27 TT Thông tin thƣ viện 1x Đại họ cx 28 Đảng ủy 1 x Đại học
2.2.1. Hoạt động quản lý đào tạo và nhu cầu khai thác thông tin văn bản
Qua đó chúng ta thấy đƣợc việc tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT cũng nhƣ ở các đơn vị khoa phòng trực thuộc HVBCTT còn nhiều điểm hạn chế cần phải có những biện pháp khắc phục kịp thời những yếu tố chƣa làm tốt và cần có những giải pháp hợp lý nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động công tác tổ chức quản lý văn bản của HVBCTT. Trên cơ sở đó, công tác tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT và các đơn vị trực thuộc phải phối hợp với nhau để đƣa ra các biện pháp, quy trình, phù hợp và khoa học để công tác tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT đạt kết quả tốt hơn.
2.2. NHU CẦU VÀ THỰC TRẠNG KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Ở HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO Ở HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
2.2.1. Hoạt động quản lý đào tạo và nhu cầu khai thác thông tin văn bản văn bản
Để duy trì sự tồn tại và phát triển với tƣ cách là một cơ sở đào tạo, HVBCTT phải triển khai các hoạt động quản lý trên nhiều lĩnh vực nhƣ:
- Quản lý hành chính: tổ chức quản lý các loại công văn giấy tờ, soạn thảo ban hành các loại văn bản đúng theo qui định của Nhà nƣớc, quản lý và
5 2 2 47 38 8 0 10 20 30 40 50 RÊt tèt Tèt B×nh th-êng Ch-a tèt Kh¸c
sử dụng con dấu của cơ quan đúng nguyên tắc; tổ chức điều hành các hoạt động chung.
- Quản lý tổ chức và nhân sự: quy hoạch bồi dƣỡng, bố trí, quản lý cán bộ, kiện toàn bộ máy, đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc đối với cán bộ giảng viên, công nhân viên trong HVBCTT.
- Quản lý tài chính: quản lý nguồn ngân sách, phân phối và giám sát việc sử dụng toàn bộ kinh phí của HVBCTT theo đúng thể lệ Nhà nƣớc qui định. - Quản lý hoạt động đào tạo: tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo (bao gồm kế hoạch, nội dung, chƣơng trình, đảm bảo chất lƣợng dạy và học theo qui chế đào tạo) cùng với khoa quản lý sinh viên trong quá trình đào tạo.
- Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học: quản lý mọi hoạt động nghiên cứu khoa học, tổ chức các hội nghị khoa học, thông tin khoa học cho cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của HVBCTT.
- Quản lý cơ sở vật chất: quản lý đất đai, kiến thiết, tu bổ nhà ở, nơi làm việc, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên, cung ứng và quản lý trang thiết bị vật tƣ, phƣơng tiện phục vụ cho giảng dạy và học tập, sinh hoạt của cán bộ, giảng viên và học viên của HVBCTT.
Trong những lĩnh vực quản lý trên đây, hoạt động quản lý đào tạo là một trong những nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu nhất trong toàn bộ hoạt động quản lý nói chung của HVBCTT.
Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng thƣờng bao gồm các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thứ nhất, HVBCTT phải nghiên cứu và xây dựng, ban hành các văn bản để xác định chiến lƣợc phát triển và ban hành các qui chế, qui định làm căn cứ, cơ sở cho mọi hoạt động của nhà trƣờng, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo.
- Thứ hai, trên cơ sở chiến lƣợc phát triển và các qui chế, qui định, Phòng Đào tạo có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch đào tạo cho từng năm, nhiều năm và cụ thể hơn là cho từng học kỳ.
Chẳng hạn, Phòng Đào tạo phối hợp với các khoa để xây dựng chƣơng trình đào tạo cho từng ngành học.
Ví dụ: Quyết định số 608/QĐ-PVBCTT của Giám đốc Phân viện BCTT ngày 25/5/1999 về việc ban hành chƣơng trình tổng thể đào tạo cử nhân các ngành học thuộc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền.
- Thứ ba, trên cơ sở kế hoạch đào tạo, Phòng Đào tạo có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch theo đúng yêu cầu và tiến độ.
Ví dụ: Triển khai thực hiện kế hoạch tuyển sinh; triển khai thực hiện kế hoạch giảng dạy; triển khai thực hiện kế hoạch thực tập; triển khai thực hiện kế hoạch thi tốt nghiệp; triển khai thực hiện kế hoạch biên soạn giáo trình...
- Thứ tư, trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, Phòng Đào tạo kết hợp với các khoa phải tiến hành theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị và cá nhân trong thực tế để kịp thời có những điều chỉnh cho phù hợp.
Ví dụ: Phòng Đào tạo thƣờng xuyên kiểm tra việc giảng dạy và học tập theo lịch của học kỳ. Trong trƣờng hợp không thực hiện theo kế hoạch đã ban hành (giảng viên bỏ giờ, giáo viên ốm, giáo viên mời không đến) thì Phòng Đào tạo phối hợp với các khoa tổ chức giảng dạy bù những buổi thiếu vào ngày thứ 7 hoặc chủ nhật.
- Thứ năm, sau khi hoàn thành nhiệm vụ các kế hoạch, Phòng Đào tạo phải kết hợp với các đơn vị tiến hành tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện để tìm ra những ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân… Trên cơ sở đó, Phòng Đào tạo sẽ nghiên cứu và đề xuất các ý kiến tham mƣu cho lãnh đạo Học viện.
Ví dụ: Nếu một trong những khoa không thực hiện theo đúng kế hoạch thì Phòng Đào tạo và khoa chủ quản cần tìm ra những nguyên nhân tại sao không thực hiện. Nếu giáo viên không đủ, lãnh đạo Phòng Đào tạo sẽ kiến nghị lên Ban giám đốc để năm học sau sẽ cho một số lớp học ghép.
Quản lý hoạt động đào tạo không phải chỉ là riêng Phòng Đào tạo mà còn có vai trò của một số đơn vị khác, nhƣ: Phòng Quản trị, Phòng Công tác
chính trị, Thanh tra, các khoa, bộ môn. Nhƣng Phòng Đào tạo là nơi chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổng hợp hoạt động quản lý đào tạo trực tiếp. Để thực hiện những nhiệm vụ quản lý đào tạo đƣợc tốt, dƣới đây chúng tôi xin trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Đào tạo.
* Trưởng phòng Phòng Đào tạo:
Quản lý chung và chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về kế hoạch đào tạo đại học, sau đại học cũng nhƣ các hoạt động chuyên môn của phòng; tuyển dụng và bố trí cán bộ trong phạm vi phòng, xem xét và quyết định điều kiện thi tốt nghiệp của sinh viên trƣớc khi giám đốc ra quyết định chính thức; quản lý phách bài thi học phần, thi tốt nghiệp; ký các loại giấy tờ, văn bản thanh toán; tham gia các công việc khác.
Phó Trưởng phòng thứ nhất:
Giúp Trƣởng phòng quản lý đào tạo đại học: xây dựng kế hoạch giảng dạy, học tập năm học và từng học kỳ, kiểm tra hồ sơ sinh viên vào trƣờng, nhận và xem xét, giải quyết đơn từ, đề nghị của sinh viên (những trƣờng hợp đặc biệt phải thông qua trƣởng phòng); theo dõi toàn bộ các công việc liên quan đến thi tốt nghiệp của sinh viên; chuẩn bị địa điểm và các giấy tờ văn bản cho sinh viên đi kiến tập, thực tập; tham gia các công việc khác theo sự phân công, thay mặt trƣởng phòng giải quyết các công việc khi trƣởng phòng đi vắng.
Phó Trưởng phòng thứ hai:
Giúp Trƣởng phòng quản lý đào tạo sau đại học; các công việc liên quan đến bảo vệ luận văn của học viên; công tác thi đua khen thƣởng sinh viên, học viên; tham gia các công việc khác theo sự phân công.
Ngoài lãnh đạo phòng còn có 5 chuyên viên đƣợc phân công trách nhiệm cụ thể nhƣ sau:
Chuyên viên A:
Xây dựng lịch giảng dạy học tập của các khoa, các lớp, cuối tuần báo cáo kết quả kiểm tra cho trƣởng phòng; xử lý việc ghép lớp, học bù, trong
khuôn khổ giám đốc cho phép; tính giờ giảng dạy, phục vụ giảng dạy của các khoa, đối chiếu bản kê khai để tính vƣợt giờ hàng năm; nhận, quản lý và xử lý, đăng ký tiến độ giảng dạy của các khoa bộ môn, tổng hợp và lập danh sách các đoàn sinh viên đi kiến tập, thực tập ở các địa phƣơng; kiểm tra các bản khai thanh toán giảng viên mời của các khoa bộ môn, thanh toán các khoản chi phí có liên quan đến hoạt động chuyên môn của phòng, phụ trách quỹ phòng; tham gia các công việc khác thuộc sự phân công.
Chuyên viên B:
Các công việc chuẩn bị cho kỳ thi tuyển sinh, quản lý bằng trắng và các chứng chỉ khống, làm thẻ sinh viên, làm các thủ tục đổi bằng đặc cách, tham gia các công việc khác thuộc sự phân công.
Chuyên viên C:
Quản lý các công việc liên quan đến thi học phần, chuẩn bị giấy thi, bố trí ngƣời coi thi lần 2, nhận bài thi, đánh phách, cắt phách, ghép phách, vào điểm, lập danh sách sinh viên thi lại, học lại, kiểm tra điều kiện thi học phần, kiểm tra các bản khai kết quả học tập của sinh viên; giúp trƣởng phòng quản lý sinh viên trên máy tính, soạn thảo các văn bản theo yêu cầu; tham gia các công việc khác theo sự phân công.
Chuyên viên D:
Thực hiện các công việc liên quan đến quản lý đào tạo sau đại học theo sự phân công; viết và phát chứng chỉ giáo dục thể chất, giáo dục quốc phòng; làm học bổng, trợ cấp xã hội và học phí cho sinh viên; tham gia các công việc khác theo sự phân công.
Chuyên viên E:
Quản lý hồ sơ, công văn giấy tờ (công tác văn thƣ lƣu trữ), phát bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, nhận phát lƣơng, các khoản phụ cấp cho cán bộ trong phòng, tham gia các công việc khác theo sự phân công.
Ngoài ra, nhiệm vụ quản lý đào tạo còn đƣợc phân cấp cho các khoa là đơn vị trực tiếp thực hiện các hoạt động đào tạo. Căn cứ vào qui chế qui định trong lĩnh vực quản lý đào tạo, lãnh đạo các khoa có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Lãnh đạo khoa là ngƣời chịu trách nhiệm về mọi mặt của khoa, bộ môn; có quyền phân công công việc đối với cán bộ, giảng viên trong khoa bộ môn; tổ chức thực hiện tất cả các khâu của quá trình giảng dạy cho các loại lớp; tổ chức nghiên cứu khoa học và những vấn đề lý luận, thực tiễn có liên quan đến môn học, tổ chức cho cán bộ, giảng viên trong khoa đi nghiên cứu thực tế hàng năm theo kế hoạch; thi, kiểm tra, đánh giá kết quả của sinh viên.
- Thƣờng xuyên rút kinh nghiệm về nội dung, phƣơng pháp giảng dạy, công nhận tốt nghiệp với từng loại lớp; tổ chức sơ kết, tổng kết môn học; đánh giá kết quả giảng dạy và các mặt hoạt động của khoa, kết quả học tập của các lớp sinh viên mà khoa giảng dạy.
- Có kế hoạch cử cán bộ đi đào tạo; thƣờng xuyên bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, giảng viên trong khoa, có nhiệm vụ quản lý sinh viên trong thời gian khoa giảng dạy.
Trong quá trình triển khai và thực hiện hoạt động quản lý đào tạo, từ ban giám đốc đến lãnh đạo và chuyên viên Phòng Đào tạo, lãnh đạo các khoa, bộ môn đều có nhu cầu khai thác các nguồn thông tin đặc biệt là nguồn thông tin văn bản để phục vụ cho việc giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi thấy hàng ngày, hàng giờ, tất cả các cán bộ từ Ban Giám đốc, cán bộ Phòng Đào tạo đến lãnh đạo các khoa đều có nhu cầu và cần phải khai thác, sử dụng thông tin văn bản để triển khai thực hiện các hoạt động quản lý đào tạo. Dƣới đây chúng tôi xin phân tích cụ thể hơn về vấn đề này.
Trước hết, để xây dựng chiến lƣợc phát triển của HVBCTT, trong đó có các định hƣớng về đào tạo, Ban Giám đốc HVBCTT và các bộ phận tham mƣu phải khai thác và tham khảo thông tin trong các loại văn bản sau đây:
- Những văn bản thể hiện chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về giáo dục và đào tạo:
Ví dụ: các Nghị quyết Trung ƣơng 4 khóa VII, Trung ƣơng 2 khóa VIII và Trung ƣơng 6 khóa IX là định hƣớng quan trọng cho các qui định về đổi mới quản lý chƣơng trình đào tạo.
- Các văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục và đào tạo:
Ví dụ: Luật Giáo dục, Nghị định 43/2000/NĐ-CP ngày 30/8/2000 quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục.
- Các văn bản của HVCTQGHCM.
- Các văn bản có các thông tin, số liệu về tình hình cán bộ, giảng viên và sinh viên các khóa.
Ví dụ: Công văn số 190/PVBCTT của Giám đốc PVBCTT ngày 4/3/2005 gửi HVCTQGHCM danh sách cán bộ, viên chức Phân viện Báo chí và Tuyên truyền thuộc diện HVCTQGHCM quản lý.
+ Các kế hoạch và báo cáo tổng kết hàng năm của HVCBTT và các đơn vị.
Ví dụ: Báo cáo số 436/BC-PVBCTT ngày 20/6/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc tổng kết năm học 2004 - 2005.
+ Các văn bản phản ánh nhu cầu tuyển dụng cán bộ.
Ví dụ: Công văn số 356/PVBCTT, ngày 12/5/2003 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc tổ chức thi tuyển viên chức năm 2003.
- Các văn bản dự báo sự phát triển của Việt Nam và thế giới trong những năm tới (liên quan đến kế hoạch đào tạo của Học viện).
Ví dụ: Công văn số 936/HVBCTT ngày 01/8/2005 của HV BCTT về việc tổ chức hội thảo "Gia nhập WTO và những tác động với công cuộc cải cách của Việt Nam".
Thứ hai, để bổ sung, hoàn thiện hoặc xây dựng mới các quy chế, quy định về các mặt hoạt động nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng của Học viện, Ban Giám đốc và các bộ phận tham mƣu cần tham khảo thông tin trong các loại văn bản dƣới đây:
+ Các quy chế, quy định đã đƣợc Giám đốc Học viện ban hành trong thời gian trƣớc đây. Chẳng hạn, Quy chế về đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp hệ đào tạo đại học chính quy, ban hành kèm theo Quyết định số 866 ĐT/PVBCTT ngày 08/4/1999 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền. Quy định về chế độ công tác của cán bộ giảng viên của Phân viện (ban hành kèm theo Quyết định số 638/ĐT/PVBCTT ngày 7/12/1998 của Giám đốc Phân viện).
Ban Giám đốc và các bộ phận tham mƣu rất cần tham khảo các văn bản này vì đây là chuẩn mực, là chỗ dựa để các hoạt động dạy và học của nhà trƣờng đi vào kỷ cƣơng, trật tự, góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo… Về cơ bản, nội dung thông tin trong các văn bản này vẫn có giá trị điều chỉnh các hoạt động đào tạo của HVBCTT trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên, một số điều khoản cần đƣợc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với yêu cầu đổi mới trên lĩnh vực giai đoạn đào tạo.
Trên cơ sở các báo cáo về hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học của giảng viên, các văn bản thống kê kết quả học tập, thi, kiểm tra và công nhận tốt nghiệp của sinh viên các khóa trƣớc, cán bộ quản lý và đào tạo phát hiện ra những điểm phù hợp và những nhƣợc điểm bất cập của các quy chế cần đƣợc bổ sung, điều chỉnh.
Chính vì vậy, thời gian qua Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền đã ban hành nhiều văn bản trong lĩnh vực này nhƣ: Qui chế số 1113/PVBCTT ngày 8/4/1999 về tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp cho hệ đào tạo tại đại học chính qui của Phân viện Báo chí và Tuyên truyền ban hành kèm theo Quyết định số 866/ĐT-PVBCTT ngày
8/4/1999; Công văn số 657/TB của giám đốc HVBCTT ngày 03/9/2005 về việc hƣớng dẫn thực hiện một số nội dung của Qui chế tổ chức đào tạo, kiểm