- Phơng pháp tổng hợp, phân tích tài liệu thu thập từ thực tế
3.3.4 Phơng pháp hạch toán TSCĐ
1. Hạch toán chi tiết TSCĐ.
a) Xác định đối tợng ghi TSCĐ.
TSCĐ của doanh nghiệp là tài sản có giá trị lớn cần đợc quản lý đơn chiếc, để phục vụ cho công tác quản lý kế toán ghi sổ theo từng loại đối tợng ghi TSCĐ.
Đối tợng ghi TSCĐ hữu hình là từng vật kết cấu hoàn chỉnh bao gồm cả vật giá lắp và phụ tùng kèm theo. Đó có thể là một vật thể riêng biệt về mặt kết cấu có thể thực hiện đợc những chức năng độc lập nhất định hoặc một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau không thể tách rời để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định.
Đối tợng ghi TSCĐ vô hình là từng TSCĐ vô hình gắn với nội dung chi phí và một mục đích riêng mà doanh nghiệp có thể xác định một cách riêng biệt, có thể kiểm soát và thu đợc lợi ích kinh tế từ việc nắm giữ tài sản.
Để tiện cho việc theo dõi, quản lý phải tiến hành đánh số cho từng đối tợng ghi TSCĐ. Mỗi đối tợng ghi TSCĐ phải có số hiệu riêng. Việc đánh số TSCĐ là do các
doanh nghiệp quy định tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp đó nhng phải đảm bảo tính thuận tiện trong việc nhận biết TSCĐ theo nhóm, theo loại và tuyệt đối không trùng lặp.
b) Nội dung hạch toán chi tiết TSCĐ: Kế toán chi tiết TSCĐ gồm:
Lập và thu thập các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ ở doanh nghiệp; tổ chức kế toán TSCĐ ở phòng kế toán và tổ chức kế toán chi tiết ở các đơn vị sử dụng TSCĐ.
Chứng từ ban đầu phản ánh mọi biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp và là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán. Những chứng từ chủ yếu đợc sử dụng là:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 02-TSCĐ)
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành (mẫu số 04-TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Các tài liệu kĩ thuật liên quan.
TSCĐ của doanh nghiệp đợc sử dụng và bảo quản ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, bởi vậy kế toán chi tiết TSCĐ phản ánh và kiểm tra tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ trên phạm vi kế toán doanh nghiệp và theo từng nơi bảo quản. Kế toán chi tiết phải theo dõi với từng đối tợng ghi TSCĐ theo các tiêu chí về giá nh: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Đồng thời phải theo dõi các chỉ tiêu về nguồn gốc, thời gian sử dụng, công suất, số hiệu....
* Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ tại nơi sử dụng, bảo quản.
Việc theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng, bảo quản, nhằm gắn trách nhiệm sử dụng và bảo quản tài sản với từng bộ phận, góp phần nâng cao trách nhiệm và hiệu quả sử dụng TSCĐ.
Tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ sử dụng “sổ TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng” để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ trong phạm vi bộ phận quản lý.
* Tổ chức công tác kế toán chi tiết tại bộ phận kế toán.
Tại bộ phận kế toán của doanh nghiệp kế toán sử dụng “thẻ TSCĐ” và “sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp” để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ do kế toán lập cho từng đối tợng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ đợc thiết kế thành các phần để phản ánh các chỉ tiêu chung về TSCĐ nh các chỉ tiêu về giá trị: nguyên giá, đánh giá lại, giá trị hao mòn.
Thẻ TSCĐ cũng đợc thiết kế để theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ.
- Sổ TSCĐ: đợc mở để theo dõi tình hình tăng giảm, tình hình hao mòn của từng TSCĐ của doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ có thể đợc dùng riêng một sổ hoặc một số trang sổ.
Để kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, kế toán sử dụng TK 211- TSCĐ hữu hình, TK 213- TSCĐ vô hình.
+ TK 211- TSCĐ hữu hình: phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo nguyên giá.
Các TK cấp 2 của TSCĐ hữu hình bao gồm: TK 2112 – nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2113 – máy móc, thiết bị
TK 2114 – phơng tiện vận tải truyền dẫn TK 2115 – thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2116 – cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm TK 2118 – TSCĐ hữu hình khác
+ TK 213 – TSCĐ vô hình: phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ vô hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Các TK cấp 2 của TK 213-TSCĐ vô hình bao gồm: TK 2131 – quyền sử dụng đất
TK 2132 – quyền phát hành
TK 2133 – bản quyền, bằng sáng chế TK2134 – nhãn hiệu hàng hoá
TK2135 – phần mềm máy vi tính
TK2136 – giấy phép và giấy phép chuyển nhợng TK2138 – TSCĐ vô hình khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 411 – nguồn vốn kinh doanh và nhiều TK liên quan khác.
Trình tự hạch toán tăng, giảm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình đợc thể hiện trên các sơ đồ sau (Hình 3-1, Hình 3-2 )
TK 411 TK 211 TK 811 TSCĐ đợc cấp phát
nhận vốn góp Giảm giá do thanh Giá trị TK 411 lý, nhợng bán còn lại
TSCĐ đợc biếu tặng TSCĐ
TK 214 TK 133 TK 111, 112, 331 Thuế GTGT
(nếu có) Giá trị hao mòn
TSCĐ mua ngoài đa vào sử dụng TK 411 TK 241 Trả lại vốn góp
TSCĐ mua sắm xây dựng hoàn thành liên doanh
TK 212, 128 TK 128, 222 Thu hồi vốn góp liên doanh Góp vốn liên doanh
TK 212 TK 1381 Chuyển quyền sở hữu TSCĐ thuê tài chính TSCĐ thiếu, mất chờ xử lý
TK 3381 TK 412 TSCĐ thừa khi kiểm kê
Đánh giá giảm TSCĐ TK 412 Đánh giá tăng TSCĐ TK 153 TK153 Chuyển TSCĐ thành CCDC Chuyển CCDC thành TSCĐ TK 2141 Nhận TSCĐ do điều chuyển TK 411 Giá trị còn lại
Hình 3-1: Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình
TK 111, 112, 331 TK 213 TK 811 Mua TSCĐ vô hình Thanh lý, nhợng bán TSCĐ vô hình TK 241 Chi phí đầu t XDCB hình TK 2141 thành TSCĐ vô hình Giá trị hao mòn
TK 411
Nhận vốn góp bằng TSCĐ vô hình
Hình 3-2: Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ vô hình
3. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ thuê tài chính.
Để phản ánh số hiện có tình hình biến động của TSCĐ thuê tài chính, kế toán sử dụng TK 212- TSCĐ thuê tài chính.
Đối với TSCĐ thuê hoạt động: toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình đi thuê đợc tập hợp và các TK chi phí liên quan.
Giá trị TSCĐ thuê ngoài đợc theo dõi trên TK 001 (khi thuê ghi nợ TK 001, khi trả ghi có TK 001).
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
TK 142 TK 212 TK 211
Số nợ gốc trả Nguyên giá Chuyển quyền sở hữu Kỳ tiếp theo TSCĐ đi thuê
TK 315 TK 111, 112
Chi phí mua lại Số nợ gốc phải
trả kỳ này
TK 342
TK 627, 641, 642 Chi phí phát sinh Chi phí ban TK 2142
trớc khi nhận đầu ghi nhận Thanh lý hợp tài sản vào ng. giá đồng thuê
TK 111, 112 TK 2141 Trích khấu hao Chi phí phát sinh
ghi nhận tài sản Chuyển giá trị hao mòn
Hình 3-3: Sơ đồ kế toán tăng, giảm TSCĐ thuê tài chính 4. Kế toán hao mòn và khấu hao tài sản cố định
a. Hao mòn (HM) và khấu hao (KH)TSCĐ:
Hao mòn tài sản cố định là sự giảm sút về giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do TSCĐ tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp và do các nguyên nhân khác. TSCĐ bị hao mòn dới hai hình thức:
- Hao mòn hữu hình là sự giảm sút về giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do các TSCĐ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh và do các nguyên nhân tự nhiên.
- Hao mòn vô hình là sự giảm sút thuần tuý về giá trị của TSCĐ do nguyên nhân tiến bộ khoa học kĩ thuật gây ra.
Giá trị hao mòn TSCĐ chính là phần giá trị TSCĐ bị hao mòn và chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khấu hao là sự phân bổ một cách
có hệ thống giá trị khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ (trong đó giá trị phải khấu hao của TSCĐ là phần chênh lệch giữa nguyên giá và giá trị thanh lý ớc tính bằng tài sản).
b.Tính khấu hao TSCĐ
Hao mòn TSCĐ là hiện tợng khách quan còn khấu hao TSCĐ lại là một biện pháp chủ quan của con ngời nhằm thu hồi vốn đầu t vào TSCĐ. Để đảm bảo thu hồi đầy đủ vốn đầu t ban đầu, việc tính khấu hao TSCĐ phải phù hợp với mức độ hao mòn TSCĐ. Muốn vậy doanh nghiệp cần thực hiện các vấn đề sau:
*Xác định đúng phạm vi của tài sản tính khấu hao:
Về nguyên tắc mọi TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao. Những tài sản không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải trích khấu hao. Theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính về việc quản lý, sử dụng trích khấu hao TSCĐ thì phạm vi TSCĐ phải trích khấu hao đợc xác định nh sau:
+ Mọi TSCĐ của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải trích khấu hao. Mức trích khấu hao đợc hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
+ Những tài sản không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì không phải trích khấu hao gồm:
- TSCĐ thuộc dự trữ nhà nớc giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ. - TSCĐ phục vụ các hoạt động phúc lợi cho doanh nghiệp.
- TSCĐ khác không tham gia vào hoạt động kinh doanh.
+ Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ sẽ đợc thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Xác định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ:
Khi xác định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ cần quan tâm đến: - Mức độ sử dụng ớc tính đối với TSCĐ đó.
- Mức độ hao mòn phụ thuộc vào các nhân tố liên quan trong quá trình sử dụng TSCĐ : số ca làm việc, sửa chữa bảo dỡng...
- Hao mòn vô hình trong quá trình sử dụng tài sản. - Các giới hạn pháp lý của việc nắm giữ sử dụng tài sản. * Lựa chọn phơng pháp tính khấu hao :
Đơn vị có thể áp dụng các phơng pháp tính khấu hao sau: - Phơng pháp tính khấu hao bình quân.
- Phơng pháp tính khấu hao nhanh.
Việc áp dụng phơng pháp tính khấu hao nào là do sự lựa chọn của doanh nghiệp nhng phải đợc thực hiện một cách nhất quán, doanh nghiệp phải công khai
phơng pháp tính khấu hao đang vận dụng trên báo cáo tài chính. Sau đây là nội dung cơ bản của các phơng pháp tính khấu hao:
- Phơng pháp tính khấu hao bình quân.
+Nội dung: Phơng pháp này dựa trên giả thuyết tài sản giảm dần đều giá trị theo thời gian và mức khấu hao đợc tính đều trong từng thời kì TSCĐ đợc sử dụng
+Mức khấu hao trung bình hàng năm đợc tính nh sau: Mức trích khấu hao trung
bình hàng năm của TSCĐ =
Gía trị phải khấu hao
đ, (3-6) Số năm sử dụng
Hoặc : Mức KH hàng năm của TSCĐ = giá trị phải KH x tỷ lệ khấu KH năm +Nếu đơn vị thực hiện trích khấu hao theo tháng thì:
Mức KH trung bình
hàng tháng của TSCĐ = Mức trích KH trung bình hàng năm12 tháng đ,(3-7)
+Mức khấu hao trung bình hàng ngày của TSCĐ Mức KH trung bình
hàng ngày của doanh nghiệp
=
Mức trích KH trung bình hàng tháng
đ, (3-8) Số ngày trong tháng
- Phơng pháp khấu hao nhanh.
Đặc trng của phơng pháp này là trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ thu khấu hao lên cao hơn so với tốc độ hao mòn thực tế của tài sản để thu hồi vốn đầu t ban đầu, cải tiến dây truyền sản xuất.
Các phơng pháp:
• Phơng pháp số d giảm dần có điều chỉnh, theo phơng pháp này thì : Mức KH trung bình hàng năm của TSCĐ = Giá trị còn lại của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao nhanh %, (3-9) Trong đó : Tỷ lệ khấu hao nhanh = Tỷ lệ KHTSCĐ theo ph- ơng pháp đờng thẳng x Hệ số điều chỉnh %, (3-10) Tỷ lệ KH TSCĐ theo phơng pháp đ- ờng thẳng = 1
Thời gian sử dụng của TSCĐ
x 100 %,(3-11)
Hệ số điều chỉnh Thời gian sử dụng (năm)
1,5 t < =4
2,0 4< t < 6
2,5 t >=6
Doanh nghiệp đẩy nhanh mức khấu hao trong những năm đầu sử dụng tài sản cố định và giảm dần mức khấu hao theo số d giảm dần
Công thức tính : Mkhi =Gđi xTkh
Trong đó : Mkhi : Mức khấu hao năm thứ i ; đ
Gđi : Giá trị còn lại của tài sản năm thứ i ; đ Tkh : Tỷ lệ khấu hao hàng năm (không đổi) ; %
•Phơng pháp khấu hao theo tổng số năm sử dụng
Tkhi = 2 (T-i+1)
T (T + 1) %, (3-12)
Trong đó : Tkhi : Tỷ lệ khấu hao năm thứ i ; (%)
T : Thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ; (năm) i : Thứ tự năm cần khấu hao
• Phơng pháp khấu hao theo sản lợng Mức trích KH
trong tháng (năm) =
Số lợng sản phẩm sản xuất trong tháng (năm) x
Mức KH bình quân
tính cho 1đv SP %, (3-13)
Mức khấu hao bình quân tính
cho một đơn vị sản phẩm =
Nguyên giá của TSCĐ
%,(3-14) Sản lợng theo công suất thiết kế
Khấu hao TSCĐ là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, khấu hao TSCĐ phải đợc tính toán và phân bổ hợp lý cho các đối tợng sử dụng TSCĐ, công việc đó đợc thực hiện trên bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
c. Kế toán khấu hao và hao mòn TSCĐ
- Kế toán sử dụng TK 214 (hao mòn TSCĐ) để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng giảm hao mòn khác của TSCĐ.
Các tài khoản cấp II của tài khoản này gồm : TK 2141- hao mòn TSCĐ hữu hình
TK 2142 -hao mòn TSCĐ thuê tài chính TK 2143-hao mòn TSCĐ vô hình
Tài khoản 009-nguồn vốn khấu hao cơ bản: tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm vốn khấu hao cơ bản ở doanh nghiệp.
Trình tự kế toán của các nghiệp vụ chủ yếu (hình 3-4) TK 211, 213 TK 214 TK641, 642, 627 Thanh lý, nhợng bán TSCĐ Định kỳ trích KH TSCĐ TK 811 Giá trị Điều chỉnh tăng TK 212 Còn lại Số khấu hao TSCĐ Trả lại tài sản thuê tài chính
Cho bên cho thuê
TK 627, 641, 642
Điều chỉnh giảm Số khấu hao
Hình 3-4: Sơ đồ kế toán khấu hao TSCĐ
5. Kế toán các nghiệp vụ khác về tài sản cố định.
a) Kế toán nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ
TSCĐ là những t liệu lao động có thời gian sử dụng dài. Trong quá trình sử dụng, lạm phát và sự tiến bộ khoa học kĩ thuật làm cho giá trị ghi sổ ban đầu và giá trị còn lại của TSCĐ không phán ánh đợc đúng. Do vậy, nếu vẫn căn cứ vào giá trị vào thời điểm mua TSCĐ để thu hồi vốn thì vốn kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không đợc bảo toàn. Xuất phát từ yêu cầu quản lý và bảo toàn vốn, doanh nghiệp phải đánh giá lại TSCĐ theo mặt bằng giá ở thời điểm đánh giá lại TSCĐ. Việc đánh giá lại TSCĐ đợc thực hiện theo quyết định của nhà nớc.
Khi đánh giá lại TSCĐ doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê xác định số TSCĐ hiện có, thành lập hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Đồng thời doanh nghiệp xác định