9. Cấu trúc của luận văn
2.2.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN
2.2.1. Phát triển vốn tài liệu của Thƣ viện
Phát triển nguồn lực thông tin là công việc quan trọng, có tính chất quyết định đến toàn bộ hoạt động của thư viện, bởi lẽ nguồn lực thông tin là yếu tố đầu tiên để các trung tâm thông tin – thư viện hoàn thành, tồn tại và phát triển.
Thư viện trường Đại học Tây Nguyên, việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm mục tiêu chủ yếu là cung cấp tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên và học sinh trong trường. Giá trị nguồn lực thông tin phụ thuộc nhiều vào công tác phát triển nguồn lực thông tin.
Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là kim chỉ nam cho việc thực hiện công tác bổ sung.
Vấn đề tổ chức vốn tài liệu
Trải qua 35 năm hình thành và phát triển, thư viện trường Đại học Tây Nguyên đã có được nguồn vốn phong phú và đa dạng, đáp ứng được phần lớn nhu cầu thông tin cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của NDT trong Nhà trường. Vốn tài liệu bao gồm các sách giáo trình, sách chuyên khảo, sách tham khảo, các loại báo – tạp chí trong và ngoài nước. Các loại hình tài liệu trên có nội dung tập trung chủ yếu là: Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội, khoa học Nông – Lâm Nghiệp, Khoa học Máy tính,…
Hiện nay, vốn tài liệu của thư viện đã lên đến 10.303 đầu với 167.426 cuốn sách Giáo trình, sách tham khảo các loại.
* Bổ sung vốn tài liệu
Việc bổ sung tài liệu của thư viện trường Đại học Tây Nguyên được thực hiện qua các phương thức sau: Nguồn mua, tặng biếu và nguồn tài liệu nội sinh.
35
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của thư viện, căn cứ vào nguồn kinh phí được cấp hằng năm, thư viện xây dựng danh mục tài liệu trên cơ sở các khoa yêu cầu, giới thiệu, lựa chọn và sau đó tổ chức đặt mua thông qua hệ thống các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia và các công ty phát hành sách trong toàn quốc.
Ngoài ra, thư viện còn bổ sung tài liệu giáo trình của một số trường Đại học đào tạo chuyên ngành như: Đại học Nông nghiệp Hà Nội, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh,…
Báo, tạp chí tiếng Việt được đặt mua qua Bưu điện Tỉnh DakLak.
Bảng 2. 2. Bảng thống kê số lượng sách bổ sung hàng năm từ 2006 đến 2012
Năm Số lƣợng tên sách Số lƣợng cuốn
2006 123 3034 2007 307 6230 2008 240 4974 2009 295 6400 2010 545 9650 2011 421 5665 2012 65 1970
36
Biểu đồ 2. 2. Biểu đồ số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung hàng năm (2006-
1012)
Qua biểu đồ ta thấy, số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung hàng năm không đồng đều, điều đó phụ thuộc vào số lượng tiền được cung ứng của Nhà trường đối với thư viện. Trong những năm tới, để phát triển tốt nguồn lực thông tin. Thư viện cần tiếp tục cải tiến phương thức hoạt động như: bám sát chương trình đào tạo, nắm vững nhu cầu tin của người dùng tin, có thống kê và khảo sát nhu cầu,…thông thường, các loại giáo trình, tài liệu tham khảo được bổ sung từ 2 đến 100 bản trên một tên sách, các loại sách tra cứu được mua từ 2 bản trở lên/1 tên sách, các loại báo, tạp chí thư viện đặt mua từ 1 đến 3 bản. Đến năm 2012 số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung ít hơn so với những năm về trước là do Nhà trường tập trung đầu tư vào xây dựng phòng ốc, giảng đường và kí túc xá sinh viên nên năm 2012 kinh phí bổ sung cho Thư viện như sách, báo, tạp chí,…bị cắt giảm
Nguồn tài liệu nội sinh:
Đây là một trong những hình thức bổ sung rất quan trọng của thư viện, tài liệu được bổ sung theo hình thức này là các luận án, luận văn, niên luận, đồ án tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Theo quy định của nhà trường các tài liệu này, hàng năm các cá nhân và tập thể phải nộp về phòng Khoa học và Quan hệ quốc tế, Phòng khoa học có trách nhiệm bàn giao lại cho thư viện nhận và xử lý nghiệp vụ để phục vụ cho bạn đọc tại trường.
Hiện nay, với tổng số luận án và luận văn là 534 cuốn trong đó:
- Luận văn là: 471 cuốn
- Luận án là 63 cuốn
Nguồn tài liệu nội sinh này rất có giá trị về mặt khoa học thực tiễn và hữu ích cho các nhà quản lý giáo dục, các cán bộ giảng dạy, các sinh viên, học viên trong quá trình nghiên cứu về lĩnh vực ngành học của mình, là loại hình tài liệu được đông đảo người dùng tin quan tâm và cũng là nguồn thông tin quan trọng được thư viện lưu trữ và phục vụ bạn đọc tại phòng đọc.
Công tác bổ sung của thư viện đã được chú trọng. Thư viện đề ra phương hướng cụ thể cho công tác phát triển nguồn tin làm sao phải bổ sung đầy đủ, kịp thời các loại
37
sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của trường.
Diện bổ sung
Để nguồn lực thông tin đáp ứng được nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của người dùng tin, căn cứ vào nhu cầu các chuyên ngành đào tạo trong nhà trường. Diện bổ sung của thư viện cũng khá phong phú và đa dạng về nhiều lĩnh vực khoa học: Khoa học xã hội, Khoa học tự nhiên và máy tính, Nông – Lâm nghiệp, Kinh tế,… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thư viện định hướng bổ sung các loại hình tài liệu sau:
- Tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là: giáo trình, sách tham
khảo, tài liệu tra cứu, các tạp chí chuyên ngành,…
- Tài liệu phục vụ cho giải trí: các loại báo, tạp chí,…
- Tài liệu nghiệp vụ thư viện, đây là phần nhỏ nhưng nó rất quan trọng để cán bộ
thư viện cập nhật và bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, nhằm mục đích phát triển thư viện theo chuẩn nghiệp vụ.
Về cơ bản công tác bổ sung tài liệu của Thư viện trường Đại học Tây Nguyên từ trước đến nay vẫn thực hiện theo đúng định hướng và diện bổ sung. Tài liệu được mua trên cơ sở nhu cầu của người dùng tin. Việc mua tài liệu theo đúng quy trình và có sự hỗ trợ của các giảng viên và cán bộ trong toàn trường. Tuy nhiên, để thư viện có một nguồn lực thông tin đủ mạnh, có giá trị, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin trong điều kiện hiện tại cần phải xây dựng một chính sách bổ sung thật cụ thể và chi tiết.
Kinh phí bổ sung
Hàng năm, nguồn kinh phí dành cho thư viện để bổ sung tài liệu là rất lớn dao động từ 100 – 500 triệu đồng. Lượng kinh phí này được phân bổ thành các hạng mục như sau: Giáo trình chuyên ngành, các môn học cơ sở, cơ bản, sách tham khảo, báo, tạp chí, và tài liệu điện tử. Kinh phí để phát triển nguồn lực thông tin để mua giáo trình, tài liệu tham khảo chiếm tỉ lệ % rất lớn, chiếm hơn 80% tổng kinh phí được cấp. còn lại là dành cho bổ sung nguồn tin điện tử và loại hình tài liệu là báo và tạp chí chuyên ngành.
38
Bảng 2. 3. Thống kê kinh phí phát triển nguồn lực thông tin từ năm 2006 – 1012
STT Năm Số lượng tên sách Số lượng cuốn sách Tổng kinh phí (triệu đồng)
1 2006 123 3034 115.717 2 2007 307 6230 265.101 3 2008 240 4974 272.171 4 2009 295 6400 267.720 5 2010 545 9650 491.549 6 2011 421 5665 446.340 7 2012 65 1970 116.131
Biểu đồ 2. 3. Kinh phí đầu tư phát triển nguồn lực thông tin Nhân lực bổ sung
Hiện nay, về nhân lực bổ sung của thư viện được giao hẳn cho một cán bộ thư viện đảm trách về mọi công việc bổ sung, vì vậy sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót về tìm hiểu nhu cầu, diện đào tạo của Nhà trường.
Công tác thanh lý tài liệu
Hằng năm, thư viện tiến hành kiểm kê và thanh lý tài liệu. Những tài liệu cũ nát, trùng bản, nội dung không phù hợp với chương trình đào tạo đã được thư viện lập danh sách
39
báo cáo trình Hiệu trưởng để làm công tác thanh lý. Công tác kiểm kê, thanh lý sách, báo thường xuyên đã góp phần nâng cao chất lượng kho sách.
2.2.2. Xử lý tài liệu
- Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu của thư viện
Trong quy trình đường đi của tài liệu, từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ người dùng tin, thì khâu xử lý thông tin là khâu trọng tâm của quy trình. Hoạt động xử lý thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ.
40
Sơ đồ 2. 2. Quy trình xử lý thông tin được khái quát bằng sơ đồ sau:
- Công tác xử lý hình thức
Đây là quá trình lựu chọn những chi tiết đặc trưng về hình thức của tài liệu, rồi được trình bày theo quy tắc nhất định, giúp cho người dùng tin có được cái nhìn bao quát về tài liệu và có được các điểm truy cập, giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu khi tra cứu tìm tin. Xử lý hình thức giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng hơn trong khâu quản trị nguồn tin.
Công tác xử lý hình thức của tài liệu tại thư viện trường Đại học Tây Nguyên bao
gồm: Mô tả thư mục (mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD) và khổ mẫu MARC21.
Phục vụ Mở đầu
Tiếp nhận tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đóng dấu
Dán Barcode
Xử lý hình thức
Xử lý nội dung
Nhập máy
Kiểm tra sau nhập máy
In và dán kí hiệu xếp giá Xếp giá
41
Từ năm 2005 đến nay, thư viện thực hiện biên mục tài liệu trên phân hệ biên mục của phần mềm điện tử thư viện Ilib 3.6. Với 28 trường rút gọn, các tài liệu được nhập trực tiếp vào máy tính. Đây là hình thức biên mục gốc (áp dụng cho việc biên mục các loại hình tài liệu).
- Công tác xử lý nội dung
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung của tài liệu bao gồm các công việc: Phân loại tài liệu; định từ khoá; tóm tắt; chú giải,…nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin.
Việc mô tả nội dung tài liệu có thể được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Tại thư viện trường Đại học Tây Nguyên, quy trình xử lý nội dung tài liệu chỉ dừng lại ở công việc: phân loại, định từ khoá, tóm tắt, chú giải, định kí hiệu xếp giá.
+ Phân loại là công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó xác định được nội dung chính của tài liệu và được thể hiện bằng một thuật ngữ của khung phân loại.
Hiện nay, thư viện đang dùng khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal
Classification) ấn bản rút gọn 14, cho công tác phân loại tài liệu. Khung phân loại DDC là phân loại thập phân, trong toàn bộ tri thức của nhân loại được chia thành 10 lớp chính, đó là:
000 Tổng loại 500 Khoa học tự nhiên
100 Triết học 600 Kỹ thuật
200 Tôn giáo 700 Nghệ thuật
300 Khoa học xã hội 800 Văn học
400 Ngôn ngữ 900 Lịch sử và địa lý
Mỗi lớp lớn lại được phân chia thành 10 lớp con phụ thuộc. Đây được gọi là
tính đẳng cấp của DDC.
Hiện nay, DDC đã phổ biến trên toàn thế giới (với hơn 200.000 thư viện trên
tổng số 135 quốc gia đang sử dụng) nên việc sử dụng khung phân loại này thực tế
đã mang lại lợi ích cho thư viện trong việc trao đổi và chia sẻ các nguồn dữ liệu biên mục sao chép qua mạng, các biểu ghi được tải về đã được phân loại bằng kí hiệu của DDC, nên rất tiết kiệm được thời gian cho công tác của cán bộ thư viện.
42
Hơn nữa, thư viện đã tổ chức phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở, nên tài liệu được sắp xếp theo phân loại. Với cấu trúc phân cấp rất chi tiết, cụ thể theo từng cấp, nên DDC giúp cho cán bộ thư viện dễ dùng, dễ sắp xếp và giúp cho người dùng tin dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
Quy trình phân loại của thư viện được thực hiện như sau:
- Phân tích và xác định nội dung của tài liệu: cán bộ phân loại nghiên cứu và xem xét trang tên sách (các tính chất mô tả mang tính chất thông tin để nắm sơ bộ về nội dung, tác dụng của tài liệu,…), tên tác giả, tên tài liệu, chi tiết xuất bản,…
- Xem xét lời giới thiệu của cuốn sách, lời tựa, mục lục của tài liệu,… - Xem xét phần chính văn của tài liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi phân tích kỹ nội dung của tài liệu cán bộ phân loại sẽ xác định được chủ đề chính của tài liệu và xác định vị trí môn loại trong khung phân loại.
Định kí hiệu phân loại cho tài liệu thể hiện được lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập tới.
Ví dụ về phân loại theo khung phân loại thập phân DDC, mà thư viện trường Đại học Tây Nguyên đang làm.
- Từ điển vật lý: 530.03
- Bách khoa thư tôn giáo: 200.3
- Giáo dục đại học ở Tây Ban Nha: 378.46 - Lao động trẻ em ở Đông Nam Á: 331.30959
(số “0” được gạch chân là số tự gán, để ngăn cách giữa bảng chính và bảng phụ)
- Văn học Bồ Đào Nha: 869
- Máy tính là tương lai của bạn: 004 - Những điều cốt yếu về nối mạng: 004.6 - Một tác phẩm về sự giàu có ở Mỹ: 332.0973 - Quản lý rừng: 634.9068
…
43
Là quá trình phân tích nội của tài liệu, từ đó cán bộ định từ khoá sẽ lựa chọn từ hoặc cụm từ phù hợp nhất với nội dung của tài liệu nói đến để mô tả nội dung
của tài liệu. (Từ khoá là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả
nội dụng chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin của tư liệu).
Từ khoá được xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu, thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác; hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt được các yêu cầu này, đòi hỏi người làm công tác định từ khoá phải là người có sự hiểu biết sâu, rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin.
Để mô tả nội dung tài liệu trong công tác định từ khoá, ta sử dụng ngôn ngữ định từ khoá tự do và ngôn ngữ định từ khoá có kiểm soát.
- Ngôn ngữ từ khoá tự do là: người xử lý tự suy xét và định từ khoá theo
cách nhìn nhận chủ quan của chủ thể xử lý.
- Ngôn ngữ từ khoá kiểm soát là: sử dụng các phương tiện kiểm soát từ để
định từ khoá như: Bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia; Từ điển Từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa ngành, Bảng đề mục chủ đề,…Hiện nay, thư viện trường Đại học Tây Nguyên đang sử dụng từ khoá tự do, tức là không dựa vào sự trợ giúp của các công cụ kiểm soát từ vựng.
Sản phẩm và dịch vụ thƣ viện sau khi đƣợc xử lý hình thức và nội dung
Kết quả của hoạt động xử lý tài liệu chính là các sản phẩm của thư viện. Các sản phẩm này bao gồm:
- Hệ thống mục lục phiếu, nhưng hiện tại thư viện đã bỏ hệ thống mục lục
tra cứu thủ công.
- Thư mục thông báo sách mới: Là loại thư mục được biên soạn, bao gồm tập
hợp các biểu ghi thư mục, được sắp xếp theo một trật tự quy định. Nhằm dễ dàng cho việc quản lý và khai thác.
- Thư mục công cộng truy cập trực tuyến OPAC (Online puclic Access
Cataloguing) là loại mục lục được máy tính hoá, qua đó bạn đọc được cung cấp đến