13 27 38 21 26 34 11 Khen thƣởng, kỷ luật sinh viên 57 69 75 58 62
2.1.1. Tổ chức các bộ phận có chức năng quản lý văn bản ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền
2.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
Nhƣ đã phân tích ở phần trên, văn bản là phƣơng tiện, là công cụ của hoạt động quản lý. Thông tin văn bản là nguồn thông tin cơ bản và quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT nói riêng. Muốn khai thác thông tin văn bản thì các cơ quan cần tổ chức tốt việc quản lý văn bản, đảm bảo yêu cầu: khoa học, chặt chẽ và bảo mật.
Dƣới đây, chúng tôi xin khái quát tình hình tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT trên những vấn đề cơ bản sau.
2.1.1. Tổ chức các bộ phận có chức năng quản lý văn bản ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền viện Báo chí và Tuyên truyền
* Bộ phận Văn thư:
Do đặc điểm về cơ cấu tổ chức và hoạt động của HVBCTT, nên công tác văn thƣ đƣợc tổ chức theo hình thức hỗn hợp, gồm văn thƣ chuyên trách của Học viện và văn thƣ kiêm giáo vụ ở các khoa.
Cùng với sự phát triển của xã hội và quản lý xã hội, việc sử dụng các văn bản, tài liệu, giấy tờ ngày càng phổ biến. Văn bản trở thành những phƣơng tiện thông tin quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Cũng nhƣ tất cả các cơ quan khác, trong quá trình hoạt động HVBCTT thƣờng xuyên tiếp nhận và ban hành rất nhiều công văn giấy tờ, tài liệu (bình quân 01 năm có khoảng 900 văn bản đi và 1.000 văn bản đến).
Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 8-4-2004 quy định: Căn cứ vào khối lƣợng công việc, các cơ quan phải thành lập phòng, tổ văn thƣ hoặc bố trí ngƣời làm văn thƣ (sau đây gọi chung là văn thƣ cơ quan). Để giúp Học viện quản lý tốt các văn bản đi, đến và văn bản mật,
HVBCTT tổ chức một Bộ phận Văn thư, trực thuộc Phòng Hành chính. Bộ
phận Văn thƣ chuyên trách có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản nguồn thông tin văn bản đƣợc chuyển tới cơ quan; tổ chức xử lý và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản. Về nhân sự, tổ văn thƣ có 2 cán bộ, một chuyên trách, một kiêm nhiệm. Về trình độ chuyên môn, một cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thƣ và một cán bộ học chuyên ngành khác (ngoại ngữ).
Bộ phận Văn thƣ chuyên trách của HVBCTT có nhiệm vụ cụ thể sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao các văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đúng địa chỉ. - Giúp Trƣởng phòng Hành chính hoặc ngƣời đƣợc giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình ngƣời có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành.
- Kiểm tra văn bản đi theo quy định (thể thức, hình thức, ghi ngày tháng, đóng dấu.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lƣu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục giấy tờ cho cán bộ cơ quan (giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng...).
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
Để cho cán bộ, viên chức văn thƣ thực hiện đúng chức trách của mình, bên cạnh quy định chung của nhà nƣớc, HVBCTT đều có những quy định, yêu cầu cụ thể về công việc phải làm của các cán bộ viên chức đó theo ngạch viên chức của họ, phù hợp với điều kiện và yêu cầu công tác của HVBCTT.
* Bộ phận Lưu trữ của Học viện:
Theo quy định của Nhà nƣớc, các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong sẽ đƣợc lập thành hồ sơ và đƣợc lựa chọn để đƣa vào bảo quản tại lƣu trữ cơ quan (còn gọi là lƣu trữ hiện hành).
Vì vậy, thông tin trong các văn bản đƣợc đƣa vào bảo quản trong lƣu trữ là nguồn thông tin quá khứ, hết sức quan trọng cần đƣợc quản lý tốt để phục vụ các nhu cầu khai thác. Thực tiễn đã chứng minh, bất kỳ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, dù cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan hành chính, trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều cần đến tài liệu lƣu trữ hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết công việc, để tìm kiếm những thông tin cần thiết, đáng tin cậy nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, hoạch định chủ trƣơng, chính sách, đề ra các quyết định quản lý... Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, trong nhiều năm qua HVBCTT đã tổ chức một Bộ phận Lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính HVBCTT. Bộ phận Lƣu trữ có một cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lƣu trữ.
Bộ phận Lưu trữ của HVBCTT có nhiệm vụ sau:
Tổ chức hƣớng dẫn cán bộ, viên chức trong cơ quan, lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lƣu trữ hiện hành; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu vào lƣu trữ hiện hành; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Tham mƣu cho lãnh đạo Học viện của cơ quan về công tác lƣu trữ.
* Bộ phận quản lý văn bản ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT:
- Các khoa của HVBCTT đƣợc tổ chức trên cơ sở chuyên ngành đào tạo, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện các chuyên ngành đào tạo cụ thể.
- Các phòng của HVBCTT đƣợc tổ chức theo nguyên tắc gắn liền với chức năng, nhiệm vụ đƣợc Giám đốc HVBCTT phân công, có trách nhiệm trực tiếp tổ chức quản lý và thực hiện theo chức năng nhiệm vụ đó. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao các khoa, phòng, ban cũng thƣờng xuyên tiếp nhận và ban hành nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu. Để phục vụ yêu cầu của hoạt động quản lý và đào tạo, các đơn vị cũng cần phải quản lý tốt văn bản. Do đó, ở các đơn vị khoa, phòng cũng đƣợc bố trí một cán bộ văn thƣ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
Văn thƣ ở các đơn vị khoa, phòng thuộc HVBCTT có các nhiệm vụ sau: - Tiếp nhận đăng ký văn bản của HVBCTT gửi tới.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho thủ trƣởng, cá nhân đơn vị mình. - Giúp trƣởng phó khoa, phòng hoặc ngƣời đƣợc giao trách nhiệm đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình trƣởng phó khoa, phòng xem xét, duyệt, ký, ban hành.
- Kiểm tra văn bản đi theo quy định (thể thức, hình thức).
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Quản lý sổ sách văn bản, chứng chỉ, bảng điểm, hồ sơ sinh viên, làm thủ tục giấy tờ cho cán bộ đơn vị mình.
Dƣới đây là bảng thống kê số lƣợng và trình độ chuyên môn của cán bộ văn thƣ chuyên trách và kiêm nhiệm ở các đơn vị thuộc HVBCTT:
Bảng 2.1:TÌNH HÌNHCÁN BỘ VĂN THƢ Ở CÁC KHOA, PHÒNG TT Khoa/ phòng Số lượng cán bộ văn thư Chuyên trách Kiêm nhiệm Trình độ học vấn Chuyên môn nghiệp vụ Chuyên môn nghiệp vụ khác 1 Triết học 1 x Đại học x 2 Kinh tế chính trị 1 x Đại học x