Hiện nay,phần lớn nhân viên tại sàn thường áp dụng quy trình MG như sau:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Để có thể thực hiện được quy trình môi giới ,trước hết nhà môi giới phải tìm kiếm được khách hàng tiềm năng của mình.Như đã nói ở trên,có rất nhiều cách để tìm kiếm khách hàng tiềm năng.Nhưng hiện nay,phần lớn các nhân viên ở sàn đang áp dụng các cách như:Tìm kiếm KH bằng việc đăng tin trên mạng;Phát tờ rơi;Treo Banner;Gọi điện thoại;Mối quan hệ.Cụ thể như sau:
Đăng tin trên mạng: Hiện nay ,đây là hình thức phổ biến mà nhân viện tại sàn đang áp dụng.Bởi vì ,chi phí rẻ mà hiệu quả.Thường thì các MG dùng các phần mềm đăng tin tự động ‘Vietsmall’ hoặc đăng tin thủ công.Trung bình mỗi ngày từ 50-60 tin đăng.Có nhiều môi giới còn đầu tư Web riêng,sử sụng các gói tin VIP của các trang BĐS có lượng VIEW lớn.
Phát tờ rơi: Đây cũng là một hình thức khá phổ biến hiện nay.Chí phí cho việc in tờ rơi hiện nay vào khoảng 782đồng/1 tờ rơi màu A5.Chí phí khá thấp nhưng đem lại hiệu quả rất cao nếu phát cho đúng đối tượng,đúng khu vực.Trung bình,mỗi nhóm kinh doanh ở sàn in từ 2000-3000 tờ rơi cho mỗi dự án.
Treo banner: Thường thì Banner được treo tại Cổng dự án hoặc trên thân công trình (nếu đã và sắp xây xong thô),hoặc các thân cây,cột điện bên đường…Chi phí cho 1 Banner tương đối lớn nên thường thì số lượng cho banner rất ít so với tờ rơi,dao động chỉ từ 10-20 Banner cho mỗi dự án.
Trực dự án: Hình thức này xuất phát từ nhu cầu đi xem thông tin về BĐS như:Vị trí thực tế,tiến độ dự án…của KH.Hiện nay,tại sàn nhiều nhân viên cũng đã áp dụng hình thức này và hiệu quả đem lại rất là cao.
Gọi điện thoại: Hình thức này được áp dụng cho những nhà MG mới,CTV,Sinh viên thực tập…nói chung là những người chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng.Cách này cũng rất hiệu quả nhưng mà mất rất nhiều thời gian.
Một số lưu ý khi gọi điện thoại:
- Thời điểm gọi tránh các thời điểm sau: + Giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.
+ Trượt giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về. + Giờ có phim hay, có đá bóng hay.
+ Sau ngày có công việc căng thẳng của khách hàng.
- Mẫu gọi điện thoại,tìm kiếm khách hàng tiềm năng tại sàn :
Em chào A/C!
EM là ….nhân viên bên sàn BĐS….
Xin phép em có thể nói chuyện với A/C một lát được không ạ?Có 2TH xảy ra: Khách hàng đồng ý thì tiếp câu chuyện.Khách hàng bận thì ,hẹn lịch tối hoặc tý gọi lại.
Vâng,em muốn giới thiệu A/C dự án ....bên sàn em đang phân phối.
...
Ngoài ra ,còn rất nhiều hình thức tìm kiếm khách hàng nữa như: Nhắn tin,gửi mail…nhưng hiện nay đem lại hiệu quả không cao.
Trong thời điểm thị trường BĐS khó khăn như hiện nay,việc sàn sử dụng mọi phương pháp tìm kiếm khách hàng như vậy là rất tốt,đem lại hiệu quả rất là cao.Bên cạnh nhưng phương pháp truyền thống như phát tờ rơi,treo banner..thì cùng với quá trình phát triển của CN-TT,Internet các phương pháp như Gửi Email,Nhắn tin hàng loạt hiện nay cũng đang được sử dụng rất phổ biến.
Bước 2: Xác nhận nhu cầu khách hàng:
- Nhân viên KD tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, khả năng tài chính của khách hàng.
- Việc xác nhận như cầu có thể qua điện thoại or gặp trục tiếp.
- Để xác nhận được nhu cầu của KH,nhân viên MG thường dùng các câu hỏi Đóng và Mở để hỏi KH:
Câu hỏi đóng Câu hỏi mở
A/C thích dự án này không? A/C có thích thiết kế của dự
án này không?
A/C muốn mua diện tích bao nhiều? A/C có tầm tài chính bao nhiêu để mua nhà? A/C có quan tâm về hướng không? Nếu có thì anh
chị hợp với hướng nào?
- Lập phiếu thông tin KH: Hiện nay ,để tránh tình trạng chăm sóc khách chồng chéo,trùng nhau thì sàn đã gộp Phiếu xác định nhu cầu Khách hàng và Phiếu thông
tin KH vào làm một.Ở đó,phiếu này ghi đầy đủ các thông tin như Họ tên –Nghề nghiệp-SĐT-CMND-Hộ Khẩu…Mặc dù đã có phiếu này rồi nhưng nhiều nhân viên do lười,do chưa hiểu hết tầm quan trọng của phiếu này,cũng như tin tưởng nhân viên cùng sàn đã không điền thông tin vào phiếu này.Chính vì vậy,đã xảy ra tình trạng chăm sóc khách chồng chéo nhau ,gây mất đoàn kết nội bộ công ty,ảnh hưởng đến thương hiệu của sàn.Từ đầu năm 2013 đến nay đã có 2 trường hợp chăm sóc khách lẫn nhau tại dự án HEI TOWER-Số 1 NGụy Như Kon Tum và dự án HÀ ĐÔ PARKVIEW-Lô N10 DỊCH VỌNG.Nguyên chính đều do nhân viên không lập phiếu thông tin khách hàng.Đây cũng là bài học cảnh tỉnh cho nhưng nhân viên khác trong sàn làm việc cần thận hơn,đúng quy trình hơn.
Bước 3: Giới thiệu sản phẩm mới:
- Tư vấn giới thiệu sản phẩm phù hợp, cho đến khi khách hàng đồng ý, sang bước 4 - Cần nắm rõ các thông tin về: Vị trí dự án;Chủ đầu tư dự án,Tiến độ dự án,Diện tích căn hộ,Thời gian bàn giao nhà,Phụ lục nội thất,giá bán căn hộ..Đây là là những thông tin cơ bản khách hàng hay hỏi nhân viên MG.
- Tài liệu,Catalog: Sàn chỉ cung cấp bản mềm,còn bản cứng nhân viên tự in để giới thieeuj cho KH.
Bước 4: Lập phiếu tư vấn khách hàng:
- NVKD lập phiếu tư vấn khách hàng. - Trưởng sàn GD kí xác nhận
Bước 5: Kiểm tra thông tin sản phẩm:
Thường tại sàn sẽ có bảng danh sách căn hộ đã và chưa bán.Những căn hộ bán rồi sẽ được tô XANH.Bảng danh sách này được cập nhật hàng ngày,hàng giờ.Khi nhân viên có khách chỉ cần ra bảng thông báo này có thể cập nhất tất cả các sản phẩm của sàn.
- Kiểm tra xem sản phẩm khách hàng muốn mua. - Nếu hết sản phẩm, quay về bước 2
Nếu SP còn, tiếp bước 6
- Điền đủ thông tin vào phiếu thông tin giao dịch về các sản phẩm giao dịch (NVKD sẽ giữ 01 bản, đưa kế toán giữ 01 bản).
Chuyển cho trưởng sàn kí xác nhận
Bước 7: Lưu trữ thông tin giao dịch và đặt phiếu cọc:
+ Phiếu cọc 2 bên – Phiếu đặt cọc với sản phẩm công ty đầu tư.
+ Phiếu cọc 3 bên – Cam kết đặt cọc – với sản phẩm công ty làm môi giới. - Giám đốc bộ phận KD kí xác nhận phiếu cọc.
- Lưu trữ các thông tin theo phiếu TTGD
Bước 8: Đóng tiền cọc:
- NVKD hướng dẫn khách hàng qua bộ phận kế toán, thủ quỹ để đóng tiền cọc. - Kế toán, thủ quỹ xuất biên lai công ty.
- Khách hàng giữ 01 bản phiếu đặt cọc. - Công ty giữ 02 bản phiếu cọc.
Bước 9: Chuẩn bị hợp đồng:(6 ngày sau khi kí phiếu cọc)
- Thư ký kinh doanh theo dõi thông tin giao dịch và nhắc nhở nhận viên kinh doanh nhắc khách hàng đến kí hợp đồng. Nếu giai đoạn quá đông khách hàng thì thư kí KD chủ động gọi (nhắc KH mang theo phiếu cọc)
- Lấy hợp đồng từ bộ phận pháp lý.
- Chuyển giám đốc kinh doanh ký xác nhận.
Bước 10: Kí hợp đồng:(1 tuần sau khi kí phiếu cọc)
- Khách hàng đóng tiền tại bộ phận thủ quỹ, kế toán - Thủ quỹ kế toán xuất biên lai công ty
- Kí hợp đồng
+ HĐ 2 bên: Nếu là sản phẩm của công ty đầu tư, khách hàng giữ 01 bản, công ty giữ 02 bản
+ HĐ 3 bên: Nếu là sản phẩm của công ty môi giới: Người bán giữ một bản, Người mua giữ một bản, công ty giữ một bản
- NVKD dẫn người mua và người bán đến công ty chủ đầu tư làm thủ tục sang tên HĐ
Bước 11: Kết thúc giao dịch:
- Kế toán tính toán doanh thu và hoa hồng cho NVKD - NVKD nhận hoa hồng.
Quy trình môi giới tại sàn khá đầy đủ và chi tiết.Đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn quy định của pháp luật.
Nguồn: Sàn GD BĐS Tasecoland