Trong quá trình hoạt động, HVBCTT đã ban hành nhiều văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Trong bản "Quy định tạm thời về chức năng nhiệm vụ của các khoa phòng thuộc Học viện Báo chí và Tuyên truyền" thẩm quyền ban hành văn bản của HVBCTT đƣợc quy định nhƣ sau:
- Giám đốc đƣợc quyền ban hành những quyết định cá biệt và công văn hành chính, quyết định những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; ký các loại công văn giấy tờ do cơ quan ban hành.
- Phó Giám đốc đƣợc quyền giải quyết một số văn bản và ký thay các văn bản do HVBCTT ban hành khi Giám đốc vắng mặt hay ủy quyền.
- Các phòng chức năng đảm nhiệm việc soạn thảo những văn bản của Học viện có liên quan đến lĩnh vực do phòng phụ trách...
- Trƣởng phòng hoặc Phó Trƣởng phòng Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành chính đƣợc thừa lệnh Giám đốc ký và đóng dấu của HVBCTT vào những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao.
Mỗi một cơ quan trong quá trình hoạt động đều hình thành nên nhiều loại văn bản khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình. Với chức năng là một cơ quan hành chính sự nghiệp về công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học, HVBCTT thƣờng xuyên phải có những văn bản để báo cáo tình hình với cơ quan cấp trên, đồng thời hƣớng dẫn, giám sát đối với các đơn vị khoa phòng trong cơ quan và giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác có liên quan để phối hợp hoạt động. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, HVBCTT đƣợc quyền ban hành một số văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng.
Văn bản cá biệt:
Văn bản cá biệt là hình thức văn bản chỉ chứa đựng các quy tắc xử lý riêng do các loại cơ quan, tổ chức nhà nƣớc ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, áp dụng với những đối tƣợng cụ thể nhƣ: quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, chỉ thị về phát động phong trào thi đua.
Qua việc khảo sát thực tế từ sổ đăng ký và tập lƣu công văn đi một số năm gần đây, chúng tôi thấy HVBCTT ban hành khá nhiều văn bản dƣới hình thức Quyết định cá biệt đểgiải quyết về các vấn đề cụ thể sau:
Quyết định cá biệt là loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc HVBCTT hoặc Phó Giám đốc đƣợc ủy quyền ký thay.
Đặc trƣng của loại hình văn bản này là phạm vi điều chỉnh hẹp, với từng đối tƣợng cụ thể. Đây cũng chính là điểm khác biệt so với những quyết định quy phạm pháp luật của các cơ quan quản lý nhà nƣớc. Do đó các quyết định cá biệt do HVBCTT ban hành chỉ đƣợc gửi tới những đơn vị, cá nhân cụ thể trong nội bộ của cơ quan.
Quyết định đƣợc Giám đốc HVBCTT ban hành là các quyết định quản lý về chƣơng trình, kế hoạch, về tổ chức bộ máy làm việc, về nhân sự, về công tác quản lý sinh viên … Dƣới đây là một số ví dụ cụ thể cho các loại quyết định cá biệt nói trên:
- Quyết định của Giám đốc HVBCTT về việc phê chuẩn, phê duyệt hoặc giao kế hoạch, nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân.
+ Quyết định số 295/QĐ-PVBCTT, ngày 12/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc giao nhiệm vụ tổ chức tuyển sinh cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành báo chí năm 2005.
+ Quyết định số 466/QĐ-PVBCTT, ngày 5/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc giao nhiệm vụ Quản lý Khoa Báo chí cho đồng chí Vũ Đình Hƣơng.
- Quyết định của Giám đốc HVBCTT về tổ chức bộ máy, gồm các quyết định thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, tách nhập các đơn vị, bộ phận, các tổ chức tham mưu, tư vấn.
Giám đốc HVBCTT đƣợc quyền thành lập các tổ bộ môn trực thuộc các đơn vị khoa, phòng và các hội đồng, ban … còn các đơn vị khoa, phòng do Giám đốc HVCTQGHCM thành lập.
+ Quyết định số 578/QĐ-PVBCTT, ngày 14/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc thành lập bộ môn Nghiệp vụ thông tin đối ngoại trực thuộc Khoa Quan hệ Quốc tế.
+ Quyết định số 766/QĐ-HVBCTT, ngày 1/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban tiếp sinh cao học năm 2005.
+ Quyết định số 818/QĐ-HVBCTT, ngày 13/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban kiểm kê tài sản.
+ Quyết định số 852/QĐ-HVBCTT, ngày 25/10/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc thành lập Ban Thƣ ký kỳ thi tốt nghiệp lớp Đại học tại chức ngành Báo chí khóa 2003 – 2005 tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
- Quyết định của Giám đốc HVBCTT về vấn đề nhân sự gồm: tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cử đi học, đi công tác, khen thưởng và kỷ luật cán bộ …
Trong HVBCTT tất cả cán bộ của HVBCTT đều thuộc thẩm quyền quyết định của Giám đốc HVBCTT.
+ Quyết định số 753/QĐ-TCCB của Giám đốc HVBCTT ngày 21-9- 2005, về việc bổ nhiệm Nguyễn Thị Hồng Mến giữ chức Phó Trƣởng phòng Tài vụ.
+ Quyết định số 749/QĐ-TCCB của Giám đốc HVBCTT ngày 19-9- 2005, về việc điều động bà Trần Thị Vui thôi giữ chức Phó Trƣởng phòng Hành chính sang giữ chức Phó Trƣởng phòng Tổng hợp.
+ Quyết định số 840/QĐ-TCCB của Phòng Tổ chức cán bộ HVBCTT, ngày 21-10-2005, về việc cử cán bộ, viên chức đi dự hội nghị tập huấn xây dựng và các văn bản hƣớng dẫn.
- Quyết định mở các lớp đại học chính quy, tại chức:
+ Quyết định số 235/QĐ-PVBC, ngày 22/3/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc mở lớp đại học tại chức ngành Chính trị học Việt Nam tại Phân viện Báo chí và Tuyên truyền khóa 2005-2007.
+ Quyết định số 365/QĐ-PVBC, ngày 25/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc mở lớp đại học tại chức ngành Báo chí Khóa 2005-2009 tại tỉnh Quảng Trị.
- Quyết định của Giám đốc HVBCTT về quản lý sinh viên gồm:
Học bổng, học phí, trợ cấp khó khăn:
+ Quyết định số 327/QĐ-PVBC, ngày 18/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cấp học bổng và trợ cấp xã hội cho sinh viên hệ chính quy.
+ Quyết định số 530/QĐ-PVBC, ngày 20/5/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc xét duyệt cấp học bổng.
Miễn học, miễn thi:
+ Quyết định số 599/QĐ-PVBC, ngày 22/7/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc miễn học, miễn thi cho sinh viên Nguyễn Minh Tiến lớp tại chức ngành Xây dựng Đảng và Chính quyền nhà nƣớc khóa 2004-2006.
+ Quyết định số 612/QĐ-HVBC, ngày 5/8/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc miễn học miễn thi học phần cho sinh viên các lớp đào tạo đại học tại chức.
Cử các sinh viên đi kiến tập, thực tập:
+ Quyết định số 27/QĐ-PVBC, ngày 12/1/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp.
+ Quyết định số 93/QĐ-PVBC, ngày 25/2/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc cử sinh viên Khóa 22 đi kiến tập.
Công nhận tốt nghiệp, thu hồi và hủy bằng tốt nghiệp:
+ Quyết định số 219/QĐ-PVBC, ngày 14/3/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân hệ chính quy.
+ Quyết định số 280/QĐ-PVBC, ngày 1/4/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp đại học cho sinh viên lớp đại học tại chức ngành Báo chí tại Hà Nội.
Khen thƣởng, kỷ luật sinh viên:
+ Quyết định số 53/QĐ-PVBC, ngày 28/6/2005 của Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền về việc khen thƣởng tập thể lớp Xây dựng Đảng và Chính quyền nhà nƣớc khóa 21.
+ Quyết định số 666/QĐ-HVBC, ngày 23/8/2005 của Giám đốc HVBCTT về việc cho sinh viên Nguyễn Bảo Linh thôi học.
Sau đây chúng tôi xin khái quát số lƣợng các quyết định do HVBCTT ban hành từ năm 2000 trở lại đây:
Bảng 1.1: SỐ LƢỢNG VÀ NỘI DUNG CÁCQUYẾT ĐỊNH CỦA HVBCTT (Từ năm 2000-2005. Nguồn: Sổ Đăng ký QĐ đi)
TT
Năm Nội dung của
Quyết định
2000 2001 2002 2003 2004 2005