8. Cấu trúc luận văn
2.3.3 Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin
ThS. Nghiêm Xuân Huy trong “Tổ chức và quản lý Thƣ viện hiện đại” đã nói: “Giáo dục đại học gắn liền với việc chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học. Đầu ra của hệ thống này là đội ngũ trí thức - nguồn nhân lực phục vụ cho công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế, xã hội quốc
gia. Một trong những nhân tố đặc biệt quan trọng quyết định chất lƣợng giáo dục đại học chính là khả năng cung cấp nguồn tin và khả năng thúc đẩy việc tự học và tự nghiên cứu trong sinh viên. Bên cạnh đó, vấn đề đón đầu và tranh thủ các thành tựu khoa học công nghệ của thế giới trong tiến trình xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế của đất nƣớc ta cũng đặt ra cho hệ thống giáo dục đại học Việt Nam những thách thức đáng kể. Do đó, chiến lƣợc khai thác và sử dụng nguồn tin nhất thiết phải nằm trong chiến lƣợc phát triển quốc gia. Một trong những khía cạnh đặc biệt quan trọng chính là việc chia sẻ tài nguyên giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học.”
Và sự cần thiết phải liên kết các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học bao gồm hai nhân tố là chủ quan và khách quan. Cũng theo ThS Nghiêm Xuân Huy thì nhân tố chủ quan chính là việc hiện nay các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học không có đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của ngƣời dùng tin, cũng nhƣ phải chấp nhận thực tế là chúng ta còn chƣa phát huy hết đƣợc khả năng thực sự của bộ phận này. Yêu cầu xã hội đối với nguồn nhân lực ngày càng cao, đòi hỏi sinh viên tốt nghiệp phải có một nền tảng kiến thức khá vững. Điều này tất yếu dẫn đến việc sinh viên phải tăng cƣờng việc tự học, tự nghiên cứu cũng nhƣ phải tranh thủ và tận dụng các nguồn tin có thể có để làm giàu kiến thức cho mình. Là một bộ phận gắn bó hữu cơ với trƣờng đại học, các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học không thể bỏ qua thực tế tích cực này. Tuy nhiên, do hậu quả của một thời kỳ trì trệ, bản thân mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện đại học không thể tự xoay xở để có thể đảm bảo thông tin cả về chất lƣợng và số lƣợng. Trong thời điểm hiện tại, sự phối hợp giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học là biện pháp hữu hiệu để giúp chính họ tăng cƣờng nguồn lực (thông tin, cơ sở vật chất, nghiệp vụ...) và hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Bên cạnh đó, nếu không có sự phối kết hợp lẫn nhau, các cơ quan thông tin – thƣ viện đại học sẽ dễ bị lạc hậu (do không cập nhật đƣợc kip
thời những yêu cầu mới về chuyên môn cũng nhƣ không có sức ép về vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động). Mối quan hệ và gắn bó mật thiết giữa các đơn vị khiến bản thân mỗi đơn vị phải luôn tự đổi mới để có thể bắt kịp với sự phát triển chung của cả hệ thống. Và đó cũng chính là cái đích mà mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện luôn mong muốn đạt tới.
Cuối cùng, nếu các cơ quan TT - TV Đại học Việt Nam liên kết thành một mạng lƣới thì đó sẽ là một lực lƣợng hùng hậu đáng kể để có thể tham gia vào các mối quan hệ quốc tế. Vị thế của cả một hệ thống chắc chắn sẽ lớn hơn rất nhiều cá thể từng đơn vị tham gia. Thực ra thì chính các cơ quan TT - TV đại học ở một số nƣớc cũng thƣờng xây dựng cho riêng mình một hiệp hội để tiện cho việc xây dựng các mối quan hệ quốc tế. Rõ ràng, để phát triển chính mình, các cơ quan TT - TV đại học Việt Nam cần phải liên kết và hợp tác trên tất cả các lĩnh vực hoạt động (đặc biệt là việc chia sẻ nguồn lực thông tin).
Còn về nhân tố khách quan, ThS Nghiêm Xuân Huy cho rằng : “Hiện đại hoá”, “tự động hoá” là các thuật ngữ mà ngƣời ta hay nhắc tới khi nói đến các cơ quan TT - TV trong một xã hội thông tin. Một cơ quan TT - TV đƣợc xem là hiện đại nhất thiết phải đƣợc tổ chức theo kiểu “mở”. Hệ thống mở là hệ thống cho phép ngƣời dùng tin sử dụng các tài nguyên trong cơ quan TT - TV một cách chủ động, rộng rãi thông qua các hình thức phục vụ phong phú. Nói cách khác, đó là hệ thống hƣớng ngoại, lấy hiệu quả phục vụ làm thƣớc đo cho các hoạt động của mình. Tham gia hệ thống các cơ quan TT - TV đại học nói riêng và hệ thống các cơ quan TT - TV quốc gia nói chung là một trong những tiêu chí để đánh giá tính “mở” (hay mức độ hiện đại hoá) của một cơ quan TT - TV đại học. Rõ ràng trong điều kiện hiện nay, các cơ quan TT - TV đại học không thể không tính đến điều này.
Tiếp theo, phải nhận thấy một xu thế: sự giao thoa giữa các lĩnh vực khoa học đang ngày càng diễn ra rõ nét và sâu sắc. Biên giới giữa các lĩnh vực này đang bị thu hẹp dần, có nghĩa là thông tin do chúng sinh ra và thông tin về chúng cũng đang bị biến đổi theo. Các cơ quan TT - TV đại học thƣờng là các cơ quan TT - TV khoa học chuyên ngành (theo mục đích đào tạo của các trƣờng đại học), do vậy nguồn tin của mỗi cơ quan đó khó mà thoả mãn đƣợc nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên. Nhƣng nguồn tin đó sẽ trở nên rất phong phú và đa dạng nếu chúng đƣợc kết hợp với nhau để phục vụ các đối tƣợng khác nhau.
Bên cạnh đó, ngày nay công nghệ thông tin và viễn thông đã phát triển rất mạnh. Đây cũng chính là điều kiện lý tƣởng để các cơ quan TT - TV đại học có thể xây dựng mạng lƣới liên kết. Trƣớc đây, chúng ta thƣờng cho rằng do các khó khăn về phƣơng tiện lƣu trữ, mang tải, về phƣơng tiện vận chuyển, về không gian, thời gian.... đã cản trở các ý tƣởng liên kết. Thì nay những khó khăn ấy không còn đáng kể nữa. Sự thâm nhập sâu sắc của công nghệ thông tin vào các hoạt động TT - TV đã làm thay đổi cơ bản quan niệm về phƣơng thức lƣu trữ và phục vụ thông tin. Chúng ta cần tận dụng tối đa khả năng mà các công nghệ đó mang lại.
Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN là một thành viên trong Liên hiệp Thƣ viện Đại học Khu vực phía Bắc từ những ngày đầu thành lập. Vì vậy, “liên kết Thƣ viện” đã đƣợc Trung tâm tiến hành trong một khoảng thời gian khá dài. Mục tiêu của Trung tâm trong thời gian tới là liên kết với các Thƣ viện trên toàn quốc và đặc biệt là Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCN 4 Thành Phố Hồ Chí Minh trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số mà Trung tâm đang xây dựng.
2.4.1. Các loại hình sản phẩm Thông tin – Thư viện.
Trong quá trình xây dựng và phát triển, trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN đã tạo ra đƣợc một số sản phẩm TT – TV nhƣ: hệ thống mục lục; hệ thống thƣ mục và cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm chỉ còn sử dụng danh mục tra cứu tài liệu và cơ sở dữ liệu làm sản phẩm thông tin của mình.
* Danh mục tra cứu tài liệu
Danh mục tra cứu tài liệu đƣợc Trung tâm xây dựng giúp bạn đọc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, danh mục cung cấp cho bạn đọc những thông tin cơ bản về tài liệu nhƣ đăng ký cá biệt, xếp giá, năm xuất bản, nhà xuất bản, tên tác giả...để bạn đọc lựa chọn và yêu cầu mƣợn. Tuy nhiên, danh mục tài liệu không tóm tắt nội dung tài liệu nhƣ việc bạn đọc tra cứu tài liệu thông qua cơ sở dữ liệu.
Sách trong danh mục đƣợc xếp theo lĩnh vực, tên sách đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái. Danh mục tra cứu tài liệu đƣợc chia đều cho các phòng nhằm giúp NDT thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm tài liệu.
* Cơ sở dữ liệu.
Việc ứng dụng thành tựu của khoa học và công nghệ vào hoạt động của các cơ quan TT – TV không còn là điều mới mẻ khi mà xu hƣớng hiện đại hóa, tin học hóa đang là mục tiêu phát triển của tất cả các Thƣ viện trong thời đại mới.
Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN đã ứng dụng phần mềm tin học trong việc hỗ trợ các hoạt động Thƣ viện trong nhiều năm. Tuy nhiên, trƣớc đây, Trung tâm sử dụng phần mềm EMIS do công ty cổ phần phần mềm BSC (BSC Soft) cung cấp. Phần mềm EMIS là phần mềm quản lý quá trình đào tạo trong các trƣờng Đại học, Cao đẳng. Phần mềm này có rất nhiều hạn chế trong quá trình sử dụng:
- Quá trình quản lý các hoạt động của Trung tâm từ khâu bổ sung đến công tác phục vụ ngƣời dùng tin còn chƣa đồng bộ.
- Khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu và chiết xuất dữ liệu. - Giao diện không thân thiện với NDT.
- Lỗi thời nhanh và khó nâng cấp lên phiên bản mới.
- Chƣa phải là phần mềm chuyên dụng phục vụ cho hoạt động TT – TV…
Do vậy, từ cuối năm 2009 Trung tâm đã tiến hành cài đặt phần mềm Libol 6.0 của Công ty cổ phần truyền thông Tinh Vân.
Libol là sản phẩm phần mềm thƣ viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thƣ viện, Libol ứng dụng CNTT một cách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một thƣ viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thƣ viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thƣ viện quốc gia và quốc tế, cũng nhƣ quản lý các xuất bản phẩm điện tử.
Đặc điểm nổi bật của phần mềm thƣ viện điện tử Libol là chuẩn hoá, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, khả năng tuỳ biến cao và đặc biệt thích hợp với môi trƣờng Việt Nam.
Tuân thủ chặt chẽ các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thƣ viện, Libol cho phép các thƣ viện trao đổi dữ liệu dễ dàng với các đơn vị trong nƣớc và quốc tế, giảm nhẹ công sức quản lý, xây dựng kho tƣ liệu, tăng hiệu suất làm việc của cán bộ thƣ viện. Libol cho phép chuyển các quy trình nghiệp vụ của thƣ viện từ thủ công sang hoạt động tự động hoá một cách nhanh chóng, không gây xáo trộn các chu trình bình thƣờng của thƣ viện. Đây là một đặc điểm hết sức cần thiết khi triển khai ứng dụng phần mềm, do thƣ viện phải thƣờng xuyên phục vụ trong quá trình chuyển đổi. Libol còn đƣợc sử dụng rộng rãi nhờ đƣợc thiết kế để đáp ứng các yêu cầu hết sức đa dạng của hệ thống thƣ viện với các quy mô từ nhỏ đến lớn.
Libol hiện phiên bản 6.0 với ƣu điểm nổi bật so với nhiều sản phẩm cùng loại trong nƣớc là Phân hệ Quản lý Tƣ liệu điện tử, cho phép thƣ viện quản lý các dạng tài liệu số phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp tài liệu số tới mọi đối tƣợng ngƣời dùng, đồng thời các thƣ viện có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng...
Các phân hệ chức năng chính:
* Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tƣợng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thƣ viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trƣờng giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thƣ viện và giữa bạn đọc với các thƣ viện khác.
* Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lƣu kho và đƣa ra khai thác.
* Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thƣ viện theo các tiêu chuẩn thƣ mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thƣ viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thƣ mục phong phú và đa dạng.
* Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ƣu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san...) nhƣ bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có số thiếu.
* Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thƣ viện áp dụng đƣợc những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
* Phân hệ lƣu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mƣợn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lƣu thông do thƣ viện thiết đặt. Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mƣợn trả tài liệu phong phú và chi tiết.
* Phân hệ sƣu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng, quản lý kho tƣ liệu số hoá.
* Phân hệ mƣợn liên thƣ viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tƣ liệu với các thƣ viện khác theo chuẩn quốc tế dƣới các vai trò là thƣ viện cho mƣợn và thƣ viện yêu cầu mƣợn. Cho phép bạn đọc của thƣ viện này có thể mƣợn sách tại các thƣ viện khác.
* Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền ngƣời dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống. Tích hợp với cơ sở dữ liệu ngƣời dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD. Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chƣơng trình.
2.4.2 Dịch vụ Thông tin – Thƣ viện
Hiện nay, các dịch vụ TT – TV tại Trung tâm gồm có: dịch vụ cho mƣợn tài liệu; dịch vụ sao chụp tài liệu, trao đổi thông tin, học nhóm.
2.4.2.1 Dịch vụ cho mượn tài liệu
Dịch vụ cho mƣợn tài liệu là dịch vụ cơ bản của các cơ quan TT TV nhằm giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình. Trung tâm TT – TV Trƣờng ĐHCNHN có hai hình thức cho mƣợn tài liệu là mƣợn đọc tại chỗ và mƣợn về nhà.
* Dịch vụ đọc tại chỗ:
Phục vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ truyền thống trong Trung tâm. Việc tạo ra chỗ ngồi để bạn đọc sử dụng đọc tại chỗ là vấn đề đƣợc ƣu tiên do đọc tại chỗ là một yêu cầu không thể thiếu đối với NDT.Dịch vụ này đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin ngắn gọn nhƣ dữ kiện, số liệu hoặc tra cứu các thuật ngữ, đọc báo, tạp chí…Dịch vụ đọc tại chỗ ở Trung tâm đƣợc tiến hành trong các phòng: Phòng đọc tại chỗ; Phòng ngoại văn; Phòng mở - tự chọn; Phòng đọc điện tử; Phòng báo – tạp chí.
- Phòng đọc tại chỗ: Phòng đọc tại chỗ có sức chứa trên 500 chỗ ngồi đƣợc mở cửa phục vụ tất cả các ngày trong tuần trừ Chủ nhật thời gian mở
cửa: từ 7h00 – 11h30 và từ 13h00 – 20h30. Phòng đọc tại chỗ có một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và một vị trí rộng rãi ( 525m2), thoáng mát. Phòng trang bị 8 máy tra cứu cho sinh viên và 04 máy tính phục vụ CBTV trong việc cho mƣợn tài liệu ( Phòng đọc khu B và Hà Nam hiện chƣa có máy tính tra cứu). Vào những ngày bình thƣờng, trung bình Phòng đọc phục vụ từ 600 – 800 lƣợt bạn đọc / ngày, tuy nhiên vào những ngày thi trung bình Phòng đọc phục vụ tới trên 1000 lƣợt bạn đọc/ ngày và Phòng luôn trong tình trạng quá tải. Điều này khiến cho các cán bộ Trung tâm phải làm việc với cƣờng độ cao hơn. Tuy vậy, đây cũng là một dấu hiệu