Thu thập thông tin về bất động sản: Trong thực tế mỗi một BĐS đều ẩn dấu
trong đó một bí mật, sự huyền bí, tính hấp dẫn và thường xuyên là một vài khiếm khuyết nào đó. Nhà môi giới cần trực tiếp xem xét BĐS do những nguyên nhân sau đây:
Mỗi một BĐS đều khác nhau, không thể dựa trên kinh nghiệm để phán đoán.
Chỉ có sự ghi chép của bản thân mới có thể miêu tả chính xác bức tranh toàn cảnh về BĐS, đánh giá chân thực hơn những lời miêu tả tốt đẹp về BĐS của chủ sở hữu, bước đầu đánh giá được giá trị của BĐS. Nếu nhà môi giới chỉ dựa trên lời của chủ sở hữu thì rất dễ gây ra sự hiểu biết lệch lạc, thiếu chân thực về BĐS.
Chỉ có ở tại hiện trường BĐS mới có thể xác định được tính cách và sở thích của chủ sở hữu.
Cho phép nhà môi giới đưa ra dãy những câu hỏi cụ thể. Hơn nữa họ có thể được xem các giấy tờ liên quan ngay tại BĐS.
Không rơi vào thế bị động khi khách hàng mua BĐS hỏi xem chúng ta đã xem tận mắt BĐS đó chưa.
Khi khách hàng tìm đến văn phòng, hộ luôn hy vọng rằng nhà môi giới giúp họ không chỉ nhanh chóng và hiệu quả đạt được mục đích, mà còn thay thế họ hoàn toàn để họ không bị mất công sức, thời gian cho việc bán BĐS. Trong thực tế không phải lúc nào cũng làm được như vậy. Tập hợp những giấy tờ và thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhà môi giới nhiều khi còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, chính xác. Có rất nhiều dạng thiếu sót về mặt giấy tờ do nhiều nguyên nhân khác nhau liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS. Vấn đề này xuất phát từ sự thiếu hiểu biết, nhận thức không phù hợp thực tế, hay đơn giản là chủ sở hữu chưa hoặc không muốn làm. Vì vậy nhà môi giới cần tư vấn, nhiều khi là giúp đỡ chủ sở hữu hoàn thiện hồ sơ của BĐS.
Để thu thập những thông tin về tình trạng pháp lí của BĐS, chúng ta đôi khi phải nhờ sự trợ giúp của luật sư, nhà địa chất hay kiến trúc sư. Bằng con đường này chúng ta mới có thể hiểu rõ hơn về BĐS. Để có được những thông tin, mỗi nhà môi giới đều phải xây dựng cho mình một phong cách, cách tiếp cận và xử lí riêng. Vấn đề này dựa trên nền tảng kiến thức về tâm lí, năng lực ứng xử, giao tiếp. "Nhất thân, nhì quen" vấn đề này đặc biệt đúng với thị trường Việt Nam. Đây cũng là câu nói nằm lòng của các nhà môi giới. Vấn đề này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ với các cấp chính quyền, các ngành như: xây dựng, quy hoạch, kiến trúc, giao thông, địa chính, ngân hàng, tòa án; các văn phòng luật sư, công chứng, và các văn phòng môi giới khác. Thực tế cho thấy có những nhà môi giới năng lực chưa phải là giỏi nhưng với sự quen biết rộng và sâu của mình, họ đạt được những thành công lớn mà các nhà môi giới giỏi nghiệp vụ khác phải mơ ước.
Để thành công trong sự nghiệp, nhà môi giới phải là người nhạy bén nắm bắt thông tin. Đôi khi trong những câu chuyện bâng quơ với một người chưa quen biết, nhà môi giới cũng có thể bắt được thông tin quan trọng, quyết định đến sự thành bại của một thương vụ. Trong các hoạt động nghề nghiệp, chúng ta cần luôn tâm niệm rằng "mọi cố gắng đều sẽ được đền bù một cách xứng đáng". Khi thực hành nghiệp vụ, nhà môi giới cần khéo léo hướng cuộc đối thoại đến chủ đề họ cần tìm hiểu. Qua đó nhà môi giới có thể chắt lọc đượng những thông tin hữu ích. Tuy vậy cần chú ý trong khi nói chuyện với những nhà môi giới khác. Do tính chất cạnh tranh, các nhà môi giới thường tung "hỏa mù". Vì vậy trong lúc giao tiếp (với nhà môi giới khác hay với khách hàng), khi nói đến những thông tin mà chúng ta quan tâm, nhà môi giới nên nhìn thẳng, nhìn sâu vào mắt người đối thoại. Việc này giúp chúng ta vừa chứng tỏ sự trung thực của mình, vừa là phương pháp hữu hiệu để tìm hiểu xem có bao nhiêu % sự thật trong lời nói của người đối thoại. Đây là một phương pháp khó, nhưng lại không quá khó đối với những nhà môi giới có kinh nghiệm và nhạy cảm.
Ngoài các dạng thông tin đã nói đến ở những phần trên, có một dạng thông tin thường là không có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tính quyết định đối với thương vụ, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho khách hàng là người Việt Nam. Đó là những thông tin mang tính tâm linh, hay mê tín. Một ngôi nhà mà chủ sở hữu sống trong đó làm ăn thất bát liên tục, hoặc hay bị ốm đau, cho dù chưa rõ nguyên nhân thì căn nhà cũng sẽ khó bán. Ngày nay khoa học cũng chứng minh được có trường hợp từ trường, tia đất hay thậm chí là chất phóng xạ gây ảnh hưởng đến BĐS. Để có được những thông tin dạng này có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người quen của chủ sở hữu. Sẽ rất khó khăn khi khai thác từ chủ sở hữu nếu nhà môi giới không có kỹ năng.
Thu thập thông tin về khách hàng: Ngay từ buổi nói chuyện đầu tiên nhà môi giới đã phải nắm bắt được từ khách hàng những thông tin cơ bản sau đây:
Những thông tin ban đầu:Khách hàng quan tâm nhất đến những dạng bất động sản nào, những loại nào có thể chấp nhận được và loại nào tuyệt đối loại không phù
hợp? Khách hàng phụ thuộc nhiều vào những yếu tố nào? Nói chung tại sao khách hàng muốn mua dạng BĐS đó và tại sao phải đúng là cái đó? Những thông tin về gia đình và nghề nghiệp của khách hàng?
Khả năng tài chính:Khách hàng định dành bao nhiêu tiền cho việc mua nhà? Khoản tiền này đã tính đến những chi phí (tiền công cho nhà môi giới, tiền thuế chuyển đổi, trước bạ, tiền chi cho văn phòng luật sư, công chứng, và đôi khi là tiền chi phí tại Tòa) cho thương vụ chưa hay đó mới chỉ là khoản tiền dành cho ngôi nhà? Khách hàng có tiên đoán trước được những tình huống, ví dụ như sau hai hay ba tháng sẽ có khả năng dồi dào hơn về tài chính để mua hay không? Trong việc xác định năng lực tài chính, khách hàng cần phải rất trung thực với chính bản thân. Tuy vậy không phải ai cũng thực sự có thể biết rõ tình trạng tài chính của mình. Để làm được việc này cần phải xem xét đến cân đối giữa các khoản thu nhập trong tương lai gần và các khoản chi phí.
Thương vụ liên quan:Nhà môi giới đôi khi cũng cần tìm hiểu xem khách hàng mua nhà có thêm điều kiện phải bán được ngôi nhà họ đang ở hay không. Nếu yêu cầu là như vậy, thì khách hàng đã sẵn sàng chuẩn bị kí kết hợp đồng khởi điểm và đặt tiền đặt cọc ngay cả khi chưa tìm được người muốn mua nhà của họ hay chưa? Đã cần phải quảng cáo bán nhà của khách hàng hay chưa? Tại Mĩ theo thống kê có đến 50% khách hàng mua là có nhà để bán. Quyết định của họ về việc mua nhà mới cũng gắn chặt với quyết định bán nhà. Nói theo ngôn ngữ thị trường thì rất nhiều người mua cũng đồng thời là người bán trên cùng một thị trường.
Giới hạn thời gian: Khách hàng muốn và có thể thanh toán vào thời gian nào? chúng ta có cho rằng thời gian được định ra đó có thể thực hiện được không? Tại sao?
Liên lạc với khách hàng: Bằng cách nào có thể liên lạc được với khách hàng? Trong trường hợp khách hàng chỉ cung cấp số điện thoại di động thì là do nguyên nhân gì? Có phải khách hàng ngoài điện thoại di động không còn điện thoại nào khác kể cả ở nhà và cơ quan? Trong trường hợp này thì khách hàng có muốn gửi thông báo, quảng cáo đến nhà bằng đường bưu điện không? Nếu vậy thì khách hàng
muốn gửi thông báo thông thường hay bảo đảm? Khách hàng muốn nhà môi giới liên lạc với họ với một tần xuất như thế nào (thậm chí ngay cả khi không có những đơn hàng phù hợp)?
Xem xét BĐS: Khách hàng có muốn hẹn gặp mặt với chủ nhà không? Nếu không muốn thì tại sao, và nếu vậy thì bằng cách nào và bao giờ nhà môi giới có thể nhận được thông tin phản hồi về việc xem xét BĐS của họ? Khách hàng có muốn xem xét BĐS cùng với sự có mặt của nhà môi giới không? Nếu không thì tại sao? Khách hàng dự định xem xét BĐS trong vòng bao lâu và việc đó phụ thuộc vào điều gì?
Những vấn đề thủ tục: Nhà môi giới cần biết khách hàng đến tìm nhà cho chính mình hay tìm cho người khác. Nếu tìm cho người khác thì họ tên người cần mua là gì, quan hệ thế nào với khách hàng? Cũng cần viết tên họ của người cần mua đó vào dữ liệu máy tính cũng như vào bản đăng ký. Nếu khách hàng đi cùng người khác đến thì người đi cùng là ai, quan hệ thế nào. Vấn đề này khá quan trọng vì hay xảy ra trường hợp khách hàng muốn "chơi xấu" nhà môi giới khi lấy thông tin không phải cho mình mà cho người khác.
Cần tìm hiểu xem ngoài văn phòng của nhà môi giới, khách hàng có tìm BĐS ở những văn phòng khác không? Ngoài việc tìm cho mình, những người thân của họ có tìm mua BĐS hộ họ không (đề phòng trường hợp một địa chỉ được giới thiệu ở hai văn phòng môi giới khác nhau)?
Ghi chép những thông tin thu lượm được: Tất cả những thông tin nhận được từ khách hàng cần được ghi chép vào hệ thống máy tính của nhà môi giới. Nhà môi giới cần ghi chép vào máy tính cả những thông tin khác mà họ cảm thấy là có ích (ví dụ như: khách hàng thích tranh luận; còn đang lưỡng lự, thiếu quyết đoán; có thể đang dò thông tin; tìm cho người khác …)