3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.2.4.HVBCTT chưa có biện pháp chủ động trong việc tổ chức khai thác thông tin văn bản
khai thác thông tin văn bản
Căn cứ vào kết quả khảo sát cho thấy đối tƣợng khai thác là các thủ trƣởng các đơn vị và cán bộ, chuyên viên là đối tƣợng thƣờng xuyên đến khai
thác thông tin văn bản, rất ít đối tƣợng là lãnh đạo HVBCTT. Điều này có nhiều nguyên nhân nhƣng nguyên nhân quan trọng nhất là do đặc thù công việc của đối tƣợng này, nên công việc cụ thể đều do các chuyên viên cấp dƣới theo dõi và tham mƣu. Vì vậy, họ thƣờng ít quan tâm đến việc sử dụng thông tin văn bản.
Về hình thức tổ chức sử dụng, hình thức phổ biến nhất ở HVBCTT hiện nay là phòng đọc, sao chụp tài liệu và cho mƣợn tài liệu. Đối với đối tƣợng sử dụng là các cán bộ, hình thức chủ yếu là cho mƣợn tài liệu và sao chụp tài liệu. Các chuyên viên sử dụng mục lục hồ sơ tra cứu tài liệu cần nghiên cứu. Sau đó, chuyển yêu cầu cho lƣu trữ viên, lƣu trữ viên có trách nhiệm tìm kiếm và cung cấp các tài liệu cần thiết cho các chuyên viên. Đây là một hình thức sử dụng rất thủ công, mất nhiều thời gian và mang tính thụ động. Điều đặc biệt là lƣu trữ HVBCTT chƣa xây dựng đƣợc quy chế sử dụng tài liệu đối với các đối tƣợng sử dụng trong cơ quan. Vì vậy, rất rễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu khi cho mƣợn. Mặt khác, đây là hình thức phục vụ khai thác rất bị động đối với lƣu trữ. Chỉ khi có yêu cầu cung cấp tài liệu, cán bộ lƣu trữ mới đáp ứng. Vì vậy, nên có tình trạng nhiều nhu cầu sử dụng không đƣợc đáp ứng do trong phòng lƣu trữ không có tài liệu đó hoặc không tìm thấy. Tình trạng này xuất phát từ hai phía, phía các chuyên viên, họ không tìm hiểu các thông tin cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu đƣợc bảo quản trong phòng lƣu trữ trƣớc khi đƣa yêu cầu. Về phía cán bộ lƣu trữ, họ không cung cấp những thông tin cần thiết về tài liệu lƣu trữ bảo quản trong kho cho các đối tƣợng sử dụng đƣợc biết. Vì thế, chuyên viên thì không biết trong phòng lƣu trữ có tài liệu mà mình cần không, ngƣợc lại cán bộ lƣu trữ không có ý thức giới thiệu về các tài liệu trong kho. Đó là, khoảng cách giữa nhu cầu sử dụng và khả năng cung cấp tài liệu của HVBCTT.
Nếu xem xét hiệu quả của công tác tổ chức khai thác thông tin văn bản thông qua số lƣợng chuyên viên đến khai thác tại lƣu trữ HVBCTT thì kết quả
đem lại không khả quan. Nó chƣa thực sự tƣơng xứng với tiềm năng của khối tài liệu lƣu trữ tại HVBCTT. Tình hình trên do nhiều nguyên nhân gây ra: có thể do các đơn vị đã giữ lại tài liệu ở bộ phận của mình (tài liệu không đƣợc nộp lƣu đúng quy định) nên không cần đến lƣu trữ vẫn tìm đƣợc tài liệu mà mình cần; hoặc cũng có thể do họ không biết rằng liệu trong phòng lƣu trữ có tài liệu mà mình cần hay không? Nhìn chung tổ chức phục vụ khai thác sử dụng thông tin văn bản chƣa thực sự trở thành một mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận văn thƣ, lƣu trữ.