a) Nội dung:
Ở công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thƣờng chiếm tỷ trọng lớn từ 55% - 65% trong tổng giá thành sản phẩm cho nên việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tầm quan trọng đặc biệt để xác định lƣợng tiêu hao vật tƣ trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác của giá thành sản phẩm xây lắp. Vì vậy, công ty rất quan tâm đến việc hạch toán chi phí này.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở công ty là toàn bộ chi phí về vật liệu chính, phụ,…tham gia trực tiếp vào quá trình thi công công trình nhƣ:
Nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt thép, gạch, cát, đá…
Nguyên vật liệu phụ: đinh, kẽm, dây buộc, keo, vôi…
Nhiên liệu: xăng, dầu…
Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn…
Các thiết bị đi kèm: Thiết bị vệ sinh, thông gió, thiết bị chiếu sáng…
Công ty bảo quản nguyên vật liệu theo mỗi khu vực thi công là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng tại mỗi công trình.
Các nguồn cung cấp vật liệu chủ yếu cho công trình bao gồm:
- Nguyên vật liệu đƣợc xuất từ kho của công trình.
- Nguyên vật liệu mua ngoài chuyển thẳng đến kho của công trình.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai
thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp tính giá nhập kho, giá xuất kho:
- Xác định giá nhập kho:
Giá nhập kho
= (chưaVAT) Giá mua +
Chi phí thu mua hàng (chưa có VAT) + Các khoản thuế được hoàn (nếu có) - Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Ví dụ minh họa:
Ngày 01/01/2013 công ty TNHH Hoàng Tiến mua 8.000 viên gạch 4 lỗ của công ty Ngọc Vũ với giá chƣa VAT là 820 đồng/viên . Chi phí vận chuyển phải trả là 50 đồng/ viên. Vậy giá trị nhập kho của lô hàng này là:
- Xác định giá xuất kho:
Công ty xác định giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân cuối kỳ
Đơn giá xuất kho bình quân
=
Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ
Ví dụ minh họa:
Trong tháng 1 công ty A có các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồng kho nhƣ sau:
− Ngày 01/01 công ty mua 5.000 viên gạch với giá 820 đồng/viên
− Ngày 04/01 công ty mua thêm 200 viên gạch với giá 900/ viên
− Ngày 10/01 công ty xuất 1.000 viên cho thi công.
− Ngày 25/01 công ty mua 350 viên gạch với gía 800đồng/viên
− Ngày 27/01 công ty xuất 600 viên gạch cho thi công.
Biết đầu kỳ công ty không có gạch tồn kho. Tính giá trị xuất kho của lô gạch
Đơn giá gạch xuất kho bình quân
= = 821,6( đồng)
− Giá trị lô gạch xuất kho ngày 10/01 = 1.000 x 821,6 = 821.600 (đồng).
− Giá trị lô gạch xuất kho ngày 27/01 = 600 x 821,6 = 492.960 ( đồng).
b) Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ.
Phiếu xuất kho.
Hoá đơn GTGT.
Giá trị
xuất kho =
Đơn giá xuất bình
quân x
Số lượng xuất kho
5.000 x 820 + 200 x 900 +350 x 800
Phiếu nhập kho.
Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ.
Phiếu chi. Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết 621, 152, 331,… Sổ cái 621, 152, 331,… c) Tài khoản sử dụng:
TK 621_12I: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa
Các tài khoản liên quan: TK 152, 133, 111,112, 331…….
d) Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trường hợp xuất vật tư cho xây lắp công trình từ kho của công ty (Lưu đồ 2.1)
Tổ kỹ thuật khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất vật tƣ từ đội xây lắp sẽ tiến hành xem xét về chủng loại và định mức kỹ thuật vật tƣ cần xuất có đáp ứng yêu cầu không, sau đó trình lên chỉ huy công trình ký duyệt.
Chỉ huy công trình khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất vật tƣ từ tổ kỹ thuật, căn cứ vào tiến độ thi công và kế hoạch thi công thì sẽ xem xét và ký duyệt việc xuất vật tƣ rồi chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đã duyệt cho thủ kho.
Thủ kho nhận đƣợc phiếu yêu cầu xuất vật tƣ thì kiểm tra, xem xét giữa lƣợng yêu cầu đƣợc xuất và lƣợng có trong kho rồi lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Một liên của phiếu xuất kho đƣợc giao cho ngƣời nhận, một liên dùng để
ghi vào thẻ kho và lƣu tại đây theo số, liên còn lại cùng với phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đã ký đƣợc chuyển về phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận đƣợc thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào Chứng từ ghi sổ, SCT, SC 621, 152. Phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đƣợc lƣu tại đây theo số.
Trường hợp mua vật tư về sử dụng ngay (Lưu đồ 2.2)
Tổ kỹ thuật khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu mua vật tƣ từ đội xây lắp sẽ tiến hành xem xét về chủng loại và định mức kỹ thuật vật tƣ cần mua, sau đó trình lên chỉ huy công trình ký duyệt.
Chỉ huy công trình khi nhận đƣợc phiếu yêu cầu mua vật tƣ từ tổ kỹ thuật, căn cứ vào tiến độ thi công và kế hoạch thi công thì sẽ xem xét và ký duyệt việc mua vật tƣ. Sau đó sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp và ký hợp đồng với họ về việc cung ứng vật tƣ. Sau đó thuê ngƣời vận chuyển đến công trình và nhận các chứng từ do nhà cung cấp chuyển đến. Chủ huy công trình sẽ chuyển toàn bộ chứng từ liên quan về phòng kế toán công ty.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận đƣợc thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào CTGS, SCT, SC 621, 133, 331. Tất cả các chứng từ đƣợc lƣu tại đây theo số.
Trường hợp nhập kho vật liệu thừa (Lưu đồ 2.3)
Vào cuối kỳ nếu vật tƣ sử dụng còn thừa lại thì bộ phận sử dụng tiến hành lập phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ, sau đó chuyển qua cho chỉ huy công trình ký duyệt.
Chỉ huy công trình nhận chứng từ sẽ ký và chuyển qua thủ kho.
Thủ kho nhận đƣợc phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ thì kiểm tra, rồi lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Một liên của phiếu nhập kho đƣợc giao cho ngƣời nhập, một liên dùng để ghi vào thẻ kho và lƣu tại đây theo số, liên còn lại cùng với phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đã ký đƣợc chuyển về phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận đƣợc thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn, số liệu tự động cập nhật vào CTGS, SCT, SC 621, 152. Phiếu nhập kho và phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đƣợc lƣu tại đây theo số.
TỔ KỸ THUẬT CHỈ HUY CÔNG TRÌNH THỦ KHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ
Xem xét, ký duyệt
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đã ký
Kiểm tra, lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 3
Phiếu xuất kho 2
Phiếu xuất kho 1 Phiếu yêu cầu xuất
vật tƣ đã ký
Nhập liệu
Xử lý
Phiếu xuất kho 2 Phiếu yêu cầu xuất
vật tƣ đã ký Lƣu trữ SCT, SC CTGS, 621, 152 N N Ngƣời nhận Ghi vào thẻ kho Thẻ kho Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2 Phiếu yêu cầu xuất
vật tƣ đã ký 1 1 Kết thúc Đội xây lắp Xem xét
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đã ký
TỔ KỸ THUẬT CHỈ HUY CÔNG TRÌNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu mua vật tƣ Đội xây lắp
Xem xét
Phiếu yêu cầu mua vật tƣ đã ký
Phiếu yêu cầu mua vật tƣ đã ký duyệt Lựa chọn nhà cung cấp Hợp đồng Nhà cung cấp Nhận hàng và các chứng từ Hoá đơn GTGT Hợp đồng
Phiếu yêu cầu mua vật tƣ đã ký duyệt Nhập liệu Xử lý Hoá đơn GTGT Hợp đồng Phiếu yêu cầu mua vật tƣ đã ký duyệt N Lƣu trữ CTGS, SCT, SC 621, 133, 331 Kết thúc Xem xét, ký duyệt 1 1
ĐỘI XÂY LẮP CHỈ HUY CÔNG TRÌNH THỦ KHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bắt đầu Lập phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ Xem xét, ký duyệt Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đã duyệt Kiểm tra, lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho 3 Phiếu nhập kho 2 Phiếu nhập kho 1 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đã duyệt Nhập liệu Xử lý
Phiếu xuất kho 3 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đã duyệt Lƣu trữ CTGS, SCT, SC 621, 152 N N Ngƣời nhập Ghi vào thẻ kho Thẻ kho Phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 3 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ đã duyệt 1 1 Kết thúc
Lƣu đồ 2.3: Nhập kho vật liệu thừa.
e) Định khoản kế toán:
− Căn cứ hoá đơn GTGT số 0000101 ngày 30/11/2013 mua đá chẻ cho
Nợ 621-12I: 56.000.000
Nợ 1331 5.600.000
Có 331(DH) 61.000.000
− Căn cứ hoá đơn GTGT số 0000244 ngày 30/11/2013 mua sắt cho Công
trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, kế toán định khoản:
Nợ 621-12I: 36.361.300
Nợ 1331 3.636.130
Có 1121A 39.997.430
− Căn cứ vào phiếu xuất kho số 066 ngày 03/12/2012, xuất xi măng Hà Tiên
cho Công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, kế toán định khoản:
Nợ 621-12I 10.459.050
Có 1521 (XMHT) 10.459.050
− Căn cứ vào phiếu xuất kho số 067 ngày 04/12/2013, xuất cát thô cho Công
trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, kế toán định khoản:
Nợ 621-12I 8.750.500
Có 1521 (CAT) 8.750.500
− Căn cứ vào phiếu xuất kho số 107 ngày 28/12/2013 xuất thép cho Công
trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, kế toán định khoản:
Nợ 621-12I 4.125.750
− Ngày 31/12/2013, kết chuyển tự động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa tháng 12 năm 2013:
Nợ 154-12I: 136.614.700
Có 621-12I: 136.614.700
f) Sơ đồ chữ T hạch toán cho tài khoản 621 -12I tại tháng 12/2013.
154-12I 1521 331 44.253.400 136.614.700 36.361.300 3.636.130 56.000.000 136.614.700 136.614.700 133 5.600.000 1121 621-12I
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa.
g) Sổ sách minh hoạ:
Xem phụ lục 1.3: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Nhận xét:
− Về mặt chứng từ, sổ sách sử dụng:
Nhìn chung hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty tƣơng đối đầy đủ và tuân thủ theo quy định của Bộ Tài Chính về nội dung lẫn hình thức. Công ty mở các sổ chi tiết để theo dõi chi tiết các công trình nhằm thuận tiện cho việc theo dõi và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng. Các chứng từ cũng đƣợc lập đủ số liên phục vụ cho công tác ghi sổ và lƣu trữ.
− Về mặt tài khoản sử dụng
Công ty mở đầy đủ các tài khoản cần thiết cho việc hạch toán. Bên cạnh đó công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán nhƣ TK 621-12I chi tiết cho công trình Đƣờng liên thôn Thanh Mỹ- Phú Hòa, tài khoản 152 đƣợc mở chi tiết theo từng nguyên vật liệu…
− Về mặt thông tin cung cấp
Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty tƣơng đối đầy đủ và tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài Chính. Các thông tin chủ yếu về sổ sách,tài khoản, chứng từ sử dụng cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ đều đƣợc thể hiện rõ ràng. Dựa vào đó ta thấy vật tƣ sử dụng cho thi công đƣợc vận chuyển chủ yếu là theo hợp đồng với nhà cung cấp tới tận công trình và thƣờng đƣa ngay vào sử dụng, không qua kho của công ty giúp giảm chi phí kho bãi, góp phần giảm giá thành. Tuy nhiên việc cung cấp vật tƣ cho các công trình theo phƣơng thức chuyển thẳng nên công ty phải chịu tác động mạnh mẽ của giá cả vật tƣ nhất là trong điều kiện không ổn định nhƣ hiện nay làm cho giá cả vật tƣ có thể bị độn lên rất nhiều.
− Kiểm soát trong quy trình
Quy trình kiểm soát trong quá trình luân chuyển chứng từ vẫn chƣa đƣợc chặt chẽ. Cụ thể việc mua sắm vật tƣ cho các công trình đều do Chỉ huy công trình quyết định mà không có sự phê duyệt của Giám đốc nhiều khi có thể dẫn đến việc Chỉ huy công trình móc nối với các nhà cung cấp để hƣởng hoa hồng.