5. Kết cấu đề tài
4.3.5. Nâng cao năng lực người lãnh đạo tổ nhóm làm việc
Xu hướng hiện nay và tương lai sẽ phát triển các nhóm làm việc có hiệu quả để nâng cao khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và tăng khả năng sáng tạo trong công việc. Bởi vậy, điều quan trọng phải có được những người lãnh đạo tổ nhóm phù hợp nhằm thu hút được những người tài và có trách nhiệm gia nhập vào nhóm làm việc. Do đó cần phải quan tâm đến những vấn đề sau:
Phải lựa chọn người đứng đầu nhóm làm việc có đủ năng lực và phẩm chất. Thông thường, trưởng nhóm làm việc với chức danh là tổ trưởng. Tuỳ theo từng công việc mà số lượng tổ viên có từ 5 đến 10 người. Ngoài việc, người tổ trưởng thường là những người lao động có trình độ tay nghề cao, đứng tuổi và có uy tín. Điều này thuận lợi cho việc duy trì nề nếp trong tổ, song người tổ trưởng phải được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý. Bởi vậy:
Trước hết, cần xây dựng tiêu chuẩn người trưởng nhóm làm việc (tổ trưởng), theo tác giả người tổ trưởng cần ngoài tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ nêu trên, cần phải có các tiêu chuẩn sau:
- Nắm được kỹ năng tiếp cận và hiểu rõ mỗi thành viên trong nhóm, nắm bắt được nhu cầu của họ trong từng thời điểm phát triển của nhóm.
- Nắm được các kỹ năng khuyến khích các thành viên làm việc theo nhóm như khen thưởng, xử phạt kịp thời chính xác, động viên các thành viên khi họ gặp khó khăn.
- Nắm được các kỹ năng phát triển vai trò của các thành viên trong nhóm. Ví dụ như trong từng giai đoạn của quá trình sản xuất cần đặt ra những mục tiêu cụ thể, thiết kế cách thức làm việc, đánh giá thực hiện công việc để nâng cao kết quả thực hiện chung. Biết cách giải quyết các mâu thuẫn trong nhóm.
- Nắm được kỹ năng quản lý. Tổ sản xuất là cơ sở nhỏ nhất trong các đơn vị sản xuất của Công ty. Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bắt nguồn từ tổ sản xuất vì vậy việc nắm vững và vận dụng vào quản lý tổ làm việc sẽ góp phần tạo ra động lực làm việc cho người lao động trong tổ.
Sau khi hoàn thiện các tiêu chuẩn, bước tiếp theo là kiểm tra, khảo sát đánh giá lại đội ngũ tổ trưởng sản xuất thông qua phỏng vẩn theo các câu hỏi đã được thiết kế sẵn. Sau đây là một ví dụ:
TT Câu hỏi Mức độ
1 Tôi chia sẻ trách nhiệm với các thành viên trong tổ 1 2 3 4 2 Tôi hoà đồng với nhóm, xây dựng tình đồng đội thân thiết
trong tổ 1 2 3 4
3 Tôi thường xuyên đặt ra mục tiêu cho tổ phấn đấu. 1 2 3 4 4 Tôi hoàn toàn tin tưởng ở các thành viên trong tổ 1 2 3 4 5 Tôi thường xuyên cải tiến phương pháp quản lý tổ 1 2 3 4 6 Tôi thường xuyên tham khảo ý kiến của tổ về cách quản
lý nhóm để có hiệu quả hơn 1 2 3 4
7 Tôi khuyến khích các thành viên trong nhóm phát biểu
những suy nghĩ của mình. 1 2 3 4
8 Tôi muốn các thành viên trong tổ trình bày những khó
khăn của mình trong công việc 1 2 3 4
9 Tôi giao công việc cho các thành viên khi họ có khả năng
thực hiện. 1 2 3 4
10 Tôi thường xuyên tổ chức các cuộc họp cuối tuần để cùng
kiểm điểm công việc 1 2 3 4
11 Tôi luôn luôn gương mẫu trong nhóm để tổ viên noi theo 1 2 3 4 12 Tôi luôn luôn chuẩn bị chu đáo mọi kế hoạch của tổ và
thảo luận cùng các tổ viên trong nhóm 1 2 3 4
13 Tôi luôn khuyến khích các tổ viên tích cực học tập để
nâng cao năng lực của bản thân 1 2 3 4
14 Tôi luôn tìm cách tạo động lực cho tổ bằng cách thường
xuyên khen ngợi khi họ làm tốt công việc 1 2 3 4
15 Khi có vướng mắc giữa các tổ viên tôi thường xuyên
quan tâm cùng tìm cách tháo gỡ 1 2 3 4
16 Tôi luôn nghiêm khắc với bản thân song đối với tổ viên
tôi sẵn lòng bỏ qua khi họ biết lỗi 1 2 3 4
17 Tôi luôn ghi chép những đóng góp của tổ viên cho công
việc để tham khảo 1 2 3 4
18 Tôi luôn khuyến khích tổ viên noi lên suy nghĩ của mình
trong những vấn đề có liên quan đến họ 1 2 3 4
19 Tôi luôn khuyến khích tổ viên đổi mới trong công việc 1 2 3 4 20 Tôi luôn xây dựng sự đoàn kết nhât trí trong tổ. coi đó là động lực của tổ 1 2 3 4
Với các mức độ tương ứng:
1. Không bao giờ 2. Thỉnh thoảng 3. Thường xuyên; 4. Luôn luôn
Giả định xây dựng 20 câu hỏi.Sau khi phỏng vấn số điểm của từng tổ trưởng sẽ nằm trong khoảng từ 20 đến 80 điểm. Mức điểm sẽ được chia ra:
- Từ 20 đến 40 điểm: Người tổ trưởng chưa đủ tiêu chuẩn cần được bồi dưỡng thêm hoặc thay thế.
- Từ 40 đến 60 điểm: Người tổ trưởng có một số kỹ năng quản lý nhóm song cần cải thiện những mặt còn yếu kém.
- Từ 60 đến 80 điểm: Đạt được tiêu chuẩn người tổ trưởng có kỹ năng quản lý tổ tốt.
Trên cơ sở kết quả đánh giá năng lực của đội ngũ cán bộ tổ trưởng của các tổ sản xuất, Công ty cần có biện pháp sàng lọc những tổ trưởng chưa đáp ứng được với yêu cầu cũng như trách nhiệm của người tổ trưởng từ đó có những biện pháp đào tạo phù hợp nhằm nâng cao chất lượng cho đội ngũ này.