3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.3.2. Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động quản lý, trong đó có những quy định cụ thể về quản lý văn bản và kha
quản lý, trong đó có những quy định cụ thể về quản lý văn bản và khai thác sử dụng thông tin văn bản
Nhà nƣớc quản lý xã hội bằng pháp luật, cho nên tất cả các mặt hoạt động của xã hội đều phải điều chỉnh bằng những quy định pháp luật. Nhƣ chúng ta đều biết, việc quản lý, điều hành dù ở phạm vi nào, tầm vĩ mô hay vi mô, muốn đạt đƣợc kết quả mong muốn đều đòi hỏi phải có một hệ thống công cụ quản lý nhất định. Thiếu một cơ chế chính sách, thiếu một qui chế, qui định... hoặc cơ chế chính sách, qui chế, qui định... đƣợc xây dựng thoát ly điều kiện thực tiễn khách quan thì quản lý điều hành của chủ thể quản lý sẽ không tránh khỏi rơi vào tùy tiện. Kết quả quản lý, điều hành không nhƣ mong muốn, thậm chí còn dẫn đến những thất bại khôn lƣờng. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, các đối tƣợng quản lý trong mọi lĩnh vực cũng trở nên đa dạng và phức tạp. Điều đó đòi hỏi một hệ thống công cụ quản lý càng phải đồng bộ và tinh vi hơn nhiều.
Trong bối cảnh đó, việc quản lý, điều hành của Ban giám đốc HVBCTT trong các mặt hoạt động công tác nhƣ quản lý giáo dục - đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ và xây dựng cơ sở vật chất phục vụ hậu cần cũng không nằm ngoài qui luật đó. Cho nên tăng cƣờng sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc HVBCTT đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng của HVBCTT bằng cách ban hành các quy chế, quy định là vấn đề cấp bách và cũng là yêu cầu khách quan đối với sự phát triển của HVBCTT.
Công tác văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam trong thời gian qua cơ bản đã đi vào nền nếp và đạt đƣợc những thành tựu bƣớc đầu cũng trên cơ sở hệ thống văn bản pháp luật về văn thƣ lƣu trữ. So với các ngành, lĩnh vực hoạt động khác của xã hội, ngành văn thƣ, lƣu trữ đã có đƣợc hệ thống văn bản quản lý ngành tƣơng đối đầy đủ và đã thực sự đi vào đời sống. Do đó, HVBCTT cần khẩn trƣơng tiến hành nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thƣ tại cơ quan nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng. Đây thực chất là một biện pháp để kiểm soát qui trình xử lý giải quyết công việc khoa học hợp lý, xây dựng phƣơng pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì) rõ ngƣời (ai làm) và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo qui định nào, theo biểu mẫu nào...), đảm bảo cơ sở, căn cứ pháp lý để ngƣời lãnh đạo có thể kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng sẽ không ngừng nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác văn thƣ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng, khắc phục đƣợc nhƣợc điểm phổ biến lâu này của cơ quan là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2001 - 2010. Ngoài ra, còn tăng cƣờng sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung cũng nhƣ
công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng ở HVBCTT trong thời gian tới.
Để thực hiện đƣợc giải pháp này, Học viện cần áp dụng các biện pháp sau đây:
- Thứ nhất, Ban Giám đốc HVBCTT lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng các qui định, qui chế thuộc phạm vi mình phụ trách có liên quan đến quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản theo nguyên tắc: không có công việc nào lại nằm ngoài qui chế, qui định.
- Thứ hai, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc rà soát lại các qui chế, qui định do đơn vị mình đã soạn thảo có liên quan đến quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, kịp thời bổ sung hoàn thiện cho sát với tình hình thực tế.
- Thứ ba, lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các qui chế, qui định về quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đã ban hành.
Để thực hiện tốt ba biện pháp trên, HVBCTT cần cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nƣớc, văn bản của ngành bằng việc xây dựng các qui định, qui chế về công tác văn thƣ lƣu trữ, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ các hoạt động quản lý của lãnh đạo để ban hành các qui định, qui chế về vấn đề này, Học viện cần:
- Nghiên cứu thiết kế các qui trình cụ thể trong công tác văn thư lưu trữ như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đi; quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến; quy trình thủ tục khai thác thông tin trong trong văn bản
- Nghiên cứu ứng dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ: Hiện nay, một số cơ quan đã xây dựng và ứng dụng thành công trong công tác văn thƣ và mang lại hiệu quả đáng kể. Học viện cũng cần nghiên cứu bộ tiêu chuẩn này và xây dựng các qui trình cụ thể phù hợp với đặc điểm của Học viện.