- Công tác bảo quản tài liệu
3.2.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Ngày nay, Công nghệ thông tin và truyền thông đã và đang tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội. Thư viện cũng không nằm ngoài sự tác động này. Vì vậy, việc trang bị các thiết bị hiện đại, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong thư viện là vấn đề rất quan trọng và có ý nghĩa to lớn với sự phát triển của thư viện.
Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 đã đi vào hoạt động từ năm 2005 đến nay vẫn không được nâng cấp và bảo trì và hàng loạt máy tính đã xuống cấp trầm trọng. Việc nâng cấp phần mềm từ 3.6 lên 4.0 để tăng cường ứng dụng thông tin kết hợp áp dụng các chuẩn quốc gia và quốc tế về nghiệp vụ, nhằm tăng cường khả năng hội nhập, hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin của Thư viện.
Các phân hệ quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu chưa hoàn toàn được quản lý trên máy, việc chia sẻ dữ liệu qua cổng Z.39.50, biên mục dữ liệu sách của các thư viện lớn chưa được ứng dụng.
72
Trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng CNTT phải được đẩy mạnh hơn nữa trong mọi khâu của tổ chức và hoạt động Thư viện. Đặc biệt, việc liên kết mượn liên thư viện để khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin đang được lưu trữ ở nhiều thư viện khác nhau cần phải được ứng dụng và tiến hành thường xuyên ở Thư viện trường Đại học Tây Nguyên
3.2.3. Đa dạng hoá, nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
Tại thư viện trường Đại học Tây Nguyên, NDT vẫn sử dụng các phương thức phục vụ thông tin truyền thống. Hiện nay, công việc đọc tại chỗ và mượn về nhà đã đi vào nề nếp. Việc kiểm soát tài liệu để trả lời cho câu hỏi, tài liệu này còn hay không còn ở trong kho, ai mượn và mượn khi nào, thời gian nào phải trả,…đã được thực hiện.
Công tác đòi sách quá hạn cũng đã được tiến hành. Tuy nhiên, việc thường xuyên theo dõi tần suất sử dụng tài liệu để kịp thời bổ sung chưa được chú trọng.
Để khắc phục những hạn chế và nâng cao chất lượng chất lượng công tác phục vụ bạn đọc. Thư viện cần phải có những biện pháp sau:
- Cần đặt ra quy định cụ thể cho các trường hợp vi phạm, cần phạt tiền đối với trường hợp mượn sách quá hạn (nếu không có lý do chính đáng) và buộc thu hồi thẻ và đình chỉ mượn sách trong một thời gian. Đối với những trường hợp sách bị rách hoặc mất thì bạn đọc phải đền tiền từ 2 đến 3 lần giá trị của cuốn sách đó.
Quy định này phải áp dụng cho mọi đối tượng, kể cả là cán bộ vi phạm
Việc đa dạng hoá các loại hình dịch vụ là một việc làm cần thiết để nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc, đó là các loại hình dịch vụ sau:
+ Dịch vụ hỏi – đáp thông tin (hiện nay thư viện chưa có loại hình dịch vụ này)
Qua việc trả lời các câu hỏi của bạn đọc, cán bộ thư viện giúp cho bạn đọc có thể hiểu hoặc sử dụng các phương tiện tra tìm, các cách xác định từ khoá trong tìm tin hoặc định hướng cho bạn đọc một cách thức tìm tài liệu để thoả mãn nhu cầu tin của bạn đọc. Để làm được việc này, cần nâng cao trình độ cho cán bộ phục vụ về tính chuyên nghiệp, lòng nhiệt tình, thân thiện, cởi mở,…để đảm bảo cho họ nắm chắc được nguồn tin và công cụ tra cứu thông tin.
73
+ Dịch vụ trao đổi thông tin (hiện nay thư viện chưa có loại hình dịch vụ này)
Là dịch vụ rất quan trọng trong phục vụ NDT. Để làm tốt dịch vụ tư vấn thông tin thư viện cần bồi dưỡng một đội ngũ thư viện có trình độ cao, có khả năng bao quát toàn diện về mọi mặt. Đây là một trong những biện pháp tuyên truyền và phổ biến thông tin cho NDT. Những hình thức thông tin phù hợp và có tác dụng đó là tổ chức Hội thảo, nói chuyện chuyên đề, triển lãm. Tuy nhiên, thư viện vẫn chưa có kế hoạch hoạt động cụ thể, chưa định ra được phương hướng và mục tiêu hoạt động. Vì vậy, đây cũng là một ý tưởng hay để thư viện có thể tham khảo và ứng dụng dịch vụ trao đổi thông tin, nhằm mục đích giúp cho NDT nắm được kịp thời những thông tin về tài liệu mới được bổ sung về Thư viện
+ Dịch vụ tư vấn thông tin (hiện nay thư viện chưa có loại hình dịch vụ này)
Cần bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có trình độ cao, có khả năng bao quát được nguồn tin, có trình độ xử lý thông tin có chất lượng, đồng thời phải kết hợp với các phòng/ban trong Nhà trường về lĩnh vực đào tạo để sẵn sàng hợp tác với thư viện khi cần thiết. Trước mắt cần thực hiện vai trò cung cấp thông tin có liên quan đến hoạt động nghiên cứu, quản lý, đào tạo cho người dùng tin trong trường, giúp họ trong việc ra quyết định.
+ Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (hiện nay thư viện chưa có loại hình dịch vụ này)
Đây là một phương thức chủ động cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với nhu cầu thường xuyên đã được xác định và đã được đăng kí từ trước từ NDT.
Ưu điểm của loại hình này là giúp cho nhà nghiên cứu giảm thiểu tối đa thời gian, công sức tìm kiếm nguồn tài liệu, thư viện cũng cần xem xét và áp dụng loại hình dịch vụ này để thường xuyên thu nhận những thông tin phản hồi, để từ đó thư viện có thể tự điều chỉnh, tự cải tiến hoạt động của mình để nâng cao chất lượng phục vụ.
Tóm lại, việc đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, thoả mãn tối đa nhu cầu tin của NDT, góp phần nâng cao được uy tín của thư viện, tăng thêm lợi ích kinh tế và vị thế của thư viện trong hoạt động giáo dục và đào tạo. Lợi
74
ích kinh tế cũng phản ánh một phần nào hay nói cách khác là đánh giá khách quan nhất về chất lượng hoạt động thư viện cũng như thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là cung cấp thông tin/tài liệu cho NDT.
3.2.4. Đào tạo ngƣời dùng tin
Người dùng tin là đối tượng phục vụ, là mục tiêu hướng tới, là một trong những bộ phận quan trọng cấu thành hoạt động thông tin – thư viện. Hoạt động thông tin – thư viện càng được phát triển khi nhu cầu thông tin của người dùng tin càng được thoả mãn và nó thực sự có chất lượng khi những kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn thông tin của người dùng tin đạt hiệu quả, họ chính là người sử dụng và đánh giá chất lượng, hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ của mỗi cơ quan thông tin – thư viện.
Trước sự biến đổi và phát triển nhanh chóng, đa dạng các dịch vụ và sản phẩm thông tin – thư viện hiện nay, việc đào tạo và tập huấn người dùng tin là rất cần thiết. Người dùng tin cần phải biết cụ thể mình cần những thông tin gì, lấy ở đâu và bằng cách nào để có thể khai thác và sử dụng được chúng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, khi công nghệ xử lý và khai thác thông tin ngày càng phát triển, phạm vi thông tin ngày càng được mở rộng thì người dùng tin phải biết được chính xác những thông tin mình cần để khai thác. Khoảng cách không gian giữa cơ quan thông tin và người dùng tin ngày càng rút ngắn do sự phát triển của công nghệ mạng và viễn thông. Điều này giải quyết được vấn đề đi lại, thời gian,…của người dùng tin nhưng để làm được điều đó, đòi hỏi phải có sự hiểu biết nhất định về các kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện được những yêu cầu đặt ra.
Mục đích của việc đào người dùng tin là giúp họ hiểu và nắm được những cơ chế tổ chức của hoạt động thông tin – thư viện và biết cách khai thác chúng.
Người dùng tin là một yếu tố luôn biến động, vì vậy cần phải tổ chức đào tạo, hướng dẫn thường xuyên và có kế hoạch cụ thể. Muốn vậy, phải có sự nhiệt tình của đội ngũ cán bộ thư viện, bên cạnh đó phải có sự hỗ trợ đầu tư của lãnh đạo nhà trường về việc đào tạo và hướng dẫn người dùng tin cho đội ngũ cán bộ hướng dẫn nhằm khích lệ, động viên họ.
75
Cụ thể cách thức đào tạo và hướng dẫn người dùng tin:
- Sử dụng các bảng hướng dẫn đặt tại các phòng của thư viện như: phòng đọc,
phòng mượn giáo trình, phòng mượn tổng hợp và phòng tra cứu để người dùng tin tiện sử dụng khi tra cứu tin.
- Biên soạn thành tập tài liệu hướng dẫn sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của
thư viện để bạn đọc tham khảo.
- Tổ chức các buổi toạ đàm, trao đổi giữa cán bộ thư viện với người dùng tin
để có thể truyền đạt trực tiếp và giải đáp mọi thắc mắc của người dùng tin.
- Tổ chức các buổi hướng dẫn cho bạn đọc những kiến thức chung nhất về tổ
chức và hoạt động của thư viện. Hướng dẫn cho họ những kỹ năng khai thác theo những phương tiện truyền thống và hiện đại, để trên cơ sở đó người dùng tin có thể sử dụng bất kì một hình thức nào để thoả mãn nhu cầu thông tin của mình nhanh chóng và hiệu quả.
Có thể tiến hành các lớp đào tạo theo nhóm người dùng tin, ta có thể phân nhóm như sau:
- Nhóm học sinh, sinh viên. Đây là lực lượng rất đông đảo, chiếm hơn 90% số
người dùng tin tại thư viện.
- Nhóm cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy và cán bộ các phòng ban.
Hai nhóm này có trình độ khác nhau, vì vậy, để tiến hành hướng dẫn người dùng tin có kết quả, ngoài việc phân nhóm đối tượng, cần xác định rõ nhu cầu tin của từng nhóm, trên cơ sở đó xây dựng chương trình, hình thức hướng dẫn cho phù hợp.
Đối với nhóm sinh viên: thư viện nên tổ chức vào năm thứ nhất, trang bị cho đối tượng này những hiểu biết về tổ chức và hoạt động, nội quy, quy chế, nguồn lực thông tin hiện có, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của thư viện, công cụ và cách thức tra cứu. Hình thức giới thiệu là giới thiện từng lớp, mỗi lớp học 2 giờ: 1 giờ giới thiệu và 1 giờ cho học sinh, sinh viên thực hành và giải đáp thắc mắc
Với những sinh viên năm thứ 3 đến năm cuối cần hướng dẫn cho họ biết mở rộng phạm vi bao quát nguồn tin, sử dụng các tài nguyên trên internet.
76
Đối với nhóm cán bộ quản lý và giảng dạy: đối tượng này không nhiều, phần lớn họ có trình độ chuyên môn rất cao, sử dụng tin học vững vàng, cần hướng dẫn họ sử dụng thành thạo công cụ tra cứu như từ khoá, ngôn ngữ phân loại, đề mục chủ đề, kỹ năng sử dụng các phép toán logic.
Tóm lại đào tạo người dùng tin phải được thực hiện thường xuyên và phải có kế hoạch cụ thể, bởi người dùng tin là yếu tố biến động liên tục muốn thực hiện tốt phải có kế hoạch do Nhà trường, ban Giám đốc thư viện đề ra cũng như sự nhiệt tình của cán bộ thư viện. Bên cạnh đó còn có sự quan tâm và đầu tư thích đáng của lãnh đạo Nhà trường để đạt hiệu quả tốt.
77
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng hoạt động Thư viện của trường Đại học Tây Nguyên là một trong những vấn đề rất quan trọng trong sự nghiệp giáo dục – đào tạo của Nhà trường hiện nay. Đề tài luận văn đã hướng tới nhiệm vụ quan trọng và cấp bách này. Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn đã nghiên cứu, khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động thư viện của trường Đại học Tây Nguyên, làm rõ được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng này. Từ đó luận văn đã đề xuất những giải pháp thiết thực, khả thi và những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao chất lượng các hoạt động của thư viện trường để trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực của thư viện trường Đại học Tây Nguyên.
Công cuộc đổi mới giáo dục đã và đang diễn ở trường Đại học Tây Nguyên
và mục tiêu của Nhà trường đặt ra là: “Xây dựng Trường Đại học Tây Nguyên trở
thành một Trường Đại học trọng điểm của khu vực, nhằm đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực có trình độ cao, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội, góp phần đảm bảo quốc phòng an ninh của khu vực Tây Nguyên, vùng duyên hải Nam Trung bộ và thực hiện các yêu cầu của Chính
phủ Việt Nam trong vùng tam giác phát triển Lào, Căm Pu Chia và Việt Nam” [5].
Với mục tiêu mà Nhà trường đặt ra, đó cũng là nhiệm vụ nặng nề cho thư viện trường. Vì vậy, Thư viện Trường cần phải có những thay đổi mang tính căn bản về cơ cấu tổ chức và quản lý, cải tiến những hoạt động của mình, tạo điều kiện tối đa để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng cho NDT đối với từng đối tượng người dùng tin. Cụ thể là:
Xây dựng cơ cấu tổ chức thật hợp lý, khoa học; kiện toàn lại đội ngũ cán bộ
và nâng cao năng lực chuyên môn; tăng cường đầu tư thêm hạ tầng cơ sở và nâng cấp toàn bộ hệ thống máy móc, trang thiết bị, nâng cấp phần mềm thư viện.
Có kết hoạch bổ sung tài liệu một cách cụ thể, điều đặc biệt là phải quan tâm đến phát triển nguồn tin điện tử; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; tăng
78
cường việc chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện có cùng diện bạn đọc khác trong toàn quốc.
Hoàn thiện công tác xử lý tài liệu; nâng hiệu quả tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu; đa dạng hoá các loại hình sản phẩm và dịch vụ thư viện.
Tăng cường công tác marketing, hoạt động đào tạo người dùng tin thường xuyên. Tất cả các giải pháp trên phải được thực hiện một cách đồng bộ để khắc phục những nhược điểm, những tồn tại hiện nay.
Kiến nghị
Nâng cao vai trò quản lý Nhà nước đối với hoạt động thư viện ở các trường đại học
Quản lý có một vai trò đặc biệt quan trọng nó là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện trong lộ trình hiện đại hoá. Vậy, để góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý với mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học nói chung và thư viện trường Đại học Tây Nguyên nói riêng.
Thực tế hiện nay, việc quản lý Nhà nước đối với hệ thống cơ quan Thông tin – thư viện trường đại học còn khá lỏng lẻo, chưa có kiểm tra, thanh tra, giám sát một cách chặt chẽ; khen thưởng và kỉ luật chưa thích đáng; chưa có một cơ quan nào đứng ra quản lý trực tiếp.
Vậy, Bộ Giáo dục và Đào tạo phối hợp với Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch cần đánh giá đúng hơn nữa về vai trò của thư viện trường Đại học trong công cuộc đổi mới giáo dục hiện nay và thành lập ra một cơ quan quản lý trực tiếp, cũng như có những định hướng phát triển cho thư viện trường Đại học.
Đối với trường Đại học Tây nguyên
Nhà trường cần xây dựng và ban hành quy chế về việc phối hợp giữa thư viện với các Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện.
79
Ban giám đốc cần tăng cường thực hiện quy chế tập trung dân chủ trong quản lý đơn vị nhằm phát huy trí tuệ và năng lực sáng tạo của tập thể và cá nhân. Điểm