6 Các dự án khác 100 100 100 100
3.2.4. Tăng c-ờng quản lý quá trình đầu t xây dựng cơ bản
* Nâng cao chất l-ợng công tác chuẩn bị đầu t- : Giai đoạn chuẩn bị đầu t- th-ờng chỉ chiếm tỷ trọng vốn nhỏ so với tổng vốn của của dự án, tuy nhiên giai đoạn này lại có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động đầu t- xây dựng cơ bản. Một sai sót ở giai đoạn này có thể dẫn tới những hậu quả không l-ờng tr-ớc đ-ợc trong quá trình thực hiện dự án. Do vậy, các giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng công tác chuẩn bị đầu t- là vấn đề mà các nhà quản lý của Tổng công ty cần chú trọng tr-ớc hết. Đó là:
- Xây dựng hệ thống suất đầu t- theo loại, quy mô công trình làm cơ sở khái toán quy mô vốn đầu t- cần thiết. Kinh phí xây lắp của mỗi dự án chỉ có thể đ-ợc xác định chính xác ở khâu lập thiết kế kỹ thuật thi công và dự toán, song việc đánh giá hiệu quả kinh tế lại đ-ợc tiến hành tr-ớc đó khi lập luận chứng kinh tế kỹ thuật (dự án). Do vậy, xây dựng hệ thống suất đầu t- là yêu cầu cần có để làm căn cứ tính toán các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế. Đồng thời, suất đầu t- cũng căn cứ để cấp có thẩm quyền so sánh, phân tích sự phù hợp giữa dự toán kinh phí với quy mô công trình để quyết định đầu t-.
- Lựa chọn cơ quan t- vấn có chất l-ợng, đủ khả năng đ-a ra các ý kiến t- vấn có chuyên môn sâu và xây dựng hồ sơ t- vấn đầy đủ, đúng luật, có hiệu quả tránh tình trạng làm đi, làm lại, tốn kém thời gian và tiền của. Để có đ-ợc điều này dứt khoát phải thực hiện đấu thầu t- vấn. Khi đánh giá lựa chọn nên đ-a tiêu chuẩn năng lực, kinh nghiệm và giải pháp kỹ thuật lên hàng đầu, giá thiết kế chỉ là thứ yếu vì tỷ trọng giá t- vấn th-ờng rất nhỏ trong tổng dự án và đã có khung quy định của nhà n-ớc. Đơn vị t- vấn nào đ-a ra đ-ợc giải pháp, kết cấu, biện pháp thi công có tổng dự toán nhỏ nhất mà vẫn đảm bảo chất l-ợng theo quy chuẩn và dám chịu trách nhiệm về chất l-ợng sản phẩm t- vấn của mình sẽ đ-ợc lựa chọn.
- Xây dựng và ban hành quy trình thẩm định cụ thể của Tổng công ty trên cơ sở quy định của nhà n-ớc và điều kiện riêng có của đơn vị. Công khai
hoá và có cơ chế giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy trình nhằm đơn giản hoá thủ tục, thực hiện nhanh chong, chính xác việc thẩm định, qua đó góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án, tránh gây phiền nhiều cho cá nhân, đơn vị liên quan. Hạn chế tối đa việc tự lập hồ sơ và tự thẩm định (tr-ờng hợp cần thiết phải thành lập 2 bộ phận riêng để tạo cơ chế giám sát lẫn nhau).
* Nâng cao chất l-ợng công tác đấu thầu : Đấu thầu là hình thức lựa chọn nhà thầu một cách khách quan, công bằng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lần đấu thầu nào cũng thành công, một trong những lý do dẫn đến thất bại đó chính là chất l-ợng công tác đấu thầu ch-a tốt. Để hạn chế sai sót trong công tác đấu thầu và đảm bảo chọn đ-ợc nhà thầu có đủ năng lực, cần phải :
- Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu và xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu khách quan và đúng luật. Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu đ-ợc chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của Bên mời thầu vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát đ-ợc các công việc, hình dung đ-ợc tiến độ thực hiện và phân bổ nguồn lực sao cho hiệu quả nhất. Hồ sơ mời thầu đ-ợc chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu đ-ợc soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu đ-ợc thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối -u nhất. Nh- thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện t-ợng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau.
- Xây dựng kế hoạch thầu sát đúng, khoa học, thống nhất và thực hiện nghiêm túc quy trình theo kế hoạch đã xây dựng. Thực hiện đúng trong kế hoạch đấu thầu sẽ góp phần đảm bảo tiến độ dự án. Điều đó có nghĩa là nâng cao đ-ợc hiệu quả đầu t- khi xét đến các yếu tố kinh tế nh- lạm phát, chi phí
cơ hội của tiền và các yếu tố ngẫu nhiên làm cho vốn có giá trị theo thời gian và xét đến các yếu tố lợi ích xã hội khác của dự án. Để rút ngắn tiến độ thực hiện tổ chức đấu thầu đảm bảo đúng kế hoạch đấu thầu, theo tôi Tổng công ty cần liệt kê, sắp xếp lại các công việc theo đúng trình tự đấu thầu cần thực hiện, -ớc l-ợng thời gian cần thiết cho mỗi công việc và có kế hoạch bố trí lao động hợp lý. Trong mỗi công đoạn của quá trình tổ chức đấu thầu, các cán bộ công nhân viên có liên quan nhất thiết phải chịu trách nhiệm về tiến độ công việc của mình. Có nh- vậy mới đảm bảo đ-ợc tiến độ chung của toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu.
* Lành mạnh hoá quan hệ giữa chủ đầu t- và nhà thầu thi công : Quan hệ giữa nhà thầu và chủ đầu t- luôn là một vấn đề khá nhạy cảm. Lành mạnh hoá quan hệ này sẽ tạo một cái nhìn khách quan hơn, minh bạch hơn, đồng thời cũng hạn chế đ-ợc một phần những tiêu cực có thể phát sinh. Để giải quyết đ-ợc vấn đề này cần làm tốt một số công việc sau :
- Hạn chế việc lựa chọn nhà thầu bằng hình thức chỉ định thầu hoặc giao thầu trực tiếp, tăng c-ờng thực hiện đấu thầu công khai đến mức vốn mà các nhà thầu có thể chấp nhận tham gia (có thể từ 100 triệu đồng trở lên). Đối với các công trình không thể tổ chức đấu thầu phải áp dụng hình thức chỉ định thầu (không giao thầu trực tiếp) và cũng phải đ-ợc xét chọn một cách khách quan qua tổ t- vấn căn cứ kết quả thực hiện của các hợp đồng tr-ớc đó.
- Xây dựng và công khai quy trình thủ tục thanh toán, tạm ứng vốn đầu t- xây dựng cơ bản bao gồm : mẫu bộ hồ sơ thanh toán, tên các cán bộ thực hiện, trình tự luân chuyển kiểm tra và ký duyệt hồ sơ. Việc xây dựng và công khai quy trình thanh toán vốn đầu t- sẽ tạo một hành lang minh bạch để cả nhà thầu và các cán bộ có nhiệm vụ của chủ đầu t- có căn cứ để tác nghiệp và giám sát lẫn nhau, hạn chế đ-ợc tối đa những hành vi sách nhiễu, lợi dụng chức vụ, quyền hạn để trục lợi ...
- Khuyến khích thực hiện hình thức thanh toán vốn qua ngân hàng, hạn chế hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Thông th-ờng khi thanh toán qua hệ thống ngân hàng các bên phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt về thủ tục theo luật định, đồng thời chính ngân hàng cũng là cơ quan trung gian giám sát việc thanh toán giữa các bên liên quan theo điều khoản hợp đồng đã ký kết (theo quy định hiện hành các khoản thanh toán trên 200 triệu đồng sẽ đ-ợc ghi nhận và xác minh nguồn gốc). Cho nên thanh toán qua ngân hàng th-ờng an toàn hơn, rõ ràng, minh bạch hơn. Cả chủ đầu t- và nhà thầu khi thực hiện các quyền và nghĩa vụ về thanh toán của mình chỉ phải tuân thủ những quy định mang tính pháp lý, không mang tính tình cảm cá nhân.
* Nâng cao chất l-ợng hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng : Hợp đồng là căn cứ pháp lý quy định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong quá trình thực hiện đầu t-. Hợp đồng đ-ợc lập phù hợp với các quy định của pháp luật, phù hợp với nội dung quyết định đầu t- và kết quả xét chọn nhà thầu là cơ sở đáng tin cậy cho các bên. Nâng cao chất l-ợng hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho các bên thoả thuận, thống nhất ý chí, hạn chế các tranh chấp phát sinh, đảm bảo cho công trình đ-ợc thực hiện đúng dự kiến. Để thực hiện đ-ợc điều này, thời gian tới Tổng công ty cần :
- Căn cứ bộ hợp đồng mẫu trong lĩnh vực xây dựng do nhà n-ớc ban hành vận dụng vào điều kiện thực tế của Tổng công ty để xây dựng và ban hành bộ hợp đồng riêng của đơn vị, tránh tình trạng áp dụng bộ mẫu hợp đồng của nhà n-ớc một cách rập khuôn, máy móc, không phù hợp với năng lực quản lý của đơn vị gây khó khăn trong quá trình thực hiện và có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có.
- Thành lập tổ t- vấn chuyên trách về đàm phán ký kết hợp đồng với thành phần gồm những cán bộ có năng lực chuyên môn tốt trong các lĩnh vực : đầu t-, tài chính, kế toán, kỹ thuật... Tất cả các hợp đồng giao nhận thầu kể cả đã qua đấu thầu hay chỉ định thầu đều phải đ-ợc tổ t- vấn xem xét theo đúng
quy trình, tổ chức bàn bạc và thống nhất từng điều khoản với bên đối tác tr-ớc khi trình Lãnh đạo Tổng công ty ký kết.
* Tăng c-ờng công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu t- xây dựng cơ bản : Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu t- xây dựng cơ bản là yêu cầu bắt buộc đối mới mỗi dự án. Chất l-ợng của các công việc này có ảnh h-ởng trực tiếp đến chất l-ợng công trình và hiệu quả sử dụng vốn đầu t-. Để đảm bảo làm tốt công tác kiểm tra, giám sát, trong thời gian tới Tổng công ty cần thực hiện đồng bộ một số biện pháp sau :
- Xây dựng cơ chế giám sát đa cấp trong đó đơn vị sử dụng là ng-ời giám sát th-ờng xuyên, còn cán bộ kỷ thuật chuyên trách của Tổng công ty thực hiện kiểm tra bất th-ờng và trực tiếp giám sát các khâu kỷ thuật phức tạp nh- xử lý nền móng, kết cấu chịu lực... Đây là giải pháp đồng bộ với việc thực hiện phân cấp, uỷ quyền quyết định đầu t-, gắn giao quyền với trách nhiệm cụ thể. Thực tế cho thấy, đơn vị sử dụng tài sản là nơi chịu tác động nhiều nhất của hoạt động đầu t- để tạo ra tài sản đó, nếu đầu t- có hiệu quả thì năng lực sản xuất của đơn vị sử dụng tài sản đ-ợc tăng lên còn nếu ng-ợc lại thì đơn vị sử dụng cũng chính là ng-ời phải gánh chịu hậu quả. Do vậy, việc giao công tác giám sát th-ờng xuyên cho đơn vị sử dụng trong điều kiện bộ máy quản lý đầu t- xây dựng cơ bản của Tổng công còn thiếu và yếu là một giải pháp rất thiết thực. Tuy nhiên, để thực hiện đ-ợc việc này Tổng công ty cần có ph-ơng án lựa chọn và đào tạo, bồi d-ỡng nghiệp vụ đầu t- xây dựng cơ bản cho một số cán bộ có phẩm chất, năng lực tốt của các đơn vị đó để có thể giám sát đ-ợc những b-ớc công việc hoặc kỹ thuật thông th-ờng. Các giám sát viên này có quyền đình chỉ thi công nếu phát hiện có sai phạm xảy ra và đ-ợc trực tiếp báo cáo các sự cố về cấp có thẩm quyền cao nhất của Tổng công ty. Riêng những phần kỹ thuật phức tạp, cần chuyên môn sâu thì kỹ thuật Tổng công ty phải th-ờng xuyên hỗ trợ kiểm tra, hoặc trực tiếp giám sát hoặc thuê t- vấn chuyên ngành giám sát.
- Thực hiện công khai các số liệu về công trình tại địa điểm thi công để tạo điều kiện cho hoạt động giám sát cộng đồng mà tr-ớc hết là CBCNV trong cơ quan, chính quyền địa ph-ơng và ng-ời dân trong vùng. Giám sát công đồng là một giải pháp rất đ-ợc chú trọng đối với các công trình xây lắp thời gian gần đây. Mặc dù những đối t-ợng này th-ờng không có chuyên môn sâu về kỹ thuật, nh-ng d-ới sự giám sát th-ờng xuyên, trực tiếp của số đông cán bộ CNV và ng-ời dân căn cứ những thông tin chủ yếu đ-ợc công khai tại nơi thi công việc thông đồng để bớt xén, trộm cắp nguyên vật liệu, thiết bị làm thất thoát vốn và tài sản nhà n-ớc tại công tr-ờng là khó có thể thực hiện đ-ợc - Tổ chức các đoàn kiểm tra liên phòng của Tổng công ty định kỳ hoặc bất th-ờng kiểm tra việc thi công các công trình tại hiện tr-ờng. Việc sử dụng một bộ máy chuyên nghiệp quản lý hoạt động đầu t- sẽ nâng cao tính chuyên môn hoá và năng suất công việc. Tuy nhiên, một ê kíp gắn bó quá lâu khi thực hiện công việc nhạy cảm nh- đầu t- xây dựng có bản rất dễ dẫn đến tâm lý chủ quan, thậm chí diễn ra hiện t-ợng thông đồng để t- lợi. Trong tr-ờng hợp này, tổ chức các đoàn kiểm tra liên phòng trực tiếp kiểm tra tại hiện tr-ờng có thể coi là giải pháp hiệu quả góp phần hạn chế tiêu cực phát sinh. Song để việc kiểm tra đ-ợc khách quan và hiệu quả thì những cá nhân trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến dự án đ-ợc kiểm tra không đ-ợc tham gia đoàn và các thành viên đoàn kiểm tra phải có những kiến thức nhất định trong lĩnh vực đầu t- xây dựng có bản để tránh làm phiền hà hoặc gây khó khăn không chính đáng cho hoạt động thi công.
* Tổ chức thực hiện tốt công tác nghiệm thu và thanh quyết toán công trình hoàn thành : Một trong những vấn đề có ảnh h-ởng lớn đến chất l-ợng công trình và tiến độ thực hiện dự án là công tác nghiệm thu và thanh quyết toán công trình. Tổ chức tốt công tác nghiệm thu cũng đồng thời sẽ xác lập đ-ợc cơ sở pháp lý xác nhận khối l-ợng công việc đã thực tế thi công. Việc thanh quyết toán có nhanh chóng, chính xác và giá trị vốn đầu t- thực hiện,
nguyên giá tài sản cố định bàn giao có đ-ợc phản ánh đúng hay không đều phụ thuộc vào chất l-ợng và độ tin cậy của các tài liệu do hội đồng nghiệm thu lập nên. Để thực hiện tốt các công việc này cần :
- Trang bị đầy đủ các dụng cụ, thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác kiểm tra chất l-ợng thi công tại hiện tr-ờng nh- : súng bắn bê tông, th-ớc balme...
- Thực hiện giải ngân trên cơ sở khối l-ợng hoàn thành và kế hoạch vốn đ-ợc duyệt để tránh thanh toán v-ợt, khống khối l-ợng hoặc gây ứ đọng vốn.
- Các tr-ờng hợp có khối l-ợng phát sinh ngoài dự toán đ-ợc duyệt, khối l-ợng dự toán tính thiếu hoặc thay đổi thiết kế ban đầu đều phải kịp thời lập