8. Cấu trúc luận văn
3.1 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin
Hiệu quả hoạt động của cơ quan TT – TV trƣớc hết phụ thuộc vào chất lƣợng và sự đầy đủ các nguồn thông tin. Bất kỳ một cơ quan TT – TV nào muốn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình trƣớc tiên phải xây dựng đƣợc vốn tài liệu đầy đủ, lớn mạnh về số lƣợng, phong phú về chủng loại, với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Trong những năm qua, đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trƣờng Trung tâm đã xây dựng cho mình một nguồn tin khá phong phú về chủng loại và phù hợp với chƣơng trình giảng dạy đa ngành, đa lĩnh vực của Nhà trƣờng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển nhƣ vũ bão của Công nghệ, của Khoa học và sự thay đổi chóng mặt của Thông tin, đã đặt ra những hạn chế cho nguồn tin tại Trung tâm. Đó là những hạn chế về số lƣợng, chất lƣợng và tính thời sự của Thông tin về các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo. Chính những hạn chế này đã kìm hãm khả năng đáp ứng thông tin cho bạn đọc. Vì vậy, một trong những mục tiêu quan trọng nhất hiện nay đặt ra với Trung tâm là phải tăng cƣờng nguồn lực Thông tin tại cơ quan mình.
3.1.1 Củng cố nguồn lực thông tin
Với nguồn lực thông tin hiện có, Trung tâm phải có kế hoạch thanh lọc, thanh lý những tài liệu cũ, nát, không còn giá trị sử dụng. Làm tốt công tác này, kho tài liệu của Trung tâm không những không bị giảm đi về chất lƣợng mà còn tạo điều kiện tăng diện tích kho để bảo quản tốt các tài liệu mới bổ sung.
Vấn đề hồi cố tài liệu cần đƣợc Trung tâm tiến hành thƣờng xuyên, có kế hoạch cụ thể cho cả hai khu: Khu A và B.
Cơ sở dữ liệu điện tử khi mua về cũng cần đƣợc quản lý chặt chẽ và có những thông báo đến bạn đọc để bạn đọc dễ dàng tiếp cận, sử dụng nguồn tin phù hợp với mình.
Kho mở Khu A là một thí điểm để Trung tâm rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động sau này. Vì trong tƣơng lai, Trung tâm sẽ tổ chức thêm một số kho dƣới dạng kho mở nhƣ: kho ngoại văn, kho mở khu B.
3.1.2 Nâng cao chất lượng công tác thu thập Thông tin
Bổ sung là công tác vô cùng quan trọng để tăng cƣờng nguồn lực thông tin vì đây là khâu quyết định nội dung cũng nhƣ chất lƣợng của nguồn tin có trong trung tâm. Nếu bổ sung không đƣợc thực hiện tốt sẽ gây lãng phí, đồng thời làm giảm hiệu quả công tác TT – TV. Bổ sung phải đƣợc tiến hành theo nguyên tắc, kế hoạch, đảm bảo bổ sung phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ đào tạo của Nhà trƣờng.
Để đảm bảo thực hiện tốt vai trò của mình Trung tâm cần phải xác định đƣợc kế hoạch bổ sung hợp lý dựa trên cơ sở các yếu tố nhƣ: khả năng ngân sách, các ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học, những mục tiêu thƣờng xuyên và ƣu tiên của Nhà trƣờng. Cơ sở của việc lựa chọn tài liệu bổ sung căn cứ dựa trên nhu cầu tin của NDT kết hợp với việc xem xét nhiệm vụ chiến lƣợc của Nhà trƣờng trong giai đoạn hiện nay. Từ đó Trung tâm xây dựng chính sách phát triển nguồn tin và có kế hoạch bổ sung hợp lý, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc trong toàn Trƣờng.
Để lựa chọn một tài liệu cho Thƣ viện, Trung tâm cần dựa trên vài tiêu chí dƣới đây:
Tính phù hợp, tính khoa học:
Nội dung, chủ đề của tài liệu phải bám sát chƣơng trình đào tạo của Trƣờng. Đối tƣợng của tài liệu là sinh viên, giảng viên, hoặc ngƣời nghiên cứu khoa học.
Vốn tài liệu Thƣ viện – theo từng chuyên ngành, đƣợc phát triển theo trật tự ƣu tiên gồm các bƣớc sau đây:
1. Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
2. Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho ngƣời đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu cũng nhƣ tìm hiểu sâu hơn về một lĩnh vực.
3. Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thƣ, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê… 4. Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức.
Tính đáng tin cậy:
Ƣu tiên lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Ngƣời lựa chọn cũng có thể dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, ngƣời biên tập, ngƣời hiệu đính v.v…
Tính cập nhật:
Tài liệu đƣợc lựa chọn phải đảm bảo tính mới về mặt khoa học, đặc biệt là trong lĩnh vực khoa học – công nghệ.
Về ngôn ngữ:
Thƣ viện ƣu tiên bổ sung tài liệu tiếng Việt nhằm phục vụ số đông bạn đọc. Tuy nhiên, vốn tài liệu tiếng nƣớc ngoài cũng cần phải đƣợc phát triển, trong đó, ƣu tiên cho tài liệu viết bằng tiếng Anh.
Về dạng thức tài liệu:
Thƣ viện vẫn ƣu tiên bổ sung tài liệu truyền thống nhƣ sách và báo – tạp chí.
Tuy nhiên, để theo kịp xu hƣớng phát triển của các thƣ viện hiện đại và đáp ứng những nhu cầu mới của ngƣời sử dụng, các loại hình tài liệu hiện đại cần đƣợc phát triển dần song song với tài liệu truyền thống. Do đó Thƣ viện cũng sẽ đặt mua quyền sử dụng sách điện tử (e-books), cơ sở dữ liệu toàn văn trực tuyến, và tài liệu CD-ROM.
- Sách và tài liệu nghe nhìn
Trường hợp 1: Trung tâm nhận danh mục tài liệu mới từ nhà xuất bản, công ty phát hành sách
Bước 1:
Trung tâm gửi các danh mục này đến các Khoa có liên quan. Đi kèm danh mục là văn bản đề nghị và hướng dẫn từ Trung tâm gửi các Khoa. Trong văn bản này có ghi ngày hết hạn lựa chọn tài liệu, thông thƣờng là 2 tuần kể từ ngày gửi.
Các Trƣởng Khoa / Bộ môn có trách nhiệm chính trong việc hỗ trợ Thƣ viện lựa chọn và ký tên vào bản danh mục này.
Bước 2:
Sau thời hạn đã thông báo, cán bộ bổ sung của Trung tâm sẽ đến tận các khoa để nhận lại danh mục. Sau đó Trung tâm tiến hành tra trùng (nhằm đảm bảo tài liệu định bổ sung sẽ không trùng với những tài liệu đã có sẵn) trên phần mềm quản lý thƣ viện.
Bước 3:
Danh mục tài liệu đƣợc chọn bổ sung sẽ đƣợc gửi lên Hiệu Trƣởng để chờ xét duyệt. Trong trƣờng hợp Thƣ viện tự đề xuất bổ sung tài liệu, cần gửi lên danh mục có chữ ký của Giám đốc Thƣ viện.
Bước 4:
Thƣ viện nhận lại danh mục đề nghị đã đƣợc Hiệu trƣởng duyệt và tiến hành các thủ tục đặt mua tài liệu từ các nhà xuất bản, công ty phát hành sách.
Trường hợp 2: Trung tâm lựa chọn tài liệu dựa trên chương trình giảng dạy của Khoa / Bộ môn
Đầu năm học, cán bộ bổ sung tài liệu của Trung tâm sẽ đến các Khoa / Bộ môn để sƣu tầm danh mục Tài liệu tham khảo từ Đề cƣơng môn học của giảng viên. Dựa trên Đề cƣơng này, Trung tâm sẽ tiến hành các bƣớc 3 và 4 ở Trƣờng hợp 1.
Trường hợp 3: Cán bộ giảng dạy tự đề xuất tài liệu để bổ sung cho Thư viện
Ccán bộ giảng dạy điền vào các thông tin về tài liệu và gửi văn bản này cho Trƣởng Khoa / Bộ môn ký. Cuối cùng là gửi mẫu đơn đã ký về bộ phận bổ sung tài liệu của Thƣ viện. Thƣ viện sẽ tiến hành các bƣớc 2, 3 và 4 ở Trƣờng hợp 1.
Ấn phẩm định kỳ
Các ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa học, là nguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một Thƣ viện đại học. Do đó, Trung tâm có chính sách đặt mua dài hạn nhiều báo – tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Trƣờng đào tạo. Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và cập nhật thông tin của ngƣời đọc trong Trƣờng, Trung tâm cũng thƣờng xuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thông tiêu biểu.
Theo định kỳ - vào cuối năm (thƣờng là Tháng 12), Trung tâm sẽ tiến hành xem xét lại các tên ấn phẩm định kỳ đã bổ sung trong năm vừa qua và xem xét các yêu cầu mới về bổ sung các tên ấn phẩm khác. Danh mục đề xuất đặt mua ấn phẩm định kỳ sẽ đƣợc gửi lên Hiệu trƣởng để duyệt.
Luận văn – Luận án (nội sinh)
Thƣ viện có chính sách xây dựng nguồn tài liệu nội sinh có chất lƣợng khoa học, đặc biệt là: luận văn cao học và những luận văn tốt nghiệp có chất lƣợng.
Đối với luận văn cao học
* Luận văn của học viên cao học tại Trƣờng:
- Thƣ viện tiếp nhận và lƣu chiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên tại Trƣờng.
- Quy trình tiếp nhận: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi học viên phải tự nộp luận văn cho Trung tâm. Học viên này sẽ đƣợc nhận Bản xác nhận đã nộp đề tài về Thư viện.
Tiêu chuẩn tiếp nhận:
+ Bản in trình bày theo đúng quy định của Phòng Sau đại học, có chữ ký xác nhận của hội đồng khoa học chấm luận văn.
+ Tệp điện tử: trình bày trên 01 tệp .DOC hay .PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có.
+ Tệp điện tử phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung.
Đối với luận văn tốt nghiệp của sinh viên
- Thƣ viện tiếp nhận toàn bộ nhƣng lƣu chiểu có chọn lọc loại luận văn này.
- Quy trình tiếp nhận: Trung tâm nhận luận văn tốt nghiệp tập trung theo lớp, do đó giáo vụ Khoa / Bộ môn hoặc cán sự lớp chịu trách nhiệm chuyển luận văn về Trung tâm. Các luận văn này sau đó sẽ đƣợc cán bộ Trung tâm kiểm tra, nếu đạt tiêu chuẩn sinh viên sẽ đƣợc ký giấy thanh toán tài sản ra trƣờng.
- Tiêu chuẩn tiếp nhận:
+ Các Khoa phải luôn nộp kèm bản sao của bảng điểm báo cáo đề tài tốt nghiệp của sinh viên cùng với luận văn.
+ Bản in đƣợc trình bày theo đúng quy định của Khoa / Bộ môn và có chữ ký xác nhận của Hội đồng chấm luận văn.
+ Bản in nộp lên Thƣ viện phải đƣợc đóng bìa kiếng.
+ Bản điện tử: trình bày trên 01 tệp .DOC hay .PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có.
+ Tệp điện tử phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung.
- Tiêu chuẩn chọn lọc lƣu chiểu: Trung tâm có quyền chọn lọc lƣu chiểu luận văn tốt nghiệp của sinh viên để đảm bảo một kho luận văn có chất lƣợng khoa học, không bị quá tải và để làm gọn nhẹ cơ sở dữ liệu toàn văn của Thƣ viện (bản toàn văn của các luận văn, luận án luôn đƣợc lƣu trữ trên phần mềm Libol và có thể truy cập đƣợc). Do đó, Trung tâm sẽ lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:
+ Điểm của luận văn
+ Điểm báo cáo trung bình của khóa học
+ Mảng đề tài sinh viên thực hiện (nhằm đa dạng hóa nội dung và phạm vi kho tài liệu)
Sách điện tử (e-books) và Cơ sở dữ liệu
Do có sự khác biệt lớn giữa tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử (số hóa) nên phƣơng thức bổ sung và việc lựa chọn các sách điện tử và cơ sở dữ liệu luôn mang tính đặc thù.
Phương thức bổ sung Sách điện tử:
Sách điện tử thƣờng đƣợc các nhà cung cấp giới thiệu đến các Thƣ viện qua 2 hình thức:
- Thứ nhất, đặt mua quyền truy cập một bộ sƣu tập sách điện tử về một hoặc nhiều lĩnh vực nhất định. Do tính rộng lớn về phạm vi nội dung của tài liệu, Thƣ viện cần đề xuất trực tiếp với Hiệu trƣởng để tiến hành đặt mua quyền truy cập các bộ sƣu tập này.
- Thứ hai, đặt mua quyền truy cập từng cuốn sách điện tử trong bộ sƣu tập của nhà cung cấp. Cách thức này tƣơng tự nhƣ cách đặt mua tài liệu truyền thống, do đó Trung tâm sẽ gửi danh mục sách đến các Khoa giống nhƣ quy trình bổ sung sách thông thƣờng. Tuy nhiên, Trung tâm cũng cần tham khảo ý kiến của Hiệu trƣởng về kế hoạch phát triển dài hạn của nguồn tài liệu này.
Việc đặt mua các cơ sở dữ liệu, đặc biệt là các cơ sở dữ liệu toàn văn trực tuyến, thƣờng thông qua hình thức đặt mua quyền truy cập toàn bộ hoặc một phần các cơ sở dữ liệu đó. Các cơ sở dữ liệu này thƣờng có phạm vi nội dung khá rộng, do đó Trung tâm cần đề xuất trực tiếp với Hiệu trƣởng để tiến hành đặt mua quyền truy cập.
Lựa chọn
Việc lựa chọn tài liệu điện tử cần chú ý những vấn đề sau: - Giấy phép, điều khoản và điều kiện sử dụng
- Giá cả của bản điện tử so với bản in (nếu có) - Sở hữu trí tuệ
- Tốc độ truy cập, truy cập đồng thời… - Hỗ trợ kỹ thuật và tập huấn sử dụng
- Việc đặt mua thông qua các consortium (sự liên kết của các tổ chức nghề nghiệp)
Tài liệu nhận tặng từ các cá nhân, tổ chức bên ngoài
Trung tâm hoan nghênh các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nƣớc tặng tài liệu cho Trung tâm. Tuy nhiên Trung tâm có quyền loại bỏ các tài liệu không còn giá trị đối với kho sách.
3.1.3. Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin
Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN cần liên kết và phối hợp chặt chẽ với các tổ chức, cơ quan TT – TV trong và ngoài nƣớc để chia sẻ nguồn lực thông tin.
Chia sẻ nguồn lực thông tin là một giải pháp thiết thực để tránh mua phải những tài liệu không cần thiết, tạo ra mức độ đầy đủ cao cho nguồn lực thông tin và tiết kiệm đƣợc ngân sách Nhà trƣờng.
Để khắc phục vấn đề thiếu thông tin, việc chia sẻ nguồn tin là một giải pháp nhất thiết phải thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Vấn đề đặt ra khi tiến hành chia sẻ nguồn tin là phải lựa chọn những cơ quan thông tin
hoặc tổ chức có nguồn tin phù hợp với nhu cầu của Nhà trƣờng để phối hợp hoạt động.
Việc chia sẻ nguồn lực thông tin đúng mục đích sẽ đem lại nhiều lợi ích cho NDT và cho chính cơ quan TT – TV. Vấn đề đặt ra là Trung tâm cần có những kế hoạch cụ thể trong việc trao đổi và chia sẻ nguồn tin. Đặc biệt là Thƣ viện các Trƣờng ĐH trong cùng hệ thống nhƣ ĐH Bách Khoa, ĐH Kinh tế Quốc dân, ĐH Giao thông Vận tải, ĐH Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh…Đây là những trƣờng có các lĩnh vực đào tạo giống nhau nên dễ dàng trong việc trao đổi các nguồn tin điện tử, các CSDL sách, tạp chí, luận văn, luận án…để bạn đọc trong Trƣờng có them nguồn lực thông tin trong quá trình nghiên cứu.
3.2 Đa dạng hóa và nâng cao chất lƣợng các loại hình sản phẩm và dịch vụ TT - TV
Xã hội thông tin càng phát triển càng đặt ra nhiều thách thức không nhỏ cho ngành TT-TV. Sứ mệnh của ngành quả thật lớn lao khi xã hội xem các TV là nơi quản lý tri thức. Hơn bao giờ hết, các TV, Trung tâm thông tin cần tự đổi mới chính mình, nâng cao chất lƣợng dịch vụ TT-TV để bắt kịp thời đại.
Trong các tài liệu nghiệp vụ về hoạt động TTTV, gần đây đã xuất hiện phổ biến các thuật ngữ sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin,... Về nguyên tắc, các thuật ngữ trên đƣợc tạo ra trên cơ sở sự phát triển và vận dụng các khái niệm “sản phẩm” và “dịch vụ” đã từng phổ biến trong các lĩnh vực: kinh tế học, thực tiễn hoạt động sản xuất, kinh doanh,... của xã hội.
Sản phẩm thông tin đƣợc xác định là kết quả của quá trình xử lý thông