- Phơng pháp tổng hợp, phân tích tài liệu thu thập từ thực tế
3.4.2 Tình hình thực tế công tác kế toán TSCĐ của Công ty Cổ phần chế tạo
máy-Vinacomin.
3.4.2. 1.Chứng từ và quá trình luân chuyển
Để quản lý tốt TSCĐ kế toán phải theo dõi chặt chẽ cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Thông qua kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết sẽ cung cấp đợc những chỉ tiêu liên quan đến cơ cấu, số lợng, tình trạng, chất lợng của TSCĐ.
Mục đích của kế toán chi tiết là: theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty nh tình hình tăng giảm, nguyên giá và giá trị hao mòn TSCĐ....
Tại công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ đều đợc lập chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc hạch toán.
-Những chứng từ kế toán công ty đang sử dụng làm căn cứ hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng mua bán, hoá đơn mua bán, tờ trình xin mua TSCĐ, tờ trình thanh lý TSCĐ ...và các chứng từ có liên quan khác.
- Các sổ kế toán sử dụng theo dõi TSCĐ trong công ty: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ. Mở thẻ TSCĐ: mỗi một TSCĐ đều đợc mở riêng một thẻ TSCĐ để theo dõi. Căn cứ để ghi thẻ TSCĐ là: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,
bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ và các tài liệu kĩ thuật có liên quan.
Việc chi chép vào thẻ TSCĐ đợc tiến hành khi hoạt động mua hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành và bàn giao xong. Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận để phản ánh vào cột nguyên giá. Hàng năm căn cứ vào mức trích khấu hao phản ánh trên bảng phân bổ để ghi vào cột “giá trị hao mòn”. Sau đó đa vào số hao mòn luỹ kế ở cột “cộng dồn”. Thẻ TSCĐ của các TSCĐ thuộc cùng một nhóm đợc tập hợp vào một số trang sổ riêng trong sổ TSCĐ và đợc lu giữ lại tại phòng kế toán tài chính để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng.Tại các đơn vị sử dụng chỉ cho biết biến động về mặt số lợng tài sản.
* Chứng từ ban đầu gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc lập từ bên ngoài chuyển đến đều đợc tập trung tại phòng kế toán tài chính. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi đợc kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ của phần hành kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin đợc thể hiện qua hình sau:
Chứng từ gốc gồm:+Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
Sổ chi tiết TK 211, 214, 241 Bảng kê số 4, số5
Hình 3-15: Sơ đồ luân chuyển của phần hành kế toán TSCĐ
Ghi chú: Ghi ngày: Ghi định kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
3.4.2.2. Đặc điểm TSCĐ tại công ty
Ngay từ khi mới thành lập công ty đã chú trọng tới việc đầu t trang thiết bị và bổ sung trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất. Đến thời điểm này mặc dù một số trang thiết bị, máy móc đã cũ và lạc hậu nhng vẫn đợc coi là tơng đối đầy đủ về số lợng, đồng bộ về chất lợng, khả năng sản xuất còn lớn, trong thông số kĩ thuật cho phép. Năm 2010 công ty đã trang bị thêm một số thiết bị chủ yếu là phơng tiện vận tải, thiết bị quản lý, thiết bị công tác, cải tạo nhà xởng. Các tài sản này đợc hình thành chủ yếu từ nguồn vốn đi vay dài hạn chỉ có một phần nhỏ TSCĐ tăng thêm là do nguồn vốn cổ phần nhà nớc. Công ty phải có sự quản lý chặt chẽ TSCĐ trên cả về số lợng và giá trị nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Về mặt giá trị TSCĐ đợc phòng kế toán tài chính của Công ty quản lý thông qua việc lập sổ sách theo dõi tình hình tăng giảm, tính toán ghi chép việc lập và trích khấu hao, thu hồi vốn đầu t cho từng loại tài sản, công việc này đợc thể hiện trong sổ chi tiết TSCĐ của công ty. Cuối kì kế toán phần hành TSCĐ lập các báo cáo liên quan đến TSCĐ theo quy định.
- Về hiện vật: phòng kế toán sẽ lập sổ theo dõi, ghi chép đối chiếu với sổ sách của đơn vị sử dụng.
Cùng với công tác kiểm kê đợc tiến hành định kì vào cuối niên độ kế toán, giữa đơn vị quản lý và đơn vị sử dụng tài sản đã có gắn trách nhiệm quản lý, phát huy năng lực thiết bị, hạn chế những lãng phí do hao mòn hữu hình gây ra.
3.4.2.3 Đánh giá TSCĐ trong công ty Cổ phần chế tạo máy- Vinacomin.
Sổ cái các TK 211, 214, 241
Báo cáo gồm: +Báo cáo tăng giảm nguyên giá hao mòn TSCĐ + Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh + Báo cáo trích và sử dụng nguồn vốn khấu hao + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết TK 211,214,241
Việc đánh giá TSCĐ trong công ty đợc tuân thủ theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán hiện hành và đợc đánh giá, ghi sổ theo nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ.
a) Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá:
Theo cách này nguyên giá của TSCĐ đựơc xét theo từng trờng hợp: -Trờng hợp TSCĐ tăng do mua sắm Nguyên giá TSCĐ = Gía mua cha thuế + Các khoản thuế không đợc hoàn lại + Chi phí để tài sản ở trạng thái sẵn sàng sử dụng _ Các khoản giảm trừ (nếu có) _ Gía trị sản phẩm thu đợc do chạy thử (3-16)
- Trờng hợp TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng. Nguyên giá TSCĐ là giá quyết toán công trình đợc duyệt bàn giao.
b) Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại
Trong quá trình sử dụng,TSCĐ bị hao mòn do đó công ty phải xác định giá trị còn lại của TSCĐ.
Gía trị còn lại TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn luỹ kế (3-17)
3.4.3.3 Quy trình hạch toán TSCĐ tại công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin 1) Kế toán tăng TSCĐ
Trong quá trình hoạt động, TSCĐ trong công ty có sự biến động tăng chủ yếu do các nguyên nhân nh: mua sắm hoặc đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành, điều chuyển nội bộ công ty và tập đoàn, góp vốn liên doanh...Khi có hoạt động trên phải làm các thủ tục giao nhận căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ kế toán.
*Trờng hợp tăng do đầu t mua sắm
Từ kế hoạch khối lợng công việc thực hiện và tình hình tài sản hiện có trong công ty, đầu kì bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ phải làm tờ trình đề nghị mua sắm cho bộ phận mình. Khi có quyết định phê duyệt của giám đốc công ty đồng ý cho trang bị tài sản này và có quyết định đầu t nguồn vốn đầu t tài sản, phòng kế hoạch kết hợp phòng tài chính và đơn vị có nhu cầu sử dụng sẽ tổ chức mua thiết bị trên.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này gồm: + Báo giá của các nhà cung ứng.
+ Biên bản họp chọn nhà đầu t (nhà cung ứng). + Hợp đồng mua bán.
+ Phiếu kiểm tra chất lợng xuất xởng của sản phẩm. + Biên bản bàn giao tài sản (kiêm phiếu bảo hành nếu có). + Biên bản nghiệm thu.
+ Các chứng từ về thanh toán (hoá đơn GTGT, phiếu chi, uỷ nhiệm chi...). + Biên bản thanh lý hợp đồng.
Căn cứ vào nội dung các chứng từ trên kế toán tiến hành vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết TK 211, lên NKCT số 9, sổ cái TK 211.
Ví dụ: trong tháng 7/2010, công ty hoàn thành việc đầu t mua sắm xe điều hành 7 chỗ, với tổng quyết toán đầu t là 690.909.091 đ. Cha bao gồm thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng chuyển khoản.
- Căn cứ theo quyết định của TKV, TSCĐ phải thông qua đầu t và đợc phản ánh nh sau: BT 1: Nợ 241(1) : 690.909.091 Nợ 133 : 69.090.909 Có 112 : 760.000.000 BT 2: Nợ 211.2 : 690.909.091 Có 241(1): 690.909.091 BT 3: Kết chuyển nguồn tơng ứng
Nợ 441 : 690.909.091 Có 411 : 690.909.091
Biểu 3-1
Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản việt nam CÔng ty cp chế tạo máy vinacomin
Số: 2051/qđ-ctm-đtxd
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Cẩm Phả, ngày 30 tháng 6 năm 2010
Quyết định Của giám đốc
Công ty cổ phần chế tạo máy Vinacomin–
V.v: Phê duyệt kết quả đánh giá xét chọn số 6 : Xe điều hành 7 chỗ - dự án Đầu t duy trì phát triển sản xuất 2009-2010.
Giám đốc công ty cổ phần chế tạo máy - vinacomin
- Căn cứ quyết định số 3675/QĐ-BCN ngày 18/12/2006 của Bộ công nghiệp về việc cổ phần hóa Công ty TNHH một thành viên Chế tạo máy – Vinacomin. Quyết định số 2226/QĐ-HĐQT ngày 19/090/2007 của hội đồng Quản trị Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt phơng án cổ phần hóa và chuyển Công ty TNHH một thành viên Chế tạo máy – Vinacomin thành công ty cổ phần.
- Căn cứ luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nớc cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật xây dựng;
- Căn cứ Luật số 38/2009/QH12 ngày 19/6/2009 của Quốc hội về việc sửa đổi bổ sung một số điều của các luật liên quan đến Đầu t xây dựng cơ bản;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần Chế tạo máy Vinacomin đợc Đại hội cổ đông thông qua ngày 27/02/2008;
- Căn cứ quyết định số 410/QĐ-HĐQT ngày 16/5/2008, Quyết định số 1574/QĐ-HĐQT NGàY 18/5/2009 về việc ban hành, sửa đổi Quy chế Đầu t xây dựng Công ty cổ phần chế tạo may Vinacomin;
- Căn cứ vào Quyết định số 3370/QĐ-HĐQT ngày 20/10/2009 của HĐQT Công ty CP chế tạo may Vinacomin về việc : “ Phê duyệt Báo cáo Kinh tế – Kỹ thuật dự án đầu t duy trì phát triển sản xuất 2009-2010”.
- Quyết định số 1792/QĐ-GĐ ngày 12/6/2010 của Giám đốc Công ty CP chế tạo máy Vinacomin về việc “ Phê duyệt Hồ sơ yêu cầu gói thầu số 6: Xe điều hành 7 chỗ – dự án Đầu t duy trì phát triển sản xuất 2009-2010”.
Xét đề nghị của Tổ T vấn thẩm định.
Điều I: Phê duyệt kết quả đánh giá xét chọn thầu gói thầu số 6: Xe điều hành 7 chỗ – dự án Đầu t duy trì phát triển sản xuất 2009-2010, với nội dung chủ yếu nh sau:
- Nhà thầu trúng thầu: Chi nhánh Công ty CP Quản lý đầu t phát triển – Xí nghiệp CP TOYOTA Mỹ Đình.
- Tên thiết bị: Xe điều hành TOYOTA Fortuner G, số lợng: 01 cái - Xuất xứ: Lắp ráp tại Việt Nam,
- Năm sản xuất: 2009-2010,
- Giá đề nghị trúng thầu: 760.000.000 đồng - Đã có VAT - Thời gian cung cấp: 30 ngày.
- Thời gian bảo hành: 36 tháng hoặc 100.000 km tùy theo điều kiện nào đến tr- ớc.
Điều II: Giao cho Tổ t vấn tổ chức thực hiện các bớc tiếp theo về đấu thầu theo đúng hớng dẫn qui định hịên hành.
Điều III: Các ông (bà) Phó giám đốc, Kế toán trởng. Trởng phòng Đầu t Xây dựng. Tổ t vấn, các đơn vị cá nhân liên quan căn cứ quyết định thi hành./
Nơi nhận: Giám đốc Công ty
-Nh điều 3.
-Lu HSDA, ĐTXD
Biểu 3-2
Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt
Cty cp chế tạo máy- vinacomin
Số: 2085/tb-đtxd
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Độc lập “ Tự do “ Hạnh phúc
Cẩm Phả, ngày 01 tháng 07 năm 2010
Thông báo kết quả đấu thầu
Kính gửi: - Công ty Liên doanh ô tô Giải Phóng
- Chi nhánh Công ty CP Quản lý đầu t phát triển “ Xí nghiệp CP TOYOTA Mỹ Đình
- Công ty TNHH TOYOTA Hà Đông
Căn cứ nội dung quyết định số 2051/QĐ-ĐTXD ngày 30/06/2010 của Giám đốc Công ty cổ phần Chế tạo máy-Vinacomin về việc phê duyệt kết quả đánh giá xét chọn thầu gói thầu số 6; Xe điều hành 7 chỗ - Dự án: Đầu t duy trì sản xuất 2009- 2010; Chủ đầu t, bên mời thầu – Công ty cổ phần Chế tạo máy-Vinacomin thông báo két quả đánh giá xét chọn thầu, nội dung sau:
1. Nhà thầu trúng thầu: Chi nhánh công ty CP Quản lý đầu t phát triển – Xí nghiệp CP TOYOTA Mỹ Đình.
- Địa chỉ: Số 15- Đờng Phạm Hùng – Mỹ Đình – Hà Nội - Điện thoại: 04 3768 6666, FAX: 04 37686597
2. Giá trúng thầu: 760.000.000 VNĐ
(Bằng chữ: Bảy trăm sáu mơi triệu đồng chẵn- Đã bao gồm VAT)
3. Hình thức hợp đồng: Trọn gói không điều chỉnh giá.
4. Thời gian thực hiện hợp đồng:30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
Chủ đầu t thông báo đến các nhà thầu biết và mời nhà thầu trúng thầu đến làm việc, đàm phán thơng thảo hợp đồng, thời gian trớc ngày 6/7/2010.
Nhà thầu cần xác nhận, đăng ký lịch làm việc thơng thảo nội dung hợp đồng bằng văn bản, gửi chủ đầu t trớc thời hạn nêu trên./.
Nơi nhận: GIám ĐốC
- Nh kính gửi
- Lu HSDA,ĐTXD
Biểu 3-3
Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt
Cty cp chế tạo máy vinacomin
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Cẩm phả, ngày 05 tháng 7 năm 2010
Biên bản Họp
V/v Đàm phán thơng thảo Hợp đồng Cung cấp xe điều hành
- Thời gian: 13h30 ngày 05 tháng 7 năm 2010
- Địa điểm: Văn phòng công ty cổ phần Chế tạo máy-Vinacomin - Thành phần:
1. Công ty cổ phần chế tạo máy – Vinacomin (Bên A)
- Ông Tăng Bá Khang Phó giám đốc công ty - Bà Phạm Thu Hơng Trởng phòng KTTC - Ông Hoàng Văn Minh Phó phòng Cơ Năng - Ông Đặng Hồng Lăng Trởng phòng ĐTXD
2. Chi nhánh Công Ty CP Quản lý đầu t phát triển – Xí nghiệp CP TOYOTA Mỹ Đình
- Ônng Tống Thế Hùng , Chức vụ : Phó giám đốc làm đại diện Nội dung: Đàm phán thơng thảo hợp đồng cung cấp Xe điều hành;
- Quyết định số 2051/QQD-ĐTXD, ngày 30/6/2010 của Giám đốc Công ty Chế tạo máy Vinacomin về việc phê duyệt kết quả đánh giá xét chọn thầu gói thầu số 6: Xe điều hành 7 chỗ – dự án Đầu t duy trì phát triển sản xuất 2009-2010.
II. Nội dung kết quả
Hai bên đã thảo luân, thống nhất nội dung chủ yếu của Hợp đồng nh sau:
1. Nội dung công việc:
2. Công ty cổ phần Chế tạo máy Vinacomin đồng ý mua, Chi nhánh Công ty cổ phần Quản lý đầu t phát triển – Xí nghiệp CP TOYOTA Mỹ Đình đồng ý nhận thực hiện cung cấp thiết bị, nôi dung nh sau:
TT Tên thiết bị Xuất xứ.Năm sx số l-ợng Đơn giá( VND) tiền (VNĐ)Thành
1 Xe TOYOTA Fortuner G - Xuất xứ: Việt Nam - Năm sản xuất: 2010. Mới 100% - Mầu: Bạc, mã mầu 1D4
- Đông cơ diesel
01 cái 760.000.000 760.000.000
Cộng 760.000.000
(Bằng chữ: Bẩy trăm sáu mơi triệu đồng chẵn – Đã bao gồm VAT) Các thông số kỹ thuật chủ yếu nh cam kết trong hồ sơ đề xuất
2. Phơng thức thanh toán :
- Bên A thanh toán 100% giá trị hợp đồng trong vòng 07 ngày khi: đã kiểm tra xe, kết quả đúng nh cam kết cung cấp của bên B trong hợp đồng và nhận đợc toàn