a) Nội dung
Chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn trong tổng số chi phí của một công trình. Do vậy việc hạch toán chi phí nhân công chính xác và hợp lý đƣợc chú trọng rất cao. Cũng nhƣ nhiều doanh nghiệp xây lắp khác, công nhân của công ty cũng đƣợc tổ chức thành các đội thi công khác nhau. Mỗi đội thi công do một đội trƣởng phụ trách. Trong trƣờng hợp tiến hành thi công các công trình ở xa, điều kiện di chuyển lao động khó khăn hoặc lao động của công ty không đáp ứng đủ nhu cầu công việc đề ra, công ty sẽ tiến hành thuê ngoài. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm đƣợc chi phí di chuyển lao động. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những hạn chế nhất định nhƣ giá cả lao động, chất lƣợng và trình độ lao động không đáp ứng đƣợc các yêu cầu của công ty.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:
− Tiền lƣơng chính, lƣơng phụ
− Các khoản phụ cấp theo lƣơng nhƣ phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp trách
nhiệm…
Lao động của công ty gồm 2 nguồn:
− Lao động thuê ngoài
b) Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Hình thức trả lƣơng:
Hiện nay công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lƣơng là trả lƣơng theo thời gian và lƣơng khoán.
Lƣơng theo thời gian: đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp công nhân trực tiếp
xây lắp thực hiện những công việc không tính lƣơng theo khoán nhƣ bảo vệ công trƣờng, công nhân thu dọn… Tiền lƣơng đƣợc trả dựa vào thỏa thuận lƣơng một ngày công đƣợc ghi trong hợp đồng lao động
Công thức tính:
Tiền lương của
một công nhân =
Đơn giá ngày công X
Số công thực hiện của công nhân đó
+ Các khoản phụ cấp (nếu có)
Ví dụ minh họa:
Anh Nguyễn Văn Linh là công nhân xây dựng ở đội xây dựng số 1. Trong tháng 1 năm 2012 đã thực hiện đƣợc số công là 26 ngày công và đơn giá ngày công theo hợp đồng đã ký là 180.000đ/ngày công.
Lƣơng tháng 1 của anh Nguyễn Văn Linh là: Tiền lƣơng = 180.000 x 26 = 4.680.000 (đồng)
Lƣơng khoán: tiền lƣơng của công nhân trực tiếp sản xuất đƣợc trả khoán
theo khối lƣợng công việc, giai đoạn làm việc theo hợp đồng giao khoán đã ký. Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công và biên bản nghiệm thu công việc hoàn
thành để tiến hành tính lƣơng. Đối với hợp đồng giao khoán theo khối lƣợng công việc, lƣơng của một công nhân đƣợc tính căn cứ vào khối lƣợng công việc hoàn thành của cả đội và số ngày công làm việc thực tế.
Công thức tính:
Tổng tiền giao
khoán = Khối lượng công việc
hoàn thành
x Đơn giá giao khoán
Ví dụ minh họa:
Trong tháng 1 công ty tiến hành giao khoán cho đội xây dựng số 1 thi công 40 m3 ống cống với đơn giá khoán là 1.520.000 đồng/ m3. Trong tháng đó đội xây
dựng số 1 đã tiến hành thi công và hoàn thành đƣợc 35 m3. Tổng số ngày công
trong tháng mà cả đội đã thực hiện đƣợc là 300 ngày công. Trong đó anh B là thực hiện đƣợc 29 ngày công. Vậy lƣơng của anh B trong tháng 1 là bao nhiêu.
Ta có tổng số tiền giao khoán mà đội xây dựng số 1 nhận đƣợc trong tháng 1 là
1.520.000 x 35 = 53.200.000 (đồng)
Tiền lƣơng của anh B nhận đƣợc trong tháng 1 là
53.200.00 300 x 29 = 5.142.667 (đồng) Cách tính quỹ lƣơng: Tiền lương của một công nhân =
Tổng tiền giao khoán x
Số công thực hiện của công nhân đó + Các khoản phụ cấp (nếu có) Tổng số công của cả đội
Quỹ lƣơng tính cho chi phí nhân công trực tiếp đƣợc tính dựa trên khối lƣợng công việc cần thực hiện và đơn giá dự toán theo quy định trên bảng giá đƣợc công bố trong tỉnh và theo quy định của Công ty tại thời điểm lập dự toán.
c) Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Phiếu xác nhận công việc hoàn thành.
Hợp đồng giao khoán.
Phiếu chi.
Bảng chấm công
Bảng tính lƣơng
Bảng thanh toán tiền lƣơng.
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết, sổ cái TK 622,334.. ………
d) Tài khoản sử dụng:
TK 622-12I - Chi phí nhân công trực tiếp công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa
TK 334 - Phải trả ngƣời lao động.
e) Quy trình luân chuyển chứng từ:
CHỈ HUY CÔNG TRÌNH GIÁM ĐỐC,
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ
Bắt đầu Lập phiếu xác nhận công việc hoàn thành Phiếu xác nhận công việc hoàn thành Bảng chấm công Tổ, đội sản xuất Ký duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn thành đã duyệt Bảng chấm công đã duyệt Lập bảng thanh toán lƣơng Bảng thanh toán lƣơng Phiếu xác nhận công việc hoàn thành đã duyệt Bảng chấm công đã duyệt Ký duyệt Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn thành đã duyệt Bảng chấm công đã duyệt Lập phiếu chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn
thành Bảng chấm công đã duyệt Ký duyệt 1 1 Kiểm tra, chi tiền Phiếu chi 2 đã ký Phiếu chi 1 đã ký Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn
thành Bảng chấm công đã duyệt Phiếu chi 2 đã ký Phiếu chi 1 đã ký Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn
thành Bảng chấm công đã duyệt Vào sổ quỹ tiền mặt Phiếu chi 1 đã ký Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn
thành Bảng chấm công đã duyệt Sổ quỹ tiền mặt Ngƣời nhận Nhập liệu Xử lý Phiếu chi 1 đã ký Bảng thanh toán lƣơng đã duyệt Phiếu xác nhận công việc hoàn
thành Bảng chấm công đã duyệt N Kết thúc Lƣu trữ SC 622, 334, CTGS, SCT, 111 2 2 Căn cứ vào HĐGK và khối lƣợng công việc hoàn thành
Lƣu đồ 2.4: Tiền lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp.
Giải thích lưu đồ:
Khi công việc hoàn thành theo hợp đồng, tiến hành nghiệm thu, chỉ huy công trình sẽ lập phiếu xác nhận công việc hoàn thành cùng với bảng chấm công do tổ, đội xây lắp đƣa tới sẽ đƣợc chuyển về phòng kế toán công ty.
Giám đốc, Kế toán trƣởng khi nhận đƣợc bảng chấm công cùng với phiếu xác nhận công việc hoàn thành thì xem xét, ký duyệt rồi chuyển về cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng chấm công đã duyệt và đơn giá ngày công theo hợp đồng lao động, tiến hành tính toán và lập bảng thanh toán tiền lƣơng cho từng tổ, đội sản xuất rồi chuyển cho Giám đốc, Kế toán trƣởng ký duyệt.
Sau khi Giám đốc, Kế toán trƣởng duyệt xong thì chuyển lại cho kế toán tổng hợp. Căn cứ vào chứng từ nhận đƣợc, kế toán lập phiếu chi thành 2 liên và
chuyển sang cho Giám đốc, Kế toán trƣởng ký duyệt.
Bộ chứng từ đã duyệt đƣợc chuyển về cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, chi tiền và ký vào phiếu. Một liên của phiếu chi giao cho ngƣời nhận, liên còn lại đƣợc dùng làm căn cứ ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Sau đó, thủ quỹ chuyển liên còn lại của phiếu chi cùng với bảng thanh toán lƣơng đã duyệt, phiếu xác nhận công việc hoàn thành đã duyệt và bảng chấm công đã duyệt sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp nhận đƣợc các chứng từ sẽ nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào CTGS, SCT, SC 622, 334, 111. Và bộ chứng từ đƣợc lƣu tại đây theo số.
f) Định khoản kế toán:
− Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng ngày 31/12/2013 cho đội xây dựng
công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, kế toán định khoản:
Nợ 622-12I: 54.440.000
Có 334: 54.440.000
− Ngày 31/12/2013, kết chuyển tự động chi phí nhân công trực tiếp Công
trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa:
Nợ 154-12I: 54.440.000
Có 622-12I: 54.440.000
g) Sơ đồ chữ T hạch toán cho tài khoản 622 -12I tại tháng 12/2013
h) Sổ sách minh hoạ:
Xem phụ lục 1.4: Chi phí nhân công trực tiếp
334 622-12I -_ - 154-12I 54.440.000 54.440.000 54.440.000 54.440.000
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ hạch toán chi phí nhân công trực tiếp công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa
Nhận xét:
− Về mặt chứng từ, sổ sách sử dụng
Nhìn chung hệ thống chứng từ và sổ sách phục vụ cho việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp của công ty tƣơng đối là đầy đủ và hợp lệ.
Tuy vậy một số chứng từ nhƣ: bảng chấm công và bảng thanh toán lƣơng đƣợc công ty thiết kế thêm một số chi tiết cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty cũng nhƣ để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi nhƣng vẫn đảm bảo theo đúng hƣớng dẫn của Bộ Tài Chính.
Đối với hệ thống sổ sách, công ty cũng tiến hành mở các sổ chi tiết để thuận tiện cho việc theo dõi và tập hợp chi phí cũng nhƣ dễ dàng cho việc kiểm tra đối chiếu.
− Về mặt tài khoản sử dụng
Công ty mở đầy đủ các tài khoản cần thiết phụ vụ cho công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Trong đó chủ yếu sử dụng 2 TK 622, 334. Bên cạnh đó công ty còn mở một số tài khoản chi tiết nhƣ TK 622-12I chi tiết cho công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa để tiện cho việc theo dõi cũng nhƣ tập hợp chi phí.
Tuy nhiên, lực lƣợng lao động trực tiếp của công ty bao gồm cả nhân viên chính thức và lao động thuê ngoài. Nhƣng công ty hạch toán tiền lƣơng của cả 2 bộ phận này trên cùng TK 334 mà không hạch toán riêng rẽ. Điều này sẽ gây khó khăn khi ban giám đốc muốn biết đƣợc phần chi phí phải trả cho bộ phận thuê ngoài để có kế hoạch sử dụng lực lƣợng lao động này. Hơn nữa việc hạch toán chung cũng làm cho công tác trích BHXH, BHYT trở nên rắc rối và mất nhiều thời gian hơn.
Nhìn chung công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp của công ty đã cung cấp tƣơng đối đầy đủ, rõ ràng những thông tin cần thiết về chứng từ, tài khoản sử dụng, quá trình hạch toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ của công ty. Thông qua bảng chấm công ta biết đƣợc rằng, trong cơ cấu lao động trực tiếp của công ty lao động thuê ngoài chiếm tỷ trọng tƣơng đối lớn. Nhìn vào hệ thống tài khoản ta cũng thấy đƣợc công ty không sử dụng tài khoản 335- trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép cho công nhân, có nghĩa là công ty không tiến hành trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép cho công nhân. Điều này có thể làm ảnh hƣởng đến sự biến động chi phí giữa các kỳ hạch toán.
− Kiếm soát trong quá trình
Công ty không kiểm soát trực tiếp công nhân mà giao cho đội thi công quản lý nên khó có thể kiểm soát đƣợc số lƣợng công nhân tại công trƣờng thi công. Và không quản lý đƣợc sai phạm xây lắp do công nhân trực tiếp xây lắp gây ra, Do đó chƣa hoàn toàn nâng cao đƣợc tinh thần trách nhiệm của công nhân xây lắp.