3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.1.3.Về công tác quản lý văn bản
- Vấn đề quản lý văn bản đi và đến ở văn thƣ của Học viện về cơ bản đã đƣợc thực hiện theo quy định chung. Tuy nhiên, nhiều vấn đề chƣa đƣợc chuẩn hóa nhƣ việc thẩm định, kiểm tra thể thức, cách trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản. Tình hình đó dẫn tới việc một số văn bản gửi đi không đúng thể thức, trình bày thiếu các thành phần thể thức quy định, có trƣờng hợp văn bản đƣợc gửi đi không có ngày tháng, thậm chí không có cả số văn bản hoặc thiếu trích yếu nội dung.
Việc chuyển giao văn bản cũng chƣa đƣợc quản lý và theo dõi kịp thời, nên dẫn tới tình trạng thất lạc văn bản, hoặc chuyển giao không đúng địa chỉ ngƣời nhận; đối với các văn bản gửi đến hầu nhƣ không có sự kiểm tra của ngƣời phụ trách công tác văn thƣ nên trong một số trƣờng hợp tiến độ giải quyết văn bản chậm so với thời hạn quy định. Việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chủ yếu thực hiện thông qua trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cán bộ, chuyên viên bằng văn bản giấy chuyển trực tiếp, dẫn đến số văn bản trao đổi bị gián đoạn và không đầy đủ, việc cập nhật các dữ liệu thông tin của cùng một văn bản chuyển qua các bộ phận phải thao tác lại nhiều lần.
Văn bản đƣợc chuyển giao, sao chép, nhân bản nhiều lần gây tốn khá nhiều thời gian, giấy mực và công sức. Dữ liệu đƣợc lƣu giữ và quản lý theo
phƣơng pháp thủ công đã dẫn đến việc khai thác sử dụng thông tin, tìm kiếm, sao chép, tổng hợp, thống kê số liệu rất khó thực hiện. Vì vậy, vai trò công nghệ thông tin chƣa phát huy đƣợc hiệu quả thiết thực, sự kết nối đƣờng truyền giữa các bộ phận của cơ quan để hỗ trợ cho việc thực hiện chế độ trao đổi thông tin còn rất ít. Việc kiểm soát xử lý văn bản còn bị hạn chế, chƣa thực sự quản lý đƣợc việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản.
- Công tác quản lý văn bản ở các đơn vị khoa, phòng.
Việc quản lý văn bản từ văn thƣ HVBCTT đến các đơn vị khoa, phòng, vẫn còn biểu hiện lỏng lẻo, luộm thuộm, thiếu tính khoa học. Chẳng hạn, không ít đơn vị không phân loại văn bản, lập sổ theo dõi riêng. Các văn bản, tài liệu có giá trị tra cứu lâu dài và những văn bản, tài liệu giao dịch thông thƣờng đều lập chung vào một quyển sổ theo dõi. Thậm chí có đơn vị lập sổ theo dõi không đều đặn. Tình trạng đó dẫn đến việc tra cứu văn bản, tài liệu rất khó khăn, mất nhiều thì giờ. Theo nguyên tắc, sau khi trình ký ban hành, văn bản đƣợc giữ lại 02 bản: 01 bản lƣu văn thƣ cơ quan và 01 bản lƣu đơn vị soạn thảo. Song nhiều đơn vị soạn thảo không giữ lại bản lƣu. Tình trạng đó thể hiện sự quản lý văn bản của các đơn vị khoa, phòng chƣa đi vào nề nếp. Nhiều cán bộ văn thƣ các đơn vị khoa, phòng quan niệm rằng, khi văn bản đã chuyển đến thủ trƣởng đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý, coi nhƣ cán bộ văn bản đã hoàn thành nhiệm vụ của mình.
- Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ còn chƣa đƣợc thực hiện tốt. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành ở hầu hết các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT chƣa làm tốt. Nguyên tắc ai theo dõi việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đó hầu nhƣ ít có tác dụng và không đƣợc các cán bộ, công chức thực thi. Chuyên viên, cán bộ chƣa có thói quen lập hồ sơ. Chính điều này gây nên nhiều khó khăn cho công tác lƣu trữ, vì tài liệu khi chuyển từ văn thƣ vào lƣu trữ còn trong tình
trạng lộn xộn, không đƣợc sắp xếp một cách khoa học có hệ thống theo sự việc, tài liệu giữ lại không đầy đủ. Tình trạng tài liệu tồn đọng chƣa chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu còn tƣơng đối nhiều. Đặc biệt là việc lập hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của các chuyên viên, trong đó có chuyên viên Phòng Đào tạo và các khoa còn rất nhiều hạn chế.
- Công tác thu thập hồ sơ vào lƣu trữ ở HVBCTT vẫn chƣa đƣợc thực hiện theo quy định. Nhiều tài liệu chủ yếu vẫn nằm rải rác ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT. Công tác thu thập tài liệu của HVBCTT còn mang tính thụ động do việc thu thập tài liệu không đƣợc thực hiện theo đúng thời gian quy định, không theo kế hoạch.