III. Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty.
1. Những kiến nghị ở tầm vi mô.
a. Hoàn thiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất àm nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn thì việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu hết sức quan trọng và cần được chú trọng đúng mức. Công tác xây dựng định mức là một trong những nội dung của công tác quản lý, vì vậy muốn nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp không thể không coi trọng việc nâng cao hiệu quả công tác định mức. Định mức phải được xây dựng cho phù hợp với điều kiện tiêu dùng và bảo quản đối với mỗi loại nguyên vật liệu cho tất cả các khâu, công việc có sử dụng nguyên vật liệu.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu. Xây dựng được một kế hoạch đúng sẽ đảm bảo được tiến độ của sản xuất, giảm thừa thiếu, bổ sung nguyên vật liệu. Định mức nguyên vật liệu là căn cứ để xác định và tổ chức tiếp nhập và cấp phát nguyên vật liệu đúng loại và kịp thời cho các đơn vị sản xuất. Định mức nguyên vật liệu không những là thước đo đánh giá việc áp dụng những tiến bộ của công nghệ, kỹ thuật mà còn là chỉ tiêu kích thích cán bộ công nhân viên sử dụng đúng đắn, hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Xây dụng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng, là điểm xuất phát của quá trình sử dụng nguyên vật liệu, hơn nữa các điều kiện lưu kho và sử dụng thường xuyên thay đổi nên bộ phận xây dựng định mức cũng phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra và hoàn thiện định mức, hạ thấp định mức tiêu hao nguyên liệu, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho công ty.
Thực tế công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của công ty hiện nay được xây dựng trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây bằng các phương pháp thống kê kinh nghiệm nên chưa đảm bảo được tính tiên tiến, thực tiễn nên tình trạng lãng phí nguyên vật liệu vẫn xảy ra. Để khắc phục tình trạng này thì cần phải làm như sau:
• Để hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trước hết cần phải xem xét lại cơ cấu của định mức gồm phần nguyên vật liệu kết tinh trong sản phẩm và phần tổn thất có tính chất công nghệ. Để hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên liệu cần phải:
- Giảm lượng nguyên vật liệu kết tinh trong sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, từ đó có thể giảm chi phí nguyên vật liệu trong sản phẩm, hạ giá thành và tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm.
- Giảm tỷ lệ hao hụt quy định cho mỗi loại nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu mà máy móc và trình độ công nhân có thể làm việc với lượng nguyên vật liệu đó.
• Muốn xây dựng được định mức hợp lý thì cán bộ phụ trách công việc này cần phải là người am hiểu vấn đề, có kiến thức chuyên môn sâu, do đó cần phải:
- Cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm của các nước tiên tiến để thực hiện xây dựng định mức theo phương pháp tiên tiến là phương pháp phân tích.
- Xem xét, đánh giá tình trạng công nghệ, kỹ thuật, trình độ tay nghề công nhân và lượng vốn cần thiết để áp dụng phương pháp mới này. Từ đó đưa ra hướng đầu tư phù hợp như cải tiến công nghệ, bố trí lại sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân, bồi dưỡng kiến thức về quy định ISO, nghiệp vụ cho cán bộ kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào.
• Để giảm định mức tiêu dùng nguyên liệu thì một vấn đề quan trọng không thể bỏ qua là cần phải đầu tư, thay thế hệ thống máy móc lỗi thời, lạc hậu đã khấu hao hết bằng máy móc công nghệ hiện đại có mức tiêu hao thấp hơn mà cho sản phẩm có chất lượng tốt hơn. Đồng thời cần phải đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ cho công nhân để có thể khởi động máy móc, tránh tình trạng làm sai quy trình gây lãng phí không nên có.
Để có kinh phí thực hiện việc hoàn thiện công tác xây dựng định mức, công ty có thể trích từ quỹ đầu tư phát triển hoặc quỹ dự phòng. Khi xây dựng được định mức phù hợp thì có thể tiết kiệm được một lượng nguyên vật liệu đáng kể, giảm bớt được chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty.
b. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu.
Về kế hoạch sử dụng
Công ty phải đưa ra kế hoạch sử dụng cụ thể cho từng loại nguyên liệu từ khi bắt đầu chuẩn bị mua nguyên vật liệu. Để xây dựng được kế hoạch sử dụng cụ thể, công ty cần tập trung giải quyết các vấn đề tăng cường công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật và phương pháp quản lý mới tiến bộ, xây dựng và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sữa chữa máy móc, thiết bị, coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm. Cần phải đặc biệt coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên liệu trong khâu thiết kế và công nghệ.
Cần phải nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua, vận chuyển, bao gói, bốc dỡ, kiểm nghiệm, bảo quản nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất. Kiên quyết áp dụng chế độ trách nhiệm và xử phạt nghiêm bằng biện pháp kinh tế, hành chính đối với những cá nhân vô trách nhiệm, những hành động lấy cắp hoặc lãng phí nguyên vật liệu, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu.
Về công tác cung ứng
Xây dựng công tác cung ứng đảm bảo cho sản xuất phát triển theo hướng hiện đại. Công ty cần phải đưa ra được kế hoạch cung ứng trong quá trình sản xuất, thời gian cung ứng, cung ứng cho đơn vị nào, chủng loại vật tư cung ứng. Bám sát kế hoạch sản xuất để cung ứng kịp thời, đủ nguyên liệu phục vụ cho sản xất với chất lượng cao, đủ dự phòng, không để máy míc thiết bị dừng do thiếu nguyên liệu gây lãng phí thời gian và năng suất lao động.
Giảm chi phí mua vật tư phụ tùng bằng cách tiếp tục tìm kiếm thêm các nguồn cung ứng mới với chất lượng tương đương mà giá thành thấp hơn. Tìm các nguồn hàng cung ứng trong nước đảm bảo được kỹ thuật và độ an toàn. Tránh tối đa thuế nhập khẩu linh kiện điện tử khi nhập khẩu, giảm được chi phí mua hàng, giảm chi phí đầu vào.
Tiết kiệm tối đa chi phí trong quá trình thu mua vận chuyển hàng hóa. Quan hệ tốt với các nhà cung ứng, nắm bắt và liên hệ với các công ty chuyên vận chuyển hàng hóa, tạo mối quan hệ tốt với các hang tầu để làm giảm giá vận chuyển rẻ nhất có thể và theo dõi sát sao cho tới khi hàng về tới công ty.
Liên tục cập nhật thông tin thông qua các công cụ tìm kiếm hiện đại để nắm bắt thông tin và tìm kiếm các đối tác nước ngoài đáng tin cậu để tìm nguồn cung nguyên vật liệu phù hợp nhất.
Về công tác kho tàng
Cần đào tạo và nâng cao thêm kiến thức cho các thủ kho bằng cách cho các thủ kho đi học thêm các lớp nghiệp vụ kho tàng. Hướng dấn thủ khi công tác kiêm nhiệm kho, cập nhật thông số chính xác, kịp thời. Đặc biệt nên trang bị hệ thống mạng vi tính cho các thủ kho để cập nhật và truyền tải thông tin nhanh nhất. Sắp xếp kho tàng sạch sẽ, gọn gang theo đúng tiêu chuẩn ISO.
Giảm chi phí liên quan đến dự trữ nguyên liệu đến mức tối ưu (chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng ) bằng cách chủ động tìm kiếm thị trường, theo dõi thường xuyên từ khi ký các đơn đặt hàng cho tới kho hàng về tới kho; giảm những biến đổi do các tác nhân gây ra làm hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản.
→ Để thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu thì các cán bộ trong phòng vật tư cần phải xây dựng được các kế hoạch về sử dụng và cung ứng nguyên vật liệu một cách cụ thể căn cứ vào các đơn đặt hàng và kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bên
thêm kinh phí để mua sắm các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác kho tàng, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản và cập nhật thông tin một cách nhanh nhất.
c. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đầu tồn tại và phát triển trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó. Do đó mỗi doanh nghiệp cần phải đặt mình trong môi trường đó, tìm hiểu sự vận động của nó để có thể đưa ra được những quyết định trong kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều do thị trường quyết định, nếu không đáp ứng được những đòi hỏi của thị trường thì doanh nghiệp đó sẽ bị đào thải. Chính vì thế việc nghiên cứu thị trường kể cả cho đầu ra và đầu vào là hết sức quan trọng. Từ kết quả của nghiên cứu thị trường và căn cứ vào nguồn lực hiện có của công ty để xây dựng kế hoạch kinh doanh đúng đắn.
Vấn đề quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường đầu vào là tìm hiểu và dự đoán sự biến động của thị trường nguyên vật liệu trong năm tới. Quá trình nghiên cứu thị trường thể hiện ở việc thực hiện thu thập, xử lý, phân tích số liệu về thị trường một cách có hệ thống làm căn cứ để xây dựng kế hoạch cung ứng. Việc nghiên cứu thị trường không chỉ dừng lại ở những thị trường hiện tại của công ty mà còn phải tìm hiểu những thị trường mới có tiềm năng và phải tập trung vào các vấn đề chính là mạng lưới nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh, tình hình và xu hướng biến động giá cả nguyên vật liệu, chất lượng của nguyên vật liệu… Việc tìm hiểu nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, nắm bắt và dự đoán được xu hướng biến động của nó, công ty có thể chủ động trong khâu mua sắm để không bị ép giá, mua được nguyên vật liệu có chất lượng đảm bảo với giá thành hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ sản xuất.
Hiện nay thị trường nguyên vật liệu trong nước của công ty chủ yếu được thiết lập trên những mối quan hệ lâu dài, dựa trên uy tín . Tuy nhiên công ty vẫn phải thực hiện nghiên cứu thị trường để không bị lạc hậu, phát hiện kịp thời sự biến động của thị trường, lên xuống của giá cả để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung vẫn chưa chú trọng nhiều đến công tác nghiên cứu thị trường. Công ty Dệt 19-5 Hà Nội cũng là một trong số đó. Công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa được thực hiện triệt để, việc xây dựng kế hoạch cung ứng chủ yếu dựa trên phiếu, đơn hàng sẵn có nên không tạo ra được sự chủ động, linh hoạt, do đó khó có thể ứng phó kịp thời với sự biến động của thị trường.
Để nắm bắt được tình hình thị trường công ty cần phải thực hiện biện pháp sau:Áp dụng các biện pháp gián tiếp nghiên cứu thị trường dựa trên cư sở dữ liệu do công ty rạo
ra như số liệu kế toán tài chính, chi phí kinh doanh, thống kê tiêu thụ sản phẩm…Đồng thời sử dụng các dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp như số liệu của các cơ quan thống kê, số liệu trên báo chí, và số liệu từ hiệp hội dệt may Việt Nam, cơ quan nghiên cứu môi trường…Việc nghiên cứu gián tiếp được tiến hành như sau: Trước hết, dựa trên bản kế hoạch sản xuất, đơn hàng, khả năng nguồn lực của công ty để xác định nhu cầu nguyên vật liệu. Tiếp đó, giao nhiệm vụ cho phòng vật tư và phân công công việc cho các thành viên trong phòng thực hiện các công việc thu thập tài liệu, xử lý thông tin, phân tích và đưa ra kết luận.
Bên cạnh việc nghiên cứu gián tiếp, công ty có thể dựa trên việc theo dõi đơn vị cung ứng trên phiếu theo dõi để biết được nhu cầu, thời gian cung ứng cụ thể, từ đó phát hiện những nguyên nhân dẫn đến sai lệch để sữa chữa kịp thời.
d. Đào tạo nâng cao trình độ và tay nghề cho công nhân.
Nguồn nhân lực là một nguồn lực vô cùng quan trọng của mỗi một doanh nghiệp. Ngoài việc nâng cao trình độ kỹ thuật, công nghệ chế tạo, hoàn thiện tổ chức sản xuất còn cần phải nâng cao năng lực tay nghề cho người lao động giúp người lao động nâng cao khả năng làm chủ tình thế, linh hoạt và có năng suất lao động cao. Năng lực làm việc của người lao động tác động đến mọi khâu của quá trình sản xuất, đối với quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu thì họ cũng là những chủ thể quyết định đến việc quản lý và sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Đào tạo tay nghề cho người lao động là biện pháp mang lại hiệu quả cao trong việc áp dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ, nâng cao nhận thức và lý luận cũng như kiến thức thực tế cho cán bộ công nhân viên, tạo ra đội ngũ lao động làm việc khoa học, năng suất và tiết kiệm. Do đó công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phải được đặc biệt quan tâm. Ở công ty, độingũ cán bộ có trình độ học vấn và bậc thợ cao còn ở tỷ lệ thấp, chưa đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của những công việc phức tạp, yêu cầu cao về trình độ…Số lao động được đào tạo chính quy chưa cao, tác phong công nghiệp kém, độ tinh xảo và khéo léo trong quá trình làm việc còn thấp nên gây khó khăn cho công ty trong việc thực hiện đáp ứng những đơn hàng đòi hỏi cao về chất lượng.
Trong những năm qua công ty đã chú trọng đến việc nâng cao tay nghề, trình độ cho người lao động đặc biệt là đối với cán bộ quản lý. Công ty đã có chính sách thu hút những cán bộ quản lý có năng lực và kinh nghiệm làm việc, giao cho họ nắm giữ những vị trí quan trọng và tăng chế độ đãi ngộ. Để có một nguồn nhân lực lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng thì công ty cần kết hợp tăng cường các biện pháp đã và đang áp dụng đồng
- Hàng năm công ty nên tuyển thêm lao động có tay nghề để đáp ứng yêu cầu sản xuất, đồng thời mở các lớp đạo tạo cán bộ trẻ, nâng cao tay nghề cho công nhân. Công ty cần có các biện pháp kích thích tinh thần cho lao động như phát động phong trào thi đua lao động sản xuất giỏi, tổ chức các chương trình văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao để cỗ vũ tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên, tham gia xây dựng văn hóa của công ty.
- Thực hiện việc phân loại lao động theo hướng khuyến khích cán bộ công nhân viên có trình độ quản lý, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đặc biệt là có tâm huyết với công ty. Từ đó công ty sẽ lên được chính sách cụ thể, thích hợp với từng nhóm để tạo sự hào hứng, góp phần thu hút và giữ chân lao động có chất xám gắn bó với công ty.
Các biện pháp mà công ty đã áp dụng trước đây vẫn chưa thật hiệu quả, do đó trong thời gian tới để phát huy nguồn lực lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tạo cơ cấu lao động hợp lý công ty cần tăng cường các biện pháp sau: