27 TT Thông tin thƣ viện 1x Đại họ cx 28 Đảng ủy 1 x Đại học
2.2.2. Tình hình khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT phục vụ hoạt động quản lý đào tạo
học của Học viện.
+ Các văn bản của Bộ GD-ĐT nhƣ: Thông tƣ số 04/QLKH, ngày 25/02/1977 của Bộ GD-ĐT hƣớng dẫn việc thành lập cơ sở đào tạo phó tiến sĩ, chế độ bảo vệ luận án phó tiến sĩ theo chế độ ngắn hạn đối với các cán bộ giảng dạy đại học cũng nhƣ cán bộ nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, do Thông tƣ 04/QLKH còn sơ lƣợc nên việc thực thi gặp nhiều khó khăn, do đó, để phù hợp với tình hình thực tế, ngày 01/8/1983 Bộ trƣởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp đã ký ban hành Quyết định số 02/SDDH quy định về chế độ nghiên cứu sinh; Quyết định số 647/GD-DDT, ngày 14/02/1996 của Bộ GD- ĐT ban hành Quy chế về đào tạo và bồi dƣỡng sau đại học …
2.2.2. Tình hình khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT phục vụ hoạt động quản lý đào tạo hoạt động quản lý đào tạo
Thông tin văn bản ở HVBCTT là nguồn thông tin quan trọng, thể hiện sinh động những sự kiện diễn ra trong quá khứ, những kinh nghiệm quý giá về hoạt động quản lý và đào tạo của các thế hệ lãnh đạo tiền nhiệm, giúp cho lãnh đạo Học viện, các khoa phòng có đƣợc những thông tin hữu ích cho việc đề ra những chủ trƣơng, chính sách, quyết định quản lý và đào tạo mang tính chiến lƣợc, có chất lƣợng, sát thực tế hơn.
Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động của mình, các cán bộ, công chức ở Học viện dù giữ cƣơng vị công tác gì đều đã từng ít nhất một lần tra cứu tài liệu để tìm kiếm thông tin phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc. Để tìm hiểu tình hình khai thác thông tin văn bản ở Học viện, năm 2005 chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát đối với cán bộ, công chức đang công tác tại Học viện. Do những điều kiện và nguyên nhân khách quan nên chúng tôi không thể khảo cứu tới toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan Học viện mà chỉ tiến hành thu thập số liệu khảo sát của 97 cán bộ, công chức đại diện cho các nhóm ngành, lứa tuổi, chức danh, chức vụ công tác khác nhau.
Các câu hỏi chúng tôi nêu ra trong phiếu điều tra bao gồm các vấn đề nhƣ: Trong quá trình giải quyết công việc anh (chị) có tìm kiếm thông tin văn bản không?
Nếu có thì thƣờng tra cứu những văn bản về vấn đề gì?
Các văn bản thƣờng tra cứu đƣợc lƣu giữ, bảo quản ở đâu? Mục đích tra cứu và tác dụng của thông tin văn bản…
Số liệu khảo sát từ thực tế cho kết quả nhƣ sau:
* Về nhu cầu và mục đích khai thác thông tin văn bản:
Có thể nói, nhu cầu sử dụng thông tin văn bản của cán bộ quản lý ở Học viện là rất lớn. Có tới 98% số cán bộ đƣợc hỏi cho biết đã từng tìm kiếm thông tin văn bản để phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của mình. Đối tƣợng sử dụng là các đồng chí lãnh đạo Học viện, lãnh đạo các khoa, phòng thuộc Học viện. Thông tin văn bản giúp họ rất đắc lực trong việc đề ra những chủ trƣơng, đƣờng lối, quyết sách quan trọng về quản lý nói chung và quản lý đào tạo nói riêng; đối tƣợng là các giảng viên thì sử dụng thông tin văn bản vào mục đích thảm khảo để xây dựng giáo trình, giúp cho việc giảng dạy thêm sinh động và gắn với thực tế hơn; các cán bộ, nhân viên khai thác thông tin văn bản phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, sinh viên trong Học viện… Tuy mỗi đối tƣợng có những mục đích sử dụng thông tin văn bản khác nhau, nhƣng nhìn chung
thông tin văn bản đều có tác dụng ít nhiều đến quá trình giải quyết công việc của họ.
Sau đây là kết quả khảo sát về tác dụng của việc khai thác thông tin văn bản đối với hoạt động quản lý nói chung, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo:
- Có 54% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc tra cứu các quy định của pháp luật để có căn cứ giải quyết công việc hàng ngày;
- 49% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ so sánh đối chiếu số liệu;
- 63% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc tổng hợp, tổng kết tình hình hoạt động;
- 64% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ rất nhiều trong việc hƣớng dẫn, giải đáp cho các đơn vị, cơ sở, cán bộ giảng viên;
- 66% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ cho việc đề xuất ý kiến, tham mƣu cho lãnh đạo;
- 64% ý kiến đƣợc hỏi cho rằng thông tin văn bản giúp họ tham khảo các biện pháp để triển khai nhiệm vụ.
Biểu đồ 2.3:MỤC ĐÍCH KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
64 66 64 49 63 54 0 10 20 30 40 50 60 70 1 2 3 4 5 6
