Quy định của công ty về văn hóa ứng xử của người lao động được thể hiện rõ trong cách hành xử hàng ngày:
- Trong quan hệ người lao động đối với cấp trên: người lao động luôn thể hiện sự tôn trọng, không tỏ thái độ chống đối, bất cần, nhưng cũng không tỏ ta xun xoe, nịnh bợ. Khi nói chuyện xưng hô phải đúng mực thể hiện sự thân thiện, gần gũi nhưng không được suồng sã thân mật qua mức. Khi làm việc với cấp trên dù là người ít tuổi hơn cũng không được nói trống không, hoặc xưng hô theo kiểu gia đình mà phải gọi ANH xưng TÔI. Lời nói phát âm rõ ràng, câu nói mạch lạc, không nói to, cãi lại hoặc khua chân múa tay, đập bàn ghế, hoặc có biểu hiện thiếu lễ độ, thiếu tôn trọng. Không vừa đi vừa trả lời.
- Trong quan hệ với đồng sự: Phải thẳng thắn, trung thực, tôn trọng lẫn nhau. Xưng hô phải đúng mực thể hiện là người có văn hóa, không dùng những ngôn từ hoặc có biểu hiện, hành vi nhạo báng, xúc phạm, dựng chuyện, nói xấu sau lưng đồng nghiệp. Đề cao tinh thần đoàn kết, hợp tác, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và trong cuộc sống đời thường. Mọi vướng mắc, hiểu lần phải giải quyết kịp thời đúng lúc, đúng chỗ, tuyệt đối không để căng thẳng, tạo không khí nghi kỵ, trầm lắng, ngột ngạt trong tập thể.
- Trong công việc và các hoạt động đoàn thể:
Ý thức làm việc tốt thể hiện sự mẫn cán, có trách nhiệm, năng động, sáng tạo, khắc phục khó khăn hoàn thành nhiệm vụ. Dám chịu trách nhiệm với việc làm của mình. Khiêm tốn, học hỏi cầu tiến bộ, có tinh thần tương trợ, cộng tác với mọi người để cả tập thể cùng hoàn thành nhiệm vụ.
Tích cực tham gia mọi hoạt động của đoàn thể đặc biệt là các hoạt động văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao, phong trào ủng hộ các quỹ từ thiện.
- Trong hội họp và học tập:
Tham gia họp phải đi đúng giờ, đúng thành phần, ăn mặc chỉnh tề và ngồi đúng vị trí quy định. Trong phòng họp phải tắt điện thoại, hoặc để chế
độ rung, khi có cuộc gọi đến nhẹ nhàng ra ngoài phòng mới nói chuyện. Tư thế ngồi luôn ngay ngắn, trặt tự, không nói chuyện riêng, ngồi ghếch chân lên ghế, ngồi ngả người ra phía sau rung chân, ngáp ngủ... Khi phát biểu cần ngắn gọn, đầy đủ đúng trọng tâm, lời nói rõ ràng, rành mạch, nội dung phát biểu phải có ý thức đóng góp xây dựng. Trong lúc cá nhân phát biểu, chủ tọa không cắt ngang hoặc phủ quyết, mà để cá nhân phát biểu xong mới tham gia góp ý.
Trong tổng số người lao động tại công ty hơn 700 người bao gồm lao động chính thức và lao động mùa vụ, thì phần đa số trong họ là đội ngũ lao động trẻ tuổi từ 20 đến 35 tuổi, sự trẻ trung trong tuổi đời đã tạo cho họ phong cách làm việc năng động thẳng thắn và quyết đoán. Điều đó thể hiện trong quá trình giao việc, khi công việc của họ trong quá trình sản xuất chỉ là tuân thủ mệnh lệnh sản xuất, thao tác theo đúng quy định, làm việc đúng thời gian ... nhưng đối với một lao động có trách nhiêm thật sự với công ty họ luôn mày mò tìm hiểu phương pháp làm việc hiệu quả, đưa ra những sáng kiến cải tiến nhằm nâm cao chất lượng công việc, chỉ dẫn tận tình cho đồng nghiệp về kinh nghiệm làm việc để cùng nhau phát triển.
Trong linh vực sản xuất kinh doanh thì việc đánh giá người lao động có sự sáng tạo hay chất lượng chuyên môn tốt hay không? có tham gia tích cực nâng cao năng suất lao động hay không? thể hiện rõ ở chính hiệu quả sản xuất. Từ dây truyền sản xuất mua lại của các doanh nghiệp nước ngoài như Đài Loan, Trung Quốc hay Hà Lan đội ngũ lao động đã làm việc và cải tiến nó thành dây truyền của chính mình với năng suất và hiệu quả hơn gấp nhiều lần. ví dụ như: việc chuyển đổi từ lò đốt dầu sang lò đốt củi tiết kiệm 20% chi phí sản xuất, chuyển đổi hệ thống nghiền khô 2 động cơ sang hệ thống nghiền thủy lực 1 động cơ ... đó là chính thành quả mà người lao động đã đóng góp. Với mỗi khi có ý tưởng về phương pháp cải tiến kỹ thuật mới thì người lao
động luôn sẵn sàng chia sẻ, mạnh dạn đề nghị với cán bộ cấp trên để được thử nghiệm cải tiến đó và thông qua hội đồng sáng kiến của công ty đem sáng kiến cái tiến đó phổ biến cho các đơn vị sản xuất khác.
Từ những ngày đầu thành lập cũng như quá trình phát triển đến nay, số lượng cán bộ công nhân viên rời bỏ doanh nghiệp rất ít bằng chứng là với hơn 90 lao động chính thức cho đến hết năm 2013 doanh nghiệp đã có hơn 439 cán bộ công nhân viên chính thức với 63 đại học, 27 cao đẳng và 58 trung cấp. Để có được thành công như ngày hôm nay thì không chỉ có đóng góp của ban lãnh đạo công ty mà nó còn là sự góp sức của tất cả đội ngũ người lao động những người đang hàng ngày làm việc, sinh hoạt và coi công ty như ngôi nhà thứ hai của chính mình.
Bảng 2.3. CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO THÂM NIÊN
Lao động Trên 10 năm
công tác
5 – 10 năm
công tác Dƣới 5 năm
Cán bộ 62 15 6
Công nhân 115 185 56
(Nguồn: phòng tổ chức hành chính ). 2.2.2.4 Văn hóa ứng xử với khách hàng
Công ty đưa ra tiêu chí cho mọi cán bộ công nhân viên của mình đối với khách hàng đó là uy tín và chất lượng sản phẩm. Nghiêm cấm mọi thái độ thiếu tôn trọng hay làm mất niềm tin với khách hàng. Mỗi khi có sự thay đổi về chính sách bán và mua hàng thì khách hàng luôn nhận được thông báo một cách cụ thể. Do đó không có hiện tượng tranh cãi về giá khi giao hàng hay mẫu mã sản phẩm.
Tất cả cán bộ công nhân viên đều hiểu rằng khách hàng là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì giá trị con người của tổ chức có yếu tố rất lớn đối với sự nhìn nhận của đối tác kinh doanh. Vì vậy đây là vấn đề đã được công ty đặc biệt coi trọng. Về văn hóa ứng xử với khách hàng công ty đã đưa ra chính sách rất rõ ràng:
- Đối với các khách hàng mua hàng và các đơn vị cung ứng thiết bị sản xuất đến làm việc về các vấn đề thủ tục mua bán và hợp đồng thì công ty luôn bố trí đón tiếp tại văn phòng trụ sở chính. Tại đây khách hàng sẽ được phòng kế hoạch kinh doanh nên phương án và thảo luận về giá cả và điều khoản hợp đồng. Tất cả mọi quyết định phải nhận được sự chỉ đạo của ban lãnh đạo với phương châm cùng hợp tác không mang tính chất đánh đố hay gây sức ép với khách hàng. Mọi thắc mắc luôn được giải đáp một cách chính xác khi đến với khách hàng nhằm tạo ra tính chuyên nghiệp trong công việc. Nếu khách hàng có yêu cầu đi xem các sản phẩm sản xuất thì sẽ được phòng kế hoạch lên lịch tham quan xuống các đơn vị sản xuất bằng xe của cơ quan, các nhà máy không tiếp khách khi chưa có kế hoạch của phòng kinh doanh công ty cũng như thảo luận về giá cả sản phẩm. Đối với mỗi hợp đồng bán hàng được ký công ty quy định về việc khách hàng sẽ chuyển tiền trước khi ký hợp đồng bán hàng, sau đó dựa vào điều khoản hợp đồng công ty sẽ giao hàng sớm hơn hoặc muộn nhất đến ngày trong quy định của hợp đồng. Do đó các đơn vị sản xuất sẽ được thông báo về hợp đồng và lên phương án sản xuất ngay sau khi hợp đồng được ký. Việc hoàn thành tiến độ sản xuất có trách nhiệm chính của ban lãnh đạo nhà máy dù cho bất kể điều kiện gì xảy ra. Nếu không có khả năng hoàn thành phải báo cáo ngay và liên kết với các nhà máy khác để hỗ trợ hoàn thành. Công ty luôn giữ uy tín với khách hàng về tiến độ hợp đồng do đó cũng yêu cầu khách hàng chuyển tiền đúng thời điểm quy định.
Trong một khoảng thời gian có rất nhiều hợp đồng được thực hiện cùng lúc vì vậy phòng kế hoạch có trách nhiệm lên phương án tổng thể dựa vào năng lực các nhà máy để đưa ra kế hoạch có năng suất cao nhất. Một khi đã nhận lời hay thông báo tới khách hàng thì luôn phải chịu trách nhiệm về hành động của mình trước công ty.
- Đối với khách hàng bán nguyên liệu sản xuất, nhằm tạo sự linh hoạt và nhanh gọn trong công tác thu mua nguyên liệu công ty đã giao quyền trực tiếp cho nhà máy về công tác thu mua cũng như quyết định về giá. Mỗi đơn vị có một đội ngũ cán bộ thu mua nguyên liệu nhằm làm việc trực tiếp với các đại lý và khách hàng. Tất cả các khách hàng và đại lý phải thông qua cán bộ thu mua trong địa phận cán bộ đó phụ trách. những cán bộ này phải đảm bảo truyền đạt tới khách hàng các thông tin mới nhất về giá thu mua trước khi họ giao hàng tại nhà máy. Nhà máy và công ty sẽ sử lý nếu khách hàng có khiếu nại và xung đột về giá khi hàng đã được đưa về bãi nguyên liệu sản xuất. Việc phân định giá sẽ phù thuộc vào từng vùng nguyên liệu cũng như nhóm khách hàng. Để giữ chân các đại lý cung ứng thì các nhà máy luôn có chính sách giá tốt nhất với nhóm khách hàng này, họ sẽ nhận được mọi thông tin về giá một cách nhanh nhất cũng như sự hỗ trợ đắc lực của cán bộ thu mua. Các nhà máy cũng hỗ trợ các đại lý của mình về con người và phương tiện thu mua nếu điều kiện cho phép. Đồng thời mọi thủ tục về lâm sản và chính quyền địa phương sẽ được cán bộ thu mua hỗ trợ giúp khách hàng và chi phí này sẽ được tính vào giá nguyên liệu. Với sự hỗ trợ gần như tuyệt đối đó các khách hàng cung ứng luôn trung thành với công ty, hầu hết 100% nguyên liệu họ thu mua được sẽ được bán cho các nhà máy của công ty. Phương thức hỗ trợ của công ty được thể hiện qua hành động rõ ràng và đem lại hiệu quả trông thấy chứ không qua lời nói hay xu nịnh khách.
Việc xử lý nợ công của khách hàng truyền thống là một thách thức khá khó khăn đối với doanh nghiệp. Là những bạn hàng lâu năm và đã có mối liên hệ mật thiết vì một vài lý do các doanh nghiệp đã không có khả năng thanh toán đã gây tổn hại và thách thức đối với cách thức ứng xử của doanh nghiệp. Hiện nay công ty vẫn còn hai doanh nghiệp nợ tiền đó là công ty Đức Việt Anh 325 triệu đồng và công ty Phương Lan 217 triệu đồng. Về công ty Đức Việt Anh là bạn hàng lâu năm với doanh nghiệp đã có tổng các đơn hàng trị giá hơn 14 tỷ đồng, nhưng do điều kiện kinh tế khó khăn doanh nghiệp đã phá sản và số tiền nợ khó có khả năng thu hồi. Nhận thấy khách hàng là đối tác truyền thống gắn bó lâu dài và luôn thu mua những đơn hàng có chất lượng không được tốt của doanh nghiệp trong những lúc khó khăn, những việc mà Đức Việt Anh đã làm cho công ty là không hề nhỏ. Do đó ban lãnh đạo công ty mặc dù rất khó khăn nhưng cũng quyết định cắt nợ cho Đức Việt Anh nhằm giúp ông chủ của họ phần nào giảm gánh nặng về nợ nần. Việc làm của ban lãnh đạo gây rất nhiều tranh cãi xong thiết nghĩ đây cũng là một nét đẹp văn hóa của doanh nghiệp và là cơ sở để những khách hàng khác đánh giá về doanh nghiệp.
2.2.2.5 Văn hóa ứng xử với đối thủ cạnh tranh
Ứng xử đẹp với đối thủ cạnh tranh là một nét mới trong nền kinh tế thị trường đa doanh nghiệp. Khi nền kinh tế thoát ra khỏi sự độc quyền của tập đoàn và doanh nghiệp nhà nước thì các doanh nghiệp cùng kinh doanh vấp phải sự cạnh tranh khốc liệt. Sau một thời kỳ đầu cạnh tranh không lành mạnh bằng việc hạ giá bán hay hạ thấp uy tín đối thủ để đạt được thị trường thì các doanh nghiệp nhận ra rằng nếu tiếp tục làm vậy thì tất cả họ sẽ gặp khó khăn và sẽ khó giữ được uy tín và hình ảnh doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp thống nhất với nhau về việc cạnh tranh lành mạnh tương trợ nhau và cùng nhau phát triển bền vững. Công ty Cổ Phần Lâm Nông Sản Thực Phẩm Yên
Bái cũng đã nắm bắt được xu thế tất yếu này và đề ra tiêu chí kinh doanh cho mình đó là lấy chất lượng và uy tín để tạo ra thương hiệu của công ty. Công ty nghiêm cấm mọi hành vi nói xấu, cư xử thiếu văn hóa, hành động gây ảnh hưởng đến các đối thủ cạnh tranh để tạo ra lợi ích nhất thời cho cá nhân và doanh nghiệp.
Hiện nay trên địa bàn tỉnh Yên Bái nói riêng có khoảng hơn 10 đơn vị sản xuất giấy đế và gia công vàng mã xuất khẩu, sự cạnh tranh đến từ khâu thu mua nguyên liệu có tác động mạnh mẽ đến sự sống còn của doanh nghiệp. Hàng năm với mức thu mua trung bình khoảng gần 3.000 tấn nguyên liệu tre nứa trong tổng số hơn 7.000 tấn được tiêu thụ chiếm 40% thị trường. Chính vì vậy công ty vấp phải sự tranh chấp rất quyết liệt đến từ các doanh nghiệp bạn. Khó khăn chính được đặt ra đó là làm thế nào để làm chủ được vùng nguyên liệu, chính sách thu mua như nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hầu hết những đối thủ cạnh tranh là các doanh nghiệp nhỏ với số vốn không nhiều, làm ăn mang tính manh mún thời vụ. Vì vậy họ thường thu mua nguyên liệu với giá rất cao vào mùa sản xuất từ tháng 9 đến tháng 1 và mùa khan nguyên liệu từ tháng 5 đến tháng 8 để kịp chạy đơn hàng cho Đài Loan, nhưng lại bỏ bẵng thị trường vào những tháng 2 đến tháng 4. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động thu mua của công ty.
Để thấy rõ được năng lực canh tranh và cách ứng xử của doanh nghiệp trong kinh doanh ta sử dụng ma trận SOWT để phân tích.
- Điểm mạnh:
+ Doanh nghiệp được thành lập lâu đời có số lượng bạn hàng lớn. Có các xưởng gia công liên kết với khách hàng bao tiêu 100% sản phẩm.
+ Các nhà máy sản xuất công ty nằm ngay vùng nguyên liệu dồi dào gồm các tỉnh Yên Bái, Lào Cai, Hà Giang, Tuyên Quang, Phú Thọ, Sơn La. giảm chi phí thu mua và nhân công lao động.
+ Có đội ngũ cán bộ nguyên liệu nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ quản lý am hiểu về thị trường.
+ Năng lực thu mua nguyên liệu lớn, có thể thu mua hết của tất cả các đơn vị cung ứng trên thị trường. Sẵn sàng giúp đỡ khách hàng về thủ tục giấy tờ với cơ quan kiểm lâm.
+ Dây chuyền máy móc thiết bị được cải tiến so với các đơn vị bạn, tạo ra hiệu quả sản xuất kinh tế cao hơn.
- Điểm yếu:
+ Chi phí quản lý của công ty còn ở mức cao hơn so với các đối thủ khác. Thông thường với mỗi đơn vị sản xuất bao gồm 1 dây chuyền họ chỉ có từ 5 đến 6 cán bộ, trong khi đó công ty bao gồm 6 cán bộ của nhà máy lại còn thêm chi phí của cán bộ văn phòng công ty và nhiều chi phí an sinh xã hội.
+ Giá mua và bán thiếu linh hoạt, đối với các doanh nghiệp nhỏ họ thu mua giá bấp bênh theo ngày, thông thường cao hơn công ty nhằm lôi kéo khách hàng.
- Cơ hội: