3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.2.3. Tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT chưa đáp ứng được yêu cầu
cầu
- Về soạn thảo và ban hành văn bản
Mặc dù đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, song việc phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật với các văn bản cá biệt ở nhiều đơn vị thuộc HVBCTT vẫn còn rất lúng túng. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, mặc dù đã có Thông tƣ hƣớng dẫn, nhƣng trong thực tế việc thực hiện theo văn bản này ở nhiều đơn vị khoa phòng còn chƣa thống nhất. Việc hiểu chƣa đúng, chƣa hết tinh thần của Thông tƣ đã dẫn đến một số nhầm lẫn về thể thức văn bản nhƣ: cách ghi tên cơ quan ban hành (cụ thể ở đây thƣờng là cách ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp), ký hiệu, địa danh, thẩm quyền ngƣời ký. Ngoài ra, trong kỹ thuật trình bày văn bản, ở nhiều đơn vị
còn chƣa khắc phục đƣợc tình trạng sử dụng cỡ chữ, kiểu chữ, các dấu gạch chân, gạch nối, dấu chấm, dấu phẩy một cách tùy tiện.
- Về quản lý văn bản
Vấn đề quản lý văn bản đi, đến vẫn còn nhiều bất cập: mẫu sổ sách đăng ký còn chƣa thống nhất; việc thực hiện quy trình đăng ký, chuyển giao, ký nhận và theo dõi giải quyết văn bản đến còn chƣa đầy đủ, hệ thống sổ sách còn lộn xộn. Ngoài các tồn tại nêu trên còn nhiều bất cập khác nhƣ: việc chuyển giao, quản lý và sử dụng bản gốc, bản chính của văn bản còn chƣa thống nhất
Việc quản lý văn bản từ văn thƣ HVBCTT đến các đơn vị trực thuộc Giám đốc, vẫn còn biểu hiện lỏng lẻo, luộm thuộm, thiếu tính khoa học, chẳng hạn không ít đơn vị không phân loại văn bản, lập sổ theo dõi riêng, các văn bản tài liệu có giá trị tra cứu, tham khảo liên quan đến công việc chính của cơ quan và những văn bản tài liệu giao dịch thông thƣờng đều lập chung vào một quyển sổ theo dõi. Thậm chí có đơn vị lập sổ theo dõi không đều đặn. Tình trạng đó dẫn đến việc tra cứu văn bản, tài liệu rất khó khăn mất nhiều thời gian.
Việc xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành ở hầu hết các đơn vị thuộc HVBCTT chƣa làm đƣợc. Nguyên tắc ai làm việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đó hầu nhƣ ít có tác dụng và không đƣợc các cán bộ, công chức thực thi. Chuyên viên, cán bộ chƣa có thói quen lập hồ sơ. Tài liệu sau khi giải quyết công việc xong thu vào lƣu trữ cơ quan chủ yếu là bó và gói nên dẫn tới tình trạng tài liệu tồn đọng chƣa chỉnh lý.