- Yêu cầu về mức độ độc lập của kiểm toán viên
b, Báo cáo kiểm toán * Khái niệm
4.2.1. Quá trình hình thành đơn đặt hàng
Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt thì công ty cần lập một bộ phận mua hàng để xét duyệt mọi nghiệp vụ mua và đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ được mua. Như vậy, việc mua hàng luôn phải có sự phê chuẩn đúng đắn để đảm bảo rằng hàng hoá được mua sẽ đúng theo mục đích của công ty, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua những mặt hàng không cần thiết,....
Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng và gửi người bán, hoặc tổ chức đấu thầu tuỳ theo phương thức mua hàng đã được xác lập. Các chứng từ mua hàng cần thiết:
- Phiếu đề nghị mua hàng: Là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hoá của bộ phận có trách nhiệm. Phiếu này có thể được lập khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên. Ví dụ thủ kho sẽ tự lập khi mà lượng hàng tồn kho đã giảm xuống bằng một định mức đã được ấn định
- Đơn đặt hàng: Căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn hành vi mua và lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán. Mọi đơn đặt hàng phải được đánh số trước, mẫu phải được thiết kế đầy đủ các cột và diện tích cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót khi soạn thảo và dẫn đến các khoản nợ hay tranh chấp sau này. Phải ghi rõ mọi thông tin có liên quan đến hàng hoá mà công ty có ý định mua: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách, giá cả của các mặt hàng cụ thể, thời điểm nhận hàng....