- Yêu cầu về mức độ độc lập của kiểm toán viên
b, Báo cáo kiểm toán * Khái niệm
3.3.2.3. Gửi thư xin xác nhận đến các khách hàng
Thông qua thư xác nhận, kiểm toán viên thu thập được bằng chứng để chứng minh rằng các công nợ của khách hàng là có thật, tuy vậy cần lưu ý rằng thư xác nhận không đồng nghĩa với việc có thể thu được tiền của khách hàng.
Trong phần lớn các cuộc kiểm toán, kiểm toán viên chỉ chọn mẫu để gửi thư xác nhận. Sau đây là một số vấn đề đáng quan tâm khi áp dụng thể thức này.
• Lấy mẫu: do việc gửi thư xác nhận chỉ trong phạm vi mẫu được chọn, do vậy cỡ mẫu cần phải khá lớn và phải đại diện cho tổng thể để có thể thu nhập được bằng chứng đáng tin cậy.
Cỡ mẫu sẽ thay đổi tùy theo tính trọng yếu của tài khoản phải thu so với tổng thể tài sản, và nếu tài khoản phải thu chiếm tỷ trọng khá lớn thì cỡ mẫu phải lớn.Mặt khác, cỡ mẫu cũng tùy thuộc vào sự đánh giá về rủi ro kiểm soát, nếu kiểm soát nội bộ yếu kém thì cỡ mẫu phải lớn. Ngoài ra kết quả về thư xác nhận của năm trước cũng là một chỉ dẫn cho kiểm toán viên khi thiết lập cỡ mẫu. Sau khi xác định cỡ mẫu, thông thường kiểm toán viên sẽ chọn các khách hàng có mức dư nợ vượt quá một số tiền nào đó và trong số
• Các thủ tục kiểm toán áp dụng đối với các khoản công nợ không có thư trả lời
Tỷ lệ thư trả lời nhận được sẽ thay đổi rất nhiều tùy theo các loại khách hàng. Nếu không nhận được thư, kiểm toán viên nên tiếp tục gửi thư lần thứ 2, lần thứ 3. Sau cùng, nếu vẫn không nhận được, kiểm toán viên có thể sử dụng các kỹ thuật khác, như là gửi điện tín, gọi điện thoại ... Ngoài ra kiểm toán viên có thể kiểm tra sự hiện hữu, địa chỉ, nợ còn tồn đọng của khách hàng thông qua việc xem xét các tài liệu của công ty, hay các nguồn tài liệu khác.
Mặt khác cũng có thể xem xét việc thu tiền trong niên độ kế tiếp, các hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, vận đơn.
• Khi nhận được thư xác nhận của khách hàng kiểm toán viên cần lập ra bảng tóm tắt để liệt kê các thư đã nhận được và tổng hợp kết quả chung. Đây là một nội dung quan trọng trong hồ sơ kiểm toán.
• Giải quyết số chênh lệch giữa thư xác nhận của khách hàng với số liệu của đơn vị Khi có sự khác biệt số liệu, kiểm toán viên cần nghiên cứu để giải quyết, hoặc có thể đề nghị đơn vị giải thích. Trong nhiều trường hợp chệnh lệch phát sinh là do sự khác biệt về thời điểm ghi nhận doanh thư và các khoản phải thu, phải trả có liên quan giữa hai bên. Một số thư trả lời khẳng định số dư được liệt kê là không chính xác và không phản ánh đúng số nợ hiện tại. Khi đó, kiểm toán viên nên dò theo số liệu trên sổ chi tiết có liên quan để xác nhận số thực.
• Sau khi đã giải quyết mọi khoản chênh lệch thông qua thư xác nhân, kiểm toán viên sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản phải thu. Nếu có sai sót đáng kể và khác xa với mức dự kiến của kiểm toán viên, thì cần đánh giá lại và có thể thay đổi phạm vi của các thử nghiệm cơ bản còn lại trong cuộc kiểm toán.