- Phơng pháp tổng hợp, phân tích tài liệu thu thập từ thực tế
3.3.5 Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán TSCĐ
Mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình sổ kế toán phù hợp. Việc mở, ghi chép, quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán phải theo đúng các quy định của luật kế toán.
Sổ kế toán chủ yếu áp dụng cho các hình thức kế toán:
a) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật kí chứng từ“ ” - Nhật kí chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ tổng hợp
- Sổ cái các TK: 211, 212, 213, 241, 711, 811, 111, 112... - Sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp, thẻ TSCĐ
- Sổ TSCĐ nơi sử dụng
- Sổ chi tiết, sổ khấu hao...và các sổ liên quan. *Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật kí chứng từ Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái
Hình 3-9: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức “Nhật kí chứng từ“
Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ:
b) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật kí chung“ ” -Sổ Nhật kí chung
-Sổ cái các TK:211, 212, 213, 241, 711, 811, 111, 112... -Sổ nhật kí chung đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán “ Nhật kí chung”
Hình 3-10: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức“Nhật kí chung“
Chứng từ kế toán
Sổ nhật kí đặc biệt
Sổ nhật kí chung Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
c) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật kí-sổ cái“ ” -Sổ nhật kí sổ cái
-Sổ chi tiết nh hình thức nhật kí chứng từ
* Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán “ Nhật kí sổ cái”
Hình 3-11: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức “Nhật kí-sổ cái“
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng lọai
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật kí-sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
d) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ“ ” -Sổ cái các TK liên quan
-Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ -Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình 3-12: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ“ 3.3.6 Các quy định về chế độ quản lý, sử dụng, trích khấu hao TSCĐ
Các văn bản pháp luật chủ yếu sử dụng trong “công tác kế toán TSCĐ” - Chuẩn mực kế toán số 03- kế toán TSCĐ hữu hình
- Chuẩn mực kế toán số 04- kế toán TSCĐ vô hình - Chuẩn mực kế toán số 06- kế toán thuê TSCĐ
- Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ
- Thông t 203/20/10/2010/BTC của bộ tài chính ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
3.4 Thực trạng công tác kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần chế tạomáy-Vinacomin. máy-Vinacomin.
3.4.1 Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin
1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Bộ máy kế toán của công ty đợc bố trí nhân sự theo từng phần hành kế toán riêng dới sự điều hành của kế toán trởng.
- Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tài chính của công ty. Là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chỉ đạo công tác chuyên môn cho bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, cấp trên và cơ quan chức năng của nhà nớc về tình hình thực hiện công tác kế toán tài chính, là ngời kiểm tra tình hình hạch toán, huy động vốn. Kế toán trởng có trách nhiệm quản lý tài sản và sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, toàn diện để ban Giám đốc đa ra quyết định kinh doanh.
- Phó phòng phụ trách về kế toán tổng hợp, hạch toán phân xởng: Có nhiệm vụ làm kế toán tổng hợp giúp kế toán trởng về công tác hạch toán kế toán.
+ Kế toán tập hợp và theo dõi công nợ nội bộ, cấp trên: Có nhiệm vụ chủ yếu là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về công nợ nội bộ và cấp trên của công ty.
+ Kế toán TSCĐ và đầu t XDCB: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của công ty, nắm bắt kịp thời các thông tin về chế độ chi phí khấu hao, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý theo đúng chế độ, báo cáo kế toán đúng quy định về tăng giảm và đầu t TSCĐ.
+ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tợng. Chủ yếu là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt đọng sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ sổ sách từ các bộ phận liên quan cung cấp nh các chứng từ xuất nguyên vật liệu, báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu và sổ sách theo dõi năng suất lao động, bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết giá thành phân xởng, cuối tháng tổng hợp số liệu tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp.
+ Kế toán vật t: Có nhiệm vụ chủ yếu là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết toàn bộ quá trình từ việc thu mua, vận chuyển vật liệu đến việc xuất kho, tồn kho vật liệu xuất dùng trong từng tháng để phân bổ cho phù hợp.
Tổ chức công tác kế toán kho, kế toán vật t trong quá trình sản xuất. Theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho từng mặt hàng, nắm chắc số lợng phôI, sản
Lập bảng chi phí vật t làm tài liệu hạch toán giá thành sản phẩm, tổng hợp và ghi sổ tổng hợp kế toán để quyết toán chi phí hàng tháng.
+ Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ chủ yếu là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thời gian lao động và kết quả lao động. Đồng thời kiểm tra giám sát quyết toán tiền lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản phụ cấp. Phân bổ tiền lơng, BHXH vào các đối tợng tính chi phí sản xuất để tính vào giá thành sản phẩm.
- Phó phòng phụ trách về thu hồi công nợ, phải thu khách hàng,kế toán chi nhánh, kế toán thuế: Giúp kế toán trởng về công tác tài chính của công ty.
+ Kế toán tiền mặt, công nợ phải thu khách hàng: Có nhiệm vụ chủ yếu là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu.
+ Nhân viên kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh kịp thời chính xác số liệu tình hình biến động vố bằng tiền của doanh nghiệp và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành về chế độ quy định quản lý tiền tệ.
+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền và chi tiền dựa trên các phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luôn nắm đợc các biến động về tiền mặt tại quỹ và hàng tháng nộp báo cáo quỹ cho kế toán trởng.
Hình 3-13: Sơ đồ bộ máy kế toán
2. Hình thức kế toán đang áp dụng tại Công ty
Hiện nay Công ty cổ phần Chế tạo máy - Vinacomin đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật kí chứng từ” thống nhất trong toàn công ty.
Nhật kí chứng từ (NKCT) là sổ kế toán tổng hợp phản ánh toàn bộ số phát sinh bên có của tài khoản tổng hợp. Mỗi NKCT có thể mở cho một hoặc nhiều tài khoản. Nếu mở cho nhiều tài khoản thì mỗi tài khoản ghi ở một số dòng hoặc một số cột. Cuối tháng số liệu tổng hợp trên NKCT đợc ghi vào sổ cái tài khoản. NKCT đợc mở
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phú phũng phụ trỏch về kế toỏn tổng hợp
Phú phũng phụ trỏch về thu hồi cụng nợ phải thu khỏch, kế toỏn
chi nhỏnh, kế toỏn thuế Nhõn viờn kế toỏn cụng nợ phải trả NV kế toỏn tổng hợp giỏ thành, theo dừi cnợ cấp trờn, cnợ nội bộ NV kế toỏn kho phụ tựng, NVL chớnh, thiết bị
NV kế toỏn đầu tư XDCB, TSCĐ, NV NV kế toỏn tiền mặt, cụng nợ phải thu khỏch hàng NV kế toỏn ngõn hàng, lương, BHXH, y tế KFCĐ NV kế toỏn kho thành phẩm, BTP NV kế toỏn giỏ thành, quyết toỏn quỹ lương
cho từng tháng. Mỗi NKCT, kế toán phải khoá NKCT cũ và chuyển số d cần thiết từ NKCT sang.
Hàng ngày, các chứng từ gốc phát sinh, sau khi kiểm tra phân loại kế toán phải ghi trực tiếp vào NKCT có liên quan. Một số chứng từ liên quan đến các khoản: phải trả công nhân viên, vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, kế toán phải ghi vào bảng phân bổ trớc, cuối tháng ghi tổng cộng một lần vào NKCT. Các chứng từ liên quan đến chi phí bằng tiền, hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ phải ghi vào tờ kê cuối tháng, số liệu tổng cộng trên tờ kê đợc ghi vào NKCT hoặc ghi vào các bảng kê. Các chứng từ liên quan đến tiền vay, bán hàng, TSCĐ, thanh toán với khách hàng phải có sổ theo dõi chi tiết theo đối tợng, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết ghi vào NKCT đồng thời vào bảng tổng hợp chi tiết để làm căn cứ đối chiếu khi lập sổ cái. Cuối kì, từ sổ cái, NKCT, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính theo quy định.
Công ty Cổ phần chế tạo máy - Vinacomin là Công ty có quy mô khá lớn nên việc áp dụng hình thức kế toán “Nhật kí chứng từ” là phù hợp do công việc ghi chép hàng ngày không dồn vào cuối tháng, ít bị trùng lặp giữa các công đoạn chuyển sổ và dễ dàng kiểm tra đối chiếu giữa các kế toán với nhau. Việc kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết đã tạo cho việc lập báo cáo tài chính cuối kì đợc tiến hành đảm bảo yêu cầu của Công ty, bộ tài chính, các cơ quan chức năng nhà nớc khác...
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình 3-14: Sơ đồ tổ chức kế toán TSCĐ theo hình thức NKCT tại Công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
3. Hệ thống sổ sách sử dụng tại Công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin
Với việc áp dụng hình thức sổ sách kế toán ”Nhật kí chứng từ” hệ thống sổ sách đáp ứng nhu cầu của từng phần hành kế toán tại Công ty Cổ phần chế tạo máy- Vinacomin gồm:
a, Các nhật ký chứng từ (ghi có tài khoản) NKCT số 1 (ghi có TK 111)
NKCT số 2 (ghi có TK 112) NKCT số 3 (ghi có TK 113)
NKCT số 4 (ghi có TK 311,341,315) ...
NKCT số 7 tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty, các TK 142,...,335,338,621,622,627. NKCT số 9 ghi có các TK121, 128, ..., 133, 136, 141,...,211,... b, các bảng kê: + Bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111) + Bảng kê số 4 (ghi nợ TK 214) + Bảng kê số 5 (ghi có TK 214,241,335) + Bảng kê số 6 (TK 335-chi phí phải trả) + ...
c, Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các tài khoản, dùng để đốic chiếu với sổ tổng hợp, chi tiết tài khoản.
d, Bảng phân bổ:
Bảng phân bổ số 1(bảng phân bổ tiền lơng và BHXH) Bảng phân bổ số 2(bảng phân bổ NVL,CCDC)
Bảng phân bổ số 3(bảng phân bổ khấu hao TSCĐ) e, Một số sổ khác:
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
+ Sổ chi tiết TSCĐ
+ Sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho. + Sổ chi tiết phải trả ngời bán
+ Báo cáo CP sản xuất(biểu 05- TVN)
+ Báo cáo chi tiết doanh thu, lãi, lỗ(biểu 16- TVN) + Báo cáo kiểm kê TSCĐ
+ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh (biểu 01 ban hành kèm theo thông t 42/2004/BTC ngày 20/5/2004 của BTC)
+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ (mẫu B03 - DN ban hành theo quyết định số 165/2002/QĐ- BTC ngày 31/12/2002 của BTC)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B04-DN ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ xung theo thông t số 23/2005/BTC ngày 30/03/2005)
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKCT liên quan, cuối tháng cộng các sổ, thẻ chi tiết và căn cứ vào các số liệu đó để lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán cuối kỳ.
* Các tài khoản Công ty sử dụng : TK111, 112, 113, 131, 331, 141,151, 152, 153, 154, 621, 622, 627, 711, 811,....(theo hệ thống tài khoản kế toán quy định của nhà nớc).
4.Các phơng pháp hạch toán, niên độ kế toán áp dụng trong công ty Cổ phần chế tạo máy-Vinacomin.
- Niên độ kế toán: từ 01 tháng 01 năm 200N đến 31 tháng 12 năm 200N. - Đơn vị sử dụng: đồng Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ khác đợc quy đổi về VNĐ theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì và cuối kì đợc xử lý theo thông t 144/TC- TCDN ngày 8/7/1999 của bộ tài chính.
- Ghi nhận TSCĐ và phơng pháp tính khấu hao:
+ Ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: đợc trình bày theo nguyên giá hoặc đợc đánh giá lại theo quyết định của chính phủ và khấu hao luỹ kế đựơc xác định cụ thể: Giá mua hoặc giá quyết toán công trình+Các loại thuế (không bao gồm thuế hoàn lại) +Các chi phí khác liên quan đến việc đa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
+ Phơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng. Tỷ lệ khấu hao hàng năm đợc thực hiện phù hợp với các quy định tại QĐ số 06/2005/QĐ - BTC ngày 18/01/2005 tại khoản 2.5 mục 2 điều 5và thông t 203/20/10/2010/BTC của bộ tài chính.
+ Nguyên tắc ghi nhận nguyên giá TSCĐ thuê tài chính: giá trị theo hợp đồng thuê và các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động thuê tài chính.
+Phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng hoặc theo thời gian thuê nếu không chắc chắn bên thuê có quyền sở hữu tài sản cho đến hết thời hạn hợp đồng thuê.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: xác định theo giá gốc (giá thực tế)
+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì: giá trị thuần hàng hoá thực hiện.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: đối với bán thành phẩm và thành phẩm đợc xác định sản phẩm dở dang và tồn kho thành phẩm theo quyết định 2917/QĐ- HĐQT ngày 27/12/2006 và hớng dẫn lập báo cáo quyết toán tài chính năm 2009 theo công văn số 8117/CV-KTT ngày 25/11/2009.
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: đợc lập cho vật t hàng hoá tồn kho có gía gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện theo quy định CMKT số 2 “hàng tồn kho” đợc lập theo thông t 13/2006-BTC ngày 27/2/2006.
+ Lập dự phòng nợ khó đòi: đợc lập cho phần giá trị bị tổn thất của các khoản