8. Cấu trúc luận văn
2.2.4Nhu cầu thông tin theo các lĩnh vực đào tạo
Trƣờng ĐHCNHN là một trƣờng đào tạo đa ngành, đa nghề với hơn 110 năm lịch sử. ĐHCNHN với 15 khoa, 05 Trung tâm với gần 60.000HS – SV đã trở thành một trong những trƣờng ĐH lớn nhất Miền Bắc nói riêng và trên cả nƣớc nói chung. Với số lƣợng đông và nhiều ngành đào tạo khác nhau đã khiến cho NCT của NDT tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN trở nên đa dạng và phong phú. Xuất phát từ đặc thù chuyên ngành đào tạo mà NCT của NDT cũng bị chi phối theo. Có thể thấy đƣợc điều này thông qua số liệu trong bảng dƣới đây:
Bảng 2.5: Nhu cầu thông tin theo lĩnh vực đào tạo. Lĩnh vực đào tạo Tổng số Cán bộ LĐQL Cán bộ GV HS - SV SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%) SL (ngƣời) TL (%)
Công nghệ kỹ thuật cơ khí 100 7,2 6 8 30 8 64 6,9
Công nghệ thông tin 100 7,2 5 6,7 25 6,7 70 7,6
Công nghệ may & thiết kế thời
trang 96 7 5 6,7 15 4 76 8,2
Công nghệ kỹ thuật ô tô 100 7,2 4 5,3 25 6,7 71 7,7
Công nghệ hóa học 95 7 4 5,3 25 6,7 66 7,1
Công nghệ nhiệt -lạnh 84 6,1 3 4 25 6,7 56 6,1
Công nghệ kỹ thuật điện tử 95 7 5 6,7 30 8 60 6,5
Quản trị kinh doanh 88 6,4 5 6,7 25 6,7 58 6,3
Du lịch 87 6,4 5 6,7 15 4 67 7,2
Triết học 60 4,3 4 5,3 15 4 41 4,4
Khoa học tự nhiên 100 7,2 8 10,6 30 8 62 6,7
Công nghệ kỹ thuật điện 80 6 3 4 25 6,7 52 5,6
Khoa học máy tính 100 7,2 5 6,7 25 6,7 70 7,6
Tiếng Anh 90 6,5 5 6,7 40 10,4 45 4,9
Kế toán 100 7,2 8 10,6 25 6,7 67 7,2
Tổng số 1375 100 75 100 375 100 925 100
Nhìn vào bảng nhu cầu thông tin theo lĩnh vực đào tạo có thể thấy nhu cầu tin của NDT là rất lớn, đồng đều và khá đa dạng. Họ có nhu cầu ở tất cả các lĩnh vực, phụ thuộc vào chuyên ngành đƣợc đào tạo tại Trƣờng. Những ngành đƣợc nhiều bạn đọc trong Trƣờng quan tâm là ngành cơ khí, công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật ô tô, Tiếng Anh, Khoa học tự nhiên (đều chiếm tỷ lệ cao trong tổng số bạn đọc Thƣ viện).
2.3 Thực trạng công tác đảm bảo thông tin tại Trung tâm TT – TV Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội.
2.3.1 Công tác tổ chức nguồn lực thông tin của Trung tâm TT- TV Trường ĐHCNHN.
Trong hoạt động TT- TV, nguồn lực thông tin đóng vai trò rất quan trọng, nguồn lực thông tin là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, làm công cụ tra cứu nhƣ thƣ mục, mục lục và các CSDL dạng thƣ mục. Khả năng bao quát nguồn thông tin đƣợc xử lý là tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lƣợng một sản phẩm TT – TV cho dù sản phẩm đó là ấn phẩm thông tin, các hệ thống tra cứu hay CSDL.
Nguồn lực thông tin hiện có của Trung tâm.
2.3.1.1 Cơ cấu vốn tài liệu
* Loại hình tài liệu:
Hiện nay, nguồn tài liệu của Trung tâm TT- TV bao gồm sách báo, sách tham khảo, chuyên khảo, tài liệu tra cứu, giáo khoa, giáo trình, các loại báo tạp chí trong và ngoài nƣớc, CSDL và các tài liệu điện tử…Tính đến 15.07.2010, tổng số vốn tài liệu của Trung tâm có 3.442 tên với 79.571 bản sách; trên 150 tên báo tạp chí với hơn 10.000 bản.
* Nội dung tài liệu:
Trong Trung tâm, các tài liệu về lĩnh vực chuyên môn cơ khí, điện- điện tử, công nghệ thông tin, khoa học cơ bản ( Toán – Lý – Hóa)…chiếm một khối lƣợng lớn. Điều này đƣợc thể hiện trong bảng 9 dƣới đây:
Bảng 2.6: Thống kê tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn STT LĨNH VỰC SỐ LƢỢNG (BẢN) TỶ LỆ (%) 1 CNTT 14.223 17.9 2 Cơ khí 12.061 15.2 3 Điện 11.386 14.3 4 Điện tử 8.679 10.9 5 Lý 8.196 10.3 6 Kinh tế 5.724 7.2 7 Hóa 3.708 4.6 8 Chính trị 3.330 4.2 9 Toán 3.154 4 10 Động lực 2.522 3.2 11 Ngoại ngữ 2.431 3 12 Pháp luật 1.536 1.9 13 Giáo dục 701 0.9
14 Dệt may – thời trang 451 0.6 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
15 Văn học 442 0.6
16 Triết – tâm lý - logic 416 0.5
17 Tra cứu 265 0.3
18 Du lịch 246 0.3
19 Tổng loại 100 0.1
17.9 15.2 14.3 10.9 10.3 7.2 4.64.2 43.2 31.90.90.60.60.50.30.30.1 CNTT Cơ khí Điện Điện tử Lý Kinh tế Hóa Chính trị Toán Động lực Ngoại ngữ Pháp luật
Giáo dục Dệt may – thời trang Văn học
Triết – tâm lý - logic Tra cứu Du lịch
Tổng loại
Hình 2.3: Biểu đồThống kê tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn
Nhìn vào bảng thống kê tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn, có thể thấy Trƣờng ĐHCNHN là một Trƣờng ĐH đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực trong đó chủ yếu phát triển mạnh ở các khoa: CNTT, cơ khí, điện, điện tử, kinh tế…vì vậy, tài liệu của các ngành này đều chiếm tỷ lệ rất lớn. Trong đó CNTT là nhiều nhất với 17.9% tổng số vốn tài liệu; cơ khí đứng thứ hai với 15.2% tổng số vốn tài liệu…
Một số khoa mới đƣợc thành lập nhƣ khoa Du lịch; khoa Tiếng Anh; khoa May và Thiết kế thời trang, số lƣợng sách chuyên ngành còn nhiều
hạn chế, sẽ đƣợc Trung tâm chú trọng bổ sung nguồn tài liệu trong thời gian tới.
2.3.1.2 Tổ chức vốn tài liệu
Cơ cấu Vốn tài liệu của Trung tâm đƣợc tổ chức thành các bộ phận nhƣ sau: - Phòng đọc tại chỗ Khu A - Phòng mƣợn về nhà Khu A - Phòng đọc tại chỗ Khu B - Phòng mƣợn về nhà Khu B - Phòng đọc tại chỗ Hà Nam - Phòng mƣợn về nhà Hà Nam - Kho Ngoại văn Khu A
- Kho mở Khu A
Hiện tại, vốn tài liệu của trung tâm đƣợc chia tại các phòng, kho nhƣ sau:
Bảng 2.7: Thống kê tài liệu theo địa điểm lƣu giữ:
STT TÊN KHO SỐ TÊN SÁCH SỐ LƢỢNG BẢN TỶ LỆ (%)
1 Phòng đọc A 2.822 14.176 17.8
2 Phòng mƣợn A 908 36.332 45.6
3 Phòng đọc B 1.164 9.310 11.7
4 Phòng mƣợn B 550 10.757 13.5
5 Kho mở A 248 3.589 4.5
6 Kho ngoại văn 736 1.419 1.9
7 Phòng đọc HN 38 2.653 3.3
8 Phòng mƣợn HN 17 1.335 1.7
Hình 2.4: Biểu đồ thể hiện số lƣợng bản sách giữa các phòng, kho tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN.
Với tổng số 79.571 bản sách, tài liệu của Trung tâm đƣợc phân bổ về lƣu giữ các kho nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc phục vụ NDT.
* Phòng đọc tại chỗ Khu A (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, kho phòng đọc lƣu giữ khoảng 18% tổng số tài liệu của Trung tâm với vốn tài liệu tƣơng đối đầy đủ phong phú và đa dạng ở tất cả các lĩnh vực tài liệu. Phòng đọc tại chỗ Khu A phục vụ số lƣợng học sinh đông nhất trong toàn Thƣ viện. Trung bình 1 ngày phòng đọc phục vụ khoảng 700 lƣợt bạn đọc. Phòng đọc là nơi sinh viên đến để học tập thƣờng xuyên và đông đảo nhất. Qua điều tra cho thấy, phần lớn sinh viên đến là do ở đây tập trung nhiều tài liệu sát với chƣơng trình học tập, hơn nữa, phòng đọc là môi trƣờng học tập lý tƣởng cho các bạn sinh viên xa nhà khi mà Phòng đọc đƣợc trang bị một cơ sở vật chất tƣơng đối hiện đại, rộng rãi, thoáng mát. Các tài liệu trong kho đa dạng phong phú, là cơ sở thuận lợi cho sinh viên đến để học tập trau dồi kiến thức ngoài giảng đƣờng. Sách trong kho đƣợc chia thành các lĩnh vực, sắp xếp theo khổ sách và số đăng ký cá biệt. Ngoài ra phòng đọc còn lắp đặt 08 máy tính giúp cho việc tra cứu thông tin của sinh viên đƣợc nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Nhìn chung, phƣơng thức tổ chức kho tài liệu tại phòng đọc sinh viên khá hợp lý, vừa đơn giản mà khoa học, phù hợp với đặc điểm của tài liệu và phƣơng thức tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin.
* Kho Phòng mƣợn Khu A
Với 36.332 bản chiếm 45.6% tổng số tài liệu Thƣ viện, phòng mƣợn Khu A đƣợc coi là nơi lƣu giữ tài liệu đầy đủ nhất trong hệ thống các kho.
Tài liệu trong phòng mƣợn Khu A chủ yếu là các loại tài liệu tham khảo, sách giáo trình các môn học cơ bản. Các tài liệu này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về môn học trong chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng. Ngoài các tài liệu giáo trình, Kho mƣợn còn cho sinh viên mƣợn những tài liệu tham khảo có liên quan đến môn học vì vậy, kho mƣợn khu A có số lƣợng bản ấn phẩm nhiều nhất trong các kho của Trung tâm.
* Kho phòng đọc Khu B
Kho sách phòng đọc tại chỗ khu B có 9.310 bản sách chiếm 11.7% tổng số kho sách Thƣ viện. Do đặc thù Khu B đào tạo chủ yếu 4 Khoa là Khoa Hóa, Khoa Kinh tế, Cơ khí và Dệt may thời trang nên tài liệu ở 4 lĩnh vực này đƣợc tập trung chủ yếu ở Phòng này. Ngoài ra, các lĩnh vực khác cũng đƣợc bổ sung tại kho này, nhƣng số lƣợng có hạn chế hơn.
* Kho phòng mƣợn Khu B
Kho phòng mƣợn khu B có 10.757 bản sách chiếm 13.5 % tổng số kho sách Thƣ viện. Cũng tƣơng tự nhƣ kho phòng đọc Khu B, sách tại kho mƣợn đa số tập trung ở 4 lĩnh vực đào tạo tại Khu B. Trong đó lĩnh vực Kinh tế có tới 4859 bản sách chiếm hơn 45% tổng số tài liệu phòng mƣợn Khu B.
* Kho phòng đọc và phòng mƣợn Hà Nam
Kho phòng đọc và phòng mƣợn Hà Nam có tỷ lệ sách không nhiều nhƣ các phòng, kho khác ( chiếm 5% tổng số tài liệu Thƣ viện), lí do vì cơ sở Hà Nam mới đƣợc đầu tƣ không lâu ( 2 năm trở lại đây) và mới chỉ hạn chế 1 số ít hệ cao đẳng của 03 Khoa : CNTT, Điện, Kinh tế.
* Kho mở Khu A
Kho mở là một bƣớc phát triển mới của Trung tâm. Kho mở là phƣơng thức tổ chức cho phép ngƣời đọc trực tiếp tiếp cận kho tàng sách báo của Thƣ viện, tạo điều kiện cho họ xem sách báo và chọn sách báo trực tiếp trên giá, đồng thời giúp bạn đọc trong quá trình tìm kiếm tài liệu có thể nảy sinh nhu cầu mới. Kho mở mới đƣợc đi vào hoạt động (khoảng 1 năm ) với số lƣợng tài liệu là 3.589 bản sách chiếm 4.5 % tổng số sách Thƣ viện.
Kho mở đƣợc bổ sung các loại sách giáo trình và tham khảo ở tất cả các lĩnh vực mà Nhà trƣờng đào tạo, tuy nhiên, mỗi đầu sách đƣợc giới hạn từ 3-5 quyển. Ngoài ra, kho mở còn có một lƣợng sách tƣơng đối lớn của Quỹ Châu Á và Cục Sở hữu Trí tuệ cung cấp thông qua đƣờng biếu, tặng.
Các tài liệu này đều bằng tiếng Anh, tập trung ở các lĩnh vực: cơ khí, CNTT, điện tử và động lực. Tài liệu sau khi đƣợc nhập về, qua khâu xử lý sẽ đƣợc dán chỉ từ và đƣa lên giá. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo khổ cở, theo số đăng ký cá biệt rất khoa học và dễ hiểu, giúp bạn đọc dễ dàng tìm đƣợc tài liệu theo lĩnh vực mình ƣa thích và chọn đƣợc tài liệu mình cần.
*Kho ngoại văn
Kho ngoại văn có số lƣợng tài liệu không nhiều, chỉ chiếm gần 2% tổng số tài liệu Thƣ viện. 100% sách Tiếng Anh, bao gồm cả giáo trình và sách tham khảo. Tài liệu tại kho Ngoại văn không cho mƣợn về nhà mà chỉ cung cấp đọc tại chỗ cho cả Giáo viên và sinh viên. Tuy nhiên, do kho ngoại văn chỉ cung cấp cho 1 số ít giáo viên và rất kén sinh viên, nên hàng ngày chỉ có khoảng 20 đến 25 lƣợt ngƣời đến đọc và mƣợn tài liệu.
* Kho báo, tạp chí
Ngoài các phòng, kho sách kể trên, Trung tâm còn có thêm 01 Kho Báo tạp chí ở Khu A ( các Khu B và Hà Nam không tách biệt phòng báo và phòng đọc). Tổng số đầu báo, tạp chí của Trung tâm là 150 đầu bao gồm cả tiếng Việt và Tiếng Anh. Số lƣợng bản tƣơng đối lớn hơn 10.000 bản. Đối với tài liệu này, cán bộ trung tâm đã tổ chức thành khu vực, sắp xếp theo từng loại, từng ngăn. Các loại báo ra hàng ngày đƣợc sắp xếp thành một giá riêng để phục vụ bạn đọc vì đây là nguồn cung cấp thông tin nhanh nhất, chính xác và cập nhật, đồng thời cũng có số lƣợng độc giả yêu cầu và thƣờng xuyên nhất.
Đối với báo, tạp chí đã cũ không còn giá trị sử dụng, ít đƣợc yêu cầu thì cán bộ Trung tâm sắp xếp, đóng thành tập để vào một vị trí nhất định. Cách tổ chức nhƣ vậy đã tiết kiệm đƣợc diện tích kho, tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn, gây khó khăn cho công tác phục vụ.
2.3.2 Hoạt động phát triển nguồn lực thông tin.
Hoạt động phát triển nguồn tin hay còn gọi là công tác bổ sung vốn tài liệu là công việc quan trọng có tính chất quyết định đến toàn bộ hoạt động của bất cứ một trung tâm thông tin nào. Bởi lẽ, thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên để trung tâm thông tin hình thành, tồn tại và phát triển. Nếu Trung tâm không thƣờng xuyên bổ sung thêm tài liệu mới thì qua một thời gian hoạt động, tài liệu trong Trung tâm sẽ lạc hậu, giá trị thông tin trong tài liệu không còn, không đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin luôn thay đổi của bạn đọc, không thu hút đƣợc bạn đọc đến với Trung tâm. Tình trạng này nếu kéo dài, trung tâm thông tin sẽ không còn lý do để tồn tại.
Tại Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN việc xây dựng, tổ chức và phát triển nguồn lực thông tin chủ yếu dựa vào nhiệm vụ chính là cung cấp tài liệu về các lĩnh vực mà Nhà trƣờng đào tạo. Chất lƣợng phục vụ bạn đọc của Trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào khâu bổ sung tài liệu và tổ chức kho.
Công việc bổ sung bao gồm các khâu chính sau: xây dựng chính sách và kế hoạch bổ sung; tiếp cận các nguồn tài liệu; chọn hình thức và phƣơng thức bổ sung. Để công tác bổ sung tài liệu có hiệu quả trƣớc hết Trung tâm cần xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin một cách hợp lý: “Bất kỳ một cơ quan thông tin, thƣ viện (sau đây viết tắt là CQTTTV) nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trƣớc tiên là phải xây dựng cho đƣợc một vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin. Tuy nhiên để làm đƣợc điều đó, các CQTTTV không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trƣờng (do không đủ kinh phí để mua và xử lý, cũng nhƣ không đủ kho tàng, giá kệ để lƣu trữ) mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng từng
loại tạp chí, từng cuốn sách. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu đƣợc thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy). Những nguyên tắc này đƣợc xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà CQTTTV đƣợc giao phó. Mặt khác, công tác xây dựng nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao gồm nhiều vấn đề khác nhƣ các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính,... hay nói khác đi mỗi CQTTTV phải cần có một chính sách phát triển nguồn tin. Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một CQTTTV nào, là một văn bản xác định phƣơng hƣớng phát triển vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng nhƣ cơ cấu tổ chức của từng CQTTTV, khẳng định phƣơng châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề mà thƣ viện quan tâm thu thập cũng nhƣ các thủ tục thanh