
Dựa vào bảng thống kê thư viện có thể tham khảo những loại hình tài liệu hữu ích để bổ sung sao cho phù hợp với NCT của người dùng tin.
Bảng 3. 1. Loại hình tài liệu hữu ích để bổ sung phù hợp với NDT
Sinh viên Số phiếu trả lời Tỉ lệ %
Giáo trình chuyên ngành 104/178 58.4
Sách tham khảo chuyên
ngành 101/178 56.7
Báo tạp chí chuyên ngành 53/178 29.8
Sách điện tử chuyên ngành 55/178 30.9
Giáo viên Số phiếu trả lời Tỉ lệ %
Giáo trình chuyên ngành 23/41 56.1
Sách tham khảo chuyên
ngành 27/41 65.9
Báo tạp chí chuyên ngành 20/41 48.8
Sách điện tử chuyên ngành 21/41 51.2
Qua bảng thống kê ta thấy nhóm cán bộ/giảng viên với nhu cầu tài liệu tham khảo chuyên ngành 65.9%, giáo trình chuyên ngành chiếm tỉ lệ 56.1% nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Đối với sinh viên tài liệu quan trọng nhất vẫn là giáo trình, sau đó là sách tham khảo, tài liệu điện tử rồi đến báo, tạp chí chuyên ngành.
Như vậy, những loại hình tài liệu được bạn đọc quan tâm nhiều nhất vẫn là giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu điện tử chuyên ngành, rồi đến báo – tạp chí.
Sau khi đã xác định được loại hình tài liệu cần bổ sung, đặc biệt chúng ta phải chú ý đến tính chất và mức độ sử dụng của NDT đối với từng loại để xác định nhu cầu thực tế, trách bổ sung hàng loạt các tài liệu tham khảo có nội dung gần hoặc
68
trùng nhau, khi đó lượng giáo trình phục vụ trực tiếp cho việc học tập, nghiên cứu lại không đủ hoặc lạc hậu. Đối với các loại hình tài liệu này thư viện phải lên danh sách để tập hợp chúng đề nghị với Nhà trường cấp kin phí, phải có những biện pháp phù hợp như trả thù lao thoả đáng, đánh giá mức độ trách nhiệm,…để các thầy/cô viết giáo trình mới phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trường trong giai đoạn đào tạo theo hình thức mới này.
Đối với tài liệu là luận án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp của sinh viên, đặc biệt phải có sự lựa chọn, bổ sung cho thư viện những bản có giá trị, lượng thông tin cao, không trùng đề tài và đã được Hội đồng nghiệm thu đánh giá là tốt. Đối với đề tài NCKH, Thư viện cũng cần phải có biện pháp để bổ sung cho vốn tài liệu của mình.
Với loại hình tài liệu hiện đại như đĩa CD, các CSDL (mật độ thông tin cao, dung lượng lưu trữ lớn, khả năng truy cập đa điểm,…sẽ giúp bạn đọc có nhiều khả năng tìm kiếm, cho phép nhiều người cùng sử dụng một tài liệu tại cùng một thời điểm.
+ Kinh phí và hình thức bổ sung
Kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu hàng năm của thư viện trường Đại học Tây Nguyên cơ bản dựa trên ngân sách của Nhà nước thông qua sự giám sát và phân bổ của Nhà trường. Vì vậy, cần có sự phối hợp chặt chẽ với các Phòng, Ban chức năng để có kinh phí bổ sung ổn định và lâu dài. Một tiêu chí cũng rất quan trọng để xây dựng định mức kinh phí bổ sung tài liệu thư viện là số lượng sinh viên. Nếu số lượng sinh viên được đào tạo tăng lên thì kinh phí bổ sung cũng phải tăng theo.
Bổ sung nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học Tây Nguyên được tiến hành theo 2 hình thức cơ bản đó là: Mua và được tặng biếu. Để khai thác tốt nguồn kinh phí được cấp phải tìm ra những điểm mạnh và những điểm hạn chế, nhằm phối hợp chặt chẽ 2 hình thức cơ bản này, tránh trung bản, lãng phí ngân sách, tận dụng triệt để giá trị của tài liệu thông qua hình thức: chia sẻ nguồn lực thông tin để tạo ra mức độ đầy đủ nguồn tin và thực hiện tiết kiềm nguồn kinh phí
[16]
Trong bối cảnh hiện nay, các cơ quan thông tin – thư viện nếu hoạt động riêng lẻ thì không thể đủ kinh phí để bổ sung nguồn lực thông tin để thoả mãn NCT
69
của NDT. Vì vậy, chia sẻ nguồn lực thông tin là một giải pháp thiết thực nhất phải thực hiện. Vấn đề đặt ra là thư viện nên lựa chọn cơ quan nào hoặc các tổ chức có nguồn lực thông tin hoặc một phần nguồn lực thông tin phù hợp với nhu cầu của thư mình để phối hợp hoạt động.
Hiện nay, thư viện trường Đại học Tây Nguyên đã tham gia Hội liên hiệp thư viện phía Nam, đây là một địa chỉ đáng để thư viện của trường chia sẻ, phối hợp nguồn lực thông tin với mục đích lựa chọn những trường có cùng khối ngành đào tạo, phù hợp với tính chất, chuyên môn của trường cũng là bộ phận để phối hợp cùng hợp tác và chia sẻ.
Để tăng cường nguồn lực thông tin cần thực hiện những phương thức sau:
Trao đổi sách, báo, tài liệu cho nhau trên cơ sở xem xét nhu cầu tin của từng thư viện trong nhóm có thể trao đổi thông tin\tài liệu phù hợp.
Nhượng tặng những tài liệu trùng bản, dư thừa.
Cho mượn giữa các thư viện, dựa trên cơ sở nhu cầu tin và chỉnh lý thường xuyên các mục lục liên hợp.
Hiện nay, Thư viện trường Đại học Tây Nguyên có một khối lượng biểu ghi thư mục khá lớn 167.426 biểu ghi. Giải pháp ở đây là dựa trên cơ sở tài liệu đã được tổ chức, đăng kí, sắp xếp để tiến hành tra trùng, tìm ra tên tài liệu đã có trong CSDL. Điều này đảm bảo được mỗi biểu ghi cho một tên tài liệu, mặc dù số lượng bản nhiều và được bố trí ở nhiều kho khác nhau trong thư viện, tránh trùng lặp giữa các biểu ghi.
Nếu chỉ dừng lại ở CSDL thư mục thì chưa thể đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc. Đây là một trong những nguyên nhân chưa thu hút được bạn đọc và đó cũng là nguyên nhân yếu kém của thư viện.
Vì vậy, để thu hút được bạn đọc đến thư viện nhiều hơn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện cần tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu dữ kiện và từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn.
“Cơ sở dữ liệu dữ kiện là một cơ sở dữ liệu chứa thông tin dữ kiện về các đối tượng (sự vật, hiện tượng, quá trình,…). Để xây dựng được CSDL dữ kiện cần có sự
70
hợp tác của các chuyên gia, đồng thời phải kết hợp với nhiều cơ quan khác nhau để thu thập thông tin đầy đủ và thường xuyên”[15]
CSDL dữ kiện phù hợp với trường Đại học ví vụ như CSDL dữ kiện về chỉ
tiêu tuyển sinh, chỉ tiêu tuyển dụng cán bộ hàng năm, thiết bị dạy học, hình ảnh về Nhà trường qua các năm, biểu đồ, đồ thị,…Thông tin trong CSDL này cần cập nhật thường xuyên những thông tin mới trong quá trình sử dụng phải kiểm tra, theo dõi thường xuyên.
CSDL toàn văn là hướng cần được tiến hành, bởi đây là CSDL chứa thông
tin cấp 1, nó cải thiện đáng kể việc cung cấp nguồn tin, mở ra triển vọng mới trong hoạt động của việc chia sẻ thông tin.
Xu hướng xây dựng CSDL toàn văn, theo như các chuyên gia khuyến khích áp dụng đó là xây dựng theo hướng kết hợp tài liệu gốc liên kết với các biểu ghi thư mục của tài liệu đó. Điều này, tận dụng được CSDL thư mục đã có. Bạn đọc vừa có thể tiến hành tra cứu tài liệu để lựa chọn những thông tin phù hợp, vừa có thể xem được nội dung toàn văn tài liệu gốc. Như vậy, có thể rút ngắn thời gian tra tìm thông tin hiệu quả nhất.
+ Cán bộ bổ sung
Công tác bổ sung tài liệu/công tác phát triển nguồn tin có vai trò rất quan trọng để khẳng định chất lượng nguồn tin của mỗi cơ quan thông tin – thư viện. Vây, người cán bộ làm công tác bổ sung phải có trình độ chuyên môn vững vàng, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu nhóm NDT khác nhau và am hiểu các nguồn cung cấp tài liệu.
Bên cạnh đó, cán bộ làm công tác bổ sung phải nắm vững kế hoạch đào tạo của các Khoa, Bộ môn và đề cương bài giảng của từng môn học để làm căn cứu xây dựng, hoàn thiện và đưa ra được chính sách bổ sung để phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với thực tế đào tạo của Nhà trường.
71
Việc thanh lý tài liệu là một nhiệm vụ lâu dài, có tầm quan trọng lớn trong công tác phát triển nguồn lực thông tin, thanh lý tài liệu thường xuyên góp phần nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin của thư viện.
Muốn thanh lý tài liệu, thư viện phải đưa ra được các tiêu chí về nội dung, thời gian, loại hình tài liệu để loại bỏ. Các tiêu chí được thực hiện như sau:
- Giá trị sử dụng của tài liệu
- Mối quan hệ của tài liệu đó với các tài liệu khác
- Mức độ lưu trữ của kho
Dựa trên quy luật “lỗi thời thông tin” ta thấy khi nhu cầu tài liệu giảm dần
thì đồng nghĩa với thời gian xuất bản của chúng sẽ tăng dần (nghịch nhau). Hai
chuyên gia người Mỹ là R.Becton và R.Keplẻ đã đưa ra khái niệm “nửa vòng đời
của tài liệu”, thực chất là “khoảng thời gian từ lúc công bố đến lúc tài liệu được sử
dụng nhiều nhất, sau đó giá trị sử dụng giảm dần”. Tất cả những khái niệm hoặc
quy luật trên chỉ mang tính tham khảo, chỉ nhu cầu của NDT mới là yếu tố chính để xem xét và đưa ra quyết định thanh lý.
3.2.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày nay, Công nghệ thông tin và truyền thông đã và đang tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội. Thư viện cũng không nằm ngoài sự tác động này. Vì vậy, việc trang bị các thiết bị hiện đại, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong thư viện là vấn đề rất quan trọng và có ý nghĩa to lớn với sự phát triển của thư viện.
Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 đã đi vào hoạt động từ năm 2005 đến nay vẫn không được nâng cấp và bảo trì và hàng loạt máy tính đã xuống cấp trầm trọng. Việc nâng cấp phần mềm từ 3.6 lên 4.0 để tăng cường ứng dụng thông tin kết hợp áp dụng các chuẩn quốc gia và quốc tế về nghiệp vụ, nhằm tăng cường khả năng hội nhập, hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin của Thư viện.
Các phân hệ quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu chưa hoàn toàn được quản lý trên máy, việc chia sẻ dữ liệu qua cổng Z.39.50, biên mục dữ liệu sách của các thư viện lớn chưa được ứng dụng.
72
Trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng CNTT phải được đẩy mạnh hơn nữa trong mọi khâu của tổ chức và hoạt động Thư viện. Đặc biệt, việc liên kết mượn liên thư viện để khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin đang được lưu trữ ở nhiều thư viện khác nhau cần phải được ứng dụng và tiến hành thường xuyên ở Thư viện trường Đại học Tây Nguyên
3.2.3. Đa dạng hoá, nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện